Boekhouding Spiekbriefje

De Balansrekening is een overzicht van de financiën van het bedrijf op een specifieke datum (in tegenstelling tot de winst-en-verliesrekening, die een analyse over een periode is).

  • Activa vertegenwoordigen het vermogen van het bedrijf en de goederen die het bezit. Vaste activa omvatten gebouwen en kantoren, terwijl vlottende activa bankrekeningen en contant geld omvatten. Het geld dat een klant je verschuldigd is, is een actief. Een werknemer is geen actief.

  • Passiva zijn verplichtingen uit het verleden die het bedrijf in de toekomst moet betalen (nutsvoorzieningen, schulden, onbetaalde leveranciers). Passiva kunnen ook worden gedefinieerd als een financieringsbron die aan het bedrijf wordt verstrekt, ook wel hefboom genoemd.

  • Eigen vermogen is het bedrag van de fondsen die door de eigenaren van het bedrijf (oprichters of aandeelhouders) zijn ingebracht, plus eerder ingehouden winsten (of verliezen). Elk jaar kunnen nettowinsten (of -verliezen) worden gerapporteerd als ingehouden winsten of worden uitgekeerd aan de aandeelhouders (als dividend).

Wat je bezit (een actief) is gefinancierd door middel van terug te betalen schulden (passiva) of eigen vermogen (winsten, kapitaal).

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen activa en uitgaven:

  • Een actief is een hulpbron met economische waarde die een individu, bedrijf of land bezit of beheert met de verwachting dat het een toekomstig voordeel zal opleveren. Activa worden gerapporteerd op de balansrekening van een bedrijf. Ze worden gekocht of gecreëerd om de waarde van een bedrijf te verhogen of de activiteiten ervan ten goede te komen.

  • Een uitgave gaat over de operationele kosten die een bedrijf maakt om inkomsten te genereren.

De winst- en verliesrekening toont de prestaties van het bedrijf over een specifieke periode, meestal een kwartaal of een boekjaar.

  • De omzet verwijst naar het geld dat het bedrijf verdient door het verkopen van goederen en/of diensten.

  • De kostprijs van de verkochte goederen (COGS, ook wel bekend als ‘kostprijs van de verkoop’) verwijst naar de kosten van de verkoop van goederen (bv. de kosten van de materialen en arbeid die gebruikt zijn om de goederen te maken).

    • De Brutowinst is gelijk aan de opbrengsten uit verkoop minus de kostprijs van de verkochte goederen.

    • Operationele uitgaven (OPEX) omvatten administratie-, verkoop- en R&D-salarissen, huur en nutsvoorzieningen, diverse kosten, verzekeringen en alles wat verder gaat dan de kosten van verkochte producten of de verkoopkosten.

Eigen vermogen

Gewone aandelen

Plus ingehouden winsten

Activa = Passiva + Eigen vermogen

Grootboekschema

Het grootboekschema bevat alle rekeningen van het bedrijf: zowel balansrekeningen als winst-en-verliesrekeningen. Elke transactie wordt geregistreerd door meerdere rekeningen te debiteren en crediteren met een boeking. In zekere zin is een grootboekschema als het DNA van een bedrijf!

Elke rekening die in het grootboekschema staat, behoort tot een specifieke categorie. In Odoo heeft elke rekening een unieke code en behoort tot een van deze categorieën:

  • Eigen vermogen en achtergestelde schulden

    • Eigen vermogen is het bedrag dat door de aandeelhouders van een bedrijf is geïnvesteerd om de activiteiten van het bedrijf te financieren.

    • Achtergestelde schulden zijn het bedrag dat door een derde partij aan een bedrijf is geleend om de activiteiten te financieren. In het geval van ontbinding van een bedrijf worden deze derden terugbetaald vóór de aandeelhouders.

  • Vaste activa zijn tastbare (fysieke) items of eigendommen die een bedrijf koopt en gebruikt om zijn goederen en diensten te produceren. Vaste activa zijn langetermijnactiva. Dit betekent dat de activa een levensduur hebben van meer dan één jaar. Ze omvatten ook eigendommen, fabrieken en uitrusting (ook bekend als materiële vaste activa) en worden op de balans geregistreerd met die classificatie.

  • Vlottende activa en passiva

    • De vlottende activa rekening is een balanspost vermeld onder de sectie Activa, die alle activa van het bedrijf bevat die binnen een jaar in contanten kunnen worden omgezet. Vlottende activa omvatten contanten, kasequivalenten, debiteuren, voorraad, verhandelbare effecten, vooruitbetaalde verplichtingen en andere liquide activa.

