Hoja de referencia de Contabilidad

El balance general es una captura de las finanzas de una empresa en una fecha específica, contrario a las pérdidas y ganancias que es un análisis que se realiza durante un periodo.

  • Los activos representan la riqueza de una empresa y los bienes que le pertenecen. Los edificios y oficinas son activos fijos, mientras que las cuentas de banco y el efectivo son activos circulantes. Un empleado no es un activo.

  • Las responsabilidades son obligaciones de eventos pasados por las que la empresa tendrá que pagar en un futuro (facturas de servicios públicos, deudas, proveedores a los que no se les ha pagado). También podemos definir estas responsabilidades como una forma de financiamiento que se le ofrece a la empresa llamada «aprovechamiento de recursos».

  • Los recursos propios son los fondos que los dueños de la empresa (fundadores o accionistas) contribuyen, más los recursos acumulados (o pérdidas). Cada año, las guanacias (o pérdidas) netas se pueden reportar como recursos acumulados, o se pueden distribuir a los accionistas (como dividendo).

Lo que se posee (un activo) se ha financiado a través del reembolso de deudas (pasivos) o del capital (ganancias, capital).

Se hace una diferencia entre activos y gastos:

  • Un activo es un recurso con valor económico que le pertenece a un individuo, corporación o país y se controlan con la esperanza de obtener un beneficio futuro. Los bienes se reportan en el balance general y se compran o crean para aumentar el valor de una empresa o mejorar sus operaciones.

  • Un gasto son los costos de operaciones en los que incurre una empresa para generar ganancias.

El reporte de pérdidas y ganancias muestra el rendimiento de la empresa durante un periodo específico, que usualmente son tres meses o un año fiscal

  • Las ganancias son el dinero que gana la empresa al vender bienes o brindar servicios.

  • El costo de los bienes vendidos (COGS por sus siglas en inglés) se refiere a los costos de la venta de bienes (por ejemplo, el costo de los materiales y el trabajo que se requirió para crear bienes).

    • Las ganancias brutas son los ingresos de las venas menos el costo de los bienes vendidos.

    • Los OPEX (Gastos operativos) incluyen administración, ventas y salarios de investigación y desarrollo, rentas y utilidades, costos misceláneos, costos y todo lo que vaya más allá de los costos de productos vendidos o el costo de las ventas.

Capital

Common Stock

Plus Retained Earnings

Activos = Pasivos + Capital

Plan de cuentas

El plan de cuentas contiene todas las cuentas de la empresa: tanto la cuenta del balance general como la cuenta del estado de resultados. Cada transacción se registra al cargar y abonar a diferentes cuentas en un asiento contable. Piense en el plan de cuentas como el ADN de una empresa.

Cada cuenta incluida en el plan de cuentas pertenece a una categoría específica. En Odoo, cada cuenta tiene un código único que pertenece a una de las siguientes categorías:

  • Deuda subordinada y deuda de capital

    • El capital es la cantidad de dinero que los accionistas invierten para financiar las actividades de una empresa

    • Las deudas subordinadas son la cantidad de dinero que un tercero le prestó a la empresa para financiar sus actividades. En caso de que la empresa se disuelva, primero se les reembolsará a estos terceros antes de reembolsarle a los accionistas.

  • Los activos fijos son elementos o propiedades tangibles (es decir, físicos) que una empresa compra y usa para producir bienes y servicios. Los activos fijos son activos a largo plazo, lo que significa que tienen una vida útil de más de un año. También incluye propiedades, plantas y equipos, (como equipo de protección individual) que se registran en el balance general con esa clasificación.1

  • Activos circulantes y pasivos

    • La cuenta de activos circulantes es un la línea de un apunte contable del balance general incluido en la sección de Activos y representa todos los bienes que son propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo en un plazo de un año. Los activos circulantes incluyen el efectivo, los equivalentes de efectivo, las cuentas por cobrar, el inventario, los valores negociables, los pasivos pagados por adelantado y otros activos líquidos.

    • Los pasivos circulantes son las obligaciones financieras a corto plazo de la empresa, o sea que se deben liquidar en menos de un año. Un ejemplo de un pasivo circulante es el dinero que le debemos a los proveedores como cuentas por pagar.

  • Cuentas bancarias y de efectivo

    • Una cuenta bancaria es una cuenta financiera que un banco u otra institución financiera mantiene. En esta cuenta se registran las transacciones financieras entre un banco y el cliente.

    • Un libro de cuentas se puede referir a un libro en el que se registran todas las transacciones en efectivo. Este registro incluye los momentos en los que se recibe efectivo y los diarios de pagos de efectivo.

