Gegevens opschonen

The Odoo Data Cleaning app maintains data integrity and consistency with the following features:

  • Dedupliceert: voegt dubbele items samen of verwijdert ze om te zorgen dat gegevens uniek zijn.

  • Recyclen: identificeert verouderde records om ze te archiveren of te verwijderen.

  • Formats: standaardiseert tekstgegevens door ze op te zoeken en te vervangen volgens gespecificeerde behoeften.

Customizable rules ensure text data stays up-to-date, streamlined, consistently formatted, and aligned with company-specific formatting requirements.

Install modules

The Data Cleaning application consists of several modules. Install the following to access all available features:

Naam
Technical name

Omschrijving
Data Recycle
data_recycle

Base module to enable the recycle feature, available on Odoo Community edition.
Gegevens opschonen
gegevens_opschonen

Enables field cleaning feature to format text data across multiple records, available only on Odoo Enterprise edition.
Data Cleaning (merge)
data_merge

Enables the deduplication feature to find similar (or duplicate) records, and merge them, available only on Odoo Enterprise edition.
CRM Deduplicatie
data_merge_crm

Enables the deduplication feature on the CRM app, and uses the CRM default merging feature.
Helpdesk Merge action
data_merge_helpdesk

Enables the merge feature for the Helpdesk app.
Project Merge action
data_merge_project

Enables the merge feature for the Projects app.
UTM Deduplication
data_merge_utm

Enables the merge feature for the UTM Tracker app.
WMS Accounting Merge
data_merge_stock_account

Creates a warning in cases of products merging that may affect inventory valuation, if the Inventory app is installed.

Ontdubbeling

The Duplicates dashboard groups similar records to be merged by matching conditions within the records set by the deduplication rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Deduplication.

Deduplicatiedashboard in de toepassing Gegevensopschoning.

De RULE zijbalk toont elk van de actieve ontdubbelingsregels en toont het totale aantal gedetecteerde duplicaten naast elke regel.

By default, the All rule is selected. Records are grouped by their rule, with a Similarity rating (out of 100%), with the following columns:

  • Created On: de datum en tijd waarop de originele record is gemaakt.

  • Naam: de naam of titel van het originele record.

  • Veldwaarden: de oorspronkelijke recordwaarden voor de velden die worden gebruikt om duplicaten te detecteren.

  • Gebruikt in: Toont andere modellen die verwijzen naar de originele record.

  • ID: de unieke ID van het oorspronkelijke record.

  • Is Master: the duplicates are merged into the master record. There can only be one master record in a grouping of similar records.

Selecteer een specifieke regel in de REGEL zijbalk om de dubbele records te filteren.

Dubbele records samenvoegen

Om records samen te voegen, kies je eerst een master record binnen de groepering van gelijksoortige records. De masterrecord fungeert als de basis, waar alle extra informatie uit soortgelijke records in wordt samengevoegd.

Optioneel kan er geen masterrecord worden ingesteld, zodat Odoo willekeurig een record kiest om in samen te voegen.

Klik vervolgens op de knop Samenvoegen bovenaan de groep gelijksoortige records. Klik vervolgens op Ok om het samenvoegen te bevestigen.

Once a record is merged, a message is logged in the chatter of the master record, describing the merge. Certain records, like Project tasks, are logged in the chatter with a link to the old record as a convenient reference of the merge.

Tip

Verwijder groepen door op de DISCARD knop te klikken. Als je dit doet, wordt de groepering uit de lijst verborgen en gearchiveerd.

View discarded groupings by selecting the Discarded filter from the search bar.

Regels voor ontdubbeling

The Deduplication Rules set the conditions for how records are detected as duplicates.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication.

Tip

The deduplication rules run once every day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Merge: Find Duplicate Records). However, each rule can be ran manually anytime.

Een deduplicatieregel wijzigen

Select a default rule to edit, or create a new rule by clicking on the New button.

Kies eerst een Model voor deze regel. Als je een model selecteert, wordt de titel van de regel bijgewerkt naar het gekozen model.

Configureer optioneel een Domein om de records te specificeren die in aanmerking komen voor deze regel. Het aantal records dat in aanmerking komt wordt getoond in de # record(s) link.

Depending on the selected Model, the Duplicate Removal field appears. Choose whether to Archive or Delete merged records.

Selecteer vervolgens een Merge Mode:

  • Handmatig: vereist dat elke dubbele groep handmatig wordt samengevoegd, schakelt ook het Gebruikers waarschuwen veld in.

  • Automatic: automatically merges duplicate groupings, without notifying users, based on the records with a similarity percentage above the threshold set in the Similarity Threshold field.

