Voicemails und Sprachnachrichten¶
Die Verwaltung von Voicemails ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ein Unternehmen muss einfach auf seine Nachrichten zugreifen können und den Überblick über verpasste Anrufe behalten. Die Aufnahme von Sprachnachrichten, z. B. um einem Anrufer für seine Kontaktaufnahme zu danken oder ihn an die richtige Durchwahl zu verweisen, ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, die geschäftliche Interaktion zu personalisieren und den Ton gegenüber dem Kunden zu bestimmen.
Diese Dokumentation beschreibt die Konfiguration von Voicemails und Sprachnachrichten im Axivox-Verwaltungsportal.
Globale Sprache einstellen¶
Um Voicemails und Sprachnachrichten mit Axivox nutzen zu können, muss die globale Sprache in den Einstellungen des Axivox-Administrationsportals eingestellt werden. Navigieren Sie dazu zu manage.axivox.com. Nach der Anmeldung im Portal gehen Sie zu (Einstellungen –> Globale Sprache (z. B.: Voicemail-Nachrichten,…).
Hier können Sie die Sprache festlegen: Français, English, Español, or Deutsch.
Klicken Sie dann auf Save (Speichern), gefolgt von Apply changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke der Seite General Settings (Allgemeine Einstellungen), um die Änderung in die Produktion zu übernehmen.
Voicemail aktivieren¶
Damit ein Benutzer Voicemail in Axivox nutzen kann, muss die Voicemail-Funktion im Avivox-Verwaltungsportal aktiviert sein. Um Voicemail mit einem Benutzer zu verwenden, navigieren Sie zu manage.axivox.com. Melden Sie sich dann mit den entsprechenden Administrator-Anmeldedaten an.
Klicken Sie im linken Menü des Axivox-Administrationspanels auf Users (Benutzer).
Klicken Sie dann auf den Benutzer, für den die Voicemail aktiviert werden soll. Öffnen Sie unter dem Abschnitt Voicemail das Drop-down-Menü und klicken Sie auf Yes (Ja).
Save (Speichern) Sie die Änderung und klicken Sie dann auf Apply changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Voicemail¶
Der nächste Schritt besteht darin, die einzelnen Mailboxen im Axivox-Verwaltungsportal einzurichten. Um auf das Portal zuzugreifen, besuchen Sie bitte manage.axivox.com und melden Sie sich an. Navigieren Sie anschließend zu im Menü auf der linken Seite.
Wenn die Voicemail-Option im Benutzerprofil über den Vorgang Voicemail aktivieren aktiviert wurde, wird automatisch eine Voicemail auf der Seite Voicemails erstellt.
Tipp
Bitte beachten Sie, dass ein Teil der Sprache des Verwaltungsportals auf Französisch ist, da Axivox ein belgisches Unternehmen ist. Die globale Sprache ist weiterhin auf eine der vier Optionen eingestellt. Lesen Sie den Abschnitt Globale Sprache einstellen.
Voicemail manuell erstellen¶
Um eine neue Mailbox manuell zu erstellen, klicken Sie auf der Seite Voicemails auf Add a voicemail (Voicemail hinzufügen). Sie können auch eine vorhandene Mailbox bearbeiten, indem Sie auf der Seite Voicemails ganz rechts neben einer vorhandenen Voicemailbox auf Edit (Bearbeiten) klicken.
Example
Angenommen, ein Vertriebs- oder Supportteam benötigt eine allgemeine Mailbox. Die Voicemail muss manuell erstellt und einer eingehenden Nummer zugeordnet werden.
Die neue, manuell erstellte Mailbox sollte einer eingehenden Nummer zugeordnet werden, damit sie Nachrichten empfangen kann. Navigieren Sie dazu im Menü auf der linken Seite zu (Eingehende Nummern). Klicken Sie dann ganz rechts neben der Nummer, mit der die Voicemail verknüpft werden soll, auf Edit (Bearbeiten).
Klicken Sie im Feld Destination type for voice call (Zieltyp für Sprachanruf) auf das Drop-down-Menü und wählen Sie Voicemail aus. Öffnen Sie anschließend das Drop-down-Menü in der nächsten Zeile mit der Bezeichnung Voicemail und wählen Sie die manuell erstellte Mailbox aus.
Wichtig
Wenn eine eingehende Nummer SMS/Textnachrichten empfangen kann, wird ein zusätzliches Feld Destination email address for Incoming SMS (E-Mail-Adresse für eingehende SMS) angezeigt.
Um festzustellen, ob eine Eingangsnummer SMS/Textnachrichten empfangen kann, klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Incoming numbers (Eingangsnummern) und überprüfen Sie dann in der Spalte SMS compatible (SMS-kompatibel) die Eingangsnummer.
Geben Sie dann gegebenenfalls im Feld Destination email address for Incoming SMS (E-Mail-Adresse für eingehende SMS) eine E-Mail-Adresse ein, an die eingehende Textnachrichten an die Eingangsnummer gesendet werden können. Einige Eingangsnummern (US +1) in Axivox können Textnachrichten von Einzelpersonen und automatisierten Nummern empfangen.
