Aide-mémoire de la comptabilité

Le Bilan est un aperçu des finances de la société à une date spécifique (contrairement au compte de résultat, qui propose une analyse sur une période).

  • Les actifs représentent la richesse de la société et les biens qui lui appartiennent. Les immobilisations corporelles incluent les bâtiments et les bureaux, alors que les actifs circulants incluent les comptes bancaires et les espèces. L’argent dû par un client est un actif. Un employé n’est pas un actif.

  • Les passifs sont des obligations d’événements passés que la société devra payer à l’avenir (factures de services d’utilité publique, dettes, fournisseurs impayés). Le passif peut également être défini comme une source de financement fournie à la société, également appelé levier financier.

  • Les fonds propres représentent le montant des fonds apportés par les propriétaires de la société (fondateurs ou actionnaires) plus les bénéfices (ou pertes) non distribués. Chaque année, les bénéfices (ou pertes) nets peuvent être reportés comme bénéfices non distribués ou distribués aux actionnaires (en tant que dividende).

Ce qui est possédé (un actif) a été financé par des dettes à rembourser (passif) ou des fonds propres (bénéfices, capital).

Une distinction est faite entre les actifs et les dépenses :

  • Un actif est une ressource ayant une valeur économique qu’un individu, une société ou un pays possède ou contrôle dans l’attente d’un avantage futur. Les actifs sont inscrits au bilan d’une entreprise. Ils sont achetés ou créés pour augmenter la valeur de l’entreprise ou pour bénéficier à ses activités.

  • Une dépense est le coût des opérations qu’une entreprise supporte pour générer des recettes.

Le compte de résultat montre la performance de l’entreprise sur une période donnée, généralement un trimestre ou un exercice fiscal.

  • Les produits correspondent à l’argent gagné par la société en vendant des biens et/ou des services.

  • Le coût des marchandises vendues (COGS ou « Coût des ventes ») correspond aux coûts de la vente des marchandises (par ex. le coût des matières premières et de la main-d’œuvre utilisés pour créer les marchandises).

    • Le Bénéfice brut est égal aux produits des ventes moins le coût des marchandises vendues.

    • Les Dépenses d’exploitation (OPEX) incluent les salaires des services administratifs, de vente et de R&D, les loyers et les services d’utilité publique, les frais divers, les assurances, ainsi que tous les coûts autres que le coût des produits vendus ou le coût des ventes.

Fonds propres

Common Stock

Plus Retained Earnings

Actifs = Passifs + Fonds propres

Plan comptable

Le plan comptable répertorie tous les comptes de la société : les comptes de bilan et les comptes de résultat. Chaque transaction est enregistrée en débitant et en créditant plusieurs comptes dans une pièce comptable. Le plan comptable est en quelque sorte l’ADN de l’entreprise !

Chaque compte répertorié dans le plan comptable appartient à une catégorie spécifique. Dans Odoo, chaque compte a un code unique et appartient à une de ces catégories :

  • Fonds propres et emprunts subordonnés

    • Les fonds propres représentent le montant d’argent investi par les actionnaires d’une société pour financer les activités de la société.

    • Les dettes subordonnés représentent le montant d’argent prêté par un tiers à une société pour financer ses activités. En cas de dissolution de la société, ces tiers sont remboursés avant les actionnaires.

  • Les immobilisations sont des éléments ou des biens tangibles (c’est-à-dire physiques) qu’une société achète et utilise pour produire ses biens et ses services. Les immobilisations sont des actifs à long terme. Cela signifie que les actifs ont une durée de vie utile de plus d’un an. Elles incluent les propriétés, les usines et les équipements (également connus sous le nom d’immobilisations corporelles) et sont inscrites au bilan avec cette classification.

  • Actifs et passifs à court terme

    • Le compte de l”actif circulant est un poste du bilan figurant dans la section Actifs, qui comptabilise tous les actifs appartenant à la société qui peuvent être convertis en liquidité dans un délai d’un an. Les actifs circulants comprennent les liquidités, les équivalents de liquidités, les créances, les stocks, les titres négociables, les dettes payées d’avance et autres actifs liquides.

    • Les dettes à court terme sont les obligations financières à court terme d’une société échéant dans l’année. Un exemple de dettes à court terme est l’argent dû aux fournisseurs sous la forme de comptes à payer.

  • Compte bancaire et compte en espèces

    • Un compte bancaire est un compte financier tenu par une banque ou un autre établissement financier dans lequel sont enregistrées les transactions financières entre la banque et un client.

