Ongevallen

Bij het beheren van een wagenpark zijn ongevallen onvermijdelijk. Het bijhouden van ongevallen is cruciaal voor het begrijpen van voertuigonderhoudskosten en het identificeren van veilige bestuurders.

Odoo’s Fleet app offers multiple ways to track accidents. Below are step-by-step instructions for only one method to monitor accidents and repair costs.

Structuur

For this example, to track accidents, two service types are created: Accident - Driver's Fault and Accident - No Fault.

This tracks various repairs associated with accidents, organized by who was at fault.

Wanneer een ongeval plaatsvindt, wordt er een servicerecord aangemaakt. De specifieke reparaties die nodig zijn voor het ongeval worden vastgelegd in de Omschrijving van het servicerecord, en de details over het ongeval worden vastgelegd in de sectie Notities.

Met deze organisatiestructuur is het mogelijk om alle ongevallen te bekijken georganiseerd op schuld, auto, stuurprogramma of kosten.

Notitie

Om ongevallen te beheren is het aanmaken van servicerecords vereist.

Refer to the Diensten documentation for detailed instructions on creating service records in Odoo’s Fleet app.

Registreer ongevallen en reparaties

To log an accident, and initiate the repair process, the first step is to create a service record detailing the specific repairs needed.

Notitie

Some accidents require multiple repairs with several different vendors. For these scenarios, a separate service record is needed for each vendor performing repairs. To keep records organized, it is recommended to keep the Notes field identical, as well as attaching the same important documentation, such as a police report.

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Wagenpark ‣ Services om het hoofd-Services-dashboard te bekijken. Klik op Nieuw in de linkerbovenhoek en er wordt een leeg serviceformulier geladen.

Voer de volgende informatie in op het formulier:

  • Omschrijving: voer de omschrijving in van de reparaties die nodig zijn om het voertuig volledig te repareren, zoals Carrosserie, Vervanging voorruit of Vervanging bumper, banden en ramen.

  • Servicetype: selecteer voor dit voorbeeld Ongeval - Schuld bestuurder of Ongeval - Geen schuld, afhankelijk van de situatie.

    Wanneer je een van deze twee Servicetypes voor het eerst invoert, typ je het nieuwe servicetype in en klik je op Aanmaken (nieuw servicetype). Er verschijnt een pop-upvenster Servicetype aanmaken, waarbij het nieuwe servicetype het veld Naam invult. Selecteer in het veld Categorie Service uit het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op de knop Opslaan & sluiten.

    Zodra een ongeval-servicetype aan de database is toegevoegd, is het beschikbaar om te selecteren uit het vervolgkeuzemenu in het veld Servicetype.

  • Datum: selecteer met het agenda-popovervenster de datum waarop het ongeval plaatsvond. Navigeer naar de gewenste maand met de (pijl)-iconen en klik vervolgens op de datum om deze te selecteren.

  • Kosten: laat dit veld leeg, aangezien de reparatiekosten nog niet bekend zijn.

  • Leverancier: selecteer de leverancier die de reparaties uitvoert via het vervolgkeuzemenu. Als de leverancier nog niet in het systeem is ingevoerd, typ je de naam van de leverancier in en klik je op Aanmaken om deze toe te voegen, of op Aanmaken en bewerken… om de leverancier toe te voegen en te configureren.

  • Voertuig: selecteer het voertuig dat bij het ongeval betrokken was uit het vervolgkeuzemenu. Wanneer het voertuig is geselecteerd, wordt het veld Stuurprogramma ingevuld en verschijnt de meeteenheid voor het veld Kilometerstand.

  • Stuurprogramma: het huidige stuurprogramma dat voor het geselecteerde voertuig wordt vermeld, vult dit veld in wanneer het Voertuig is geselecteerd. Als een ander stuurprogramma het voertuig bestuurde toen het ongeval plaatsvond, selecteer je het juiste stuurprogramma uit het vervolgkeuzemenu.

  • Kilometerstand: voer de kilometerstand in op het moment dat het ongeval plaatsvond. De maateenheden zijn ofwel kilometers (km) of mijlen (mi), afhankelijk van hoe het geselecteerde voertuig is geconfigureerd.

  • NOTITIES: voer de specifieke details van het ongeval onderaan het serviceformulier in, zoals Hert aangereden of Kop-staart aanrijding op kruispunt tijdens stilstand.

Odoo biedt de mogelijkheid om belangrijke documenten, zoals reparatieschattingen en politierapporten, aan het servicerecord toe te voegen. Klik hiervoor op het (paperclip)-icoon in de chatter van het formulier. Er verschijnt een pop-upvenster met een bestandsverkenner. Navigeer naar het gewenste bestand en klik op Open om het bestand te uploaden.

Notitie

Zodra een bestand aan een servicerecord is toegevoegd, verschijnt er een sectie Files in de chatter. Klik op Attach files om meer documenten toe te voegen.

Voer de informatie voor een ongeluksreparatie in.

Servicefases

In Odoo’s Fleet app, there are four default service stages:

De standaardfase wanneer een servicerecord wordt aangemaakt. De service is aangevraagd, maar de reparaties zijn nog niet begonnen. Het veld Cost voor deze fase blijft nul.

Wijzig tijdens het reparatieproces de servicestatus om de huidige staat van het voertuig weer te geven op een van de volgende twee manieren: op het individuele servicerecord, of in de kanban-serviceweergave.

Servicerecord

Open het hoofddashboard Services door te navigeren naar Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Klik vervolgens op het individuele servicerecord om het gedetailleerde serviceformulier te openen. Klik op de gewenste fase rechtsboven, boven het serviceformulier, om de status te wijzigen.

