Invoicing processes

Dependiendo de su negocio y la aplicación que utilice, hay diferentes maneras de automatizar la creación de la factura del cliente en Odoo. Por lo general, los proyectos de las facturas son creados por el sistema (con información proveniente de otros documentos como órdenes de venta o contratos) y la contabilidad sólo tienen que validar los proyectos de facturas y enviar las facturas al montón (por correo ordinario o correo electrónico).

Dependiendo del trabajo, usted puede optar por una de las siguientes maneras de crear proyectos de facturas:

Ventas

Órdenes de Venta ‣ Factura

En algunas empresas, los vendedores crean cotizaciones, las cuales provienen de las órdenes de venta una vez que son validadas. Después, proyectos de facturas se crean en base a la orden de venta. Usted tiene diferentes opciones como:

  • Facturar manualmente: usar un botón en la órden de ventas para accionar la factura borrador

  • Facturar antes de entregar: facture la órden completa antes de generar la órden de entrega

  • Facturar basado en órden de entrega: vea la siguiente sección

Factura antes de la entrega es utilizada generalmente por la aplicación de comercio electrónico cuando el cliente paga en la orden y se entrega después. (Pagado por adelantado)

Para la mayoría de casos de uso, es recomendado facturar manualmente. Esto permite al vendedor generar la factura en demanda con opciones: facturar la órden completa, facturar un porcentaje (avanzado), facturar algunas líneas, facturar un anticipo fijo.

Este proceso es bueno para ambos servicios y productos físicos.

Órdenes de Venta ‣ Órden de Entrega ‣ Factura

Los minoristas y el comercio electrónico generalmente facturan basados en órdenes de entrega, en lugar de órdenes de venta. Este enfoque es adecuado para las empresas donde las cantidades que se entregan mayores difieren de las cantidades pedidas: alimentos (factura basada en Kg reales).

De esta manera, si usted entrega una orden parcial, sólo se factura por lo que realmente entregado. Si lo hace volver a las órdenes (entregar parcialmente y el resto más adelante), el cliente recibirá dos facturas, una por cada orden de entrega.

Órden de Comercio Electrónico ‣ Factura

Una orden de comercio electrónico también se activará la creación de la orden cuando está totalmente pagada. Si usted permite que el pago de pedidos por cheque o transferencia bancaria, Odoo sólo creará un pedido y la factura se activará una vez que se recibe el pago.

Contratos

Contratos Regulares ‣ Facturas

Si usa contratos, puede generar facturas basadas en tiempo y materiales gastados, gastos o líneas fijas de productos/servicios. Cada mes, el vendedor generará la factura basado en actividades del contrato.

Las actividades puede ser:

  • productos/servicios fijos, traídos de una órden de venta vinculada a este contrato

  • materiales comprados (que se re-facturarán)

  • tiempo y material basado en hojas de trabajo o compras (subcontratación)

  • gastos como viaje y acomodación que re-factura al cliente

Puede facturar al final del contrato o generar facturas intermedias. Este enfoque es usado por las compañías de servicio que facturan basados en tiempo y material. Para compañías de servicio que facturan en precio fijo, usan una órden de venta regular.

Contratos Recurrentes ‣ Facturas

Para suscripciones, una factura se activa periódicamente, de forma automática. La frecuencia de la facturación y de los servicios/productos facturados están definidos en el contrato.

Ver también

Otros

Crear una factura de manera manual

Los usuarios también pueden crear facturas de forma manual sin utilizar contratos o una orden de venta. Es un enfoque que se recomienda si usted no necesita para administrar el proceso de venta (citas), o la entrega de los productos o servicios.

Aunque generar la factura de un pedido de cliente, es posible que deba crear facturas manualmente en los casos de uso excepcionales:

  • si usted necesita crear un reembolso

  • Si usted necesita hacer un descuento

  • si usted necesita generar un cambio en la factura hay que crearlo desde las órdenes de ventas

  • si necesita facturar algo no relacionado con su negocio principal

Módulos específicos

Algunos módulos específicos también son capaces de generar proyectos de facturas:

  • membresía: facture a sus afiliados cada año

  • reparaciones: facturar después de la venta de servicios

Resequencing of the invoices

It remains possible to resequence the invoices but with some restrictions:

  1. The feature does not work when entries are previous to a lock date.

  2. The feature does not work if the sequence is inconsistent with the month of the entry.

  3. It does not work if the sequence leads to a duplicate.

  4. The order of the invoice remains unchanged.

  5. It is useful for people who use a numbering from another software and who want to continue the current year without starting over from the beginning.