แผนกต้อนรับส่วนหน้า

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

การกำหนดค่า

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

สถานี

In Odoo's Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

ในการสร้างสถานี ไปที่ แอปบริการลูกค้า ‣ การกำหนดค่า ‣ สถานี และคลิก สร้าง เมื่อคลิกแล้ว แบบฟอร์มบริการลูกค้าเปล่าจะปรากฏขึ้น

ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในแบบฟอร์ม:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • ผู้รับผิดชอบ: เลือกบุคคล (หรือหลายคน) ที่จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้มาเยือนเช็คอินโดยใช้บริการลูกค้าเฉพาะนี้ สามารถเลือกได้หลายรายการ ช่องนี้จำเป็นต้องกรอกเพื่อสร้างสถานี

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    เมื่อบันทึกแล้ว URL จะถูกสร้างขึ้นในช่อง URL คีออสก์ URL นี้เป็นหนึ่งในวิธีการเข้าถึงคีออสก์บริการลูกค้า

    ในการเข้าถึงคีออสก์ ให้คลิกปุ่ม คัดลอก ที่ท้าย URL แล้วไปที่ URL นั้นในเว็บเบราว์เซอร์ URL นี้จะเปิดหน้าการลงชื่อเข้าใช้บริการลูกค้าของสถานีเฉพาะนั้น

    Tip

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    ภาพที่เลือกสำหรับภาพสถานีจะปรากฏเป็นภาพพื้นหลังสำหรับคีออสก์สถานี

แท็บตัวเลือก

  • การเลือกเจ้าภาพ: หากผู้มาเยือนเข้าร่วมการประชุม ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ผู้มาเยือนเลือกเจ้าภาพการประชุมจากรายชื่อที่แสดง และแจ้งเตือนบุคคลนั้น เมื่อเปิดใช้งาน ช่องเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้นตามรายละเอียดด้านล่าง

  • ยืนยันแขก: หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อแขกเช็คอิน ให้เปิดใช้งานตัวเลือกนี้ และเลือกว่าข้อมูลใดต่อไปนี้ที่ต้องการ:

    • อีเมล: เลือกว่าที่อยู่อีเมลของแขกเป็น จำเป็น, ทางเลือก, หรือไม่ขอข้อมูลเลย (ไม่มี)

    • โทรศัพท์: เลือกว่าหมายเลขโทรศัพท์ของแขกเป็น จำเป็น, ทางเลือก, หรือไม่ขอข้อมูลเลย (ไม่มี)

    • องค์กร: เลือกว่าองค์กรของแขกเป็น จำเป็น, ทางเลือก, หรือไม่ขอข้อมูลเลย (ไม่มี)

  • ธีม: เลือกโหมดสีของคีออสก์ เลือก สว่าง หรือ มืด การเลือก สว่าง จะแสดงพื้นหลังสีเทาอ่อนบนคีออสก์ ในขณะที่การเลือก มืด จะแสดงพื้นหลังสีเทาเข้มและสีดำ

  • เช็คอินด้วยตนเอง: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อแสดงรหัส QR สำหรับเช็คอินบนคีออสก์ รหัส QR ช่วยให้แขกสามารถเช็คอินโดยใช้อุปกรณ์มือถือแทนการใช้คีออสก์ แนะนำให้ใช้ตัวเลือกนี้สำหรับคีออสก์ที่มีผู้คนพลุกพล่านซึ่งมีแขกหลายคนเช็คอินในเวลาเดียวกัน

  • เสนอเครื่องดื่ม: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อเสนอเครื่องดื่มให้แขกเมื่อเช็คอิน หากเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ จำเป็นต้อง กำหนดค่าเครื่องดื่มที่จะเสนอ ผ่านลิงก์ กำหนดค่าเครื่องดื่ม ที่ปรากฏขึ้นเมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ เมื่อกำหนดค่าตัวเลือกเครื่องดื่มทั้งหมดแล้ว ให้เลือกเครื่องดื่มแต่ละชนิดที่จะเสนอโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง

Note

ตัวเลือกต่อไปนี้จะปรากฏในแท็บ Options เฉพาะเมื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Host Selection เท่านั้น

  • Notify by email: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อส่งอีเมลถึงบุคคลที่แขกต้องการพบเมื่อเช็คอิน เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ฟิลด์ Email Template จะปรากฏด้านล่าง โดยมี Frontdesk Email Template เป็นค่าเริ่มต้นที่เลือกไว้

    หากต้องการเปลี่ยนเทมเพลตอีเมลเริ่มต้น ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์ Email Template จากนั้นเลือกเทมเพลตอีเมลอื่น

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notify by SMS: เปิดใช้งานตัวเลือกนี้เพื่อส่งข้อความ SMS (ข้อความ) ถึงบุคคลที่แขกต้องการพบเมื่อเช็คอิน เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ฟิลด์ SMS Template จะปรากฏด้านล่าง โดยมี Frontdesk SMS Template เป็นค่าเริ่มต้นที่เลือกไว้