Schakel de Active om te beginnen met het vastleggen van duplicaten met deze regel zodra deze is opgeslagen.

Maak ten slotte ten minste één ontdubbelingsregel in het Deduplicatieregels veld, door te klikken op Een regel toevoegen, onder de Uniek ID veld kolom.

  • Select a field in the model from the Unique ID Field drop-down menu. This field is referenced for similar records.

  • Select a matching condition in the Match If field to apply the deduplication rule, depending on the text in the Unique ID Field:

    • Exacte overeenkomst: de tekens in de tekst komen precies overeen.

    • Case/Accent Insensitive Match: the characters in the text match, regardless of casing and language-specific accent differences.

Belangrijk

At least one Deduplication Rules must be set for the rule to capture duplicates.

Tip

Er zijn nog een paar velden beschikbaar voor een geavanceerde configuratie.

In een database met meerdere bedrijven is het veld Cross-Company beschikbaar. Als dit is ingeschakeld, worden duplicaten van verschillende bedrijven voorgesteld.

Activate Ontwikkelaarsmodus (debugmodus) to display the Suggestion Threshold field. Duplicates with a similarity below the threshold set in this field are not suggested.

Als de regelconfiguratie voltooid is, kun je het regelformulier sluiten of doe de regel handmatig om direct dubbele records vast te leggen.

Handmatig een deduplicatieregel uitvoeren

To manually run a specific deduplication rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication, and select the rule to run.

Selecteer dan op het regelformulier de Deduplicate knop linksboven. Als je dat doet, geeft de Duplicates slimme knop het aantal vastgelegde duplicaten weer.

Click on the Duplicates smart button to manage these records.

Records recyclen

Use the recycle records feature to rid the database of old and outdated records.

The Field Recycle Records dashboard displays records that can be archived or deleted, by matching conditions within the records set by the recycle record’s rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Recycle Records.

Field Recycle Records dashboard in the Data Cleaning application.

The RECYCLE RULES sidebar lists each of the active recycle record rules.

By default, the All option is selected. Records are displayed with the following columns:

  • Record ID: het ID van het oorspronkelijke record.

  • Recordnaam: de naam of titel van het originele record.

Select a specific rule in the RECYCLE RULES sidebar to filter the records.

Om records te recyclen klik je op de Validate knop op de rij van de record.

Als dat gebeurt, wordt het record gerecycled, afhankelijk van hoe de regel is geconfigureerd, om te worden gearchiveerd of verwijderd uit de database.

Tip

Gooi groepen weg door op de Verwijder knop te klikken. Als je dit doet, wordt het record verborgen uit de lijst en in de toekomst niet meer gedetecteerd door de recycle regel.

Bekijk verwijderde records door het Verwijderd filter te selecteren uit het zoekbalk uitklapmenu.

Recycle record regels

The Recycle Records Rules set the conditions for how records are recycled.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records.

Tip

Recycle rules run once a day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Recycle: Clean Records). However, each rule can be run manually anytime.

Standaard bestaan er geen recycle-record regels. Klik op de New knop om een nieuwe regel aan te maken.

Op het regelformulier voor recycle-records kies je eerst een Model voor deze regel. Als je een model selecteert, wordt de titel van de regel bijgewerkt naar het gekozen model.

Configureer optioneel een Filter om de records te specificeren die in aanmerking komen voor deze regel. Het aantal records dat in aanmerking komt wordt getoond in de # record(s) link.

Configureer vervolgens het veld en het tijdbereik voor hoe de regel de te recyclen records detecteert:

  • Tijdveld: selecteer een veld uit het model om de tijd op te baseren (Delta).

  • Delta: voer de tijdsduur in, die een geheel getal moet zijn (bijvoorbeeld 7).

  • Delta-eenheid: selecteer de tijdseenheid (Dagen, Weken, Maand, of Jaren).

Then, select a Recycle Mode:

  • Handmatig: vereist dat elke gedetecteerde record handmatig wordt gerecycled en schakelt het Gebruikers informeren veld in.

  • Automatisch: voegt automatisch gerecyclede groepen samen, zonder gebruikers hiervan op de hoogte te stellen.

Selecteer ten slotte een Recycleer actie om Archive of Delete records te selecteren. Als Verwijderen is geselecteerd, kies dan of Gearchiveerde records wel of niet in de regel moeten worden opgenomen.

Als de regelconfiguratie voltooid is, kun je het regelformulier sluiten of doe de regel handmatig om direct records vast te leggen om te recyclen.

