Dokumenty¶
Odoo Dokumenty umożliwia przechowywanie, przeglądanie i zarządzanie plikami w Odoo.
Foldery i dokumenty są zorganizowane w sekcje dostępne z drzewa po lewej stronie. Dostępne są następujące sekcje:
Wszystkie: wyświetla wszystkie foldery i pliki, do których użytkownik ma dostęp.
Firma: zawiera foldery i pliki udostępniane w całej firmie. Dostęp jest określany przez prawa dostępu zdefiniowane dla folderu i pliku.
Mój dysk: osobista przestrzeń robocza użytkownika do organizowania i uzyskiwania dostępu do plików i folderów, których jest właścicielem lub które przesłał.
Udostępnione mi: zawiera pliki, które zostały udostępnione użytkownikowi, ale nie są częścią żadnego folderu nadrzędnego, do którego ma dostęp.
Ostatnie: pokazuje ostatnio zmodyfikowane pliki, do których użytkownik ma uprawnienia do przeglądania lub edycji.
Kosz: przechowuje usunięte pliki i foldery.
Kliknij sekcję w drzewie, aby wyświetlić jej zawartość. Wybierz folder, aby go otworzyć, zarządzać nim i uzyskać dostęp do jego plików.
Kliknij plik, aby go otworzyć i wykonać dostępne działania. Aby zamknąć plik, naciśnij Esc lub kliknij ikonę (zamknij). Możesz również przeciągnąć i upuścić plik lub folder, aby przenieść go do innego folderu lub sekcji.
Wskazówka
Użyj paska wyszukiwania, aby szybko znaleźć konkretne elementy.
Chatter śledzi zmiany w folderach i plikach oraz umożliwia komunikację z użytkownikami wewnętrznymi i kontaktami zewnętrznymi. Otwórz panel Szczegóły, aby uzyskać do niego dostęp.
Zobacz także
Konfiguracja¶
Opóźnienie usunięcia¶
Domyślnie elementy przeniesione do kosza pozostają tam przez 30 dni przed trwałym usunięciem. Aby dostosować to opóźnienie, przejdź do i edytuj pole Opóźnienie usunięcia (dni).
Centralizacja plików¶
Centralizacja plików pozwala na automatyczne organizowanie wszystkich plików powiązanych z konkretną aplikacją w dedykowanych folderach. Jest domyślnie włączona dla każdej aplikacji po instalacji. Aby wyłączyć centralizację plików, zmienić domyślny folder lub skonfigurować tagi dodawane do plików specyficznych dla aplikacji, przejdź do i edytuj odpowiednie ustawienie w sekcji Centralizacja plików.
Wskazówka
Centralizacji plików nie można wyłączyć dla dokumentów Księgowość. Podfolder jest automatycznie tworzony dla każdego typu dziennika (np. Sprzedaż, Zakup, Bank itp.), a nazwa dziennika jest dodawana jako tag do każdego dokumentu. Kliknij Dzienniki, aby edytować listę dzienników do synchronizacji i zdefiniować odpowiadające im foldery oraz tagi.
Dla plików Zasoby ludzkie podfolder jest automatycznie tworzony dla każdego pracownika, a do plików dodawane są specyficzne tagi w zależności od typu dokumentu (np. Umowy, Paski płac itp.). Możesz również automatycznie tworzyć dodatkowe Podfoldery pracowników, wprowadzając żądane nazwy folderów oddzielone przecinkami.
Informacja
Zmiana folderu lub tagów wpływa tylko na nowe pliki; istniejące pliki pozostają bez zmian.
Gdy centralizacja plików jest włączona dla aplikacji, usunięcie rekordu w tej aplikacji przenosi jego załączniki do kosza w aplikacji Dokumenty.
Foldery¶
Możesz organizować pliki w folderach dostępnych w sekcjach Firma lub Mój dysk.
Aby utworzyć folder, wybierz żądaną sekcję w drzewie, kliknij Nowy i wybierz Folder. W oknie wyskakującym wprowadź Nazwę folderu i kliknij Zapisz. Aby utworzyć podfolder, najpierw wybierz folder nadrzędny, a następnie wykonaj te same kroki.
Informacja
Niektóre foldery i podfoldery są tworzone automatycznie na podstawie ustawień centralizacji plików.
Aby zarządzać folderem lub podfolderem, wybierz go i kliknij ikonę (Akcje) nad drzewem. W menu dostępne są następujące opcje:
Pobierz: Pobierz folder jako plik .zip, w tym jego pliki i podfoldery.
Zmień nazwę: Zmodyfikuj nazwę folderu.
Udostępnij: Udostępnij folder i zarządzaj jego prawami dostępu.
