Rensa data

Odoo-appen Datarensning upprätthåller dataintegritet och stämmer överens med följande funktioner:

  • Deduplicates: slår samman eller tar bort duplicerade poster för att säkerställa att data är unika.

  • Recycles: identifierar föråldrade poster för att antingen arkivera eller radera dem.

  • Format: standardiserar textdata genom att hitta och ersätta dem enligt angivna behov.

Anpassningsbara regler säkerställer att textdata förblir uppdaterad, strömlinjeformad, konsekvent formaterad och anpassad efter företagsspecifika formateringskrav.

Installera moduler

Applikationen Datarensning består av flera moduler. Installera följande för att få tillgång till alla tillgängliga funktioner:

Namn
Tekniskt namn

Beskrivning
Dataåtervinning
data_recycle

Basmodul för att aktivera återvinningsfunktionen, tillgänglig på Odoo Community edition.
Datarengöring
data_rengöring

Aktiverar fältrensningsfunktion för att formatera textdata över flera handlingar, tillgänglig endast på Odoo Enterprise edition.
Datarengöring (sammanslagning)
data_merge

Aktiverar dedupliceringsfunktionen för att hitta liknande (eller duplicerade) handlingar och sammanfoga dem, tillgänglig endast på Odoo Enterprise edition.
CRM Deduplicering
data_merge_crm

Aktiverar dedupliceringsfunktionen i CRM-appen och använder CRM:s standardfunktion för sammanfogning.
Helpdesk Merge-åtgärd
data_merge_helpdesk

Aktiverar sammanfogningsfunktionen för Kundtjänst-appen.
Projekt Sammanfogning åtgärd
data_merge_project

Aktiverar sammanfogningsfunktionen för Projekt-appen.
UTM Deduplicering
data_merge_utm

Aktiverar sammanfogningsfunktionen för appen UTM Tracker.
WMS Accounting Merge
data_merge_stock_account

Skapar en påminnelse vid sammanfogning av produkter som kan påverka lagervärderingen, om appen Lager är installerad.

Deduplicering

Dashboarden Duplikat grupperar liknande handlingar som ska sammanfogas genom matchningsvillkor inom handlingarna som anges av dedupliceringreglerna.

Navigera till denna dashboard genom att gå till Data Cleaning-appen ‣ Deduplicering.

Dedupliceringsinstrumentpanel i programmet Data Cleaning.

I sidofältet RULE listas alla aktiva dedupliceringsregler och det totala antalet upptäckta dubbletter visas bredvid varje regel.

Som standard är regeln Alla vald. Handlingar grupperas efter sin regel, med ett betyg för Likhet (av 100%), med följande kolumner:

  • Created On: datum och tid då den ursprungliga posten skapades.

  • Namn: namnet eller titeln på den ursprungliga skivan.

  • Field Values: den ursprungliga postens värden för de fält som används för att upptäcka dubbletter.

  • Used In: listar andra modeller som hänvisar till den ursprungliga posten.

  • ID: den ursprungliga postens unika ID.

  • Är Master: duplikaten sammanfogas till master-handlingen. Det kan bara finnas en master-handling i en gruppering av liknande handlingar.

Välj en specifik regel i sidofältet RULE för att filtrera dubbletter av poster.

Sammanfoga dubbla poster

För att slå samman poster väljer du först en master-post inom gruppen av liknande poster. Huvudposten fungerar som bas, där all ytterligare information från liknande poster slås samman.

Alternativt kan ingen huvudpost anges, vilket gör att Odoo väljer en slumpmässig post att slå samman med.

Klicka sedan på knappen Merge högst upp i grupperingen för liknande poster. Klicka sedan på Ok för att bekräfta sammanslagningen.

När en handling sammanfogas loggas ett meddelande i händelseflödet för master-handlingen som beskriver sammanfogningen. Vissa handlingar, som Projekt-arbetsuppgifter, loggas i händelseflödet med en länk till den gamla handlingen som en bekväm referens till sammanfogningen.

Tips

Kassera grupperingar genom att klicka på knappen DISCARD. När du gör det döljs grupperingen från listan och arkiveras.

Visa bortkastade grupperingar genom att välja filtret Bortkastade från sökfältet.

Regler för deduplicering

Dedupliceringreglerna anger villkoren för hur handlingar upptäcks som duplikat.

Dessa regler kan konfigureras för varje modell i databasen och med olika nivåer av specificitet. För att komma igång, navigera till Data Cleaning-appen ‣ Konfiguration ‣ Deduplicering.

