Deutschland

Deutscher Kontenplan

Die Kontenpläne SKR03 und SKR04 werden beide von Odoo unterstützt. Sie können den gewünschten Kontenplan auswählen, indem Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration gehen und dann im Abschnitt zur Lokalisierung das gewünschte Paket auswählen.

Achtung! Sie können das Buchhaltungspaket nur ändern, solange Sie noch keine Buchhaltungseinträge erstellt haben.

Tipp

Wenn Sie eine neue Odoo-Online-Datenbank erstellen, wird SKR03 standardmäßig installiert.

Deutsche Buchhaltungsberichte

Hier ist die Liste der deutschsprachigen Berichte, die in Odoo Enterprise verfügbar sind:

• Bilanz

• Gewinn & Verlust

• Steuerbericht (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Partner Umsatzsteuer Intra

Von Odoo nach Datev exportieren

Es ist möglich, Ihre Buchhaltungseinträge von Odoo nach Datev zu exportieren. Um diese Funktion nutzen zu können, muss die deutsche Buchhaltungslokalisierung in Ihrer Odoo-Enterprise-Datenbank installiert sein. Dann können Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Hauptbuch auf die Schaltfläche Datev (csv) exportieren klicken.

Kassensystem in Deutschland: Technisches Sicherheitssystem

Die Kassensicherungsverordnung (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen) schreibt vor, dass elektronische Aufzeichnungssysteme – einschließlich der Kassensysteme – mit einem Technischen Sicherheitssystem (auch TSS oder TSE genannt) ausgestattet sein müssen.

Odoo bietet einen Service, der mithilfe von fiskaly, einer cloud-basierten Lösung, konform ist.

Wichtig

Da diese Lösung cloud-basiert ist, ist eine funktionierende Internetverbindung erforderlich.

Bemerkung

Die einzigen zulässigen Umsatzsteuersätze werden von fiskaly vorgegeben. Sie können diese Sätze mithilfe von fiskaly überprüfen: fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Konfiguration

Modulinstallation

1. Wenn Ihre Datenbank vor Juni 2021 erstellt wurde, sollten Sie ein Upgrade für Ihre ** Kassensystem**-App (point_of_sale) und das Restaurant-Modul (pos_restaurant) durchführen.

2. Installieren Sie die Module Deutschland - Zertifizierung für Kassensystem (l10n_de_pos_cert) und Deutschland - Zertifizierung für POS (Restaurants) (l10n_de_pos_res_cert).

   Tipp

   Wenn diese Module nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die App-Liste.

Ihr Unternehmen bei der Finanzbehörde registrieren

Um Ihr Unternehmen zu registrieren, gehen Sie zu Einstellungen ‣ Allgemeine Einstellungen ‣ Unternehmen ‣ Info aktualisieren, füllen Sie die folgenden Felder aus und Speichern.

• Unternehmensname

• Gültige Adresse

• Ust-IdNr.

• St.-Nr (Steuernummer): Diese Nummer wird vom Finanzamt an jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person vergeben. (z. B. 2893081508152)

• W-IdNr (Wirtschafts-Identifikationsnummer): Diese Nummer wird als dauerhafte Identifikationsnummer für erwerbstätige Personen verwendet.

Sie können Ihr Unternehmen dann über fiskaly registrieren, indem Sie den Reiter fiskaly öffnen und auf die Schaltfläche fiskaly-Registrierung klicken.

Tipp

Wenn Sie die Schaltfläche Fiskaly-Registrierung nicht sehen, vergewissern Sie sich, dass Ihre Unternehmensdaten gespeichert wurden und Sie sich nicht mehr im Bearbeitungsmodus befinden.

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, erscheinen neue Felder:

• fiskaly organization ID bezieht sich auf die ID Ihres Unternehmens auf der fiskaly-Seite.

• fiskaly API-Schlüssel und Geheimnis sind die Anmeldedaten, die das System für den Zugang zu den von fiskaly angebotenen Diensten verwendet.