Dodaj gwiazdkę: Oznacz folder jako ulubiony, aby uzyskać szybszy dostęp. To ustawienie jest specyficzne dla użytkownika i nie wpływa na obszary robocze innych użytkowników. Możesz następnie użyć filtra Oznaczone gwiazdką, aby szybko przejść do ulubionych folderów.
Informacje i tagi: Wyświetl szczegóły folderu i czat.
Przenieś do kosza: Przenieś folder i jego zawartość do kosza.
Akcje przy zaznaczeniu: Zdefiniuj akcje serwera, które są dostępne (jako przyciski) dla plików w folderze. Kliknij akcję, aby ją dodać lub usunąć. Kliknij Dodaj niestandardową akcję, aby utworzyć nową.
Automatyzacje: Utwórz reguły automatyzacji.
Ważne
Konfigurowanie reguł automatyzacji wymaga aktywacji Studio, co może mieć wpływ na Twój `plan cenowy<https://www.odoo.com/pricing>`_.
Automatyczne sortowanie AI: Użyj Odoo AI do automatycznego organizowania plików w folderze i wyzwalania działań na podstawie dostarczonego polecenia AI. Dodaj odpowiednie działania dla swojego polecenia w dolnej sekcji okna popup. Ta opcja wymaga zainstalowania aplikacji Odoo AI.
Wskazówka
Przełącz się na widok listy, aby:
zarządzać wieloma folderami jednocześnie.
Eksportować lub Wstawić do arkusza kalkulacyjnego jeden lub wiele folderów.
szybko wykonywać działania takie jak Udostępnij, Pobierz, Zmień nazwę itp. Najedź kursorem na linię folderu i kliknij odpowiednią ikonę na końcu linii, aby wykonać żądane działanie.
Pliki¶
Aby przesłać plik, wybierz żądany folder w drzewie, kliknij Nowy i wybierz Prześlij.
Wskazówka
W bazach danych Odoo Online każdy przesyłany plik nie może przekraczać 64MB.
Możesz również przeciągnąć i upuścić plik z komputera do wybranego folderu w aplikacji Dokumenty.
Linki URL¶
Aby dodać link do adresu URL (np. filmu) i udostępnić go z folderu, kliknij Nowy i wybierz Link. Wprowadź URL, dodaj Nazwę i wybierz odpowiedni Folder.
Arkusze kalkulacyjne¶
Aby utworzyć arkusz kalkulacyjny, kliknij Nowy i wybierz Arkusz kalkulacyjny.
Zobacz także
Zarządzanie plikami¶
Po otwarciu pliku na górnym pasku dostępnych jest kilka przycisków:
menu Akcje, które zawiera opcje opisane poniżej
Udostępnij: aby udostępnić plik i zarządzać jego prawami dostępu
Pobierz
wszelkie przyciski zdefiniowane dla folderu
Następujące opcje są dostępne w menu Akcje:
Duplikuj: Utwórz kopię pliku. W oknie popup wybierz lub utwórz folder docelowy, a następnie kliknij Duplikuj w nazwa folderu docelowego.
Przenieś do kosza: Przenieś plik do kosza.
Zmień nazwę
Informacje i tagi: Wyświetl szczegóły pliku i czat.
Przenieś: Przenieś plik do innego folderu. W oknie popup wybierz lub utwórz folder docelowy, a następnie kliknij Przenieś do nazwa folderu docelowego.
Utwórz skrót: Skrót to wskaźnik do pliku, umożliwiający dostęp z wielu folderów bez duplikowania pliku. W oknie popup wybierz lub utwórz folder docelowy, a następnie kliknij Utwórz skrót w nazwa folderu docelowego.
Zarządzaj wersjami: Wyświetl wszystkie wersje pliku w kolejności przesyłania, pobierz określoną wersję lub w razie potrzeby prześlij nową.
Zablokuj: Chroń plik przed wszelkimi modyfikacjami.
Kopiuj linki: Skopiuj adres URL pliku do udostępnienia. Dostęp jest kontrolowany na podstawie praw dostępu pliku.
Podziel PDF: Podziel plik PDF.
Wskazówka
Możesz użyć aliasów e-mail specyficznych dla folderu, aby automatycznie zapisywać pliki wysłane na alias w odpowiednim folderze.
Przełącz się na widok listy, aby:
zarządzać wieloma plikami jednocześnie.
Eksportować lub Wstawić do arkusza kalkulacyjnego jeden lub wiele plików.
szybko wykonywać działania takie jak Udostępnij, Pobierz, Zmień nazwę itp. Najedź kursorem na linię pliku i kliknij odpowiednią ikonę na końcu linii, aby wykonać żądane działanie.