Tips

Dedupliceringreglerna körs en gång varje dag som standard, som en del av en schemalagd åtgärd cron (Data Merge: Find Duplicate Records). Varje regel kan dock köras manuellt när som helst.

Ändra en dedupliceringsregel

Välj en standardregel att redigera eller skapa en ny regel genom att klicka på knappen Skapa.

Välj först en Model som den här regeln ska rikta sig till. När du väljer en modell uppdateras regelns titel till den valda modellen.

Alternativt kan du konfigurera en Domän för att ange vilka poster som omfattas av den här regeln. Antalet godkända poster visas i länken # record(s).

Beroende på vilken Model som valts visas fältet Duplicate Removal. Välj om du vill Arkivera eller Radera de sammanslagna posterna.

Välj sedan en Merge Mode:

  • Manual: kräver att varje duplicerad gruppering slås samman manuellt, aktiverar även fältet Notify Users.

  • Automatic: slår automatiskt samman duplicerade grupperingar, utan att meddela användarna, baserat på de poster som har en likhetsprocent över det tröskelvärde som anges i fältet Similarity Threshold.

Aktivera Active för att börja fånga upp dubbletter med den här regeln så snart den sparas.

Skapa slutligen minst en dedupliceringsregel i fältet Deduplication Rules genom att klicka på Add a line under kolumnen Unique ID Field.

  • Välj ett fält i modellen från rullgardinsmenyn Unique ID Field. Det här fältet refereras till för liknande poster.

  • Välj ett matchningsvillkor i fältet Matcha om för att tillämpa dedupliceringsregeln, beroende på texten i fältet Unikt ID:

    • Exakt matchning: tecknen i texten matchar varandra exakt.

    • Case/Accent Insensitive Match: tecknen i texten stämmer överens, oavsett skillnader i versaler och språkspecifika accenter.

Viktigt

Åtminstone en Dedupliceringregel måste anges för att regeln ska fånga duplikat.

Tips

Ytterligare några fält finns tillgängliga för en avancerad konfiguration.

I en databas med flera företag finns fältet Cross-Company tillgängligt. När det är aktiverat föreslås dubbletter mellan olika företag.

Aktivera Utvecklarläge (felsökningsläge) för att visa fältet Suggestion Threshold. Duplikat med en likhet under det tröskelvärde som anges i det här fältet föreslås inte.

När regelkonfigurationen är klar kan du antingen stänga regelformuläret eller :ref:``köra regeln manuellt <data_cleaning/run-deduplication-rule>` för att omedelbart fånga upp dubbletter av poster.

Kör en dedupliceringsregel manuellt

För att manuellt köra en specifik dedupliceringregel när som helst, navigera till Data Cleaning-appen ‣ Konfiguration ‣ Deduplicering och välj regeln som ska köras.

I regelformuläret väljer du sedan knappen Deduplicate uppe till vänster. När du gör det visar smartknappen Duplicates antalet duplikat som fångats.

Klicka på den smarta knappen Duplikat för att hantera dessa handlingar.

Återvinna register

Använd funktionen återvinn handlingar för att bli av med gamla och föråldrade handlingar i databasen.

Dashboarden Återvinn handlingar för fält visar handlingar som kan arkiveras eller raderas genom matchningsvillkor inom handlingarna som anges av återvinningsreglerna.

Navigera till denna dashboard genom att gå till Data Cleaning-appen ‣ Återvinn handlingar.

Fältet Recycle Records dashboard i programmet Data Cleaning.

Sidofältet ÅTERVINNINGSREGLER listar var och en av de aktiva återvinningsreglerna.

Som standard är alternativet Alla valt. Handlingar visas med följande kolumner:

  • Record ID: ID för den ursprungliga posten.

  • Record Name: namnet eller titeln på den ursprungliga posten.

Välj en specifik regel i sidofältet ÅTERVINNINGSREGLER för att filtrera handlingarna.

För att återvinna poster klickar du på Validate-knappen på raden för posten.

Därefter återanvänds posten, beroende på hur regeln är konfigurerad, för att antingen arkiveras eller raderas från databasen.

Tips

Kassera grupperingar genom att klicka på Discard-knappen. När du gör det döljs posten från listan och upptäcks inte av återvinningsregeln igen i framtiden.

Visa kasserade poster genom att välja filtret Discarded från rullgardinsmenyn search bar.