Bemerkung

Es ist möglich, neue Anmeldedaten anzufordern, wenn es Probleme mit den aktuellen gibt.

Ein technisches Sicherheitssystem erstellen und mit Ihrem Kassensystem verknüpfen

Um Ihre Kasse in Deutschland nutzen zu können, müssen Sie zunächst ein TSS für sie erstellen.

Gehen Sie dazu zu Point of Sale ‣ Konfiguration ‣ Point of Sale, öffnen Sie die Kasse, die Sie bearbeiten möchten, aktivieren Sie das Kästchen neben Anlegen TSS und Speichern.

Sobald die Erstellung des TSS erfolgreich war, finden Sie Ihre TSS ID und Client ID unter dem Abschnitt fiskaly API.

• TSS ID bezieht sich auf die ID Ihres TSS auf der Seite von fiskaly.

• Client ID bezieht sich auf Ihren PoS, aber auf der Seite von fiskaly.

DSFinV-K

Immer wenn Sie eine PoS-Sitzung schließen, werden die Bestelldaten an den DSFinV-K-Dienst von fiskaly gesendet.

Im Falle einer Prüfung können Sie die an DSFinV-K gesendeten Daten unter Point of Sale ‣ Orders ‣ DSFinV-k exports exportieren.

Diese Felder sind Pflicht:

• Name

• Start Datetime (exportiert Daten mit Daten, die größer oder gleich dem angegebenen Startdatum sind)

• Enddatum (exportiert Daten mit Daten, die kleiner oder gleich dem angegebenen Enddatum sind)

Lassen Sie das Feld Kasse leer, wenn Sie die Daten aller Ihrer Kassen exportieren möchten. Geben Sie eine Kasse an, wenn Sie nur die Daten dieser bestimmten Kasse exportieren möchten.

Die Erstellung eines DSFinV-K-Exports löst einen Export auf der Seite von fiskaly aus.

Wie Sie sehen können, lautet der Status Ausstehend. Das bedeutet, dass der Export erfolgreich ausgelöst wurde und gerade verarbeitet wird. Sie müssen auf Status aktualisieren klicken, um zu prüfen, ob er fertig ist.

Deutsche Buchführungsstandards: Odoo’s Leitfaden zur Einhaltung der GoBD

GoBD stands for Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In short, it is a guideline for the proper management and storage of books, records, and documents in electronic form, as well as for data access, that is relevant for the German tax authority, tax declaration, and balance sheet.

Diese Grundsätze wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) im November 2014 verfasst und veröffentlicht. Seit Januar 2015 sind sie zur Norm geworden und ersetzen die zuvor akzeptierten Praktiken im Zusammenhang mit der computergestützten Buchführung. In den Jahren 2019 und Januar 2020 hat das BMF mehrere Änderungen vorgenommen, um einige Inhalte zu präzisieren und um der Entwicklung digitaler Lösungen (Cloud-Hosting, papierlose Unternehmen usw.) Rechnung zu tragen.

Wichtig

Odoo gibt Ihnen die Mittel an die Hand, die GoBD einzuhalten.

Was müssen Sie über die GoBD wissen, wenn Sie sich auf eine Buchhaltungssoftware verlassen?

Bemerkung

Der beste Weg, GoBD zu verstehen, ist die Lektüre des „Offiziellen GoBD-Textes <https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf>“. Er ist zwar etwas lang, aber auch für Nicht-Experten gut lesbar. Aber kurz gesagt, hier ist, was zu erwarten ist:

Die GoBD ist für buchführungspflichtige Unternehmen, zu denen auch KMU, Freiberufler und Unternehmer gehören, gegenüber den Finanzbehörden verbindlich. Somit ist der Steuerpflichtige selbst für die vollständige und erschöpfende Aufbewahrung der steuerlich relevanten Daten (o.g. Finanzdaten und damit verbundene Daten) verantwortlich.

Neben den Anforderungen an die Software ist der Anwender verpflichtet, ein internes Kontrollsystem (nach § 146 der Abgabenordnung) sicherzustellen:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen;

• Funktionstrennungen;

• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen);

• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe;

• Verarbeitungskontrollen;

• Maßnahmen zur Verhinderung absichtlicher oder unabsichtlicher Manipulation von Software, Daten oder Dokumenten.

