Bảng tra cứu nhanh kế toán

Bảng cân đối kế toán là bản chụp nhanh tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm cụ thể (trái ngược với Báo cáo lãi lỗ, là phân tích trong một khoảng thời gian).

  • Tài sản đại diện cho tài sản của công ty và hàng hóa mà công ty sở hữu. Tài sản cố định bao gồm tòa nhà và văn phòng, trong khi tài sản lưu động bao gồm tài khoản ngân hàng và tiền mặt. Số tiền khách hàng nợ là một tài sản. Nhân viên không phải là tài sản.

  • Nợ phải trả là các nghĩa vụ từ các sự kiện trong quá khứ mà công ty sẽ phải thanh toán trong tương lai (hóa đơn tiện ích, các khoản nợ, nhà cung cấp chưa thanh toán). Nợ phải trả cũng có thể được định nghĩa là nguồn tài trợ được cung cấp cho công ty, còn được gọi là đòn bẩy tài chính.

  • Vốn chủ sở hữu là số tiền do chủ sở hữu công ty đóng góp (người sáng lập hoặc cổ đông) cộng với lợi nhuận giữ lại trước đó (hoặc lỗ). Hàng năm, lợi nhuận ròng (hoặc lỗ) có thể được báo cáo là lợi nhuận giữ lại hoặc phân phối cho cổ đông (dưới dạng cổ tức).

Những gì được sở hữu (tài sản) đã được tài trợ thông qua các khoản nợ cần hoàn trả (nợ phải trả) hoặc vốn chủ sở hữu (lợi nhuận, vốn).

Sự khác biệt được tạo ra giữa tài sản và chi phí:

  • Tài sản là nguồn lực có giá trị kinh tế mà một cá nhân, công ty hoặc quốc gia sở hữu hoặc kiểm soát với kỳ vọng rằng nó sẽ mang lại lợi ích trong tương lai. Tài sản được báo cáo trên bảng cân đối kế toán của công ty. Chúng được mua hoặc tạo ra để tăng giá trị của công ty hoặc mang lại lợi ích cho hoạt động của công ty.

  • Chi phí là chi phí hoạt động mà công ty phải gánh chịu để tạo ra doanh thu.

Báo cáo lãi lỗ (P&L) cho thấy hiệu suất hoạt động của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một quý hoặc một năm tài chính.

  • Doanh thu đề cập đến số tiền mà công ty kiếm được bằng cách bán hàng hóa và/hoặc dịch vụ.

  • Giá vốn hàng bán (COGS, còn được gọi là "Chi phí bán hàng") đề cập đến chi phí bán hàng hóa (ví dụ: chi phí nguyên vật liệu và lao động được sử dụng để tạo ra hàng hóa).

    • Lợi nhuận gộp bằng doanh thu từ bán hàng trừ đi giá vốn hàng bán.

    • Chi phí hoạt động (OPEX) bao gồm lương quản lý, bán hàng và R&D, tiền thuê nhà và tiện ích, chi phí linh tinh, bảo hiểm và bất kỳ chi phí nào ngoài chi phí sản phẩm bán ra hoặc chi phí bán hàng.

Vốn chủ sở hữu

Common Stock

Plus Retained Earnings

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Hệ thống tài khoản

Bảng tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản của công ty: cả tài khoản Bảng cân đối kế toán và tài khoản P&L. Mọi giao dịch được ghi lại bằng cách ghi nợ và ghi có nhiều tài khoản trong một bút toán. Theo một cách nào đó, bảng tài khoản giống như DNA của công ty!

Mỗi tài khoản được liệt kê trong bảng tài khoản thuộc về một danh mục cụ thể. Trong Odoo, mỗi tài khoản có một mã duy nhất và thuộc về một trong các danh mục sau:

  • Vốn chủ sở hữu và nợ dài hạn

    • Vốn chủ sở hữu là số tiền mà các cổ đông của công ty đầu tư để tài trợ cho các hoạt động của công ty.

    • Nợ phụ trợ là số tiền mà bên thứ ba cho công ty vay để tài trợ cho các hoạt động của công ty. Trong trường hợp công ty giải thể, các bên thứ ba này được hoàn trả trước các cổ đông.

  • Tài sản cố định là những tài sản hữu hình (tức là tài sản có thể nhìn thấy và chạm được) mà một công ty mua để phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây là các tài sản dài hạn, có nghĩa là chúng có thời gian sử dụng hữu ích kéo dài hơn một năm. Tài sản cố định còn bao gồm bất độn sản, nhà máy, và thiết bị (thường được gọi là “PP&E”) và được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán dưới phân loại này.

  • Tài sản và nợ ngắn hạn

    • Tài khoản tài sản ngắn hạn là một kстатья trong bảng cân đối kế toán được liệt kê trong phần Tài sản, ghi nhận tất cả các tài sản thuộc sở hữu của công ty có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Tài sản ngắn hạn bao gồm tiền mặt, tương đương tiền, khoản phải thu, hàng tồn kho, chứng khoán thương mại, nợ phải trả trả trước và các tài sản thanh khoản khác.