  • Gastos e ingresos

    • Un gasto son los costos de las operaciones que la empresa realiza para generar ganancias. Es el gasto que se tiene que realizar para obtener algo. Los gastos comunes incluyen lo pagos de a proveedores, salarios de los empleados, arrendamiento de fábricas y depreciación del equipo.

    • Los ingresos son la cantidad de dinero, las propiedades u otras transferencias de valor que se reciben en un periodo a cambio de servicios o productos.

Ejemplo

*: Las cajas Reembolso de cliente y Pago del cliente no se pueden seleccionar al mismo tiempo ya que se contradicen.

Balance = Débito - Crédito

Company Incorporation (Initial Capital $1,000)

Customer Invoice ($100 + 9% tax) & Shipping of the Goods

Goods Shipment to Customer

Customer Refund*

Customer Payment*

Vendor Goods Received (Purchase Order: $50)

Vendor Bill (Invoice: $50)

Vendor Bill (Invoice: $52 but PO $50)

Vendor Bill Paid ($52 + 9% tax)

Acquire a building (purchase contract)

Pay for building

Yearly Asset Depreciation (10% per year)

Customer Invoice (3 years service contract, $300)

Revenue Recognition (each year, including first)

Pay Taxes Due

Débito

Crédito

Balance

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Asientos contables

Todos los documentos financieros de la empresa (como las facturas, estados de cuenta, recibos de pago, contratos de aumento de capital) se registran como asientos contables y afectan a varias cuentas.

Para que un asiento contable esté balanceado, la suma de todos sus cargos debe ser igual a la suma de todos sus abonos.

Company Incorporation

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Cash

1000

Equity: Common Stock

1000

Explanation

  • The company receives $1,000 in cash

  • Shares worth of $1,000 belong to the founders

The initial capital can be cash, but could also be intellectual property, goodwill from a previous company, licences, know how, etc…

Sometimes, capital is not released immediately, accounts for «capital to be released» may be necessary.

Customer Invoice ($100 + 9% tax)

Cuenta

Débito

Crédito

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Assets: Accounts Receivable

109

Assets: Inventory

50

Expenses: Cost of Goods Sold

50

Explanation

  • Revenues increase by $100

  • A tax to pay at the end of the month of $9

  • The customer owes $109

  • The inventory is decreased by $50 (shipping of the goods)

  • The cost of goods sold decreases the gross profit by $50

Configuración

  • Revenue: defined on the product, or the product category if not on the product, field Income Account

  • Deferred Tax Liabilities: defined on the tax used on the invoice line

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

  • Inventory: defined on the category of the related product (property)

  • Expenses: defined on the product, or the category of product (property)

The fiscal position used on the invoice may have a rule that replaces the Income Account or the tax defined on the product by another one.

Customer payment

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Cash

109

Assets: Accounts Receivable

109

Explanation

  • The company receives $109 in cash

  • The receivable held against the client is reduced by $109

Configuración

  • Cash: defined on the journal used when registering the payment, fields Default Credit Account and Default Debit Account

  • Accounts Receivable: defined on the customer (property)

Supplier Bill (Purchase Order $50 but Invoice $52)

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Assets: Deferred Tax Assets

4.68

Expenses: Price Difference

2

Liabilities: Accounts Payable

56.68

Explanation

  • A temporary account is used to note goods to receive

  • The purchase order provides prices of goods, the actual invoice may include extra costs such as shipping

  • The company still needs to pay the vendor (traded an asset against a liability)

Configuración

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Deferred Tax Assets: defined on the tax used on the purchase order line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill

In this scenario, the purchase order was $50 but the company received an invoice for $52 as there were extra shipping costs

Supplier Goods Received (Purchase Order: $50)

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Inventory

50

Assets: Uninvoiced Inventory

50

Explanation

  • Inventory is increased by $50, the expected amount coming from the purchase order

  • A temporary account is used for the counterpart and will be cleared when receiving the invoice

Configuración

  • Uninvoiced Inventory: defined on the product or the category of related product, field: Stock Input Account

  • Inventory: defined on the product category, field: Stock Valuation

Buy an asset ($300,000 - no tax)

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Buildings

300000

Liabilities: Accounts Payable

300000

Explanation

  • The company gets an asset worth of $300,000

  • The company needs to pay $300,000 to the vendor (traded an asset against a liability)

Configuración

  • Buildings: Defined on the Asset category selected on the supplier bill line

  • Accounts Payable: defined on the supplier related to the bill (property)