    • Un compte en espèces, ou un livre de caisse, peut désigner un grand livre dans lequel sont enregistrées toutes les transactions en espèces. Le compte en espèces comprend à la fois les journaux d’encaissement et de décaissement.

  • Charges et produits

    • Une dépense est le coût des opérations qu’une société supporte pour générer des recettes. Elle se définit simplement comme le coût que l’on doit dépenser pour obtenir quelque chose. Parmi les dépenses habituelles figurent les paiements aux fournisseurs, les salaires des employés, les contrats de location d’usine et l’amortissement des équipements.

    • Le terme de « produits » désigne généralement le montant d’argent, de biens et d’autres transferts de valeur reçus au cours d’une période donnée en échange de services ou de produits.

Exemple

*: Les cases Remboursement client et Paiement client ne peuvent pas être cochées en même temps, puisqu’elles sont contradictoires.

Solde = Débit - Crédit

Company Incorporation (Initial Capital $1,000)

Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods

Goods Shipment to Customer

Customer Refund*

Customer Payment*

Vendor Goods Received (Purchase Order: $50)

Vendor Bill (Invoice: $50)

Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50)

Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax)

Acquire a building (purchase contract)

Pay for building

Yearly Asset Depreciation (10% per year)

Customer Invoice (3 years service contract, $300)

Revenue Recognition (each year, including first)

Pay Taxes Due

Débit

Crédit

Balance

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Pièces comptables

Chaque document financier de la société (par ex. une facture, un relevé bancaire, une fiche de paie, un contrat d’augmentation de capital) est enregistré comme une pièce comptable, impactant plusieurs comptes.

Pour qu’une pièce comptable soit équilibrée, la somme de tous ses débits doit être égale à la somme de tous ses crédits.

Company Incorporation

Compte

Débit

Crédit

Assets: Cash

1000

Equity: Common Stock

1000

Explanation

  • The company receives $1,000 in cash

  • Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc…

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for « capital to be released » may be necessary.

Customer Invoice ($100 + 9% tax)

Compte

Débit

Crédit

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Assets: Accounts Receivable

109

Assets: Inventory

50

Expenses: Cost of Goods Sold

50

Explanation

  • Revenues increase by $100

  • A tax to pay at the end of the month of $9

  • The customer owes $109

  • The inventory is decreased by $50 (shipping of the goods)

  • The cost of goods sold decreases the gross profit by $50

Configuration

  • Revenue: defined on the product, or the product category if not on the product, field Income Account

  • Deferred Tax Liabilities: defined on the tax used on the invoice line

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

  • Inventory: defined on the category of the related product (property)

  • Expenses: defined on the product, or the category of product (property)

The fiscal position used on the invoice may have a rule that replaces the Income Account or the tax defined on the product by another one.

Customer payment

Compte

Débit

Crédit

Assets: Cash

109

Assets: Accounts Receivable

109

Explanation

  • The company receives $109 in cash

  • The receivable held against the client is reduced by $109

Configuration

  • Cash: defined on the journal used when registering the payment, fields Default Credit Account and Default Debit Account

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52)

Compte

Débit

Crédit

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Assets: Deferred Tax Assets

4.68

Expenses: Price Difference

2

Liabilities: Accounts Payable

56.68

Explanation

  • A temporary account is used to note goods to receive

  • The purchase order provides prices of goods, the actual invoice may include extra costs such as shipping

  • The company still needs to pay the vendor (traded an asset against a liability)

Configuration

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Deferred Tax Assets: defined on the tax used on the purchase order line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill

In this scenario, the purchase order was $50 but the company received an invoice for $52 as there were extra shipping costs

Supplier Goods Received (Purchase Order: $50)

Compte

Débit

Crédit

Assets: Inventory

50

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Explanation

  • Inventory is increased by $50, the expected amount coming from the purchase order

  • A temporary account is used for the counterpart and will be cleared when receiving the invoice

Configuration

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Inventory: defined on the product category, field: Stock Valuation

Buy an asset ($300,000 - no tax)

Compte

Débit

Crédit

Assets: Buildings

300000

Liabilities: Accounts Payable

300000

Explanation

  • The company gets an asset worth of $300,000

  • The company needs to pay $300,000 to the vendor (traded an asset against a liability)

Configuration

  • Buildings: Defined on the Asset category selected on the supplier bill line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill (property)