    • Nợ ngắn hạn là các nghĩa vụ tài chính ngắn hạn của công ty phải thanh toán trong vòng một năm. Một ví dụ về nợ ngắn hạn là số tiền nợ nhà cung cấp dưới hình thức các khoản phải trả.

  • Tài khoản ngân hàng và tiền mặt

    • Tài khoản ngân hàng là một tài khoản tài chính do ngân hàng hoặc tổ chức tài chính khác duy trì, trong đó các giao dịch tài chính giữa ngân hàng và khách hàng được ghi nhận.

    • Tài khoản tiền mặt, hoặc sổ quỹ tiền mặt, có thể đề cập đến sổ cái trong đó tất cả các giao dịch tiền mặt được ghi nhận. Tài khoản tiền mặt bao gồm cả sổ nhật ký thu tiền mặt và sổ nhật ký chi tiền mặt.

  • Chi phí và thu nhập

    • Chi phí là chi phí hoạt động mà một công ty phải gánh chịu để tạo ra doanh thu. Nó được định nghĩa đơn giản là chi phí mà người ta phải chi để có được một thứ gì đó. Các chi phí phổ biến bao gồm thanh toán cho nhà cung cấp, tiền lương nhân viên, thuê nhà xưởng và khấu hao thiết bị.

    • Thuật ngữ "thu nhập" thường đề cập đến số tiền, tài sản và các chuyển giao giá trị khác nhận được trong một khoảng thời gian nhất định để đổi lấy dịch vụ hoặc sản phẩm.

Ví dụ

*: Ô Hoàn tiền Khách hàng và Thanh toán Khách hàng không thể được chọn đồng thời vì chúng mâu thuẫn với nhau.

Số dư = Nợ - Thẻ tín dụng

Company Incorporation (Initial Capital $1,000)

Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods

Goods Shipment to Customer

Customer Refund*

Customer Payment*

Vendor Goods Received (Purchase Order: $50)

Vendor Bill (Invoice: $50)

Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50)

Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax)

Acquire a building (purchase contract)

Pay for building

Yearly Asset Depreciation (10% per year)

Customer Invoice (3 years service contract, $300)

Revenue Recognition (each year, including first)

Pay Taxes Due

Nợ

Có

Balance

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Bút toán

Mọi tài liệu tài chính của công ty (ví dụ: hóa đơn, sao kê ngân hàng, phiếu lương, hợp đồng tăng vốn) được ghi nhận dưới dạng bút toán, ảnh hưởng đến nhiều tài khoản.

Để một bút toán cân bằng, tổng tất cả các khoản nợ của nó phải bằng tổng tất cả các khoản thẻ tín dụng của nó.

Company Incorporation

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Cash

1000

Equity: Common Stock

1000

Explanation

  • The company receives $1,000 in cash

  • Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc...

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for "capital to be released" may be necessary.

Customer Invoice ($100 + 9% tax)

Tài khoản

Nợ

Có

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Assets: Accounts Receivable

109

Assets: Inventory

50

Expenses: Cost of Goods Sold

50

Explanation

  • Revenues increase by $100

  • A tax to pay at the end of the month of $9

  • The customer owes $109

  • The inventory is decreased by $50 (shipping of the goods)

  • The cost of goods sold decreases the gross profit by $50

Cấu hình

  • Revenue: defined on the product, or the product category if not on the product, field Income Account

  • Deferred Tax Liabilities: defined on the tax used on the invoice line

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

  • Inventory: defined on the category of the related product (property)

  • Expenses: defined on the product, or the category of product (property)

The fiscal position used on the invoice may have a rule that replaces the Income Account or the tax defined on the product by another one.

Customer payment

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Cash

109

Assets: Accounts Receivable

109

Explanation

  • The company receives $109 in cash

  • The receivable held against the client is reduced by $109

Cấu hình

  • Cash: defined on the journal used when registering the payment, fields Default Credit Account and Default Debit Account

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52)

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Assets: Deferred Tax Assets

4.68

Expenses: Price Difference

2

Liabilities: Accounts Payable

56.68

Explanation

  • A temporary account is used to note goods to receive

  • The purchase order provides prices of goods, the actual invoice may include extra costs such as shipping

  • The company still needs to pay the vendor (traded an asset against a liability)

Cấu hình

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Deferred Tax Assets: defined on the tax used on the purchase order line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill

In this scenario, the purchase order was $50 but the company received an invoice for $52 as there were extra shipping costs

Supplier Goods Received (Purchase Order: $50)

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Inventory

50

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Explanation

  • Inventory is increased by $50, the expected amount coming from the purchase order

  • A temporary account is used for the counterpart and will be cleared when receiving the invoice

Cấu hình

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Inventory: defined on the product category, field: Stock Valuation

Buy an asset ($300,000 - no tax)

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Buildings

300000

Liabilities: Accounts Payable

300000

Explanation

  • The company gets an asset worth of $300,000

  • The company needs to pay $300,000 to the vendor (traded an asset against a liability)

Cấu hình

  • Buildings: Defined on the Asset category selected on the supplier bill line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill (property)

