Limpieza de datos

La aplicación Limpieza de datos de Odoo mantiene la integridad y coherencia de los datos con las siguientes funciones:

• Deduplicación: fusiona o elimina entradas duplicadas para que los datos en la base de datos sean únicos.

• Reciclaje: identifica registros desactualizados para archivarlos o eliminarlos.

• Formato: homologa los datos de texto al encontrar y sustituir el mismo de acuerdo a necesidades específicas.

Las reglas personalizables garantizan que los datos de texto se mantengan actualizados, optimizados, con un formato coherente y alineados con los requisitos de formato específicos de la empresa.

Instalación de módulos

La aplicación Limpieza de datos consta de varios módulos. Instala los siguientes para acceder a todas las funciones disponibles:

Nombre Nombre técnico	Descripción
Reciclaje de datos data_recycle	Módulo base para habilitar la función de reciclaje, disponible en Odoo Community edition.
Limpieza de datos data_cleaning	Habilita la función de limpieza de campos para formatear datos de texto en múltiples registros, disponible solo en Odoo Enterprise edition.
Limpieza de datos (fusión) data_merge	Habilita la función de deduplicación para encontrar registros similares (o duplicados) y fusionarlos, disponible solo en Odoo Enterprise edition.

Additionally, several app-specific modules are available

Deduplicación de CRM data_merge_crm	Habilita la función de deduplicación en la aplicación CRM y utiliza la función de fusión predeterminada de CRM.
Acción de fusión para Servicio al cliente data_merge_helpdesk	Habilita la función de fusión para la aplicación Servicio de asistencia.
Acción de fusión para Proyecto data_merge_project	Habilita la función de fusión para la aplicación Proyectos.
Deduplicación de UTM data_merge_utm	Habilita la función de fusión para la aplicación Rastreador UTM.
Sistema de gestión de almacén - Fusión de contabilidad data_merge_stock_account	Crea una advertencia en casos de fusión de productos que pueden afectar la valoración de inventario, si la aplicación Inventario está instalada.

Deduplicación

El tablero Duplicados agrupa registros similares para ser fusionados mediante condiciones coincidentes dentro de los registros establecidos por las reglas de deduplicación.

Navega a este tablero yendo a aplicación Limpieza de datos ‣ Deduplicación.

La barra lateral REGLA incluye todas las reglas de deduplicación activas y muestra el número total de duplicados detectados junto a ellas.

Por defecto, se selecciona la regla Todas. Los registros se agrupan por su regla, con una calificación de Similitud (sobre 100%), con las siguientes columnas:

• Creado el: la fecha y hora de creación del registro original.

• Nombre: el nombre o título del registro original.

• Valores de campo: los valores del registro original de los campos que se utilizan para detectar duplicados.

• Se utiliza en: incluye otros modelos que hacen referencia al registro original.

• ID: el ID único del registro original.

• Es maestro: los duplicados se fusionan en el registro maestro. Solo puede haber un registro maestro en una agrupación de registros similares.

Seleccione una regla específica en la barra lateral REGLA para filtrar los registros duplicados.

Fusionar registros duplicados

Para fusionar los registros primero debe elegir un registro maestro en el grupo de registros similares. El registro principal es la base con la que se fusiona toda la información adicional de los registros similares.

No seleccione ningún registro como maestro para que Odoo elija uno aleatorio para fusionarlo.

Primero haga clic en el botón Fusionar situado en la parte superior del grupo de registros similares y después haga clic en De acuerdo para confirmar la fusión.

Una vez que se fusiona un registro, se registra un mensaje en el chatter del registro maestro describiendo la fusión. Ciertos registros, como las tareas de Proyecto, se registran en el chatter con un enlace al registro antiguo como referencia conveniente de la fusión.

Truco

Haga clic en el botón DESCARTAR para descartar los grupos. El grupo quedará oculto de la lista y lo archivará.

Visualiza las agrupaciones descartadas seleccionando el filtro Descartado de la barra de búsqueda.

