Quầy lễ tân

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Cấu hình

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Địa điểm

In Odoo's Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Để tạo trạm, điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Cấu hình ‣ Trạm, và nhấp Tạo mới. Khi được nhấp, một biểu mẫu frontdesk trống xuất hiện.

Nhập thông tin sau đây trên biểu mẫu:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Người chịu trách nhiệm: chọn người (hoặc những người) được thông báo khi khách truy cập đăng ký bằng frontdesk cụ thể này. Có thể nhập nhiều lựa chọn. Trường này là bắt buộc để tạo trạm.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    Sau khi lưu, một URL được tạo trong trường URL Kiosk. URL này là một cách để truy cập kiosk frontdesk.

    Để truy cập kiosk, nhấp vào nút Sao chép ở cuối URL, và điều hướng đến URL đó trong trình duyệt web. URL này mở trang đăng ký frontdesk của trạm cụ thể đó.

    Mẹo

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    Hình ảnh được chọn cho ảnh trạm xuất hiện dưới dạng hình nền cho kiosk trạm.

Options tab

  • Lựa chọn Chủ nhà: nếu khách truy cập tham dự cuộc họp, tùy chọn này cho phép khách truy cập chọn chủ cuộc họp từ danh sách được trình bày và thông báo cho người đó. Khi được bật, các trường bổ sung xuất hiện, như chi tiết bên dưới.

  • Xác thực Khách: nếu cần thông tin bổ sung khi khách đăng ký, hãy bật tùy chọn này và chọn trường nào sau đây là bắt buộc:

    • Email: chọn xem địa chỉ email của khách có Bắt buộc, Tùy chọn hay không yêu cầu thông tin này (Không).

    • Điện thoại: chọn xem số điện thoại của khách có Bắt buộc, Tùy chọn hay không yêu cầu thông tin này (Không).

    • Tổ chức: chọn xem tổ chức của khách có Bắt buộc, Tùy chọn hay không yêu cầu thông tin này (Không).

  • Giao diện: chọn chế độ màu của kiosk. Chọn Sáng hoặc Tối. Lựa chọn Sáng hiển thị nền xám nhạt trên kiosk, trong khi lựa chọn Tối hiển thị nền xám đen và đen.

  • Tự nhận phòng: bật tùy chọn này để hiển thị mã QR nhận phòng trên kiosk. Mã QR cho phép khách nhận phòng bằng thiết bị di động của họ thay vì sử dụng kiosk. Tùy chọn này được khuyến nghị cho kiosk bận rộn với nhiều khách nhận phòng cùng lúc.

  • Mời đồ uống: bật tùy chọn này để mời khách một món đồ uống khi check in. Nếu tùy chọn này được bật, bạn cần phải cấu hình các loại đồ uống được phục vụ thông qua liên kết Cấu hình đồ uống xuất hiện khi bật tùy chọn. Sau khi đã cấu hình đầy đủ các lựa chọn đồ uống, hãy chọn từng loại đồ uống sẽ được mời bằng menu thả xuống.

Ghi chú

Các tùy chọn sau chỉ hiển thị trong tab Tùy chọn nếu tùy chọn Chọn người tiếp đón được bật.

  • Thông báo qua email: bật tùy chọn này để gửi email đến người mà khách đến gặp khi nhận phòng. Khi được bật, trường Mẫu email xuất hiện bên dưới, với Mẫu email lễ tân mặc định được chọn.

    Để thay đổi mẫu email mặc định, nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu email, sau đó chọn mẫu email khác.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Thông báo qua SMS: bật tùy chọn này để gửi tin nhắn SMS (văn bản) đến người mà khách đến gặp khi nhận phòng. Khi được bật, trường Mẫu SMS xuất hiện bên dưới, với Mẫu SMS lễ tân mặc định được chọn.

    Để thay đổi mẫu SMS mặc định, nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu SMS và chọn mẫu SMS khác.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Ghi chú

Discuss được cài đặt mặc định khi tạo cơ sở dữ liệu Odoo và không tính vào hóa đơn. Miễn là ứng dụng Discuss không bị gỡ cài đặt cố ý, tùy chọn Thông báo qua Discuss sẽ hoạt động.

Example

Định dạng tin nhắn mặc định cho tùy chọn Thông báo qua Discuss là: (Trạm lễ tân) Nhận phòng: (Tên khách) (Số điện thoại khách) (Tổ chức) để gặp (Tên nhân viên).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Biểu mẫu trạm lễ tân với tất cả thông tin đã điền.

Tab Tin nhắn bên

Nhập bất kỳ văn bản mong muốn nào để hiển thị trên kiosk của trạm sau khi khách đã nhận phòng, chẳng hạn như lời chào mừng hoặc bất kỳ hướng dẫn cần thiết nào. Văn bản xuất hiện trên trang xác nhận, ở phía bên phải màn hình sau khi khách hoàn tất quy trình nhận phòng.

Đồ uống

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Để thêm tùy chọn đồ uống, điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Cấu hình ‣ Đồ uống, và nhấp Mới. Thao tác này sẽ hiển thị biểu mẫu đồ uống trống để cấu hình.

Nhập thông tin sau vào biểu mẫu đồ uống:

  • Tên đồ uống: nhập tên của tùy chọn đồ uống vào trường này. Trường này là bắt buộc.

  • Người cần thông báo: sử dụng menu thả xuống trong trường này để chọn người được thông báo khi đồ uống được chọn. Có thể nhập nhiều người trong trường này. Trường này là bắt buộc.

  • Trình tự: nhập một giá trị số vào trường này để xác định vị trí của lựa chọn đồ uống này trong danh sách. Số càng nhỏ thì đồ uống đó sẽ xuất hiện ở vị trí càng cao trong danh sách. Ví dụ, nhập số một sẽ đặt đồ uống đó lên đầu danh sách và xuất hiện đầu tiên trong trình tự.

Mẹo

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Hình ảnh đã chọn bây giờ xuất hiện trong trường hình ảnh và được đặt làm hình ảnh cho đồ uống.

Biểu mẫu đồ uống với thông tin đã điền cho espresso.

Bảng điều khiển trạm

Mẹo

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Hình ảnh đã chọn bây giờ xuất hiện trong trường hình ảnh và được đặt làm hình ảnh cho đồ uống.

Thiết lập ki-ốt

Thiết lập từng kiosk để sử dụng sau khi cấu hình các trạm khác nhau. Khuyến nghị sử dụng một thiết bị chuyên dụng cho mỗi kiosk tiền sảnh, chẳng hạn như máy tính bảng.

Điều hướng đến kiosk theo một trong hai cách:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Cấu hình ‣ Trạm, và nhấp vào trạm mong muốn. Sau đó, nhấp nút Sao chép ở cuối dòng URL Kiosk, và dán URL vào tab hoặc cửa sổ trình duyệt mới.

Quan trọng

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

Báo cáo

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Để truy cập một trong hai báo cáo này, điều hướng đến ứng dụng Frontdesk ‣ Báo cáo để hiển thị menu thả xuống chứa các tùy chọn: Khách và Đồ uống.

Báo cáo Khách hiển thị số lượng khách theo tháng, cho năm hiện tại. Báo cáo Đồ uống cho biết có bao nhiêu yêu cầu tổng cộng được thực hiện cho mỗi đồ uống.

Như với tất cả các báo cáo trong Odoo, các bộ lọc và nhóm có thể được sửa đổi để hiển thị các chỉ số khác.

Xem thêm