Alemania

Contabilidad

Plan contable

Tanto el plan de cuentas SKR03 como el SKR04 son compatibles en Odoo. Cuando creas una nueva base de datos de Odoo Online, SKR03 se instala por defecto.

Verifica cuál está instalado yendo a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes y comprobando el campo Paquete en la sección Localización fiscal.

Advertencia

Seleccionar otro paquete solo es posible si no has creado un asiento contable. Si se publicó uno, se debe configurar una nueva empresa o base de datos para seleccionar otro paquete. Además, todos los asientos contables deberán crearse nuevamente.

Informes

Los siguientes informes específicos de Alemania están disponibles en Odoo Enterprise:

• Balance general

• Pérdidas y ganancias

• Informe fiscal (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Lista de ventas de la CE

• Intrastat

Exportar asientos de Odoo a DATEV

Siempre que uno de los paquetes de localización fiscal alemanes esté instalado, puedes exportar tus asientos contables de Odoo a DATEV desde el libro mayor.

Se necesitan dos tipos de exportaciones: primero la exportación DATEV ATCH, luego la exportación DATEV DATA.

Nota

Ambas son necesarias en diferentes etapas para transferir los datos correctamente a DATEV, ya que DATEV funciona con dos interfaces, una para clientes (DUO - DATEV Unternehmen Online) y otra para asesores fiscales (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Ve a Contabilidad ‣ Informes ‣ Libro mayor, haz clic en el botón (Acciones) y selecciona Datev ATCH (zip).

Sube el archivo ZIP descargado a través del software DATEV Belegtransfer.

Nota

Si no tienes el software DATEV Belegtransfer instalado en tu ordenador, pide ayuda a tu asesor fiscal.

Advertencia

El archivo ZIP DATEV ATCH incluye los archivos (informes) vinculados a una factura o recibo de Odoo. Para facturas de cliente, el archivo debe haberse generado usando el botón Enviar. Para recibos de proveedor, el archivo debe haberse recibido a través de un alias de correo electrónico o cargado usando el botón Subir.

Archivo ZIP DATEV ATCH

El archivo ZIP contiene dos tipos de archivos:

• los archivos individuales de facturas/recibos (PDF, JPEG, etc.) para el período seleccionado en el libro mayor, y

• un archivo document.xml utilizado para generar un ID único (GUID) para cada archivo.

Estos ID únicos son esenciales ya que permiten a DATEV vincular automáticamente los archivos a los asientos individuales del diario, que se importarán con el archivo DATEV DATA en el siguiente paso.

2. DATEV DATA

Ve a Contabilidad ‣ Informes ‣ Libro mayor, haz clic en el botón (Acciones) y selecciona Datev DATA (zip).

Transfiere el archivo ZIP descargado a tu asesor fiscal. Debería importar el archivo ZIP en DATEV Rechnungswesen.

Consulta con tu asesor fiscal con qué frecuencia necesita estos archivos.

Archivo ZIP DATEV ATCH

El archivo ZIP contiene tres archivos CSV:

• el archivo EXTF_customer_accounts.csv que contiene toda la información relacionada con tus clientes,

• el archivo EXTF_vendor_accounts.csv que contiene toda la información relacionada con tus proveedores, y

• el archivo EXTF_accounting_entries.csv que contiene todos los asientos del diario para el período definido en el libro mayor, así como los ID únicos (GUID) para que los asientos del diario puedan vincularse a los archivos dentro del archivo ZIP DATEV ATCH.

Cumplimiento GoBD

GoBD significa Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. En resumen, es una guía para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en forma electrónica, así como para el acceso a datos, que es relevante para la autoridad fiscal alemana, la declaración de impuestos y el balance.

Estos principios fueron redactados y publicados por el Ministerio Federal de Finanzas (BMF) en noviembre de 2014. Desde enero de 2015, se han convertido en la norma y han reemplazado las prácticas previamente aceptadas vinculadas a la contabilidad informatizada. El BMF realizó varios cambios en 2019 y enero de 2020 para especificar parte del contenido debido al desarrollo de soluciones digitales (alojamiento en la nube, empresas sin papel, etc.).

Importante

Odoo está certificado como conforme con GoBD.

Entendiendo GoBD en relación con el software de contabilidad

El GoBD es vinculante para las empresas que deben presentar cuentas, lo que incluye PYMES, autónomos y empresarios, ante las autoridades financieras. Como tal, el contribuyente es el único responsable del mantenimiento completo y exhaustivo de los datos fiscalmente relevantes (datos financieros y relacionados mencionados anteriormente).

