Jerman

Akuntansi

Bagan akun-akun

Baik bagan akun SKR03 maupun SKR04 didukung di Odoo. Saat Anda membuat database Odoo Online baru, SKR03 dipasang secara default.

Verifikasi mana yang terpasang dengan membuka Akuntansi ‣ Configuration ‣ Settings dan memeriksa kolom Package di bawah bagian Fiscal Localization.

Peringatan

Memilih paket lain hanya mungkin jika Anda belum membuat entri akuntansi. Jika ada yang diposting, perusahaan atau database baru harus dibuat untuk memilih paket lain. Selain itu, semua entri jurnal perlu dibuat lagi.

Laporan

Laporan khusus Jerman berikut tersedia di Odoo Enterprise:

• Neraca Keuangan

• Profit & Loss

• Laporan Pajak (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Daftar Sales EC

• INTRASTAT

Mengekspor entri dari Odoo ke DATEV

Dengan ketentuan bahwa salah satu paket lokalisasi fiskal Jerman terpasang, Anda dapat mengekspor entri akuntansi Anda dari Odoo ke DATEV dari buku besar.

Dua jenis ekspor diperlukan: pertama ekspor DATEV ATCH, kemudian ekspor DATEV DATA.

Catatan

Keduanya diperlukan pada tahap yang berbeda untuk mentransfer data dengan benar ke DATEV, karena DATEV bekerja dengan dua antarmuka, satu untuk klien (DUO - DATEV Unternehmen Online) dan satu untuk penasihat pajak (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Buka Akuntansi ‣ Reporting ‣ Buku Besar, klik tombol (Actions), dan pilih Datev ATCH (zip).

Unggah file ZIP yang diunduh melalui perangkat lunak DATEV Belegtransfer.

Catatan

Jika Anda tidak memiliki perangkat lunak DATEV Belegtransfer yang terinstal di komputer Anda, mintalah bantuan penasihat pajak Anda untuk ini.

Peringatan

File ZIP DATEV ATCH mencakup file (laporan) yang terhubung ke faktur atau tagihan Odoo. Untuk faktur pelanggan, file harus dibuat menggunakan tombol Kirim. Untuk tagihan vendor, file harus diterima melalui alias email atau diunggah menggunakan tombol Unggah.

File ZIP DATEV ATCH

File ZIP berisi dua jenis file:

• file faktur/tagihan individual (PDF, JPEG, dll.) untuk periode yang dipilih pada Buku Besar, dan

• file document.xml yang digunakan untuk membuat ID unik (GUID) untuk setiap file.

ID unik ini penting karena memungkinkan DATEV untuk secara otomatis menghubungkan file ke item jurnal individual, yang akan diimpor dengan file DATEV DATA pada langkah berikutnya.

2. DATEV DATA

Buka Akuntansi ‣ Pelaporan ‣ Buku Besar, klik tombol (Tindakan), dan pilih Datev DATA (zip).

Transfer file ZIP yang diunduh ke penasihat pajak Anda. Mereka harus mengimpor file ZIP ke DATEV Rechnungswesen.

Periksa dengan penasihat pajak Anda seberapa sering mereka memerlukan file-file ini.

File ZIP DATEV ATCH

File ZIP berisi tiga file CSV:

• file EXTF_customer_accounts.csv yang berisi semua informasi terkait pelanggan Anda,

• file EXTF_vendor_accounts.csv yang berisi semua informasi terkait vendor Anda, dan

• file EXTF_accounting_entries.csv yang berisi semua item jurnal untuk periode yang ditentukan pada Buku Besar, serta ID unik (GUID) sehingga item jurnal dapat dihubungkan ke file di dalam file ZIP DATEV ATCH.

Kepatuhan GoBD

GoBD adalah singkatan dari Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Singkatnya, ini adalah pedoman untuk pengelolaan dan penyimpanan buku, catatan, dan dokumen yang tepat dalam bentuk elektronik, serta untuk akses data, yang relevan untuk otoritas pajak Jerman, deklarasi pajak, dan neraca keuangan.

Prinsip-prinsip ini telah ditulis dan diterbitkan oleh Kementerian Keuangan Federal (BMF) pada November 2014. Sejak Januari 2015, prinsip-prinsip ini telah menjadi norma dan telah menggantikan praktik-praktik yang sebelumnya diterima terkait dengan akuntansi berbasis komputer. Beberapa perubahan telah dilakukan oleh BMF pada tahun 2019 dan Januari 2020 untuk menentukan beberapa konten karena perkembangan solusi digital (hosting cloud, perusahaan tanpa kertas, dll.).

Penting

Odoo bersertifikat patuh terhadap GoBD.

Memahami GoBD dalam kaitannya dengan perangkat lunak akuntansi

GoBD mengikat bagi perusahaan yang harus menyajikan laporan keuangan, yang mencakup UKM, pekerja lepas, dan pengusaha, kepada otoritas keuangan. Dengan demikian, wajib pajak sendiri adalah satu-satunya pihak yang bertanggung jawab atas penyimpanan data yang relevan secara fiskal (data keuangan dan data terkait yang disebutkan di atas) secara lengkap dan menyeluruh.