Pay supplier invoice

Tài khoản

Nợ

Có

Liabilities: Accounts Payable

300000

Assets: Cash

300000

Explanation

  • The company owns $300,000 less to the supplier (liabilities are settled)

  • The company's cash is reduced by $300,000 (reduction of asset)

Cấu hình

  • Accounts Payable: defined on the supplier you pay (property)

  • Cash: defined on the journal related to the payment method

Cash sale (Sales Receipt)

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Cash

109

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Explanation

  • Company's cash is increased by $109

  • Revenues increase by $100

  • A tax of $9 has to be paid

Cấu hình

  • Cash: Payment method defined on the Sales Receipt

  • Sales: Defined on the product used in the sales receipt, or the category of product if empty

  • Deferred Tax Liabilities: Defined on the tax used in the sales receipt (coming from the product)

Customer pays invoice, 5% early payment rebate

Tài khoản

Nợ

Có

Assets: Cash

950

Revenue: Sales Discount

50

Assets: Accounts Receivable

1000

Explanation

  • Company's cash is increased by $950

  • Sales discounts lowering effective revenues by $50

  • The customer owns $1000 less to the company

Cấu hình

  • Cash: is defined on the journal related to the payment / bank statement

  • Sales Discount: is selected during the payment matching process

  • Accounts Receivable: is defined on the customer associated to the payment

Fiscal year closing - positive earnings and 50% dividends

Tài khoản

Nợ

Có

Net Profit

1000

Equity: Retained Earnings

500

Liabilities: Dividend Payable

500

Explanation

  • The P&L is cleared (net profit)

  • 50% is transferred to retained earnings

  • 50% will be paid to shareholders as dividends

Cấu hình

This transaction is recorded by the advisor before closing the fiscal year, depending on how the company uses its net profit.

Đối soát

Đối soát là quá trình liên kết các mục nhật ký của một tài khoản cụ thể và khớp các khoản thẻ tín dụng và nợ.

Mục đích chính của nó là liên kết các khoản thanh toán với các hóa đơn liên quan để đánh dấu chúng là đã thanh toán. Điều này được thực hiện bằng cách đối soát trên tài khoản phải thu và/hoặc tài khoản phải trả.

Đối soát được thực hiện tự động bởi hệ thống khi:

  • khoản thanh toán được đăng ký trực tiếp trên hóa đơn

  • các liên kết giữa các khoản thanh toán và hóa đơn được phát hiện trong quá trình đối chiếu ngân hàng

Ví dụ về Bảng kê Khách hàng

Khoản phải thu

Nợ

Có

Hóa đơn 1

100

Thanh toán một phần 1/2

70

Hóa đơn 2

65

Thanh toán một phần 2/2

30

Thanh toán 2

65

Hóa đơn 3

50

Tổng số tiền phải trả

50

  • Reconcile

  • Reconcile Next

  • Unreconcile

Đối chiếu ngân hàng

Đối chiếu ngân hàng là việc khớp các dòng sao kê ngân hàng (do ngân hàng của bạn cung cấp) với các giao dịch được ghi chép nội bộ (thanh toán cho nhà cung cấp hoặc từ khách hàng). Đối với mỗi dòng trong sao kê ngân hàng, nó có thể là:

  • khớp với một khoản thanh toán đã ghi chép trước đó: một khoản thanh toán được đăng ký khi nhận séc từ khách hàng, sau đó được khớp khi kiểm tra sao kê ngân hàng.

  • ghi chép như một khoản thanh toán mới: bút toán nhật ký của khoản thanh toán được tạo và đối chiếu với hóa đơn liên quan khi xử lý sao kê ngân hàng.

  • ghi chép như một giao dịch khác: chuyển khoản ngân hàng, trích nợ trực tiếp, v.v.

Odoo sẽ tự động đối chiếu hầu hết các giao dịch; chỉ một số ít cần xem xét thủ công. Khi quá trình đối chiếu ngân hàng hoàn tất, số dư trên tài khoản ngân hàng trong Odoo phải khớp với số dư của sao kê ngân hàng.

Xử lý séc

Có hai cách tiếp cận để quản lý séc và chuyển khoản nội bộ:

  • Hai bút toán nhật ký và một đối chiếu

  • Một bút toán nhật ký và một đối chiếu ngân hàng

Bút toán nhật ký đầu tiên được tạo bằng cách đăng ký khoản thanh toán trên hóa đơn. Bút toán thứ hai được tạo khi đăng ký sao kê ngân hàng.

Tài khoản

Nợ

Có

Đối soát

Khoản phải thu

100

Hóa đơn ABC

Quỹ chưa gửi

100

Séc 0123

Tài khoản

Nợ

Có

Đối soát

Quỹ chưa gửi

100

Séc 0123

Ngân hàng

100

Một bút toán nhật ký được tạo bằng cách đăng ký khoản thanh toán trên hóa đơn. Khi đối chiếu sao kê ngân hàng, dòng sao kê được liên kết với bút toán nhật ký hiện có.

Tài khoản

Nợ

Có

Đối soát

Sao kê ngân hàng

Khoản phải thu

100

Hóa đơn ABC

Ngân hàng

100

Báo cáo XYZ