    • Kort vreemd vermogen zijn de kortlopende financiële verplichtingen van een bedrijf die binnen een jaar verschuldigd zijn. Een voorbeeld van kort vreemd vermogen is geld dat aan leveranciers verschuldigd is in de vorm van crediteuren.

  • Bank- en kasrekeningen

    • Een bankrekening is een financiële rekening die wordt aangehouden door een bank of andere financiële instelling waarin de financiële transacties tussen de bank en een klant worden geregistreerd.

    • Een kasrekening of kasboek kan verwijzen naar een grootboek waarin alle contante transacties worden geregistreerd. De kasrekening omvat zowel de ontvangsten- als betalingsdagboeken.

  • Kosten en inkomsten

    • Een kost gaat over de operationele kosten die een bedrijf draagt om inkomsten te genereren. Het wordt eenvoudigweg gedefinieerd als de kosten die men moet maken om iets te verkrijgen. Veelvoorkomende kosten zijn betalingen aan leveranciers, werknemerslonen, fabrieksleases en afschrijving van apparatuur.

    • De term “inkomsten” verwijst over het algemeen naar het bedrag aan geld, eigendommen en andere overboekingen van waarde die over een bepaalde periode worden ontvangen in ruil voor diensten of producten.

Voorbeeld

*: De vakjes Customer Refund en Costumer Payment kunnen niet tegelijkertijd worden geselecteerd omdat ze tegenstrijdig zijn.

Balans = Debet - Credit

Oprichting van het bedrijf (beginkapitaal $ 1.000)

Verkoopfactuur ($ 100 + 9% btw) en verzending van de goederen

Verzending van goederen naar klant

Klantterugbetaling*

Klantbetaling

Goederenontvangst leverancier (inkooporder: $ 50)

Leveranciersfactuur (factuur: $ 50)

Leveranciersfactuur (factuur: $ 52 maar inkooporder $ 50)

Leveranciersfactuur betaald ($ 52 + 9% btw)

Een gebouw verwerven (koopcontract)

Gebouw betalen

Jaarlijkse afschrijving van activa (10% per jaar)

Verkoopfactuur (servicecontract van 3 jaar, $ 300)

Omzettoerekening (elk jaar, inclusief het eerste)

Verschuldigde belastingen betalen

Debet

Credit

Saldo

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Boekingen

Elk financieel document van het bedrijf (bv. een factuur, een bankafschrift, een loonstrook, een contract voor kapitaalverhoging) wordt vastgelegd als een boeking die meerdere rekeningen beïnvloedt.

Boekingen moeten in evenwicht zijn, dus de som van alle debiteringen moet gelijk zijn aan de som van alle crediteringen.

Bedrijfsoprichting

Account

Debet

Credit

Activa: contanten

1000

Eigen vermogen: gewone aandelen

1000

Uitleg

  • Het bedrijf ontvangt $ 1.000 in contanten

  • Aandelen ter waarde van $ 1.000 behoren toe aan de oprichters

Het beginkapitaal kan contant geld zijn, maar kan ook intellectuele eigenschap, goodwill van een vorig bedrijf, licenties, knowhow, enz. zijn…

Soms wordt kapitaal niet onmiddellijk vrijgegeven; rekeningen voor “vrij te geven kapitaal” kunnen nodig zijn.

Verkoopfactuur ($ 100 + 9% btw)

Account

Debet

Credit

Opbrengsten: goederen

100

Passiva/Verplichtingen/schulden: uitgestelde belastingverplichtingen

9

Activa: Debiteuren

109

Activa: Voorraad

50

(On)kosten/Uitgaven: kostprijs van de verkochte goederen

50

Uitleg

  • Opbrengsten stijgen met $100

  • Een aan het einde van de maand te betalen belasting van $9

  • De klant is $109 verschuldigd

  • De voorraad wordt verminderd met $50 (verzending van de goederen)

  • De kostprijs van de verkochte goederen verlaagt de brutowinst met $50

Configuratie

  • Omzet: gedefinieerd op het product, of de productcategorie indien niet op het product, veld Omzetrekening

  • Uitgestelde belasting Passiva/Verplichtingen/schulden: gedefinieerd op de belasting gebruikt op de factuurregel

  • Debiteuren: gedefinieerd op de klant (eigenschap)

  • Voorraad: gedefinieerd op de categorie van het gerelateerde product (eigenschap)

  • (On)kosten/Uitgaven: gedefinieerd op het product, of de productcategorie (eigenschap)

De fiscale positie die op de factuur wordt gebruikt, kan een regel bevatten die de Omzetrekening of de op het product gedefinieerde belasting vervangt door een andere.

