เอกสารการบัญชี

งบดุล คือภาพรวมทางการเงินของบริษัท ณ วันที่ที่ระบุ (ตรงข้ามกับกำไรขาดทุนซึ่งเป็นการวิเคราะห์ในช่วงเวลาหนึ่ง)

• สินทรัพย์ แสดงถึงความมั่งคั่งของบริษัทและสินค้าที่บริษัทเป็นเจ้าของ สินทรัพย์ถาวรประกอบด้วยอาคารและสำนักงาน ในขณะที่สินทรัพย์หมุนเวียนประกอบด้วยบัญชีธนาคารและเงินสด เงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ถือเป็นสินทรัพย์ พนักงานไม่ใช่ทรัพย์สิน

• หนี้สิน คือภาระผูกพันจากเหตุการณ์ในอดีตที่บริษัทจะต้องชำระในอนาคต (ค่าสาธารณูปโภค หนี้สิน ซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้ชำระ) หนี้สินยังอาจถูกกำหนดให้เป็นแหล่งเงินทุนที่จัดหาให้แก่บริษัท หรือที่เรียกว่า เลเวอเรจ

• ส่วนของผู้ถือหุ้น คือจำนวนเงินที่เจ้าของบริษัท (ผู้ก่อตั้งหรือผู้ถือหุ้น) บริจาค บวกกับกำไร (หรือขาดทุนสะสมก่อนหน้านี้) ในแต่ละปี กำไรสุทธิ (หรือขาดทุน) อาจรายงานเป็นกำไรสะสมหรือแจกจ่ายให้กับผู้ถือหุ้น (เป็นเงินปันผล)

สิ่งที่เป็นเจ้าของ (สินทรัพย์) ได้รับการสนับสนุนทางการเงินผ่านหนี้สินเพื่อชดใช้ (หนี้สิน) หรือส่วนของผู้ถือหุ้น (กำไร ทุน)

ความแตกต่างเกิดขึ้นระหว่าง สินทรัพย์ และ ค่าใช้จ่าย:

• สินทรัพย์ คือทรัพยากรที่มีมูลค่าทางเศรษฐกิจที่บุคคล บริษัท หรือประเทศเป็นเจ้าของหรือควบคุมโดยคาดหวังว่าจะให้ผลประโยชน์ในอนาคต สินทรัพย์จะถูกรายงานในงบดุลของบริษัท สิ่งเหล่านี้ถูกซื้อหรือสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มมูลค่าของบริษัทหรือเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบริษัท

• ค่าใช้จ่าย คือต้นทุนการดำเนินงานที่บริษัทต้องแบกรับเพื่อสร้างรายได้

รายงาน กำไรและขาดทุน (P&L) จะแสดงผลการดำเนินงานของบริษัทในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยปกติจะเป็นหนึ่งในสี่หรือปีบัญชี

• รายได้ หมายถึงเงินที่บริษัทได้รับจากการขายสินค้าและ/หรือบริการ

• ต้นทุนขาย (COGS) หมายถึงต้นทุนขายสินค้า (เช่น ต้นทุนวัสดุและแรงงานที่ใช้ในการสร้างสินค้า)

  • กำไรขั้นต้น เท่ากับรายได้จากการขายลบด้วยต้นทุนขาย

  • ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (OPEX) ประกอบด้วยเงินเดือนด้านการบริหาร การขายและการวิจัยและพัฒนา ค่าเช่าและค่าสาธารณูปโภค ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ค่าประกันภัย และอะไรก็ตามที่นอกเหนือจากต้นทุนผลิตภัณฑ์ที่ขายหรือต้นทุนการขาย

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของผู้ถือหุ้น

ผังบัญชี

ผังบัญชี แสดงรายการบัญชีทั้งหมดของบริษัท: ทั้งบัญชีงบดุลและบัญชี P&L ทุกธุรกรรมจะถูกบันทึกโดยการเดบิตและเครดิตหลายบัญชีในรายการสมุดรายวัน ผังบัญชีก็เปรียบเสมือน DNA ของบริษัท!

