Alemania

Contabilidad

Ver también

Documentación sobre la legalidad y el cumplimiento de las facturas electrónicas en Alemania

Plan de cuentas

Los planes de cuenta SKR03 y SKR04 son compatibles en Odoo. Al crear una nueva base de datos de Odoo en línea, se instala el SKR03 de forma predeterminada.

Verifique cuál está instalado en Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes y verifique el campo Paquete de la sección Localización fiscal.

Advertencia

Solo puede seleccionar otro paquete si no ha creado un asiento de contabilidad. Si se publicó una, se debe configurar una empresa o base de datos nueva para seleccionar otro paquete. Ademas, todos los asientos de diario deberán crearse de nuevo.

Reportes

Los siguientes son los reportes específicos de Alemania disponibles en Odoo Enterprise:

• Balance general

• Pérdidas y ganancias

• Reporte fiscal (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Lista de ventas de la CE

• Intrastat

Exportar asientos de Odoo a DATEV

Provided that one of the German fiscal localization packages is installed, you can export your accounting entries from Odoo to DATEV from the general ledger.

Se necesitan dos tipos de exportaciones: la exportación DATEV ATCH y la exportación DATEV DATA.

Nota

Ambas se necesitan en diferentes etapas para transferir los datos de forma correcta a DATEV, ya que DATEV funciona con dos interfaces, una para los clientes (DUO - DATEV Unternehmen Online) y otra para los contadores (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Vaya a Contabilidad ‣ Reportes ‣ Libro mayor general, haga clic en el botón (Acciones) y seleccione Datev ATCH (zip).

Suba el archivo ZIP descargado con el software DATEV Belegtransfer.

Si no tiene el software DATEV Belegtransfer instalado en su computadora, pídale ayuda a su contador.

Advertencia

El archivo DATEV ATCCH ZIP incluye los archivos (reportes) vinculados a una factura de cliente o proveedor de Odoo. Para facturas emitidas a los clientes, el archivo se debe generar con el botón Imprimir y enviar. Para facturas emitidas de los proveedores, debe recibir el archivo a un alias de correo electrónico o lo debe haber subido con el botón Subir.

Archivo ZIP DATEV ATCH

El archivo ZIP contiene dos tipos de archivos:

• Los archivos de facturas individuales (PDF, JPEG, etc.) del periodo seleccionado en el libro mayor.

• Un archivo document.xml que se usa para generar un ID único (GUID) para cada archivo.

Estos ID únicos son esenciales ya que dejan que DATEV vincule los archivos de forma automática a los asientos de diario individuales, que se importarán con el archivo DATEV DATA en el siguiente paso.

2. DATEV DATA

Vaya a Contabilidad ‣ Reportes ‣ Libro mayor general, haga clic en el botón (Acciones) y seleccione Datev DATA (zip).

Envíe el archivo ZIP que descargó a su contador, que deberá importar el archivo ZIP a DATEV Rechnungswesen.

Pregúntele a su contador la frecuencia con la que necesita estos archivos.

Archivo ZIP DATEV ATCH

El archivo ZIP contiene tres archivos CSV:

• El archivo EXTF_customer_accounts.csv que contiene toda la información relacionada a sus clientes.

• El archivo EXTF_vendor_accounts.csv que contiene toda la información relacionada a sus proveedores.

• El archivo EXTF_accounting_entries.csv que contiene todos los asientos de diario del periodo definido en el libro mayor, asó como un ID único (GUID) para que los asientos se puedan vincular a los archivos dentro del ZIP DATEV ATCH.

Cumplimiento con GoBD

GoBD significa Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. En resumen, es una guía para la gestión y almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a datos, que es relevante para las autoridades fiscales alemanas, la declaración de impuestos y el balance general.

Estos principios los escribió y publicó el Ministerio Federal de Finanzas (BMF, por sus siglas en alemán) en noviembre de 2014. Desde enero de 2015, se han convertido en la norma y reemplazaron a las practicas previamente aceptadas que se encontraban ligadas a la contabilidad computarizada. El BMF realizó varios cambios durante el 2019 y enero de 2020 para especificar el contenido y debido al desarrollo de soluciones electrónicas (alojamiento en la nube, empresas que están dejando de usar papel, etcétera).

Importante

Odoo tiene la certificación de cumplimiento con GoBD.

Entender el GoBD dentro de un software de contabilidad

El GoBD es vinculante para empresas que tienen cuentas presentes, esto incluye pymes, profesionales independientes y emprendedores**. Debido a esto, el contribuyente es el único responsable de la conservación completa y exhaustiva de los datos con relevancia fiscal (los datos financieros y relacionados antes mencionados).