Regler för återvinningsposter

Reglerna för återvinning av handlingar anger villkoren för hur handlingar återvinns.

Dessa regler kan konfigureras för varje modell i databasen och med varierande nivåer av specificitet. För att komma igång, navigera till Datarensningsapp ‣ Konfiguration ‣ Återvinn handlingar.

Tips

Återvinningsregler körs en gång om dagen som standard, som en del av en schemalagd åtgärd cron (Återvinning av data: Rensa handlingar). Dock kan varje regel köras manuellt när som helst.

Som standard finns det inga regler för återvinningsposter. Klicka på knappen New för att skapa en ny regel.

I formuläret för recycle record-regeln väljer du först en Model som den här regeln ska riktas mot. När du väljer en modell uppdateras regelns titel till den valda modellen.

Alternativt kan du konfigurera ett Filter för att ange vilka poster som är godkända för den här regeln. Antalet godkända poster visas i länken # record(s).

Därefter konfigurerar du fältet och tidsintervallet för hur regeln upptäcker de poster som ska återvinnas:

  • Time Field: välj ett fält från modellen för att basera tiden (Delta).

  • Delta: skriv in tidslängden, som måste vara ett heltal (t.ex. 7).

  • Delta Unit: välj tidsenhet (Days, Weeks, Months, eller Years).

Välj sedan en Recycle Mode:

  • Manual: kräver att varje upptäckt post återvinns manuellt och aktiverar fältet Notify Users.

  • Automatic: slår automatiskt samman återvunna grupperingar utan att meddela användarna.

Slutligen väljer du en Recycle Action för antingen Archive eller Delete records. Om du väljer Delete väljer du om du vill Include Archived records i regeln eller inte.

När regelns konfiguration är klar kan du antingen stänga regelformuläret eller :ref:``köra regeln manuellt <data-cleaning/run-recycle-rule>` för att omedelbart fånga poster som ska återvinnas.

Example

En återvinningsregel kan konfigureras för att ta bort arkiverade leads och opportunities som senast uppdaterades för ett år sedan och med en specifik orsak till att de försvann, genom att använda följande konfiguration:

  • Model: Lead/Opportunity

  • Filter:

    • Aktiv är inte inställd

    • ”Förlorad anledning” ”är i” ”för dyrt

  • Tidsfält: Senaste uppdatering den (Ledtråd/Möjlighet)

  • Delta: 1

  • Delta Enhet: År

  • Recycle Mode: Automatic.

  • Återvinning Åtgärd: Sanera

  • Inkludera Arkiverade:

Återanvända formuläret för registrering av en lead/opportunity.

Kör en återvinningsregel manuellt

För att manuellt köra en specifik återvinningsregel när som helst, navigera till Datarensningsapp ‣ Konfiguration ‣ Återvinn handlingar och välj den regel som ska köras.

Klicka sedan på knappen Run Now uppe till vänster i regelformuläret. När du gör det visar smartknappen Records antalet poster som fångats.

Klicka på den smarta knappen Handlingar för att hantera dessa handlingar.

Rengöring av fält

Använd funktionen för fältrensning för att upprätthålla konsekvent formatering av namn, telefonnummer, ID:n och andra fält i hela databasen.

Dashboarden för fältrensningshandlingar visar formateringsändringar av data i fält i en handling, för att följa en konvention som ställts in av fältrensningsreglerna.

Navigera till denna dashboard genom att gå till Datarensningsapp ‣ Fältrensning.

Dashboard för fältrensningshandlingar i datarensningsapplikationen.

Sidofältet RENSNINGSREGLER listar var och en av de aktiva rensningsreglerna.

Som standard är regeln Alla vald. Handlingar listas med följande kolumner:

  • Record ID: ID för den ursprungliga posten.

  • Record Name: namnet eller titeln på den ursprungliga posten.

  • Fält: den ursprungliga handlingens fält som innehåller värdet att formatera.

  • Aktuell: det aktuella värdet i fältet för den ursprungliga handlingen.

  • Föreslagen: det föreslagna formaterade värdet i fältet för den ursprungliga handlingen.

För att rensa och formatera handlingar, klicka på knappen Validera på raden för handlingen.

När du gör detta formateras och/eller rensas handlingen.

Tips

Avbryt handlingar genom att klicka på knappen Avbryt. När du gör detta döljs handlingen från listan och kommer inte att upptäckas av fältrensningsregeln igen i framtiden.