Dzielenie i łączenie plików PDF¶
Aby podzielić plik PDF na pojedyncze strony lub grupy stron, otwórz plik PDF, kliknij przycisk Akcje i wybierz Podziel PDF. Kliknij ikonę (nożyczki) między stronami, aby usunąć podział, jeśli to konieczne, a następnie kliknij Podziel, aby potwierdzić.
Aby połączyć pliki PDF, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do folderu zawierającego pliki, które chcesz połączyć.
Przytrzymaj Ctrl i kliknij odpowiednie pliki.
Kliknij przycisk Akcje i wybierz Połącz pliki PDF.
Jeśli to konieczne, kliknij Dodaj plik, aby przeglądać i wybrać plik PDF z komputera.
Kliknij ikonę (nożyczki) między plikami.
Kliknij Podziel, aby je połączyć.
Informacja
Oryginalne pliki PDF zostaną zastąpione połączoną wersją.
Wskazówka
Naciśnij Shift + S, aby dodać lub usunąć wszystkie podziały między stronami.
Aby usunąć określoną stronę, wybierz stronę, a następnie kliknij Usuń.
Żądanie plików¶
Poproś użytkowników o pliki jako przypomnienie o konieczności przesłania określonych plików. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:
Kliknij Nowy i wybierz Żądanie.
Wprowadź Nazwę dokumentu i wybierz osobę, od której go żądasz, w polu Żądanie do.
Jeśli to konieczne, ustaw Termin wykonania, edytuj Folder, do którego należy dodać plik, dodaj Tagi i napisz Wiadomość.
Kliknij Żądanie.
W wybranym folderze zostanie utworzony symbol zastępczy dla brakującego pliku. Gdy plik będzie dostępny, kliknij symbol zastępczy, aby go przesłać.
Wskazówka
Możesz również zażądać dokumentu z listy zaplanowanych działań.
Aby zobaczyć listę wszystkich żądanych plików, przełącz się na widok Aktywności w aplikacji Dokumenty i przejdź do kolumny Żądany dokument. Kliknij datę żądanego pliku, aby wyświetlić jego szczegóły. Następnie możesz:
Przesłać plik za pomocą przycisku (prześlij);
Edytować działanie za pomocą przycisku (edytuj);
Anulować działanie za pomocą przycisku (anuluj);
Wysłać e-mail z przypomnieniem. W razie potrzeby kliknij Podgląd, aby wyświetlić podgląd treści e-maila z przypomnieniem, a następnie Wyślij teraz.
Aby wysłać e-mail z przypomnieniem dla wszystkich żądanych plików, kliknij ikonę (wielokropek) w kolumnie Żądany dokument i wybierz Żądanie dokumentu: Przypomnienie.
Panel szczegółów¶
Aby wyświetlić informacje i tagi folderu lub pliku, wybierz folder lub plik, następnie kliknij ikonę (dla folderów) lub przycisk Akcje (dla plików) i wybierz Informacje i tagi.
Wskazówka
Alternatywnie, w przypadku folderów, możesz również kliknąć przycisk (Informacje i tagi) w prawym górnym rogu obok ikon widoku.
Panel szczegółów umożliwia:
Zmianę folderu pliku lub nazwy folderu.
Wyświetlenie rozmiaru pliku lub folderu oraz liczby elementów w folderze.
Zmianę właściciela i kontaktu pliku lub folderu. Domyślnie osoba, która tworzy plik lub folder, jest ustawiana jako jego właściciel i otrzymuje pełne prawa dostępu do niego. Aby to zmienić, wybierz wymaganego użytkownika z listy rozwijanej. Kontakt to osoba, która ma tylko prawa dostępu Widz do pliku lub folderu, np. istniejący dostawca w bazie danych.
Uzyskać dostęp do czatera.
Aby zamknąć panel szczegółów, kliknij przycisk (usuń) w prawym górnym rogu.
Informacja
Aby wyświetlić plik ze swojego profilu użytkownika, użytkownik musi być ustawiony jako kontakt i mieć co najmniej dostęp Widz.
Aliasy e-mail¶
Możesz użyć aliasu e-mail, aby automatycznie zapisywać pliki wysłane na alias e-mail w określonym folderze. Aby skonfigurować alias e-mail dla folderu, wykonaj następujące kroki:
Upewnij się, że niestandardowa domena aliasu jest skonfigurowana w Ustawieniach ogólnych.
Wybierz folder, w którym powinny być zapisywane pliki.
Kliknij (Informacje i tagi) w prawym górnym rogu obok ikon widoku.
W panelu szczegółów wprowadź żądany alias e-mail.
Opcjonalnie określ Typ działania i osobę odpowiedzialną, aby utworzyć działanie, gdy plik zostanie odebrany przez alias.
