Richtlinien zur Rechnungskontrolle

In Odoo bestimmt die Richtlinie zur Rechnungskontrolle die von den Lieferanten bei jedem Einkaufsauftrag in Rechnung gestellten Mengen für bestellte oder erhaltene Mengen. Die in den Einstellungen gewählte Richtlinie gilt als Standardwert und wird auf jedes neu erstellte Produkt angewendet.

Konfiguration

Um die Standardrichtlinie für die Rechnungskontrolle anzuzeigen und Änderungen vorzunehmen, gehen Sie zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und scrollen Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung. Hier finden Sie die beiden Optionen Rechnungskontrolle: Bestellte Mengen und Erhaltene Mengen.

Die gewählte Richtlinie ist die Standardrichtlinie für jedes neu erstellte Produkt. Die Definition der einzelnen Richtlinien ist wie folgt:

• Bestellte Mengen: erstellt eine Lieferantenrechnung, sobald ein Einkaufsauftrag bestätigt wird. Die Produkte und Mengen im Einkaufsauftrag werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen.

• Enthaltene Mengen: Eine Rechnung wird erst erstellt, nachdem ein Teil des gesamten Auftrags eingegangen ist. Die erhaltenen Produkte und Mengen werden verwendet, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen. Es erscheint eine Fehlermeldung, wenn versucht wird, eine Lieferantenrechnung zu erstellen, ohne etwas erhalten zu haben.

Bemerkung

Wenn für ein oder zwei Produkte andere Kontrollrichtlinien erforderlich sind, können Sie die Standardeinstellung für die Rechnungskontrolle außer Kraft setzen, indem Sie im Reiter Einkauf der Produktvorlage das Feld Kontrollrichtlinie ändern.

Beispielablauf: Bestellte Mengen

Um einen Beispielablauf mit der Richtlinie bestellte Mengen für die Rechnungskontrolle zu vervollständigen, gehen Sie zunächst zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung und wählen Sie Bestellte Mengen. Ändern Sie dann die Änderungen mit Speichern.

Erstellen Sie in der App Einkauf eine neue Angebotsanfrage. Füllen Sie die Informationen im Angebotsformular aus, fügen Sie Produkte zu den Rechnungszeilen hinzu und klicken Sie auf Auftrag bestätigen. Klicken Sie dann auf Rechnung erstellen. Da die Richtlinie auf bestellte Mengen eingestellt ist, kann der Rechnungsentwurf bestätigt werden, sobald er erstellt wurde, ohne dass Produkte tatsächlich eingegangen sind.

Beispielablauf: Erhaltene Mengen

Um einen Beispielablauf mit der Richtlinie erhaltene Mengen für die Rechnungskontrolle zu vervollständigen, gehen Sie zunächst zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungsstellung und wählen Sie Erhaltene Mengen. Ändern Sie dann die Änderungen mit Speichern.

Erstellen Sie in der App Einkauf eine neue Angebotsanfrage. Füllen Sie die Informationen im Angebotsformular aus, fügen Sie Produkte zu den Rechnungszeilen hinzu und klicken Sie auf Auftrag bestätigen. Klicken Sie dann auf die intelligente Schaltfläche Wareneingang. Stellen Sie die Mengen in der Spalte Erledigt so ein, dass sie mit den Mengen in der Spalte Bedarf übereinstimmen, und Validieren Sie die Änderungen. Klicken Sie dann im Einkaufsauftrag auf Rechnung erstellen und Bestätigen. Da die Richtlinie auf erhaltene Mengen eingestellt ist, kann der Rechnungsentwurf nur bestätigt werden, wenn zumindest ein Teil der Mengen eingegangen ist.

3-Wege-Abstimmung

Durch die Aktivierung der 3-Wege-Abstimmung wird sichergestellt, dass Lieferantenrechnungen erst dann bezahlt werden, wenn einige oder alle im Einkaufsauftrag enthaltenen Produkte tatsächlich eingegangen sind. Um sie zu aktivieren, gehen Sie zu Einkauf ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und scrollen Sie zum Abschnitt Rechnungsstellung. Klicken Sie dann auf 3-Wege-Abstimmung: Einkäufe, Empfänge und Rechnungen.

Bemerkung

Die 3-Wege-Abstimmung soll nur funktionieren, wenn die Richtlinie zur Rechnungskontrolle auf erhaltene Mengen eingestellt ist.

Lieferantenrechnungen mit 3-Wege-Abstimmung bezahlen

Wenn 3-Wege-Abstimmung aktiviert ist, wird auf den Lieferantenrechnungen das Feld Sollte bezahlt werden im Reiter Weitere Informationen angezeigt. Wenn eine neue Lieferantenrechnung erstellt wird, wird das Feld auf Ja gesetzt, da eine Rechnung erst dann erstellt werden kann, wenn zumindest einige der im Einkaufsauftrag enthaltenen Produkte eingegangen sind.

Bemerkung

Wenn die Gesamtmenge der Produkte aus einem Einkaufsauftrag noch nicht eingegangen ist, nimmt Odoo nur die Produkte in den Entwurf der Lieferantenrechnung auf, die erhalten wurden.

Rechnungsentwürfe können bearbeitet werden, um die berechnete Menge zu erhöhen, den Preis der Produkte in der Rechnung zu ändern und zusätzliche Produkte zur Rechnung hinzuzufügen. Wenn dies geschieht, wird der Feldstatus Sollte bezahlt werden auf Ausnahme gesetzt. Das bedeutet, dass Odoo die Diskrepanz bemerkt, aber die Änderungen nicht blockiert oder eine Fehlermeldung anzeigt, da es einen triftigen Grund für die Änderungen am Rechnungsentwurf geben könnte.

Sobald die Zahlung für eine Lieferantenrechnung registriert wurde und das grüne Banner Bezahlt angezeigt wird, wird der Feldstatus Sollte bezahlt werden auf Nein gesetzt.

Tipp

Der Status Sollte bezahlt werden auf Rechnungen wird von Odoo automatisch gesetzt. Sie können den Status jedoch manuell ändern, indem Sie auf das Drop-down-Menü des Feldes im Reiter Weitere Informationen klicken.

Rechnungsstatus eines Einkaufsauftrags ansehen

Wenn ein Einkaufsauftrag bestätigt wird, können Sie ihren Abrechnungsstatus im Reiter Weitere Informationen im Formular des Einkaufsauftrag einsehen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der verschiedenen Status, als die ein Abrechnungsstatus erscheinen kann, und wann sie angezeigt werden, je nach der verwendeten Richtlinie zur Rechnungskontrolle.

Abrechnungsstatus	Bedingungen
	Auf erhaltene Mengen	Auf bestellte Mengen
Nichts abzurechnen	EA bestätigt; keine Produkte erhalten	Nicht anwendbar
Wartende Rechnungen	Alle/einige Produkte erhalten; Rechnung nicht erstellt	EA bestätigt
Vollständig abgerechnet	Alle/einige Produkte erhalten; Rechnungsentwurf erstellt	Rechnungsentwurf erstellt