ทุกบัญชีที่อยู่ในผังบัญชีอยู่ในหมวดหมู่เฉพาะ ใน Odoo แต่ละบัญชีจะมีรหัสที่ไม่ซ้ำกันและอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่งเหล่านี้:

• ตราสารทุนและหนี้ด้อยสิทธิ

  • ทุน คือจำนวนเงินที่ผู้ถือหุ้นของบริษัทลงทุนเพื่อใช้ในกิจกรรมของบริษัท

  • หนี้ด้อยสิทธิ คือจำนวนเงินที่บุคคลที่สามให้บริษัทยืมเพื่อใช้ในกิจกรรมของบริษัท ในกรณีที่บริษัทเลิกกิจการ บุคคลที่สามเหล่านี้จะได้รับเงินคืนก่อนผู้ถือหุ้น

• สินทรัพย์ถาวร คือรายการหรือทรัพย์สินที่จับต้องได้ (เช่น เป็นรูปธรรม) ที่บริษัทซื้อและใช้ในการผลิตสินค้าและบริการ สินทรัพย์ถาวรเป็นสินทรัพย์ระยะยาว ซึ่งหมายความว่าสินทรัพย์มีอายุการให้ประโยชน์มากกว่าหนึ่งปี นอกจากนี้ยังรวมถึงคุณสมบัติ โรงงาน และอุปกรณ์ (หรือที่เรียกว่า "PP&E") และจะถูกบันทึกไว้ในงบดุลตามการจัดประเภทนั้น

• สินทรัพย์และหนี้สินหมุนเวียน

  • บัญชี สินทรัพย์หมุนเวียน คือรายการในงบดุลที่แสดงอยู่ในส่วนสินทรัพย์ ซึ่งบัญชีสำหรับสินทรัพย์ทั้งหมดของบริษัทที่สามารถแปลงเป็นเงินสดได้ภายในหนึ่งปี สินทรัพย์หมุนเวียน ได้แก่ เงินสด รายการเทียบเท่าเงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ หลักทรัพย์ในความต้องการของตลาด หนี้สินจ่ายล่วงหน้า และสินทรัพย์สภาพคล่องอื่นๆ

  • หนี้สินหมุนเวียน คือภาระผูกพันทางการเงินระยะสั้นของบริษัทที่ครบกำหนดชำระภายในหนึ่งปี ตัวอย่างของความรับผิดในปัจจุบันคือเงินที่เป็นหนี้กับซัพพลายเออร์ในรูปแบบของบัญชีเจ้าหนี้

• บัญชีธนาคารและเงินสด

  • บัญชีธนาคาร คือบัญชีทางการเงินที่ธนาคารหรือสถาบันการเงินอื่นดูแล ซึ่งมีการบันทึกธุรกรรมทางการเงินระหว่างธนาคารและลูกค้าไว้

  • บัญชีเงินสด หรือสมุดเงินสด อาจหมายถึงบัญชีแยกประเภทซึ่งมีการบันทึกธุรกรรมเงินสดทั้งหมด บัญชีเงินสดมีทั้งใบเสร็จรับเงินและสมุดรายวันการจ่ายเงินสด

• ค่าใช้จ่ายและรายได้

  • ค่าใช้จ่าย คือต้นทุนการดำเนินงานที่บริษัทต้องแบกรับเพื่อสร้างรายได้ มันถูกกำหนดง่ายๆว่าเป็นต้นทุนที่ต้องใช้เพื่อให้ได้มาซึ่งบางสิ่งบางอย่าง ค่าใช้จ่ายทั่วไป ได้แก่ การจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ ค่าจ้างพนักงาน สัญญาเช่าโรงงาน และค่าเสื่อมราคาอุปกรณ์

  • โดยทั่วไปคำว่า "รายได้" หมายถึงจำนวนเงิน ทรัพย์สิน และการโอนมูลค่าอื่นๆ ที่ได้รับในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อแลกกับบริการหรือผลิตภัณฑ์

ตัวอย่าง

*: ไม่สามารถเลือกช่องการคืนเงินลูกค้าและการชำระเงินของลูกค้าพร้อมกันได้ เนื่องจากขัดแย้งกัน

ยอดคงเหลือ = เดบิต - เครดิต

รายการสมุดรายวัน

เอกสารทางการเงินทุกฉบับของบริษัท (เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดธนาคาร สลิปเงินเดือน สัญญาเพิ่มทุน) จะถูกบันทึกเป็นรายการสมุดรายวัน ซึ่งมีผลกระทบต่อบัญชีหลายบัญชี