Selain persyaratan perangkat lunak, user diharuskan untuk memastikan sistem kontrol internal (sesuai dengan pasal 146 Kode Fiskal):

• kontrol hak akses;

• pemisahan tugas, pemisahan fungsional;

• kontrol masukan (notifikasi kesalahan, pemeriksaan kewajaran);

• pemeriksaan rekonsiliasi pada saat entri data;

• kontrol pemrosesan; dan

• langkah-langkah untuk mencegah manipulasi yang disengaja atau tidak disengaja terhadap perangkat lunak, data, atau dokumen.

User harus mendistribusikan tugas dalam organisasi mereka ke posisi yang relevan (kontrol) dan memverifikasi bahwa tugas-tugas tersebut dilakukan dengan benar dan lengkap (pengawasan). Hasil dari kontrol ini harus dicatat (dokumentasi), dan jika ditemukan kesalahan selama kontrol ini, langkah-langkah yang tepat untuk memperbaiki situasi harus diterapkan (pencegahan).

Keamanan data

Wajib pajak harus mengamankan sistem terhadap kehilangan data akibat penghapusan, pemindahan, atau pencurian data apa pun. Jika entri tidak diamankan dengan memadai, pembukuan akan dianggap tidak sesuai dengan pedoman GoBD.

Setelah pembukuan diposting secara final, pembukuan tersebut tidak dapat lagi diubah atau dihapus melalui aplikasi.

• Jika Odoo digunakan di cloud, cadangan rutin merupakan bagian dari layanan Odoo Online. Selain itu, cadangan rutin dapat diunduh dan dicadangkan pada sistem eksternal.

  Lihat juga

  Odoo Cloud Hosting - Service Level Agreement

• Jika server dioperasikan secara lokal, user bertanggung jawab untuk membuat infrastruktur cadangan yang diperlukan.

Penting

Dalam beberapa kasus, data harus disimpan selama sepuluh tahun atau lebih, jadi selalu simpan cadangan. Hal ini bahkan lebih penting jika Anda memutuskan untuk mengganti penyedia perangkat lunak.

Tanggung jawab editor perangkat lunak

Mengingat GoBD hanya berlaku bagi wajib pajak, editor perangkat lunak tidak dapat dengan cara apa pun dimintai pertanggungjawaban atas dokumentasi data transaksi keuangan user mereka yang akurat dan sesuai. Mereka hanya dapat menyediakan alat yang diperlukan bagi user untuk mematuhi pedoman terkait perangkat lunak yang dijelaskan dalam GoBD.

Memastikan kepatuhan melalui Odoo

Kata kunci dalam hal GoBD adalah: dapat dilacak, dapat diverifikasi, benar, jelas, dan berkelanjutan. Singkatnya, Anda perlu memiliki pengarsipan yang tahan audit, dan Odoo memberi Anda sarana untuk mencapai semua tujuan ini:

1. Ketertelusuran dan keterverifikasian

   Setiap rekaman di Odoo diberi cap dengan pembuat dokumen, tanggal pembuatan, tanggal modifikasi, dan siapa yang memodifikasinya. Selain itu, bidang yang relevan dilacak. Dengan demikian, dapat dilihat nilai mana yang diubah oleh siapa dalam chatter objek yang relevan.
2. Kelengkapan

   Semua data keuangan harus dicatat dalam sistem, dan tidak boleh ada celah. Odoo memastikan bahwa tidak ada celah dalam penomoran transaksi keuangan. Tanggung jawab pengguna adalah untuk mengenkode semua data keuangan dalam sistem. Karena sebagian besar data keuangan di Odoo dihasilkan secara otomatis, tetap menjadi tanggung jawab pengguna untuk mengenkode semua tagihan vendor dan operasi lain-lain secara lengkap.
3. Akurasi

   Odoo memastikan bahwa, dengan konfigurasi yang benar, akun yang tepat digunakan. Selain itu, mekanisme kontrol antara pesanan pembelian dan pesanan penjualan serta faktur masing-masing mencerminkan realitas bisnis. Tanggung jawab pengguna adalah untuk memindai dan melampirkan tagihan vendor berbasis kertas ke rekaman masing-masing di Odoo. Odoo Dokumen membantu Anda mengotomatiskan tugas ini.
4. Pembukuan dan pencatatan tepat waktu

   Karena sebagian besar data keuangan di Odoo dihasilkan oleh objek transaksional (misalnya, faktur dibukukan saat konfirmasi), Odoo memastikan pencatatan tepat waktu secara otomatis. Tanggung jawab pengguna adalah untuk mengenkode semua tagihan vendor masuk secara tepat waktu, serta operasi lain-lain.
5. Urutan

   Data keuangan yang disimpan di Odoo, per definisi, diurutkan dan dapat diurutkan ulang sesuai sebagian besar bidang yang ada dalam model. Pengurutan spesifik tidak diberlakukan oleh GoBD, tetapi sistem harus memastikan bahwa transaksi keuangan tertentu dapat ditemukan dengan cepat oleh ahli pihak ketiga. Odoo memastikan hal ini secara otomatis.
6. Ketidakterubahan

   Dengan lokalisasi Odoo Jerman, Odoo dikonfigurasi secara standar sedemikian rupa sehingga klausul ketidakterubahan dapat dipatuhi tanpa kustomisasi lebih lanjut.