Pay supplier invoice

Compte

Débit

Crédit

Liabilities: Accounts Payable

300000

Assets: Cash

300000

Explanation

  • The company owns $300,000 less to the supplier (liabilities are settled)

  • The company’s cash is reduced by $300,000 (reduction of asset)

Configuration

  • Accounts Payable: defined on the supplier you pay (property)

  • Cash: defined on the journal related to the payment method

Cash sale (Sales Receipt)

Compte

Débit

Crédit

Assets: Cash

109

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Explanation

  • Company’s cash is increased by $109

  • Revenues increase by $100

  • A tax of $9 has to be paid

Configuration

  • Cash: Payment method defined on the Sales Receipt

  • Sales: Defined on the product used in the sales receipt, or the category of product if empty

  • Deferred Tax Liabilities: Defined on the tax used in the sales receipt (coming from the product)

Customer pays invoice, 5% early payment rebate

Compte

Débit

Crédit

Assets: Cash

950

Revenue: Sales Discount

50

Assets: Accounts Receivable

1000

Explanation

  • Company’s cash is increased by $950

  • Sales discounts lowering effective revenues by $50

  • The customer owns $1000 less to the company

Configuration

  • Cash: is defined on the journal related to the payment / bank statement

  • Sales Discount: is selected during the payment matching process

  • Accounts Receivable: is defined on the customer associated to the payment

Fiscal year closing - positive earnings and 50% dividends

Compte

Débit

Crédit

Net Profit

1000

Equity: Retained Earnings

500

Liabilities: Dividend Payable

500

Explanation

  • The P&L is cleared (net profit)

  • 50% is transferred to retained earnings

  • 50% will be paid to shareholders as dividends

Configuration

This transaction is recorded by the advisor before closing the fiscal year, depending on how the company uses its net profit.

Lettrage

Le lettrage est le processus qui consiste à relier les écritures comptables d’un compte spécifique et à faire correspondre les crédits et les débits.

Son objectif premier est de relier les paiements à leurs factures correspondantes afin de les marquer comme étant payées. Pour ce faire, un lettrage est effectué sur le compte des créances et/ou le compte des dettes.

Le lettrage est effectué automatiquement par le système quand :

  • le paiement est enregistré directement sur la facture

  • les liens entre les paiements et les factures sont détectés automatiquement lors du rapprochement bancaire

Exemple de relevé client

Comptes clients

Débit

Crédit

Facture 1

100

Paiement partiel 1/2

70

Facture 2

65

Paiement partiel 2/2

30

Paiement 2

65

Facture 3

50

Total à payer

50

  • Reconcile

  • Reconcile Next

  • Unreconcile

Lettrage bancaire

Le rapprochement bancaire est la correspondance des lignes de relevé bancaire (fournis par votre banque) avec les transactions enregistrées en interne (paiements aux fournisseurs ou des clients). Chaque ligne d’un relevé bancaire peut être :

  • rapprochée avec un paiement enregistré précédemment : un paiement est enregistré lors de la réception d’un chèque d’un client, puis rapproché lors de la vérification du relevé bancaire.

  • enregistrée comme un nouveau paiement : l’écriture du paiement est créée et rapprochée avec la facture correspondante lors du traitement du relevé bancaire.

  • enregistrée comme une autre transaction : virement bancaire, prélèvement automatique, etc.

Odoo devrait rapprocher automatiquement la plupart des transactions : seules quelques unes devraient nécessiter un examen manuel. À la fin du processus de rapprochement bancaire, le solde du compte bancaire dans Odoo doit correspondre au solde du relevé bancaire.

Traitement des chèques

Il existe deux approches pour gérer les chèques et les virements internes :

  • Deux pièces comptables et un lettrage

  • Une pièce comptable et un rapprochement bancaire

La première pièce comptable est créée par l’enregistrement du paiement sur la facture. La seconde est créée lors de l’enregistrement du relevé bancaire.

Compte

Débit

Crédit

Lettrage

Compte client

100

Facture ABC

Valeurs à l’encaissement

100

Chèque 0123

Compte

Débit

Crédit

Lettrage

Valeurs à l’encaissement

100

Chèque 0123

Banque

100

Une pièce comptable est créée par l’enregistrement du paiement sur la facture. Lors du rapprochement du relevé bancaire, la ligne de relevé est reliée à la pièce comptable existante.

Compte

Débit

Crédit

Lettrage

Relevé bancaire

Compte client

100

Facture ABC

Banque

100

Relevé XYZ