Klantbetaling

Account

Debet

Credit

Activa: contanten

109

Activa: Debiteuren

109

Uitleg

  • Het bedrijf ontvangt $109 contant

  • De vordering op de klant wordt verminderd met $109

Configuratie

  • Kas: gedefinieerd op het dagboek dat gebruikt wordt bij het registreren van de betaling, velden Standaard creditrekening en Standaard debetrekening

  • Debiteuren: gedefinieerd op de klant (eigenschap)

Leveranciersfactuur (inkooporder $50 maar verkoopfactuur $52)

Account

Debet

Credit

Activa: Niet-gefactureerde voorraad

50

Activa: Uitgestelde belastingactiva

4,68

Kosten: Prijsverschil

2

Passiva: Crediteuren

56,68

Uitleg

  • Een tussenrekening wordt gebruikt om te ontvangen goederen te registreren

  • De inkooporder vermeldt de prijzen van goederen, de daadwerkelijke factuur kan extra kosten bevatten, zoals verzendkosten

  • Het bedrijf moet de leverancier nog betalen (een actief geruild tegen een schuld)

Configuratie

  • Niet-gefactureerde voorraad: gedefinieerd op het product of de categorie van het gerelateerde product, veld: Ontvangstrekening voorraad

  • Uitgestelde belastingactiva: gedefinieerd op de belasting die wordt gebruikt op de inkooporderregel

  • Crediteuren: gedefinieerd op de leverancier gerelateerd aan de leveranciersfactuur

In dit scenario was de inkooporder $50, maar ontving het bedrijf een factuur voor $52 omdat er extra verzendkosten waren

Goederen van leverancier ontvangen (inkooporder: $50)

Account

Debet

Credit

Activa: Voorraad

50

Activa: Niet-gefactureerde voorraad

50

Uitleg

  • De voorraad wordt verhoogd met $50, het verwachte bedrag van de inkooporder

  • Een tussenrekening wordt gebruikt voor de tegenboeking en wordt vereffend bij ontvangst van de factuur

Configuratie

  • Niet-gefactureerde voorraad: gedefinieerd op het product of de categorie van het gerelateerde product, veld: Ontvangstrekening voorraad

  • Voorraad: gedefinieerd op de productcategorie, veld: Voorraadwaardering

Een actief kopen ($300.000 - geen belasting)

Account

Debet

Credit

Activa: Gebouwen

300000

Passiva: Crediteuren

300000

Uitleg

  • Het bedrijf verkrijgt een actief ter waarde van $ 300.000

  • Het bedrijf moet $ 300.000 betalen aan de leverancier (ruilde een actief tegen een verplichting)

Configuratie

  • Gebouwen: gedefinieerd op de activacategorie geselecteerd op de leveranciersfactuurregel

  • Crediteuren: gedefinieerd op de leverancier gekoppeld aan de leveranciersfactuur (eigenschap)

Leveranciersfactuur betalen

Account

Debet

Credit

Passiva: Crediteuren

300000

Activa: contanten

300000

Uitleg

  • Het bedrijf is de leverancier $ 300.000 minder verschuldigd (verplichtingen zijn voldaan)

  • De geldmiddelen van het bedrijf nemen af met $ 300.000 (vermindering van actief)

Configuratie

  • Crediteuren: gedefinieerd op de leverancier die je betaalt (eigenschap)

  • Kas: gedefinieerd op het dagboek gekoppeld aan de betaalmethode

Contantverkoop (ontvangstbewijs)

Account

Debet

Credit

Activa: contanten

109

Opbrengsten: goederen

100

Passiva/Verplichtingen/schulden: uitgestelde belastingverplichtingen

9

Uitleg

  • De geldmiddelen van het bedrijf nemen toe met $ 109

  • Opbrengsten stijgen met $100

  • Er moet $ 9 aan belasting worden betaald

Configuratie

  • Kas: betaalmethode gedefinieerd op het ontvangstbewijs

  • Verkoop: gedefinieerd op het product gebruikt op het ontvangstbewijs, of de productcategorie indien leeg