Además de los requisitos del software, es esencial que el usuario asegure los sistemas de control interno (en cumplimiento con la sección 146 del Código Fiscal):

• Control de los permisos de acceso

• Separación de deberes y separación funcional

• Controles de entrada (notificaciones de error, comprobaciones de factibilidad)

• Comprobación de conciliación al registrar los datos

• Controles de procesamiento

• Medidas para prevenir la manipulación intencional o no intencional del software, información o documentos

El usuario debe distribuir tareas dentro de su organización a las posiciones relevantes (control) y verificar que las tareas se realicen en su totalidad y de manera correcta (supervisión). Se debe registrar el resultado de estos controles (documentación) y si se llegan a encontrar errores durante estos controles, se deben llevar a cabo las acciones correspondientes para corregir la situación (prevención).

Seguridad de datos

El contribuyente debe asegurar el sistema contra cualquier pérdida de datos resultado de eliminación, retiro o robo de cualquier información. Si los asientos no están bien asegurados, se concluirá que la teneduría de libros no cumple con las normas GoBD.

Una vez que se publique el registro de libros, ya no se pueden modificar o eliminar por medio de la aplicación.

• Si utiliza Odoo en la nube, las copias de seguridad periódicas forman parte del servicio de Odoo en línea. Además, puede descargar y realizar respaldos periódicos en sistemas externos.

  Ver también

  Alojamiento en la nube de Odoo - Acuerdo de nivel de servicio

• Si el servidor funciona a nivel local, es responsabilidad del usuario crear la infraestructura de respaldo necesaria.

Importante

En algunos casos, es necesario conservar los datos durante diez años o más, así que siempre tenga copias de seguridad almacenadas ya que son aún más importantes si decide cambiar de proveedor de software.

Responsabilidad del editor del software

Considerando que GoBD solo aplica al contribuyente, el editor del software de ninguna manera puede ser responsable de la documentación correcta y conforme de los datos financieros transaccionales de sus clientes. Solo puede brindar las herramientas necesarias para que el usuario respete las normas relacionadas al software que se describen en GoBD.

Asegurar el cumplimiento con Odoo

Las palabras clave al hablar de GoBD son: trazable, verificable, verdadero, claro y continuo. En resumen, debe contar con un almacenamiento a prueba de auditoría y Odoo le brinda los medios para lograr todos esos objetivos:

1. Trazable y verificable

   Cada registro en Odoo tiene la marca de la persona que creó el documento, la fecha de creación, la fecha de modificación y quién lo modificó. Además, se lleva un registro de los campos relevantes, por lo que puede observar qué valores cambiaron y quién los cambió en el chatter del objeto relevante.
2. Completo

   Debe registrar todos los datos financieros en el sistema, no puede faltar nada. Odoo se asegura de que no haya espacios en la numeración de las transacciones financieras. Es responsabilidad del usuario codificar todos los datos financieros en el sistema. Como la mayoría de los datos en Odoo se generan en automático, sigue siendo responsabilidad del usuario codificar todas las facturas de proveedor y operaciones misceláneas.
3. Precisión

   Odoo se asegura de que se usen las cuentas correctas con la configuración correcta. Además, los mecanismos de control entre órdenes de compra y órdenes de venta y sus respectivas facturas refleja la realidad del negocio. Es responsabilidad del usuario escanear y y adjuntar facturas impresas del proveedor a su respectivo registro de Odoo. La aplicación Documentos le ayuda a automatizar esta tarea.
4. Contabilización y registros puntuales

   Ya que la mayoría de la información financiera en Odoo se genera con objetos transaccionales (por ejemplo, la factura se registra al confirmarla), Odoo garantiza la puntualidad en el mantenimiento de los registros. Es responsabilidad del usuario codificar puntualmente todas las facturas del proveedor entrantes, así como las operaciones misceláneas.
5. Orden

   Los datos financieros almacenados en Odoo se ordenan por definición y se pueden reordenar de acuerdo con la mayoría de los campos presentes en el modelo. El GoBD no impone ningún orden específico, pero el sistema debe garantizar que cualquier transacción dada se pueda encontrar rápidamente por un tercero. Odoo garantiza esto de forma inmediata.
6. Inalterabilidad

   Al instalar la localización alemana, Odoo se configura de tal manera que se podrá adherir a la cláusula de inalterabilidad sin tener que realizar más personalizaciones.

