Duitsland

Boekhouding

Grootboekschema

Zowel SKR03- als SKR04-rekeningschema’s worden ondersteund in Odoo. Wanneer je een nieuwe Odoo Online-database aanmaakt, wordt SKR03 standaard geïnstalleerd.

Controleer welke is geïnstalleerd door te gaan naar Boekhouding ‣ Configuratie ‣ Instellingen en het veld Pakket te controleren onder de sectie Fiscale lokalisatie.

Waarschuwing

Een ander pakket selecteren is alleen mogelijk als je nog geen boeking hebt aangemaakt. Als er al een is geboekt, moet een nieuw bedrijf of een nieuwe database worden opgezet om een ander pakket te selecteren. Bovendien moeten alle boekingen opnieuw worden aangemaakt.

Rapportages

De volgende Duits-specifieke rapporten zijn beschikbaar op Odoo Enterprise:

• Balans

• Winst & Verlies

• Btw-aangifte (Umsatzsteuervoranmeldung)

• ICP-aangifte

• Intrastat

Boekingen exporteren van Odoo naar DATEV

Op voorwaarde dat een van de Duitse fiscale lokalisatiepakketten is geïnstalleerd, kun je je boekingen vanuit Odoo naar DATEV exporteren vanuit het grootboek.

Twee soorten exports zijn nodig: eerst de DATEV ATCH-export, daarna de DATEV DATA-export.

Notitie

Beide zijn nodig in verschillende fases om de gegevens correct naar DATEV over te dragen, omdat DATEV met twee interfaces werkt: een voor klanten (DUO - DATEV Unternehmen Online) en een voor belastingadviseurs (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Ga naar Boekhouding ‣ Rapportage ‣ Grootboek, klik op de knop (Acties) en selecteer Datev ATCH (zip).

Upload het gedownloade ZIP-bestand via de DATEV Belegtransfer software.

Notitie

Als je de DATEV Belegtransfer software niet geïnstalleerd hebt op je computer, vraag dan je belastingadviseur om je hierbij te helpen.

Waarschuwing

Het DATEV ATCH ZIP-bestand bevat de bestanden (rapporten) die zijn gekoppeld aan een Odoo verkoopfactuur of leveranciersfactuur. Voor klantfacturen moet het bestand zijn gegenereerd met de knop Versturen. Voor leveranciersfacturen moet het bestand zijn ontvangen via een e-mailalias of zijn geüpload met de knop Uploaden.

DATEV ATCH ZIP-bestand

Het ZIP-bestand bevat twee soorten bestanden:

• de individuele factuur-/leveranciersfactuurbestanden (pdf, JPEG, enz.) voor de geselecteerde periode op het grootboek, en

• een document.xml-bestand dat wordt gebruikt om een unieke ID (GUID) voor elk bestand te genereren.

Deze unieke ID’s zijn essentieel omdat ze DATEV in staat stellen de bestanden automatisch te koppelen aan de individuele boekingsregels, die in de volgende stap met het DATEV DATA-bestand worden geïmporteerd.

2. DATEV DATA

Ga naar Boekhouding ‣ Rapportage ‣ Grootboek, klik op de knop (Acties) en selecteer Datev DATA (zip).

Draag het gedownloade ZIP-bestand over aan je belastingadviseur. Deze moet het ZIP-bestand importeren in DATEV Rechnungswesen.

Overleg met je belastingadviseur hoe vaak deze bestanden nodig zijn.

DATEV ATCH ZIP-bestand

Het ZIP-bestand bevat drie CSV-bestanden:

• hetEXTF_customer_accounts.csv-bestand met alle informatie met betrekking tot je klanten,

• hetEXTF_vendor_accounts.csv-bestand met alle informatie met betrekking tot je leveranciers, en

• hetEXTF_accounting_entries.csv-bestand met alle boekingsregels voor de periode die is gedefinieerd in het grootboek, evenals de unieke ID’s (GUID) zodat de boekingsregels kunnen worden gekoppeld aan de bestanden in het DATEV ATCH ZIP-bestand.

GoBD-naleving

GoBD staat voor Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kortom, het is een richtlijn voor het correct beheren en opslaan van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm, evenals voor datatoegang, die relevant is voor de Duitse belastingdienst, belastingaangifte en balansrekening.

Deze principes zijn geschreven en gepubliceerd door het Federale Ministerie van Financiën (BMF) in november 2014. Sinds januari 2015 zijn ze de norm geworden en hebben ze eerder geaccepteerde praktijken met betrekking tot geautomatiseerde boekhouding vervangen. Verschillende wijzigingen zijn aangebracht door de BMF in 2019 en januari 2020 om een deel van de inhoud te verduidelijken vanwege de ontwikkeling van digitale oplossingen (cloudhosting, papierloze bedrijven, enz.).

Belangrijk

Odoo is gecertificeerd als GoBD-conform.