Der Anwender muss die Aufgaben innerhalb seiner Organisation an die entsprechenden Stellen verteilen (Kontrolle) und die ordnungsgemäße und vollständige Durchführung der Aufgaben überprüfen (Kontrolle). Das Ergebnis dieser Kontrollen muss aufgezeichnet werden (Dokumentation), und wenn bei diesen Kontrollen Fehler festgestellt werden, sollten geeignete Maßnahmen zur Korrektur der Situation ergriffen werden (Vorbeugung).

Wie steht es um die Datensicherheit?

Der Steuerpflichtige muss das System gegen Datenverlust durch Löschen, Entfernen oder Diebstahl von Daten sichern. Sind die Buchungen nicht ausreichend gesichert, wird die Buchführung als nicht GoBD-konform angesehen.

Einmal endgültig gebuchte Buchungen können über die Anwendung nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

• Wenn Odoo in der Cloud genutzt wird, sind regelmäßige Back-ups Teil des Odoo-Online-Services. Darüber hinaus können regelmäßige Back-ups heruntergeladen und auf externen Systemen gesichert werden.

  Siehe auch

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• Wird der Server lokal betrieben, liegt es in der Verantwortung des Nutzers, die notwendige Backup-Infrastruktur zu schaffen.

Wichtig

In manchen Fällen müssen die Daten zehn Jahre oder länger aufbewahrt werden, daher sollten Sie immer Sicherungskopien erstellen. Das ist umso wichtiger, wenn Sie den Software-Anbieter wechseln wollen.

Worin besteht die Verantwortung des Software-Herstellers

In Anbetracht der Tatsache, dass die GoBD nur zwischen dem Steuerpflichtigen und der Finanzbehörde gelten, kann der Softwarehersteller keinesfalls für die korrekte und konforme Dokumentation der Finanztransaktionsdaten seiner Nutzer verantwortlich gemacht werden. Er kann dem Nutzer lediglich die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stellen, um die in den GoBD beschriebenen softwarebezogenen Richtlinien einzuhalten.

Wie kann Odoo Sie bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen?

Die Schlüsselwörter, wenn es um die GoBD geht, sind: nachvollziehbar, überprüfbar, wahrheitsgemäß, eindeutig und fortlaufend. Kurz gesagt, Sie brauchen eine revisionssichere Archivierung, und Odoo bietet Ihnen die Mittel, um alle diese Ziele zu erreichen:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

   Jeder Datensatz in Odoo wird mit dem Ersteller des Dokuments, dem Erstellungsdatum, dem Änderungsdatum und demjenigen, der es geändert hat, versehen. Darüber hinaus werden relevante Felder nachverfolgt, so dass im Chat des jeweiligen Objekts ersichtlich ist, welcher Wert von wem geändert wurde.
2. Vollständigkeit

   Alle Finanzdaten müssen im System erfasst werden, und es darf keine Lücken geben. Odoo stellt sicher, dass die Nummerierung der Finanztransaktionen lückenlos ist. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers, alle Finanzdaten im System zu kodieren. Da die meisten Finanzdaten in Odoo automatisch generiert werden, liegt es in der Verantwortung des Benutzers, alle Lieferantenrechnungen und sonstigen Vorgänge vollständig zu kodieren.
3. Richtigkeit

   Odoo stellt mit der richtigen Konfiguration sicher, dass die richtigen Konten verwendet werden. Darüber hinaus spiegeln die Kontrollmechanismen zwischen Bestellungen und Kundenaufträgen und ihren jeweiligen Rechnungen die Geschäftsrealität wider. Es liegt in der Verantwortung des Anwenders, die papierbasierte Lieferantenrechnung zu scannen und an den entsprechenden Datensatz in Odoo anzuhängen. Odoo Dokument hilft Ihnen, diese Aufgabe zu automatisieren.
4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