  • Uitgestelde belastingverplichtingen: gedefinieerd op de belasting gebruikt op het ontvangstbewijs (afkomstig van het product)

Klant betaalt factuur, 5% vroegbetalingskorting

Account

Debet

Credit

Activa: contanten

950

Omzet: verkoopkorting

50

Activa: Debiteuren

1000

Uitleg

  • De geldmiddelen van het bedrijf nemen toe met $ 950

  • Verkoopkortingen verlagen de werkelijke omzet met $ 50

  • De klant is het bedrijf $ 1000 minder verschuldigd

Configuratie

  • Kas: is gedefinieerd op het dagboek dat gekoppeld is aan de betaling / het bankafschrift

  • Verkoopkorting: wordt geselecteerd tijdens het afletteren van de betaling

  • Debiteuren: is gedefinieerd op de klant die aan de betaling is gekoppeld

Afsluiting van het boekjaar - positief resultaat en 50% dividend

Account

Debet

Credit

Nettowinst

1000

Eigen vermogen: overgedragen winst

500

Passiva: te betalen dividend

500

Uitleg

  • De winst- en verliesrekening is vereffend (nettowinst)

  • 50% wordt overgeboekt naar de overgedragen winst

  • 50% wordt uitgekeerd aan aandeelhouders als dividend

Configuratie

Deze transactie wordt vóór het afsluiten van het boekjaar geregistreerd door de adviseur, afhankelijk van hoe het bedrijf zijn nettowinst aanwendt.

Afletteren

Afletteren is het proces waarbij boekingsregels van een specifieke rekening worden gekoppeld en crediteringen en debiteringen worden gematcht.

Het primaire doel is om betalingen te koppelen aan de bijbehorende facturen om ze als betaald te markeren. Dit wordt gedaan door een aflettering uit te voeren op de debiteuren- en/of crediteurenrekening.

Afletteren gebeurt automatisch door het systeem wanneer:

  • de betaling rechtstreeks op de factuur is geregistreerd

  • de koppelingen tussen de betalingen en de facturen worden gedetecteerd tijdens het bankafletteringsproces

Voorbeeld rekeningoverzicht van klant

Debiteurenrekeningen

Debet

Credit

Factuur 1

100

Gedeeltelijke betaling 1/2

70

Factuur 2

65

Gedeeltelijke betaling 2/2

30

Betaling 2

65

Factuur 3

50

Totaal te betalen

50

  • Afletteren

  • Volgende afletteren

  • Maak afletteren ongedaan

Bankaflettering

Bankaflettering is het koppelen van bankafschriftregels (verstrekt door je bank) met intern geregistreerde transacties (betalingen aan leveranciers of van klanten). Regels in een bankafschrift kunnen:

  • gekoppeld worden aan een eerder geregistreerde betaling: een betaling wordt geregistreerd wanneer een cheque van een klant wordt ontvangen, en vervolgens gekoppeld bij het controleren van het bankafschrift.

  • geregistreerd worden als een nieuwe betaling: de boeking van de betaling wordt aangemaakt en afgeletterd met de gerelateerde factuur bij het verwerken van het bankafschrift.

  • geregistreerd worden als andere transactie: bankoverschrijving, directe afschrijving, etc.

Odoo zou de meeste transacties automatisch moeten afletteren. Slechts enkele transacties zouden handmatige controle nodig moeten hebben. Wanneer de bankaflettering is voltooid, zou het saldo op de bankrekening in Odoo overeen moeten komen met het saldo van het bankafschrift.

Cheques verwerken

Er zijn twee manieren om cheques en interne overboekingen te beheren:

  • Twee boekingen en een aflettering

  • Eén boeking en een bankaflettering

De eerste boeking wordt aangemaakt door de betaling op de factuur te registreren. De tweede wordt aangemaakt bij het registreren van het bankafschrift.

Account

Debet

Credit

Afletteren

Debiteurenrekening

100

Factuur ABC

Nog niet gestorte bedragen

100

Cheque 0123

Account

Debet

Credit

Afletteren

Nog niet gestorte bedragen

100

Cheque 0123

Bank

100

Een boeking wordt aangemaakt door de betaling op de factuur te registreren. Bij het afletteren van het bankafschrift wordt de afschriftregel gekoppeld aan de bestaande boeking.

Account

Debet

Credit

Afletteren

Rekeningafschrift

Debiteurenrekening

100

Factuur ABC

Bank

100

Afschrift XYZ