GoBD begrijpen in relatie tot boekhoudsoftware

De GoBD is bindend voor bedrijven die rekening en verantwoording moeten afleggen, waaronder het MKB, freelancers en ondernemers, aan de financiële autoriteiten. Als zodanig is de belastingplichtige zelf de enige verantwoordelijke voor het volledige en uitputtende behoud van fiscaal relevante gegevens (bovengenoemde financiële en gerelateerde gegevens).

Naast softwarevereisten moet de gebruiker interne controlesystemen waarborgen (in overeenstemming met art. 146 van de Belastingwet):

• toegangsrechtencontrole;

• scheiding van taken, functionele scheiding;

• invoercontroles (foutmeldingen, plausibiliteitscontroles);

• aflettercontroles bij gegevensinvoer;

• verwerkingscontroles; en

• maatregelen om opzettelijke of onopzettelijke manipulatie van software, gegevens of documenten te voorkomen.

De gebruiker moet taken binnen hun organisatie verdelen over de relevante functies (controle) en verifiëren dat de taken correct en volledig worden uitgevoerd (toezicht). Het resultaat van deze controles moet worden vastgelegd (documentatie), en mochten er fouten worden gevonden tijdens deze controles, dan moeten passende maatregelen om de situatie te corrigeren worden ingevoerd (preventie).

Gegevensbeveiliging

De belastingplichtige moet het systeem beveiligen tegen gegevensverlies door verwijdering, wissing of diefstal van gegevens. Als de invoer niet voldoende is beveiligd, wordt de boekhouding beschouwd als niet in overeenstemming met de GoBD-richtlijnen.

Zodra boekingen definitief geboekt zijn, kunnen ze niet langer gewijzigd of verwijderd worden via de applicatie.

• Als Odoo in de cloud wordt gebruikt, maken regelmatige back-ups deel uit van de Odoo Online-service. Bovendien kunnen regelmatige back-ups worden gedownload en op externe systemen worden opgeslagen.

  Zie ook

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• Als de server lokaal wordt beheerd, is de gebruiker verantwoordelijk voor het creëren van de benodigde back-upinfrastructuur.

Belangrijk

In sommige gevallen moeten gegevens tien jaar of langer bewaard worden, dus maak altijd back-ups. Dit is nog belangrijker als je besluit van softwareprovider te veranderen.

Verantwoordelijkheid van de software-editor

Aangezien de GoBD alleen van toepassing is op de belastingbetaler, kan de softwareleverancier op geen enkele manier verantwoordelijk worden gehouden voor de nauwkeurige en conforme documentatie van de financiële transactiegegevens van hun gebruikers. Het kan slechts de nodige hulpmiddelen bieden voor de gebruiker om de softwaregerelateerde richtlijnen te respecteren die in de GoBD worden beschreven.

Naleving garanderen via Odoo

De kernwoorden als het gaat om GoBD zijn: traceerbaar, verifieerbaar, waar, duidelijk en continu. Kortom, je moet auditbestendige archivering hebben, en Odoo biedt je de middelen om al deze doelstellingen te bereiken:

1. Traceerbaarheid en verifieerbaarheid

   Elk record in Odoo krijgt een stempel met de maker van het document, de aanmaakdatum, de wijzigingsdatum en wie het heeft gewijzigd. Bovendien worden relevante velden gevolgd. Zo kan worden gezien welke waarde door wie is gewijzigd in de chatter van het relevante object.
2. Volledigheid

   Alle financiële gegevens moeten in het systeem worden geregistreerd en er mogen geen hiaten zijn. Odoo zorgt ervoor dat er geen hiaat is in de nummerreeks van de financiële transacties. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om alle financiële gegevens in het systeem te coderen. Aangezien de meeste financiële gegevens in Odoo automatisch worden gegenereerd, blijft het de verantwoordelijkheid van de gebruiker om alle leveranciersfacturen en memoriaalboekingen volledig te coderen.
3. Nauwkeurigheid

   Odoo zorgt ervoor dat, met de juiste configuratie, de juiste rekeningen worden gebruikt. Bovendien weerspiegelen de controlemechanismen tussen inkooporders en verkooporders en hun respectieve facturen de realiteit van het bedrijf. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de papieren leveranciersfactuur te scannen en te koppelen aan het respectieve record in Odoo. Odoo Documenten helpt je deze taak te automatiseren.
4. Tijdige boeking en administratie

   Omdat de meeste financiële gegevens in Odoo gegenereerd worden door de transactionele objecten (bijvoorbeeld wordt de factuur geboekt bij bevestiging), zorgt Odoo standaard voor tijdige administratie. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om alle inkomende leveranciersfacturen tijdig in te voeren, evenals de diversen bewerkingen.
5. Volgorde

   Financiële gegevens opgeslagen in Odoo zijn per definitie geordend en kunnen worden gesorteerd op de meeste velden die aanwezig zijn in het model. Een specifieke volgorde wordt niet afgedwongen door de GoBD, maar het systeem moet ervoor zorgen dat een bepaalde financiële transactie snel kan worden gevonden door een externe expert. Odoo garandeert dit out-of-the-box.
6. Onveranderlijkheid

   Met de Duitse Odoo-lokalisatie is Odoo standaard zo geconfigureerd dat aan de onveranderlijkheidsclausule voldaan kan worden zonder verdere aanpassingen.