Pay supplier invoice

Cuenta

Débito

Crédito

Liabilities: Accounts Payable

300000

Assets: Cash

300000

Explanation

  • The company owns $300,000 less to the supplier (liabilities are settled)

  • The company’s cash is reduced by $300,000 (reduction of asset)

Configuración

  • Accounts Payable: defined on the supplier you pay (property)

  • Cash: defined on the journal related to the payment method

Cash sale (Sales Receipt)

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Cash

109

Revenue: Goods

100

Liabilities: Deferred Tax Liabilities

9

Explanation

  • Company’s cash is increased by $109

  • Revenues increase by $100

  • A tax of $9 has to be paid

Configuración

  • Cash: Payment method defined on the Sales Receipt

  • Sales: Defined on the product used in the sales receipt, or the category of product if empty

  • Deferred Tax Liabilities: Defined on the tax used in the sales receipt (coming from the product)

Customer pays invoice, 5% early payment rebate

Cuenta

Débito

Crédito

Assets: Cash

950

Revenue: Sales Discount

50

Assets: Accounts Receivable

1000

Explanation

  • Company’s cash is increased by $950

  • Sales discounts lowering effective revenues by $50

  • The customer owns $1000 less to the company

Configuración

  • Cash: is defined on the journal related to the payment / bank statement

  • Sales Discount: is selected during the payment matching process

  • Accounts Receivable: is defined on the customer associated to the payment

Fiscal year closing - positive earnings and 50% dividends

Cuenta

Débito

Crédito

Net Profit

1000

Equity: Retained Earnings

500

Liabilities: Dividend Payable

500

Explanation

  • The P&L is cleared (net profit)

  • 50% is transferred to retained earnings

  • 50% will be paid to shareholders as dividends

Configuración

This transaction is recorded by the advisor before closing the fiscal year, depending on how the company uses its net profit.

Conciliación

La conciliación es el proceso de enlazar los apuntes contables de una cuenta específica con los cargos y abonos respectivos.

El propósito principal es relacionar los pagos con las facturas relacionadas y marcarlos como pagados. Esto se hace con la conciliación de la cuenta de cuentas por paga y las cuentas por cobrar.

La conciliación la realiza el sistema automáticamente cuando:

  • El pago se registra directamente en la factura.

  • Los vínculos entre los pagos y las facturas se detectan en el proceso de conciliación del banco.

Ejemplo de un estado de cuenta de cliente

Cuentas por cobrar

Débito

Crédito

Factura 1

100

Pago parcial 1/2

70

Factura 2

65

Pago parcial 2/2

30

Pago 2

65

Factura 3

50

Total a pagar

50

  • Reconcile

  • Reconcile Next

  • Unreconcile

Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es el proceso de comparar las líneas de los estados de cuenta bancarios (proporcionados por el banco) con las transacciones registradas de forma interna (pagos a proveedores o de clientes). Cada línea en un estado de cuenta bancario puede ser:

  • Conciliada con un pago previamente registrado: El pago se registra al recibir el cheque de un cliente y luego se concilia con el estado de cuenta.

  • Registrada como nuevo pago: El asiento contable del pago se crea y se concilia con la factura correspondiente al procesar el estado de cuenta.

  • Registrada como otra transacción: Puede ser una transferencia bancaria, un cargo directo, etc.

Odoo conciliará de manera automática la mayoría de las transacciones, solo necesitará revisar algunas personalmente. Cuando se termina el proceso de conciliación bancaria, el balance de la cuenta bancaria de Odoo debe ser el mismo que el balance del estado de cuenta bancario

Gestión de cheques

Hay dos enfoques para gestionar cheques y transferencias bancarias internas:

  • Dos asientos contables y una conciliación

  • Un asiento contable y una conciliación bancaria

El primer asiento contable se crea al registrar el pago en la factura. El segundo se crea cuando se registra el estado de cuenta bancario.

Cuenta

Débito

Crédito

Conciliación

Cuentas por cobrar

100

Factura ABC

Fondos sin depositar

100

Cheque 0123

Cuenta

Débito

Crédito

Conciliación

Fondos sin depositar

100

Cheque 0123

Banco

100

El primer asiento contable se crea al registrar el pago en la factura. Cuando se concilie el estado de cuenta bancario, la línea del estado de cuenta se vincula al asiento contable existente.

Cuenta

Débito

Crédito

Conciliación

Extracto bancario

Cuentas por cobrar

100

Factura ABC

Banco

100

Estado de cuenta XYZ