Visa avbrutna handlingar genom att välja filtret Avbrutna från sökfältet.

Fältrensningsregler

Rensningsregler för fält anger villkoren för fält som ska rensas och/eller formateras.

Dessa regler kan konfigureras för varje modell i databasen och med varierande specificitetsnivåer. För att komma igång, navigera till Datarensning-appen ‣ Konfiguration ‣ Fältrensning.

Tips

Fältrensningsreglerna körs en gång varje dag som standard, som en del av en schemalagd åtgärd cron (Datarensning: Rensa handlingar). Varje regel kan dock köras manuellt när som helst.

Som standard finns det en Kontakt-regel för att formatera och rensa upp handlingar i appen Kontakter. Välj handlingen Kontakt för att göra ändringar, eller välj knappen Skapa för att skapa en ny regel.

På formuläret för fältrensningsregel, välj först en Modell som denna regel ska rikta sig mot. Val av modell uppdaterar regelns rubrik till den valda modellen.

Konfigurera sedan åtminstone en regel genom att klicka på Lägg till en rad i sektionen Regler.

När du gör det visas ett popup-fönster Skapa regler med följande fält att konfigurera:

  • Välj ett Fält att rensa från modellen att tilldela till en åtgärd.

  • Välj ett av följande Åtgärd-alternativ:

    • Trimma mellanslag visar fältet Trimma för att välja alternativet Alla mellanslag eller Överflödiga mellanslag. Inledande, avslutande och successiva mellanslag anses överflödiga.

      Example

      Kontaktnamnet Dr.  John   Doe kan formateras med följande Trimma-alternativ:

      • Alla mellanslag: DR.JohnDoe

      • Överflödiga mellanslag: DR. John Doe

    • Ange typ av versaler/gemener visar fältet Versaler/gemener för att välja antingen Första bokstäverna med versaler, Alla versaler, eller Alla gemener.

      Example

      Leadets/möjlighetens rubrik lumber inc, Lorraine douglas kan formateras med följande Versaler/gemener-alternativ:

      • Första bokstäverna med versaler: Lumber Inc, Lorraine Douglas

      • Alla versaler: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

      • Alla gemener: lumber inc, lorraine douglas

    • Formatera telefon konverterar telefonnumret till ett internationellt landsformat.

      Example

      • Belgien: 061928374 +32 61 92 83 74

      • USA: 800 555-0101 +1 800-555-0101

    • Skrota HTML konverterar HTML till oformaterad text.

      Example

      HTML-text
      <h1>John Doe</h1>
<p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
      Vanlig text
      **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com

    När ett fält och en åtgärd har valts, klicka på Spara för att stänga popup-fönstret Skapa regler.

Välj sedan ett Rensningsläge:

  • Manuell: kräver att varje identifierat fält rensas manuellt och aktiverar fältet Meddela användare.

  • Automatisk: rensar automatiskt fält utan att meddela användare.

När regelns konfiguration är klar, stäng antingen regelformuläret eller kör regeln manuellt för att omedelbart fånga fält att rensa.

Kör en fältrensningsregel manuellt

För att manuellt köra en specifik fältrensningsregel när som helst, navigera till Datarensning ‣ Konfiguration ‣ Fältrensning, och välj regeln som ska köras.

Välj sedan knappen Rensa längst upp till vänster på regelformuläret. När detta görs visar den smarta knappen Handlingar antalet handlingar som fångats.

Klicka på den smarta knappen Handlingar för att hantera dessa handlingar.

Sammanfoga åtgärdshanterare

Sammanslagningsåtgärdshanteraren aktiverar eller inaktiverar Sammanfoga-åtgärden som finns tillgänglig i Åtgärder-menyn för modeller i databasen.

Aktivera Utvecklarläge (felsökningsläge) och navigera till Datarensning ‣ Konfiguration ‣ Sammanslagningsåtgärdshanterare.

Modeller listas med följande kolumner:

  • Modell: modellens tekniska namn.

  • Modellbeskrivning: modellens visningsnamn.

  • Typ: om modellen är av typen Basobjekt eller Anpassat objekt.

  • Övergångsmodell: modellen hanterar tillfälliga data som inte behöver lagras långsiktigt i databasen.

  • Kan sammanfogas: aktiverar Sammanfoga-åtgärden för modellen.

För att se vilka modeller som är aktiverade som standard, använd sökfältet för att filtrera modeller som Kan sammanfogas.

Se även

Sammanfoga kontakter