GoBD-export

In het geval van fiscale controle kan de belastingdienst drie toegangsniveaus tot het boekhoudsysteem aanvragen (Z1, Z2, Z3). Deze niveaus variëren van directe toegang tot de interface tot het overdragen van de financiële gegevens op een opslagapparaat.

In het geval van een overdracht van financiële gegevens naar een opslagmedium, schrijft de GoBD niet het formaat voor. Het kan bijvoorbeeld in XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-formaat, AS/400-formaat of anders. Odoo ondersteunt de CSV- en XLS-export van financiële gegevens out of the box. De GoBD beveelt de export aan in een specifiek XML-gebaseerd GoBD-formaat (zie “Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” §3), maar dit is niet bindend.

Niet-naleving

In het geval van een overtreding kun je een boete verwachten en een gerechtelijk bevel waarin specifieke maatregelen worden geëist.

Kassa

Technisch beveiligingssysteem

De Kassensicherungsverordnung (de wet op bescherming tegen manipulatie van digitale gegevens) vereist dat elektronische boekhoudkundige systemen - inclusief kassasysteem-systemen - moeten worden uitgerust met een technisch beveiligingssysteem (ook wel TSS of TSE genoemd).

Odoo biedt een conforme service met behulp van fiskaly, een cloudgebaseerde oplossing.

Belangrijk

Aangezien deze oplossing cloudgebaseerd is, is een werkende internetverbinding vereist.

Notitie

De enige btw-tarieven die zijn toegestaan, worden gegeven door fiskaly. Je kunt deze tarieven controleren door fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition te raadplegen.

Configuratie

Installeer de modules Duitsland - Certificering voor kassasysteem (l10n_de_pos_cert) en Duitsland - Certificering voor kassasysteem van het type restaurant (l10n_de_pos_res_cert).

Tip

Als deze modules niet worden vermeld, werk de applijst bij.

Registratie van het bedrijf bij de belastingdienst

Registreer je bedrijf door de Instellingen-app te openen, klik op Info bijwerken onder het gedeelte Bedrijven en vul de volgende velden in:

• Bedrijfsnaam

• Adres

• Btw

• St.-Nr. (Steuernummer) dit nummer wordt door de belastingdienst toegewezen aan elke belastingplichtige natuurlijke of rechtspersoon (bv. 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) dit nummer wordt gebruikt als permanent identificatienummer voor economisch actieve personen.

Je kunt vervolgens je bedrijf registreren via fiskaly door het tabblad Fiskaly te openen en op de knop Fiskaly-registratie te klikken.

Tip

Als je de knop Fiskaly-registratie niet ziet, zorg er dan voor dat je je bedrijfsgegevens hebt opgeslagen en niet meer in de bewerkingsmodus bent.

Zodra de registratie is voltooid, verschijnen er nieuwe velden:

• Fiskaly-organisatie-ID verwijst naar de ID van je bedrijf aan de kant van fiskaly.

• Fiskaly-API-sleutel en Fiskaly-API-geheim zijn de inloggegevens die het systeem gebruikt om toegang te krijgen tot de diensten van fiskaly.

Notitie

Het is mogelijk om nieuwe inloggegevens aan te vragen als er een probleem is met de huidige door op de knop Nieuwe sleutels te klikken.

Maak een technisch beveiligingssysteem aan en koppel het aan een kassa

Maak eerst een TSS aan om een kassasysteem in Duitsland te gebruiken door naar Kassa ‣ Configuratie ‣ Kassa te gaan, selecteer de te bewerken Kassa en vink vervolgens het vakje TSS aanmaken aan onder het gedeelte Fiskaly-API.

Zodra het aanmaken van de TSS is gelukt, vind je het volgende:

• TSS-ID, dat verwijst naar de ID van je TSS aan de kant van fiskaly, en

• Fiskaly-client-ID, dat verwijst naar je kassa aan de kant van fiskaly.

DSFinV-K-export

Wanneer je een kassasessie afsluit, worden de details van de bestellingen verzonden naar de DSFinV-K-service van fiskaly.

In geval van een audit kun je de gegevens die naar DSFinV-K zijn verzonden exporteren via Kassa ‣ Orders ‣ DSFinV-K Exports ‣ Nieuw.

Deze velden zijn verplicht:

• Startdatum: exporteer gegevens met datums groter dan of gelijk aan de opgegeven startdatum

• Einddatum: exporteer gegevens met datums kleiner dan of gelijk aan de opgegeven einddatum

Laat het veld Kassa leeg om de gegevens van al je kassasystemen te exporteren; specificeer er één als je alleen gegevens voor deze specifieke kassa wilt exporteren.

Wanneer een export succesvol is gestart en wordt verwerkt, moet het veld Status In behandeling vermelden. Klik op Status vernieuwen om te controleren of het klaar is.