Además de los requisitos del software, el usuario debe garantizar sistemas de control interno (de acuerdo con la sec. 146 del Código Fiscal):

• control de derechos de acceso;

• segregación de funciones, separación funcional;

• controles de entrada (notificaciones de error, comprobaciones de plausibilidad);

• comprobaciones de conciliación en la entrada de datos;

• controles de procesamiento; y

• medidas para prevenir la manipulación intencionada o no intencionada de software, datos o documentos.

El usuario debe distribuir las tareas dentro de su organización a los puestos relevantes (control) y verificar que las tareas se realicen de manera adecuada y completa (supervisión). El resultado de estos controles debe registrarse (documentación), y si se encuentran errores durante estos controles, deben implementarse medidas apropiadas para corregir la situación (prevención).

Seguridad de datos

El contribuyente debe proteger el sistema contra cualquier pérdida de datos debido a eliminación, extracción o robo de datos. Si las entradas no están suficientemente protegidas, la contabilidad se considerará no conforme con las directrices GoBD.

Una vez que se publique el registro de libros, ya no se pueden modificar o eliminar por medio de la aplicación.

• Si utiliza Odoo en la nube, las copias de seguridad periódicas forman parte del servicio de Odoo en línea. Además, puede descargar y realizar respaldos periódicos en sistemas externos.

  Ver también

  Odoo Cloud Hosting - Acuerdo de Nivel de Servicio

• Si el servidor se opera localmente, el usuario es responsable de crear la infraestructura de respaldo necesaria.

Importante

En algunos casos, es necesario conservar los datos durante diez años o más, así que siempre tenga copias de seguridad almacenadas ya que son aún más importantes si decide cambiar de proveedor de software.

Responsabilidad del editor del software

Considerando que GoBD se aplica solo al contribuyente, el editor del software no puede en ningún caso ser considerado responsable de la documentación precisa y conforme de los datos de transacciones financieras de sus usuarios. Solo puede proporcionar las herramientas necesarias para que el usuario respete las directrices relacionadas con el software descritas en el GoBD.

Garantizar el cumplimiento mediante Odoo

Las palabras clave en lo que respecta a GoBD son: rastreable, verificable, veraz, claro y continuo. En resumen, necesitas tener un archivado a prueba de auditoría, y Odoo te proporciona los medios para alcanzar todos estos objetivos:

1. Trazable y verificable

   Cada registro en Odoo está marcado con el creador del documento, la fecha de creación, la fecha de modificación y quién lo modificó. Además, se rastrean los campos relevantes. Por lo tanto, se puede ver qué valor fue cambiado por quién en el chatter del objeto relevante.
2. Completo

   Todos los datos financieros deben registrarse en el sistema, y no puede haber lagunas. Odoo garantiza que no haya lagunas en la numeración de las transacciones financieras. Es responsabilidad del usuario codificar todos los datos financieros en el sistema. Como la mayoría de los datos financieros en Odoo se generan automáticamente, sigue siendo responsabilidad del usuario codificar todas las facturas de proveedor y operaciones diversas de forma completa.
3. Precisión

   Odoo garantiza que, con la configuración correcta, se utilicen las cuentas correctas. Además, los mecanismos de control entre pedidos de compra y pedidos de venta y sus respectivas facturas reflejan la realidad del negocio. Es responsabilidad del usuario escanear y adjuntar la factura de proveedor en papel al registro respectivo en Odoo. Documentos de Odoo te ayuda a automatizar esta tarea.
4. Contabilización y registros puntuales

   Ya que la mayoría de la información financiera en Odoo se genera con objetos transaccionales (por ejemplo, la factura se registra al confirmarla), Odoo garantiza la puntualidad en el mantenimiento de los registros. Es responsabilidad del usuario codificar puntualmente todas las facturas del proveedor entrantes, así como las operaciones misceláneas.
5. Orden

   Los datos financieros almacenados en Odoo están, por definición, ordenados y pueden reordenarse según la mayoría de los campos presentes en el modelo. El GoBD no exige un orden específico, pero el sistema debe garantizar que una transacción financiera determinada pueda encontrarse rápidamente por un experto tercero. Odoo garantiza esto de forma predeterminada.
6. Inalterabilidad

   Al instalar la localización alemana, Odoo se configura de tal manera que se podrá adherir a la cláusula de inalterabilidad sin tener que realizar más personalizaciones.