Ekspor GoBD

Dalam hal kontrol fiskal, otoritas fiskal dapat meminta tiga tingkat akses ke sistem akuntansi (Z1, Z2, Z3). Tingkat-tingkat ini bervariasi dari akses langsung ke antarmuka hingga penyerahan data keuangan pada perangkat penyimpanan.

Dalam hal penyerahan data keuangan ke perangkat penyimpanan, GoBD tidak memberlakukan format. Dapat berupa, misalnya, dalam format XLS, CSV, XML, Lotus 123, format SAP, format AS/400, atau lainnya. Odoo mendukung ekspor data keuangan dalam format CSV dan XLS secara otomatis. GoBD merekomendasikan ekspor dalam format GoBD berbasis XML tertentu (lihat "Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" §3), tetapi tidak mengikat.

Ketidakpatuhan

Jika terjadi pelanggaran, Anda dapat dikenakan denda dan perintah pengadilan yang menuntut implementasi tindakan tertentu.

POS

Sistem keamanan teknis

Kassensicherungsverordnung (Undang-Undang Perlindungan terhadap Manipulasi Catatan Digital) mensyaratkan bahwa sistem pencatatan elektronik - termasuk sistem point of sale - harus dilengkapi dengan sistem keamanan teknis (juga disebut TSS atau TSE).

Odoo menawarkan layanan yang sesuai dengan bantuan fiskaly, sebuah solusi berbasis cloud.

Penting

Karena solusi ini berbasis cloud, diperlukan koneksi internet yang berfungsi.

Catatan

Satu-satunya tarif PPN yang diizinkan diberikan oleh fiskaly. Anda dapat memeriksa tarif ini dengan membaca fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Konfigurasi

Instal modul Germany - Certification for Point of Sale (l10n_de_pos_cert) dan Germany - Certification for Point of Sale of type restaurant (l10n_de_pos_res_cert).

Tip

Jika modul ini tidak terdaftar, perbarui daftar aplikasi.

Pendaftaran perusahaan di otoritas keuangan

Untuk mendaftarkan perusahaan Anda, buka aplikasi Settings, klik Update Info di bawah bagian Companies, dan isi kolom berikut:

• Nama Perusahaan

• Alamat

• VAT

• St.-Nr. (Steuernummer) nomor ini diberikan oleh kantor pajak kepada setiap orang perseorangan atau badan hukum yang dikenakan pajak (misalnya, 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) nomor ini digunakan sebagai nomor identifikasi permanen untuk orang yang aktif secara ekonomi.

Anda kemudian dapat mendaftarkan perusahaan Anda melalui fiskaly dengan membuka tab Fiskaly dan mengklik tombol Fiskaly Registration.

Tip

Jika Anda tidak melihat tombol Fiskaly Registration, pastikan Anda telah menyimpan detail perusahaan Anda dan tidak lagi dalam mode edit.

Setelah pendaftaran selesai, kolom baru akan muncul:

• Fiskaly Organization ID merujuk pada ID perusahaan Anda di sisi fiskaly.

• Fiskaly API Key dan Fiskaly API Secret adalah kredensial yang digunakan sistem untuk mengakses layanan yang ditawarkan oleh fiskaly.

Catatan

Dimungkinkan untuk meminta kredensial baru jika ada masalah dengan kredensial saat ini dengan mengklik tombol New keys.

Membuat sistem keamanan teknis dan menghubungkannya ke POS

Untuk menggunakan point of sale di Jerman, pertama buat TSS dengan membuka Point of Sale ‣ Configuration ‣ Point of Sale, pilih Point of Sale yang akan diedit, kemudian centang kotak Create TSS di bawah bagian Fiskaly API.

Setelah pembuatan TSS berhasil, Anda dapat menemukan:

• TSS ID, yang merujuk pada ID TSS Anda di sisi fiskaly, dan

• ID Klien Fiskaly, yang merujuk pada POS Anda di sisi fiskaly.

Ekspor DSFinV-K

Setiap kali Anda menutup sesi PoS, detail pesanan dikirim ke layanan DSFinV-K dari fiskaly.

Jika terjadi audit, Anda dapat mengekspor data yang dikirim ke DSFinV-K dengan membuka POS ‣ Pesanan ‣ Ekspor DSFinV-K ‣ Baru.

Kolom berikut wajib diisi:

• Tanggal Waktu Mulai: ekspor data dengan tanggal lebih besar dari atau sama dengan tanggal mulai yang diberikan

• Tanggal Waktu Akhir: ekspor data dengan tanggal lebih kecil dari atau sama dengan tanggal akhir yang diberikan

Biarkan kolom POS kosong untuk mengekspor data semua POS Anda; tentukan satu POS jika Anda ingin mengekspor data untuk POS tertentu saja.

Ketika ekspor berhasil dipicu dan sedang diproses, kolom Status akan menampilkan Tertunda. Klik Segarkan Status untuk memeriksa apakah sudah siap.