Reglas de deduplicación

Las Reglas de deduplicación establecen las condiciones de cómo se detectan los registros como duplicados.

Estas reglas se pueden configurar para cada modelo en la base de datos y con distintos niveles de especificidad. Para empezar, navega a aplicación Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Deduplicación.

Truco

Las reglas de deduplicación se ejecutan una vez al día, por defecto, como parte de una acción programada cron (Fusión de datos: buscar registros duplicados). Sin embargo, cada regla puede ejecutarse manualmente en cualquier momento.

Modificar reglas de deduplicación

Selecciona una regla predeterminada para editar, o crea una nueva regla haciendo clic en el botón Nuevo.

Primero elija un modelo para esta regla. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

También puede configurar un dominio para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

El campo Eliminación de duplicados aparece según el modelo que haya seleccionado. Elija si desea archivar o eliminar los registros fusionados.

Después, seleccione un modo de fusión:

• Manual: deberá fusionar los grupos duplicados de manera manual. También habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: los grupos duplicados se fusionan en automático sin notificar a los usuarios, basándose en los registros con un porcentaje de similitud superior al umbral establecido en el campo Umbral de similitud.

Habilite el botón Activo para comenzar a incluir los registros duplicados con esta regla en cuanto la guarde.

Por último, cree al menos una regla de deduplicación en el campo Reglas de deduplicación. Haga clic en Agregar una línea en la columna Campo de ID único.

• Seleccione uno de los campos del modelo con el menú desplegable Campo de ID único. Este campo se referenciará para registros similares.

• Seleccione una condición en el campo Coincide si para aplicar la regla de deduplicación según el texto en el Campo de ID único:

  • Coincidencia exacta: los caracteres del texto coinciden de manera exacta.

  • Coincidencia que no distingue entre mayúsculas, minúsculas y acentos: los caracteres del texto coinciden sin importar si están en mayúsculas, minúsculas o si tienen acentos.

Importante

Debe establecerse al menos una Reglas de deduplicación para que la regla capture duplicados.

Truco

También están disponibles otros campos para realizar una configuración más avanzada.

El campo Interempresa estará disponible si la base de datos es multiempresa. Al habilitarlo también se sugieren los registros duplicados de otras empresas.

Active el Modo de desarrollador (modo de depuración) para visualizar el campo Umbral de sugerencia. Los duplicados que tengan una similitud menor a la configurada en el campo anterior no formarán parte de las sugerencias.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros duplicados.

Ejecutar una regla de deduplicación manualmente

Para ejecutar manualmente una regla de deduplicación específica en cualquier momento, navega a aplicación Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Deduplicación y selecciona la regla a ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Deduplicar en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Duplicados mostrará el número de duplicados capturados.

Haz clic en el botón inteligente Duplicados para gestionar estos registros.

Reciclar registros

Usa la función reciclar registros para deshacerte de registros antiguos y obsoletos en la base de datos.

El tablero Reciclar registros de campo muestra registros que se pueden archivar o eliminar, al coincidir con las condiciones dentro de los registros establecidas por las reglas de reciclaje de registros.

Navega a este tablero yendo a aplicación Limpieza de datos ‣ Reciclar registros.

La barra lateral REGLAS DE RECICLAJE enumera cada una de las reglas activas de reciclaje de registros.

Por defecto, se selecciona la opción Todas. Los registros se muestran con las siguientes columnas:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

Selecciona una regla específica en la barra lateral REGLAS DE RECICLAJE para filtrar los registros.

Para reciclar registros, haga clic en el botón Validar situado en la fila del registro.

El registro se recicla después de presionar ese botón. Según la manera en que esté configurada la regla, se archivará o eliminará de la base de datos.

Truco

Haga clic en el botón Descartar para descartar los grupos. Al hacerlo, el registro ya no aparecerá en la lista y la regla de reciclaje no lo detectará.

Seleccione el filtro Descartado en el menú desplegable de la barra de búsqueda para ver estos registros.