De fases zoals weergegeven in het serviceformulier.

Kanban-weergave

Open het hoofddashboard Services door te navigeren naar Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Klik eerst op het Kanban-icoon rechtsboven in het scherm, waardoor alle reparaties per voertuig worden georganiseerd.

Verwijder vervolgens het standaard Service Type-filter in de zoekbalk. Hierna verschijnen alle services in een kanban-weergave, georganiseerd op basis van hun respectievelijke Status.

Sleep het servicerecord naar de gewenste fase.

De kanban-weergave van fases, met een kaart die wordt gesleept naar de fase Running.

Ongelukkenrapportage

Een van de belangrijkste redenen om ongevallen bij te houden met de methode die in dit document wordt beschreven, is de mogelijkheid om de totale ongelukskosten te bekijken, de veiligste bestuurders te bepalen en de werkelijke totale kosten voor specifieke voertuigen te berekenen.

Het hoofd-Services-dashboard toont alle verschillende ongeluksinformatie, terwijl het Rapportage-dashboard de totale kosten voor specifieke voertuigen weergeeft.

Dashboard voor diensten

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Wagenpark ‣ Diensten om het Diensten-dashboard te bekijken. Alle dienstrecords worden weergegeven in een (Lijst)-weergave, alfabetisch gegroepeerd op Diensttype.

De twee diensttypes die zijn aangemaakt voor ongevallenregistratie verschijnen in de lijst: Ongeval - Schuld bestuurder en Ongeval - Geen schuld.

Elke groepering toont het aantal records binnen elk type en geeft de individuele records weer onder elke groeperingstitel.

Example

In this example, there are six accidents where the driver was at fault, and four accidents that were not the driver’s fault. This dashboard also displays the estimated total Cost for all the accidents in each group.

An estimated $19,164.81 dollars are for driver-caused accident repairs, and an estimated $2,548.21 dollars are for no-fault accidents.

Ongevaldiensten, met de totale kosten gemarkeerd.

Notitie

De totale Kosten berekenen alle kosten op het reparatieformulier, inclusief geschatte kosten en definitieve reparatiekosten. Dit getal is mogelijk niet nauwkeurig als er reparaties in de fase Actief zijn en de definitieve leveranciersfactuur nog niet is berekend.

Rapportagedashboard

Navigeer naar Wagenpark-app ‣ Rapportage ‣ Kosten om het rapport Kostenanalyse te bekijken. Dit rapport toont een (Staafdiagram) van alle Contract- en Dienst-kosten voor het huidige jaar, standaard georganiseerd per maand (Datum : (jaar)). De Som, weergegeven door een grijze stippellijn, is het gecombineerde totaal van zowel de Contract- als de Dienst-kosten.

To view the total cost by vehicle, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Vehicle in the Group By column, and the data is organized by vehicle.

Dit toont de werkelijke kosten voor elk voertuig, inclusief zowel de contractkosten (zoals de maandelijkse voertuigleasekosten) als alle dienstkosten, inclusief alle ongevallen. Beweeg over een kolom om een pop-upvenster met gegevens te tonen, waarin de voertuignaam en de totale kosten worden weergegeven. Dit geeft een completer overzicht van de voertuigkosten.

Het rapport Kostenanalyse, met totale kosten per voertuig.

Klik op het icoon (Draaitabel) in de rechterbovenhoek van het dashboard Kostenanalyse om de individuele kostendetails voor zowel contractkosten als reparaties te bekijken. Dit toont elk voertuig op een aparte regel en geeft de Contract-kosten en Dienst-kosten weer, evenals de Totale kosten.

Het rapport Kostenanalyse, met de contract- en dienstkosten afzonderlijk weergegeven, evenals het totaal.

Notitie

De (Draaitabel)-weergave organiseert de gegevens standaard per voertuig, dus het groeperen van de gegevens op Voertuig is niet vereist. Als dit filter al is geactiveerd, heeft dit geen invloed op de weergegeven gegevens.

Ongevalreparaties beheren

Voor bedrijven met meerdere werknemers die een groot wagenpark beheren, kan het tijdbesparend zijn om alleen dienstrecords in de fases Nieuw en Actief weer te geven, als er een groot aantal records in het dashboard Diensten staat.

Navigate to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services, where all service requests are organized by Service Type. Next, click the (down arrow) icon at the right of the search bar, revealing a drop-down menu. Click Add Custom Filter in the Filters column, and a Add Custom Filter pop-up window appears.

Drie vervolgkeuzevelden moeten worden geconfigureerd in het pop-upvenster.

Scroll in het eerste veld naar beneden en selecteer Fase.

Laat het tweede veld ingesteld op =.

Selecteer Lopend uit het vervolgkeuzemenu in het laatste veld.

Klik vervolgens op het (plus) icoon rechts van het laatste veld, en een identieke regel verschijnt onder de huidige regel.

Wijzig vervolgens Lopend naar Nieuw in het derde veld van de tweede regel, en laat de andere velden ongewijzigd.

Klik op de knop Toevoegen onderaan om het nieuwe aangepaste filter toe te voegen.

De filterinstellingen die toegevoegd moeten worden om alleen nieuwe en lopende services weer te geven.

Deze kleine aanpassing toont alleen services in de fases Nieuw en Lopend. Dit is een nuttig rapport voor een bedrijf dat op elk moment een groot aantal reparaties beheert.

To have this report appear as the default report when opening the Services dashboard, click the (down arrow) icon at the far-right of the search bar. Next, click Save current search, beneath the Favorites column, which reveals another drop-down column beneath it. Tick the checkbox beside Default Filter, then click Save. Then, this customized Services dashboard appears, by default, anytime the Services dashboard is accessed.