Exportación de GoBD

En caso de control fiscal, la autoridad tributaria puede pedirle al sistema de contabilidad tres niveles de acceso (Z1, Z2, Z3). Estos niveles varían de acceso directo a la interfaz, hasta la entrega de datos financieros en un dispositivo de almacenamiento.

En caso de transferir datos financieros a un dispositivo de almacenamiento, el GoBD no impone un formato específico. Pueden tener, por ejemplo, formato XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP, AS/400 u algún otro. Odoo admite la exportación CSV y XLS de datos financieros listos para usar. El GoBD recomienda que se exporten en un formato GoBD específico basado en XML (consulte la Sección 3 de «Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung»), pero no es vinculante.

Incumplimiento

En caso de que ocurra una infracción, puede recibir una multa y una orden judicial en la que le solicitarán que implemente medidas específicas.

Punto de venta

Sistema técnico de seguridad

La Kassensicherungsverordnung (Ley de protección contra la manipulación de registros digitales) requiere que los sistemas de registro electrónico (entre ellos los sistemas del punto de venta) se encuentren equipados con un sistema técnico de seguridad, también conocido como TSS o TSE.

Odoo ofrece un sistema compatible con fiskaly, una solución alojada en la nube.

Importante

Ya que esta solución está alojada en la nube, necesita una conexión a internet estable.

Nota

Las únicas tasas de IVA permitidas las proporciona fiskaly, puede consultarlas en fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition (API: definición del IVA).

Configuración

Instale los módulos Alemania - Certificación para el Punto de Venta (l10n_de_pos_cert) y Alemania - Certificación para el Punto de Venta de tipo Restaurante (l10n_de_pos_res_cert).

Truco

Si estos módulos no aparecen en la lista de aplicaciones, actualícela.

Registro de la empresa ante la autoridad fiscal

Para registrar su empresa abra la aplicación Ajustes, haga clic en Actualizar información en la sección Empresas y llene los campos a continuación:

• Nombre de la empresa

• Dirección

• IVA

• St.-Nr. (Steuernummer): este número lo asigna la oficina fiscal a cualquier persona física o moral que deba pagar impuestos, por ejemplo, 2893081508152.

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer): este número se usa como un número de identificación permanente para personas económicamente activas.

Ahora puede registrar a su empresa con fiskaly. Para hacerlo, abra la pestaña de Fiskaly y haga clic en el botón Registro de fiskaly.

Truco

Si no puede ver el botón de Registro de fiskaly, asegúrese de guardar los detalles de su empresa y que ya no se encuentre en el modo de edición.

Una vez que finalice el registro, aparecerán nuevos campos:

• ID de organización de fiskaly, este corresponde al ID de su empresa en el sitio de fiskaly.

• Clave API de fiskaly y un secreto de API de Fiskaly, que son las credenciales que el sistema usa para acceder a los servicios que ofrece fiskaly.

Nota

Puede solicitar nuevas credenciales si tiene problemas con las actuales, solo debe hacer clic en el botón Nuevas claves.

Cree un sistema técnico de seguridad y vincúlelo al PdV

Para usar el Punto de venta en Alemania, primero cree un TSS en Punto de venta ‣ Configuración ‣ Punto de venta. Seleccione el Punto de venta que quiere editar y después marque la casilla Crear un TSS que se encuentra en la sección API de Fiskaly.

Una vez que haya creado un TSS de forma exitosa, verá:

• El ID de TSS se refiere al ID de su TSS en fiskaly.

• El ID del cliente fiskaly, que corresponde a su PdV en fiskaly.

Exportación DSFinV-K

Siempre que cierra una sesión del PdV se envían los detalles de las órdenes al servicio DSFinV-K de fiskaly.

En caso de una auditoría, puede exportar los datos enviados a DSFinV-K. Para ello, vaya a Punto de venta ‣ Órdenes ‣ Exportaciones de DSFinV-k ‣ Nuevo.

Los siguientes campos son obligatorios:

• Fecha y hora de inicio: datos a exportar con fechas mayores o iguales a la fecha de inicio indicada.

• Fecha y hora final: datos a exportar con fechas menores o iguales a la fecha de finalización indicada.

Deje el campo Punto de venta en blanco para exportar los datos de todos sus puntos de venta. Si solo quiere exportar los datos de un PdV en específico, indíquelo aquí.

Cuando se logra activar una exportación y se está procesando, el campo Estado debe decir Pendiente. Haga clic en Actualizar estado para ver si está listo.