    หากต้องการเปลี่ยนเทมเพลต SMS เริ่มต้น ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์ SMS Template แล้วเลือกเทมเพลต SMS อื่น

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Note

แชท ถูกติดตั้งตามค่าเริ่มต้นเมื่อสร้างฐานข้อมูล Odoo และไม่นับรวมในการเรียกเก็บเงิน ตราบใดที่ไม่มีการถอนการติดตั้งแอปพลิเคชัน แชท โดยตั้งใจ ตัวเลือก Notify by Discuss ก็จะทำงาน

Example

รูปแบบข้อความเริ่มต้นสำหรับตัวเลือก Notify by Discuss คือ: (Frontdesk Station) Check-In: (Guest Name) (Guest Phone Number) (Organization) to meet (Name of employee).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

แบบฟอร์มสถานีบริการลูกค้าที่กระอกทุกข้อมูลแล้ว

แท็บ Side Message

ป้อนข้อความที่ต้องการให้ปรากฏบนคีออสก์ของสถานีหลังจากที่แขกเช็คอินแล้ว เช่น คำทักทายต้อนรับหรือคำแนะนำที่จำเป็น ข้อความจะปรากฏบนหน้ายืนยัน ทางด้านขวาของหน้าจอหลังจากที่แขกทำการเช็คอินเสร็จสิ้น

เครื่องดื่ม

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

หากต้องการเพิ่มตัวเลือกเครื่องดื่ม ให้ไปที่ Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks แล้วคลิก New การดำเนินการนี้จะแสดงแบบฟอร์มเครื่องดื่มเปล่าเพื่อกำหนดค่า

ป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในแบบฟอร์มเครื่องดื่ม:

  • Drink Name: พิมพ์ชื่อของตัวเลือกเครื่องดื่มในฟิลด์นี้ ฟิลด์นี้จำเป็นต้องกรอก

  • ผู้ที่จะแจ้งเตือน: ใช้เมนูแบบเลื่อนลงในฟิลด์นี้เพื่อเลือกว่าใครจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อเครื่องดื่มถูกเลือก สามารถป้อนหลายคนในฟิลด์นี้ได้ ฟิลด์นี้จำเป็นต้องกรอก

  • ลำดับ: ป้อนค่าตัวเลขในฟิลด์นี้เพื่อระบุว่าตัวเลือกนี้แสดงที่ใดในรายการตัวเลือกเครื่องดื่ม ยิ่งตัวเลขต่ำ เครื่องดื่มก็จะแสดงในลำดับที่สูงขึ้น ตัวอย่างเช่น การป้อนตัวเลขหนึ่งจะทำให้เครื่องดื่มนั้นอยู่ด้านบนสุดของรายการและแสดงเป็นอันดับแรกในลำดับ

Tip

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

รูปภาพที่เลือกจะปรากฏในฟิลด์รูปภาพ และถูกตั้งเป็นรูปภาพสำหรับเครื่องดื่ม

ฟอร์มเครื่องดื่มพร้อมข้อมูลที่กรอกสำหรับเอสเปรสโซ

แดชบอร์ดของสถานี

Tip

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

รูปภาพที่เลือกจะปรากฏในฟิลด์รูปภาพ และถูกตั้งเป็นรูปภาพสำหรับเครื่องดื่ม

การตั้งค่าคีออสก์

ตั้งค่าคีออสก์แต่ละตัวสำหรับการใช้งานหลังจากกำหนดค่าสถานีต่างๆ แล้ว แนะนำให้ใช้อุปกรณ์เฉพาะสำหรับคีออสก์บริการลูกค้าแต่ละตัว เช่น แท็บเล็ต

นำทางไปยังคีออสก์ในหนึ่งในสองวิธี:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • นำทางไปที่ แอปบริการลูกค้า ‣ การกำหนดค่า ‣ สถานี และคลิกที่สถานีที่ต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม คัดลอก ที่ส่วนท้ายของบรรทัด Kiosk URL และวาง URL ลงในแท็บหรือหน้าต่างเบราว์เซอร์ใหม่

Important

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

การรายงาน

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

หากต้องการเข้าถึงรายงานเหล่านี้ ให้นำทางไปที่ แอปบริการลูกค้า ‣ การรายงาน เพื่อแสดงเมนูแบบเลื่อนลงที่มีตัวเลือก: ผู้มาเยือน และ เครื่องดื่ม

รายงาน ผู้มาเยือน แสดงจำนวนผู้มาเยือนรายเดือนสำหรับปีปัจจุบัน รายงาน เครื่องดื่ม แสดงจำนวนคำขอทั้งหมดสำหรับเครื่องดื่มแต่ละประเภท

เช่นเดียวกับรายงานทั้งหมดใน Odoo ฟิลเตอร์และกลุ่มสามารถปรับเปลี่ยนเพื่อแสดงตัวชี้วัดอื่นๆ ได้เช่นกัน

ดูเพิ่มเติม