เพื่อให้รายการสมุดรายวันมีความสมดุล ยอดรวมของเดบิตทั้งหมดจะต้องเท่ากับผลรวมของเครดิตทั้งหมด

ตัวอย่างรายการบัญชีสำหรับธุรกรรมต่างๆ (see entries.js)

การกระทบยอด

การกระทบยอด เป็นกระบวนการเชื่อมโยงรายการสมุดรายวันของบัญชีเฉพาะและการจับคู่เครดิตและเดบิต

วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อเชื่อมโยงการชำระเงินกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเพื่อทำเครื่องหมายว่าชำระเงินแล้ว ซึ่งทำได้โดยการกระทบยอดบัญชีลูกหนี้และ/หรือบัญชีเจ้าหนี้

ระบบจะดำเนินการกระทบยอดโดยอัตโนมัติเมื่อ:

• การชำระเงินจะถูกลงทะเบียนโดยตรงในใบแจ้งหนี้

• ตรวจพบการเชื่อมโยงระหว่างการชำระเงินและใบแจ้งหนี้ในกระบวนการจับคู่ของธนาคาร

ตัวอย่างใบแจ้งยอดลูกค้า

บัญชีลูกหนี้	เดบิต	เครดิต
ใบแจ้งหนี้ 1	100
ชำระเงินบางส่วน 1/2		70
ใบแจ้งหนี้ 2	65
ชำระเงินบางส่วน 2/2		30
การชำระเงิน 2		65
ใบแจ้งหนี้ 3	50
ค่าใช้จ่ายทั้งหมด	50

การกระทบยอดบัญชีธนาคาร

การกระทบยอดธนาคารคือการจับคู่รายการใบแจ้งยอดจากธนาคาร (จัดทำโดยธนาคารของคุณ) กับธุรกรรมที่บันทึกไว้ภายใน (การชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์หรือจากลูกค้า) สำหรับแต่ละรายการในใบแจ้งยอดจากธนาคาร อาจเป็น:

• จับคู่กับการชำระเงินที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้: การชำระเงินจะถูกลงทะเบียนเมื่อได้รับเช็คจากลูกค้า จากนั้นจะถูกจับคู่เมื่อตรวจสอบใบแจ้งยอดธนาคาร

• บันทึกเป็นการชำระเงินใหม่: รายการบันทึกการชำระเงินถูกสร้างขึ้นและกระทบยอดกับใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องเมื่อประมวลผลใบแจ้งยอดจากธนาคาร

• บันทึกเป็นธุรกรรมอื่น: การโอนเงินผ่านธนาคาร การเรียกเก็บเงินโดยตรง และอื่นๆ

Odoo ควรกระทบยอดธุรกรรมส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ มีเพียงไม่กี่รายที่ควรได้รับการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ เมื่อกระบวนการกระทบยอดธนาคารเสร็จสิ้น ยอดคงเหลือในบัญชีธนาคารใน Odoo ควรตรงกับยอดคงเหลือของใบแจ้งยอดจากธนาคาร

ตรวจสอบการจัดการ

มีสองวิธีในการจัดการเช็คและการโอนเงินภายใน:

• รายการสมุดรายวันสองรายการและการกระทบยอด

• รายการสมุดรายวันหนึ่งรายการและการกระทบยอดธนาคาร

รายการสมุดรายวันแรกถูกสร้างขึ้นโดยการลงทะเบียนการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ อันที่สองถูกสร้างขึ้นเมื่อลงทะเบียนใบแจ้งยอดจากธนาคาร

บัญชี	เดบิต	เครดิต	การกระทบยอด
ลูกหนี้		100	ใบแจ้งหนี้ ABC
เงินที่ยังไม่ได้ฝาก	100		เช็ค 0123

บัญชี	เดบิต	เครดิต	การกระทบยอด
เงินที่ยังไม่ได้ฝาก		100	เช็ค 0123
ธนาคาร	100

รายการสมุดรายวันถูกสร้างขึ้นโดยการลงทะเบียนการชำระเงินในใบแจ้งหนี้ เมื่อกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคาร รายการใบแจ้งยอดจะเชื่อมโยงกับรายการสมุดรายวันที่มีอยู่

บัญชี	เดบิต	เครดิต	การกระทบยอด	ใบแจ้งยอดจากธนาคาร
ลูกหนี้		100	ใบแจ้งหนี้ ABC
ธนาคาร	100			ใบแจ้งยอด XYZ