Reglas de reciclado de registros

Las Reglas de reciclaje de registros establecen las condiciones de cómo se reciclan los registros.

Estas reglas se pueden configurar para cada modelo en la base de datos y con distintos niveles de especificidad. Para empezar, navega a aplicación Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Reciclar registros.

Truco

Las reglas de reciclaje se ejecutan una vez al día, por defecto, como parte de una acción programada cron (Reciclaje de datos: Limpiar registros). Sin embargo, cada regla puede ejecutarse manualmente en cualquier momento.

No existen reglas de reciclaje de registros de forma predeterminada. Haga clic en el botón Nuevo para crear una.

Primero elija un modelo para esta regla en el formulario de regla de reciclaje de registro. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

También puede configurar un filtro para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

Luego, configure el campo y el intervalo para que la regla detecte los registros a reciclar:

• Campo de tiempo: Seleccione un campo del modelo para basar el tiempo (Delta).

• Delta: Escriba la duración del tiempo. Debe ser un número entero (por ejemplo, 7).

• Unidad delta: Seleccione la unidad de tiempo (días, semanas, meses o años).

Después, seleccione un modo de reciclado:

• Manual: Deberá reciclar de forma manual los registros detectados y habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: Fusiona los grupos reciclados en automático sin notificar a los usuarios.

Por último, seleccione una acción de reciclaje para archivar o eliminar registros. Si selecciona Eliminar, elija si desea incluir los registros archivados en la regla.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros a reciclar.

Example

Es posible configurar una regla de reciclaje para eliminar oportunidades y leads archivados que tuvieron su última actualización hace un año y que cuentan con un motivo de pérdida de la siguiente manera:

• Modelo: Lead/Oportunidad

• Filtro:

  • Activo es no establecido

  • Motivo de pérdida está en Demasiado caro

• Campo de tiempo: Última actualización el (Lead/Oportunidad)

• Delta: 1

• Unidad delta: Años

• Modo de reciclado: Automático

• Accion de reciclar: Eliminar

• Incluir archivados:

Ejecutar una regla de reciclado manualmente

Para ejecutar manualmente una regla de reciclaje específica en cualquier momento, ve a aplicación Reciclaje de datos ‣ Configuración ‣ Reciclar registros y selecciona la regla que deseas ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Ejecutar ahora en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Registros mostrará el número de registros capturados.

Haz clic en el botón inteligente Registros para gestionar estos registros.

Limpieza de campos

Utiliza la función de limpieza de campos para mantener un formato consistente de nombres, números de teléfono, ID y otros campos en toda la base de datos.

El tablero Registros de limpieza de campos muestra los cambios de formato en los datos de los campos de un registro, para seguir una convención establecida por las reglas de limpieza de campos.

Ve a este tablero yendo a aplicación Reciclaje de datos ‣ Limpieza de campos.

La barra lateral REGLAS DE LIMPIEZA enumera cada una de las reglas de limpieza activas.

Por defecto, la regla Todos está seleccionada. Los registros se listan con las siguientes columnas:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

• Campo: el campo del registro original que contiene el valor a formatear.

• Actual: el valor actual en el campo del registro original.

• Sugerido: el valor formateado sugerido en el campo del registro original.

Para limpiar y formatear registros, haz clic en el botón Validar en la fila del registro.

Al hacerlo, el registro se formatea y/o limpia.

Truco

Descarta registros haciendo clic en el botón Descartar. Al hacerlo, el registro se oculta de la lista y no será detectado por la regla de limpieza de campos nuevamente en el futuro.

Visualiza los registros descartados seleccionando el filtro Descartados de la barra de búsqueda.

Reglas de limpieza de campos

Las Reglas de limpieza de campos establecen las condiciones para que los campos sean limpiados y/o formateados.

Estas reglas se pueden configurar para cada modelo en la base de datos y con diferentes niveles de especificidad. Para comenzar, ve a aplicación Reciclaje de datos ‣ Configuración ‣ Limpieza de campos.