Example

Je kunt een recycleregel configureren om gearchiveerde leads en opportunities te verwijderen die een jaar geleden voor het laatst zijn bijgewerkt, en met een specifieke reden voor verlies, door de volgende configuratie te gebruiken:

  • Model: Lead/Opportunity

  • Filter:

    • Active is not set

    • Verloren reden is in te duur

  • Tijdveld: Laatst bijgewerkt op (Lead/Opportunity)

  • Delta: 1

  • Delta Eenheid: Jaren

  • Recycle Mode: Automatic

  • Recycleer actie: Verwijderen

  • Include Gearchiveerd:

Recycle records regelformulier voor een lead/opportunity.

Voer handmatig een recycle regel uit

To manually run a specific recycle rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records, and select the rule to run.

Klik vervolgens op het regelformulier op de Run Now knop linksboven. Als je dat doet, geeft de Records slimme knop het aantal vastgelegde records weer.

Click the Records smart button to manage these records.

Veldreiniging

Use the field cleaning feature to maintain consistent formatting of names, phone numbers, IDs and other fields throughout a database.

The Field Cleaning Records dashboard displays formatting changes to data in fields of a record, to follow a convention set by the field cleaning rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Field Cleaning.

Field Cleaning Records dashboard in the Data Cleaning application.

The CLEANING RULES sidebar lists each of the active cleaning rules.

By default, the All rule is selected. Records are listed with the following columns:

  • Record ID: het ID van het oorspronkelijke record.

  • Recordnaam: de naam of titel van het originele record.

  • Field: the original record’s field that contains the value to format.

  • Current: the current value in the field of the original record.

  • Suggested: the suggested formatted value in the field of the original record.

To clean and format records, click the Validate button on the row of the record.

Upon doing so, the record is formatted and/or cleaned.

Tip

Discard records by clicking the Discard button. Upon doing so, the record is hidden from the list and will not be detected by the field cleaning rule again in the future.

View discarded records by selecting the Discarded filter from the search bar.

Field cleaning rules

The Field Cleaning Rules set the conditions for fields to be cleaned and/or formatted.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning.

Tip

The field cleaning rules run once every day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Cleaning: Clean Records). However, each rule can be ran manually anytime.

By default, a Contact rule exists to format and clean up the Contacts app records. Select the Contact record to make edits, or select the New button to create a new rule.

On the field cleaning rule form, first choose a Model for this rule to target. Selecting a model updates the rule title to the chosen model.

Next, configure at least one rule by clicking Add a line in the Rules section.

Upon doing so, a Create Rules popover window appears with the following fields to configure:

  • Select a Field To Clean from the model to assign to an action.

  • Choose one of the following Action options:

    • Trim Spaces reveals the Trim field to select the All Spaces or Superfluous Spaces option. Leading, trailing, and successive spaces are considered superfluous.

      Example

      The contact name Dr.  John   Doe can be formatted with the following Trim options:

      • All Spaces: DR.JohnDoe

      • Superfluous Spaces: DR. John Doe

    • Set Type Case reveals the Case field to select either First Letters to Uppercase, All Uppercase, or All Lowercase.

      Example

      The lead/opportunity title lumber inc, Lorraine douglas can be formatted with the following Case options:

      • First Letters to Uppercase: Lumber Inc, Lorraine Douglas

      • All Uppercase: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

      • All Lowercase: lumber inc, lorraine douglas

    • Format Phone converts the phone number to an international country format.

      Example

      • Belgium: 061928374 +32 61 92 83 74

      • United States: 800 555-0101 +1 800-555-0101

    • Scrap HTML converts HTML to plain text.

      Example

      HTML text
      <h1>John Doe</h1>
<p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
      Gewone tekst
      **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com

    Once a field and action are selected, click Save to close the Create Rules popover window.

Then, select a Cleaning Mode:

  • Manual: requires each detected field to be manually cleaned and enables the Notify Users field.

  • Automatic: automatically cleans fields without notifying users.

With the rule’s configuration complete, either close the rule form, or run the rule manually to instantly capture fields to clean.

Manually run a field cleaning rule

To manually run a specific field cleaning rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning, and select the rule to run.

Then, on the rule form, select the Clean button on the top-left. Upon doing so, the Records smart button displays the number of records captured.

Click on the Records smart button to manage these records.

Actiemanager samenvoegen

The Merge Action Manager enables or disables the Merge action available in the Actions menu for models in the database.

Enable Ontwikkelaarsmodus (debugmodus) and navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Merge Action Manager.

Models are listed with the following columns:

  • Model: technical name of the model.

  • Model Description: display name of the model.

  • Type: whether the model is of the Base Object or Custom Object type.

  • Transient Model: the model handles temporary data that does not need to be stored long-term in the database.

  • Can Be Merged: enables the Merge action for the model.

To view which models are enabled by default, use the search bar to filter models that Can Be Merged.

Zie ook

Merge contacts