Sollte dieses Feld leer bleiben, wird stattdessen die Standardzieladresse verwendet (wie zuvor zu Beginn des Vorgangs zum manuellen Erstellen einer Voicemail festgelegt).
Sobald alle gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Save (Speichern) und dann auf Apply changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um die Änderungen in die Produktion zu übernehmen.
Benachrichtigungen¶
Now, whenever a voicemail is received on any of the automatically pre-configured or manually-linked voicemail boxes, an email is sent to the user’s email address, as listed in the Voicemails page, or in the user’s Axivox profile.
This information can be accessed by navigating to in the left menu, and clicking Edit next to the specific user in question.
Weiterleiten an Voicemail¶
In Axivox, there are also numerous forwarding settings for a user. To access these forwarding settings, go to manage.axivox.com and log in.
Next, navigate to , located in the menu on the left.
From there, click into the specific user the forwarding should be added to. Then, open the Forwardings tab.
If the user is busy on another call, or away from the phone, there is an option present in this tab to Send to voicemail as a last resort, located in the Forwarding on no answer and Forwarding on busy fields.
If the Send to voicemail as a last resort box is ticked, when the forwarding actions stated in each section are not successful, the caller is routed to the voicemail set on the particular user.
Siehe auch
Weitere Informationen zu Weiterleitungen und Transferierung finden Sie unter Reiter „Forwardings“ (Umleitungen).
Sobald die gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Save (Speichern) und dann auf Apply changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um die Änderungen zu übernehmen.
Sprachnachrichten¶
Es ist möglich, Sprachnachrichten hinzuzufügen, bevor ein Anruf eines Kunden überhaupt entgegengenommen wird, um ihn über die Wartezeit bei Lieferungen, die Verfügbarkeit eines Produkts oder andere wichtige Werbenachrichten zu informieren.
Um eine Sprachnachricht in Axivox aufzunehmen, navegieren Sie zu manage.axivox.com und melden Sie sich an.
Next, click on Audio messages in the menu on the left. From the Audio messages page, click Add a message.
Type in a Name, and click Save.
Upon clicking Save, the browser redirects back to the main Audio messages page, where the newly-created message can be found on the list.
There are two different ways to make the audio message. The user could either record the message over the phone, or type the message (in text), and select a computer-generated speaker to read the message.
Record audio message¶
To record an audio message over the phone, click the orange button labeled, Record/Listen, located to the right of the desired message on the list to record, on the Audio messages page.
When clicked, a Record / listen to a message pop-up window appears. From here, the message is then recorded, via one of the extensions that is associated with the user. Under Extension to use for message management field, click the drop-down menu, and select the extension where Axivox should call to record the message.
Then, click OK to begin the call.
Bemerkung
The user must be active in the production database with VoIP configured. To configure VoIP for a user, see this documentation: VoIP-Services in Odoo mit Axivox.
Upon connecting to the Axivox audio recorder management line, a recorded French-speaking operator provides the following options:
Drücken Sie
1, um eine Nachricht aufzunehmen.Drücken Sie
2, um die aktuelle Nachricht zu lesen.
Press either 1 or 2, depending on whether or not there is already a message present in the
system for this particular audio message that requires a review, before recording a new one.
Record the new audio message after pressing 1, then press # to end the recording.
The French-speaking operator returns to the line presenting the first set of questions again:
Drücken Sie
1, um eine Nachricht aufzunehmen.Drücken Sie
2, um die aktuelle Nachricht zu lesen.
Press # to end the call.
Write audio message¶
To type the message, and select a computerized speaker to say the text, navigate to the in the menu on the left.
From the Audio messages page, select the blue button labeled, Text message, next to the corresponding audio message Name that the message should be attached to.
Doing so reveals a Convert text to message pop-up window.
From the Convert to text message pop-up window, click the drop-down menu next to the field labeled, Voice, and select an option for the Text to be read in.
After the Voice selection has been made, and the message has been written in the Text field, click Generate to process the audio file.
The text is read in the same language it is written in the Text field. Should the language differ in the Voice field, then an accent is used by the computerized speaker.
Finally, when these steps are complete, click Save to save the audio message.
To implement the changes, click Apply changes in the upper-right corner of the screen.
Tipp
To set a greeting or audio message in a dial plan element double-click on the element. This could be a Play a file element, or a Menu element, in which the caller should encounter an urgent message, or a dial-by-number directory.
For more information on dial plans see this documentation: Grundlagen des Wählschemas or Erweiterte Wählpläne.
Music on-hold¶
Axivox has the option to add custom hold music to the call whenever a caller is waiting for their call to be answered. To add hold music to the Axivox administrative portal, navigate to the manage.axivox.com, and log in.
Then, click on Music on hold from the menu on the left, and a Change the music on hold pop-up window appears.
On the Change the music on hold pop-up window, click the Choose File button to select an MP3 (MPEG Audio Layer 3) or WAV (Waveform Audio File Format ) file to be uploaded.
Bemerkung
Only MP3 or WAV files can be uploaded to the Axivox administrative portal.
Once the file is selected, the Progression bar shows an upload status. When this activity completes, the window can be closed, by clicking Close.
When the desired changes are complete, click Apply changes in the upper-right corner of the screen.