Truco

Las reglas de limpieza de campos se ejecutan una vez al día, por defecto, como parte de una acción programada cron (Reciclaje de datos: Limpiar registros). Sin embargo, cada regla puede ejecutarse manualmente en cualquier momento.

Por defecto, existe una regla Contacto para formatear y limpiar los registros de la aplicación Contactos. Selecciona el registro Contacto para realizar cambios o selecciona el botón Nuevo para crear una nueva regla.

En el formulario de regla de limpieza de campos, primero elige un Modelo para que esta regla se aplique. Seleccionar un modelo actualiza el título de la regla al modelo elegido.

A continuación, configura al menos una regla haciendo clic en Añadir una línea en la sección Reglas.

Al hacerlo, aparece una ventana emergente Crear reglas con los siguientes campos para configurar:

• Selecciona un Campo a limpiar del modelo para asignar a una acción.

• Elige una de las siguientes opciones de Acción:

  • Recortar espacios muestra el campo Recortar para seleccionar la opción Todos los espacios o Espacios superfluos. Los espacios iniciales, finales y sucesivos se consideran superfluos.

    Example

    El nombre de contacto Dr.  John   Doe puede formatearse con las siguientes opciones de Recortar:

    • Todos los espacios: DR.JohnDoe

    • Espacios superfluos: DR. John Doe

  • Establecer tipo de mayúsculas muestra el campo Mayúsculas para seleccionar Primeras letras en mayúsculas, Todo en mayúsculas o Todo en minúsculas.

    Example

    El título de cliente potencial/oportunidad lumber inc, Lorraine douglas puede formatearse con las siguientes opciones de Mayúsculas:

    • Primeras letras en mayúsculas: Lumber Inc, Lorraine Douglas

    • Todo en mayúsculas: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

    • Todo en minúsculas: lumber inc, lorraine douglas

  • Formatear teléfono convierte el número de teléfono a un formato de país internacional.

    Example

    • Bélgica: 061928374 +32 61 92 83 74

    • Estados Unidos: 800 555-0101 +1 800-555-0101

  • Eliminar HTML convierte HTML a texto sin formato.

    Example

    Texto HTML

    <h1>John Doe</h1>
    <p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
    

    Texto sin formato

    **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com
    

  Una vez seleccionados un campo y una acción, haz clic en Guardar para cerrar la ventana emergente Crear reglas.

Luego, selecciona un Modo de limpieza:

• Manual: requiere que cada campo detectado se limpie manualmente y habilita el campo Notificar a los usuarios.

• Automático: limpia los campos automáticamente sin notificar a los usuarios.

Una vez completada la configuración de la regla, cierra el formulario de la regla o ejecuta la regla manualmente para capturar instantáneamente los campos a limpiar.

Ejecutar manualmente una regla de limpieza de campos

Para ejecutar manualmente una regla específica de limpieza de campos en cualquier momento, ve a aplicación Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Limpieza de campos y selecciona la regla a ejecutar.

Luego, en el formulario de la regla, selecciona el botón Limpiar en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Registros muestra el número de registros capturados.

Haz clic en el botón inteligente Registros para gestionar estos registros.

Gestor de acciones de fusión

El Gestor de acciones de fusión habilita o deshabilita la acción Fusionar disponible en el menú Acciones para modelos en la base de datos.

Habilita Modo de desarrollador (modo de depuración) y ve a aplicación Limpieza de datos ‣ Configuración ‣ Gestor de acciones de fusión.

Los modelos se listan con las siguientes columnas:

• Modelo: nombre técnico del modelo.

• Descripción del modelo: nombre visible del modelo.

• Tipo: si el modelo es de tipo Objeto base u Objeto personalizado.

• Modelo transitorio: el modelo maneja datos temporales que no necesitan almacenarse a largo plazo en la base de datos.

• Se puede fusionar: habilita la acción Fusionar para el modelo.

Para ver qué modelos están habilitados por defecto, usa la barra de búsqueda para filtrar modelos que Se pueden fusionar.

Ver también

Fusionar contactos