フロントデスク

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

設定

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

窓口

In Odoo's Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

To create a station, navigate to Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Stations, and click New. When clicked, a blank frontdesk form appears.

フォームに以下の情報を入力して下さい:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Responsibles: select the person (or persons) who are alerted when a visitor checks in using this specific frontdesk. Multiple selections can be entered. This field is required in order to create a station.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    Once saved, a URL is generated in the Kiosk URL field. This URL is one way the frontdesk kiosk is accessed.

    To access the kiosk, click the Copy button at the end of the URL, and navigate to that URL in a web browser. This URL opens that specific station's frontdesk sign-in page.

    ちなみに

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    ステーションの写真として選択された画像は、ステーションキオスクの背景画像として表示されます。

オプションタブ

  • ホスト選択：訪問者が会議に参加する場合、このオプションにより訪問者は表示されたリストから会議のホストを選択し、その人に通知できます。有効にすると、以下に詳述する追加フィールドが表示されます。

  • ゲスト認証：ゲストがチェックインする際に追加情報が必要な場合は、このオプションを有効にし、次のうちどれが必須かを選択します:

    • メール：ゲストのメールアドレスが必須、任意、または情報が全く要求されないか (なし) を選択します。

    • 電話：ゲストの電話番号が必須、任意、または情報が全く要求されないか (なし) を選択します。

    • 組織：ゲストの組織が必須、任意、または情報が全く要求されないか (なし) を選択します。

  • テーマ：キオスクのカラーモードを選択します。ライトまたはダークのいずれかを選択します。ライトを選択すると、キオスクに淡い灰色の背景が表示され、ダークを選択すると、濃い灰色と黒の背景が表示されます。

  • セルフチェックイン：このオプションを有効にすると、キオスクにチェックインQRコードが表示されます。QRコードにより、ゲストはキオスクを使用する代わりに、モバイルデバイスを使用してチェックインできます。このオプションは、常に複数のゲストがチェックインする混雑したキオスクに推奨されます。

  • ドリンクのオファー：このオプションを有効にすると、チェックイン時にゲストにドリンクを提供します。このオプションを有効にする場合は、オプションが有効になったときに表示されるドリンクの設定リンクから、提供するドリンクを設定する必要があります。すべてのドリンクオプションが設定されたら、ドロップダウンメニューを使用して提供する各ドリンクを選択します。

注釈

次のオプションは、ホスト選択オプションが有効になっている場合にのみ、オプションタブに表示されます。

  • メールで通知：このオプションを有効にすると、チェックイン時にゲストが訪問する相手にメールが送信されます。有効にすると、その下にメールテンプレートフィールドが表示され、デフォルトのフロントデスクメールテンプレートが選択されます。

    デフォルトのメールテンプレートを変更するには、メールテンプレートフィールドのドロップダウンメニューをクリックし、別のメールテンプレートを選択します。

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • SMSで通知：このオプションを有効にすると、チェックイン時にゲストが訪問する相手にSMS (テキスト) メッセージが送信されます。有効にすると、その下にSMSテンプレートフィールドが表示され、デフォルトのフロントデスクSMSテンプレートが選択されます。

    デフォルトのSMSテンプレートを変更するには、SMSテンプレートフィールドのドロップダウンメニューをクリックし、別のSMSテンプレートを選択します。

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

注釈

ディスカスはOdooデータベース作成時にデフォルトでインストールされており、請求対象にはカウントされません。ディスカスアプリケーションが意図的にアンインストールされていない限り、ディスカスで通知オプションは機能します。

Example

ディスカスで通知オプションのデフォルトメッセージ形式は次のとおりです: (フロントデスクステーション) チェックイン: (ゲスト名) (ゲスト電話番号) (組織) が (従業員名) に面会。

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

すべての情報が入力されたフロントデスクステーションフォーム。

サイドメッセージタブ

ゲストがチェックインした後にステーションキオスクに表示したいテキストを入力します。例えば、歓迎の挨拶や必要な指示などです。このテキストは、ゲストがチェックインプロセスを完了した後、確認ページの画面右側に表示されます。

飲み物

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

飲み物オプションを追加するには、フロントデスクアプリ ‣ 設定 ‣ 飲み物に移動し、新規をクリックします。これにより、設定用の空白の飲み物フォームが表示されます。

飲み物フォームに次の情報を入力します：

  • 飲み物名：このフィールドに飲み物オプションの名前を入力します。このフィールドは必須です。

  • 通知先：このフィールドのドロップダウンメニューを使用して、飲み物が選択されたときに通知される人を選択します。このフィールドには複数の人を入力できます。このフィールドは必須です。

  • 順序：このフィールドに数値を入力して、飲み物オプションのリスト内でこの特定のオプションが表示される位置を指定します。数値が小さいほど、リストの上位に飲み物が表示されます。例えば、数値1を入力すると、その飲み物がリストの最上位に配置され、順序の最初に表示されます。

ちなみに

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

選択した画像が画像フィールドに表示され、飲み物の画像として設定されます。

エスプレッソの情報が入力された飲み物フォーム。

ステーションダッシュボード

ちなみに

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

選択した画像が画像フィールドに表示され、飲み物の画像として設定されます。

キオスクセットアップ

各種ステーションを設定した後、各キオスクを使用できるように設定します。各フロントデスクキオスクには、タブレットなどの専用デバイスを使用することをお勧めします。

次の2つの方法のいずれかでキオスクに移動します：

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • フロントデスクアプリ ‣ 設定 ‣ ステーションに移動し、目的のステーションをクリックします。次に、キオスクURL行の最後にあるコピーボタンをクリックし、URLを新しいブラウザタブまたはウィンドウに貼り付けます。

重要

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

レポーティング

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

これらのレポートにアクセスするには、フロントデスクアプリ ‣ レポーティングに移動して、ドロップダウンメニューを表示し、訪問者と飲み物のオプションを確認します。

訪問者レポートには、現在の年の月ごとの訪問者数が表示されます。飲み物レポートには、各飲み物に対して行われたリクエストの総数が表示されます。

Odoo のすべてのレポートと同様に、フィルターとグループを変更して他の指標を表示することもできます。

参照