Opcjonalnie wybierz Tagi, które mają być automatycznie stosowane do plików utworzonych przez alias.
Informacja
E-maile wysłane na alias bez załączników są konwertowane na pliki, przy czym temat e-maila jest używany jako nazwa pliku.
Zobacz także
Powiązane rekordy¶
Aby powiązać plik z konkretnym rekordem, wybierz odpowiedni model z menu rozwijanego Powiązane z (rozpoznawalnego po symbolu zastępczym Brak powiązanego modelu), a następnie wybierz żądany rekord.
Informacja
Jeśli centralizacja plików jest włączona dla konkretnej aplikacji, dodanie pliku do aplikacji Dokumenty poprzez przesłanie załącznika automatycznie dodaje odpowiedni rekord w polu Powiązane z pliku.
Udostępnianie i uprawnienia¶
Informacja
Możesz udostępniać foldery i pliki oraz edytować ich prawa dostępu tylko wtedy, gdy masz prawa do edycji.
Prawa dostępu można ustawić dla:
folderów: Wybierz folder, kliknij ikonę (koło zębate) i wybierz Udostępnij.
plików: Otwórz plik i kliknij Udostępnij w górnym pasku.
Wskazówka
Przełącz na widok listy, aby udostępnić lub zarządzać prawami dostępu wielu plików lub folderów jednocześnie.
Aby przyznać dostęp określonym użytkownikom lub kontaktom, wykonaj następujące kroki:
W polu (Zaproś osoby) wybierz użytkowników lub kontakty, którym chcesz przyznać dostęp, z rozwijanego menu lub wprowadź ich adres e-mail.
Informacja
Dostęp przez link musi być najpierw włączony przed przyznaniem dostępu kontaktom zewnętrznym.
Ustaw pole Rola na Przeglądający lub Edytor.
Jeśli chcesz, wyłącz przełącznik Powiadom, aby uniknąć wysłania powiadomienia e-mail.
Kliknij Udostępnij, aby przyznać dostęp (z powiadomieniem lub bez) lub Kopiuj linki, aby skopiować link udostępniania do schowka.
Wskazówka
Aby usunąć uprawnienie lub ustawić dla niego datę wygaśnięcia, najedź myszą na odpowiedni kontakt i kliknij odpowiednio przycisk (usuń) lub (kalendarz).
Aby skonfigurować Dostęp ogólny dla Użytkowników wewnętrznych lub Dostęp przez link, wybierz Przeglądający, Edytor lub Brak (aby całkowicie ograniczyć dostęp). Dla Dostęp przez link możesz również określić, czy folder lub plik powinien być Wykrywalny (tj. dostępny przez przeglądanie). Kliknij Zapisz, aby zastosować zmiany, a następnie Kopiuj linki, aby skopiować link udostępniania do schowka.
Informacja
Każdy adres URL folderu i pliku zawiera przypisane do niego prawa dostępu. Gdy udostępniasz link do folderu, odbiorcy są kierowani do dedykowanego portalu, w którym mogą przeglądać pliki w tym folderze, z wyłączeniem tych z ograniczonym dostępem.
Użytkownicy portalu mogą uzyskiwać dostęp do folderów i plików, które mają uprawnienia do przeglądania lub edycji, poprzez portal klienta, klikając kafelek Dokumenty.
Zarządzanie plikami w aplikacjach¶
Możesz zapisywać pliki lub załączać istniejące pliki w aplikacji Dokumenty z dowolnego rekordu.
Aby zapisać załącznik w aplikacji Dokumenty, najedź na załącznik w czacie rekordu i kliknij ikonę (Dodaj do Dokumentów).
Aby załączyć plik do rekordu z czatu rekordu, kliknij ikonę Dodaj z Dokumentów, wybierz żądany plik i kliknij Dodaj z Dokumentów, aby dodać plik oryginalny, lub Wklej link(i), aby wstawić link do pliku (i zachować prawa dostępu dokumentu).
Aby wstawić plik z Dokumentów do edytora tekstu sformatowanego Odoo, wpisz
/file, następnie wybierz żądany plik i kliknij Dodaj z Dokumentów, aby dodać plik oryginalny, lub Wklej link(i), aby wstawić link do pliku (i zachować prawa dostępu dokumentu).
Cyfryzacja plików za pomocą AI¶
Pliki dostępne w folderze Finanse mogą być cyfryzowane. Wybierz plik, kliknij Utwórz fakturę od dostawcy, Utwórz fakturę dla klienta lub Utwórz fakturę korygującą dla klienta, a następnie kliknij Wyślij do cyfryzacji.
Zobacz także