   Da die meisten Finanzdaten in Odoo von den Transaktionsobjekten generiert werden (z. B. wird die Rechnung bei der Bestätigung verbucht), gewährleistet Odoo von Anfang an eine zeitnahe Buchführung. Es liegt in der Verantwortung des Benutzers, alle eingehenden Lieferantenrechnungen rechtzeitig zu erfassen, ebenso wie die verschiedenen Vorgänge.
5. Ordnung

   Die in Odoo gespeicherten Finanzdaten sind per Definition geordnet und können nach den meisten im Modell vorhandenen Feldern neu geordnet werden. Eine bestimmte Reihenfolge wird durch die GoBD nicht erzwungen, aber das System muss sicherstellen, dass eine bestimmte Finanztransaktion von einem externen Experten schnell gefunden werden kann. Odoo gewährleistet dies von Anfang an.
6. Unveränderlichkeit

   Mit der deutschen Odoo-Lokalisierung wird Odoo standardmäßig so konfiguriert, dass die Unveränderlichkeitsklausel ohne weitere Anpassungen eingehalten werden kann.

Brauchen Sie einen GoBD-Export?

Im Falle der Finanzkontrolle kann die Finanzbehörde drei Ebenen des Zugangs zum Buchhaltungssystem beantragen (Z1, Z2, Z3). Diese Stufen reichen vom direkten Zugriff auf die Schnittstelle bis zur Übergabe der Finanzdaten auf einem Speichermedium.

Bei einer Übergabe der Finanzdaten auf einem Speichermedium wird das Format von den GoBD nicht vorgeschrieben. Es kann z.B. XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-Format, AS/400-Format, oder anderes sein. Odoo unterstützt den CSV- und XLS-Export von Finanzdaten von Haus aus. Die GoBD empfehlen den Export in einem bestimmten XML-basierten GoBD-Format (siehe „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ §3), sind aber nicht verbindlich.

Was ist die Rolle und Bedeutung der Konformitätsbescheinigung?

Die GoBD stellen klar, dass aufgrund des Charakters einer Buchhaltungssoftware nach dem Stand der Technik, ihrer Konfigurationsmöglichkeiten, ihres wechselnden Charakters und ihrer vielfältigen Nutzungsformen keine rechtsverbindliche Zertifizierung erteilt werden kann, noch kann die Software gegenüber einer Behörde haftbar gemacht werden. Zertifikate Dritter können zwar einen informativen Wert für Kunden haben, um Software-Kaufentscheidungen zu treffen, sind aber keineswegs rechtsverbindlich oder von sonstigem rechtlichen Wert (A. 12, § 181).

Ein GoBD-Zertifikat besagt nichts anderes, als dass die Software Sie nicht daran hindert, die GoBD zu respektieren, wenn Sie die Software gemäß ihren Richtlinien verwenden. Diese Zertifizierungen sind sehr zeit- und kostenaufwendig, und ihr Wert ist sehr relativ. Daher konzentrieren wir unsere Bemühungen auf die Einhaltung der GoBD, anstatt für ein Marketinginstrument zu bezahlen, das unseren Kunden jedoch keine Rechtssicherheit bietet.

Wichtig

Das BMF stellt im Offiziellen GoBD-Text tatsächlich folgendes fest:

• 180. Positive attestations on the correctness of the bookkeeping - and thus on the correctness of IT-based bookkeeping systems - are not issued either in the context of a tax field audit or in the context of binding information.

• 181. „Certificates“ or „attestations“ from third parties can serve as a decision criterion for the company when selecting a software product, but develop from the in margin no. 179 is not binding on the tax authorities.

Bemerkung

Der vorherige Inhalt wurde automatisch mit Google Übersetzer aus dem Deutschen übersetzt.

Was passiert, wenn Sie die Vorschriften nicht erfüllen?

Im Falle eines Verstoßes können Sie mit einem Bußgeld rechnen, aber auch mit einem Gerichtsbeschluss, der die Durchführung bestimmter Maßnahmen vorschreibt.