Exportación GoBD

En caso de control fiscal, la autoridad tributaria puede pedirle al sistema de contabilidad tres niveles de acceso (Z1, Z2, Z3). Estos niveles varían de acceso directo a la interfaz, hasta la entrega de datos financieros en un dispositivo de almacenamiento.

En el caso de una transferencia de datos financieros a un dispositivo de almacenamiento, el GoBD no exige el formato. Puede ser, por ejemplo, en XLS, CSV, XML, Lotus 123, formato SAP, formato AS/400, u otros. Odoo admite la exportación de datos financieros en CSV y XLS de forma predeterminada. El GoBD recomienda la exportación en un formato GoBD específico basado en XML (consulta «Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung» §3), pero no es vinculante.

Incumplimiento

En caso de infracción, puedes esperar una multa y una orden judicial que exija la implementación de medidas específicas.

Punto de venta

Sistema de seguridad técnica

La Kassensicherungsverordnung (Ley de Protección contra la Manipulación de Registros Digitales) exige que los sistemas electrónicos de contabilidad, incluidos los sistemas de punto de venta, estén equipados con un sistema de seguridad técnica (también llamado TSS o TSE).

Odoo ofrece un sistema compatible con fiskaly, una solución alojada en la nube.

Importante

Ya que esta solución está alojada en la nube, necesita una conexión a internet estable.

Nota

Las únicas tasas de IVA permitidas son las proporcionadas por fiskaly. Puedes consultar estas tasas en fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Configuración

Instale los módulos Alemania - Certificación para el Punto de Venta (l10n_de_pos_cert) y Alemania - Certificación para el Punto de Venta de tipo Restaurante (l10n_de_pos_res_cert).

Truco

Si estos módulos no aparecen en la lista de aplicaciones, actualícela.

Registro de la empresa en la autoridad financiera

Para registrar tu empresa, abre la aplicación Ajustes, haz clic en Actualizar información en la sección Compañías y completa los siguientes campos:

• Nombre de la empresa

• Dirección

• IVA

• St.-Nr. (Steuernummer) este número es asignado por la oficina de impuestos a cada persona natural o jurídica sujeta a impuestos (p. ej., 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) este número se utiliza como identificación permanente para personas económicamente activas.

Luego puedes registrar tu empresa a través de fiskaly abriendo la pestaña Fiskaly y haciendo clic en el botón Registro de Fiskaly.

Truco

Si no ves el botón Registro de Fiskaly, asegúrate de haber guardado los detalles de tu empresa y de que ya no estés en modo de edición.

Una vez que finalice el registro, aparecerán nuevos campos:

• ID de organización de Fiskaly se refiere al ID de tu empresa en fiskaly.

• Clave API de Fiskaly y Secreto API de Fiskaly son las credenciales que el sistema utiliza para acceder a los servicios ofrecidos por fiskaly.

Nota

Es posible solicitar nuevas credenciales si hay algún problema con las actuales haciendo clic en el botón Nuevas claves.

Crear un sistema de seguridad técnica y vincularlo a un TPV

Para utilizar un punto de venta en Alemania, primero crea un TSS yendo a Punto de venta ‣ Configuración ‣ Punto de venta, seleccionando el Punto de venta a editar y marcando la casilla Crear TSS en la sección API de Fiskaly.

Una vez que la creación del TSS sea exitosa, puedes encontrar:

• ID de TSS, que se refiere al ID de tu TSS en fiskaly, y

• ID de cliente de Fiskaly, que se refiere a tu TPV en fiskaly.

Exportación DSFinV-K

Cada vez que cierras una sesión de TPV, los detalles de los pedidos se envían al servicio DSFinV-K de fiskaly.

En caso de auditoría, puedes exportar los datos enviados a DSFinV-K yendo a Punto de venta ‣ Pedidos ‣ Exportaciones DSFinV-K ‣ Nuevo.

Los siguientes campos son obligatorios:

• Fecha y hora de inicio: exporta datos con fechas mayores o iguales a la fecha de inicio indicada

• Fecha y hora de fin: exporta datos con fechas menores o iguales a la fecha de fin indicada

Deja el campo Punto de venta en blanco para exportar los datos de todos tus puntos de venta; especifica uno si quieres exportar datos solo para ese TPV específico.

Cuando una exportación se activa correctamente y se está procesando, el campo Estado debe mostrar Pendiente. Haz clic en Actualizar estado para comprobar si está lista.