Sign¶
Odoo Sign allows you to send, sign, and approve documents online, using electronic signatures.
Un electronic signature confirma acordul unei persoane privind conținutul unui document. La fel ca o semnătură scrisă, și semnatura electronică reprezintă un act legal prin termenii documentului semnat.
With Sign, you can upload any PDF file and add fields to it. These fields can be automatically filled in with the user’s details present in your database.
Valabilitatea semnăturilor electronice¶
Documentele semnate prin intermediul aplicației Sign sunt semnături electronice valabile în Uniunea Europeană și Statele Unite ale Americii. Ele îndeplinesc și cerințele pentru semnături electronice în majoritatea țărilor. Valabilitatea legala a semnăturilor electronice generate de Odoo depind de legislația țării dvs. Companiile care fac afaceri în străinătate ar trebui să ia în considerare și alte legislații privind semnăturile electronice ale țărilor respective.
Uniunea Europeană¶
eIDAS regulation stabilește cadrul pentru semnături electronice în `27 de state membre a Uniunii Europene <https://europa.eu/european-union/about-
Semnaturile electronice simple
Semnaturile electronice avansate
Semnatrile electronice calificate
Odoo generează primul tip, simple electronic signatures; aceste semnături sunt valabile legal în UE, conform reglementării eIDAS.
Semnatrile electronice nu pot fi recunoscute automat ca valabile. Poate trebuie să aduceți si alte acte care pot dovedi valabilitatea semnăturii. În timp ce aplicația Sign oferă o semnătură electronică simplă, unele dovezi ale valabilitatii se colectează automat în timpul procesului de semnare, cum ar fi:
Email și SMS de validare (dacă este activat)
Identitate puternică prin itsme® (disponibil în Belgia și Țările de Jos)Olanda)
Timestamped, IP și trasabilitate geografica dau acces la documente și semnăturile asociate
Trasaabilitatea documentelor și inalterabilitatea (orice modificare făcută unui document semnat este detectată de Odoo cu ajutorul dovezilor criptografice)
Statele Unite ale Americii¶
ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), la nivel interstat și internațional, și UETA (Uniform Electronic Transactions Act), la nivel de stat, oferă cadrul legal pentru semnaturile electronice. Rețineți că Illinois și New York nu au adoptat UETA, ci acte similare.
Per ansamblu, pentru a fi recunoscute ca valabile, semnaturile electronice trebuie să îndeplinească cinci criterii:
Semnatarul trebuie să arate un intent to sign. De exemplu, folosind cursorul pentru a desena o semnătură. Semnatarul trebuie de asemenea să aibă opțiunea de a renunța la documentul electronic.
Semnatarul trebuie să exprime sau să implice consent to conduct business electronically.
Semnatura trebuie să fie clearly attributed. În Odoo, metadate, cum ar fi adresa IP a semnatarului, este adăugată la semnătură, care poate fi folosită ca dovadă a valabilitatii
The signature must be associated with the signed document, de exemplu, prin păstrarea unei înregistrari care detaliază cum a fost capturată semnătura.
Documentele semnate electronic trebuie să fie retained and stored de toate părțile implicate; de exemplu, prin furnizarea semnatarului fie cu o copie completă, fie cu posibilitatea de a descărca o copie.
Important
Informațiile de mai sus nu au nici o valoare legală; sunt furnizate doar pentru informații generale. Deoarece legile care reglementează semnaturile electronice evoluează rapid, nu putem garanta că toate informațiile sunt actualizate. Vă recomandăm să contactați un avocat local pentru sfaturi legale privind respectarea și valabilitatea semnăturilor electronice.
Send a document to sign¶
One-time signature¶
You can click Upload a PDF to sign from your dashboard for a one-time signature. Select your document, open it, and drag and drop the required fields in your document. You can modify the role assigned to a field by clicking on it and selecting the one you want.
When ready, click Send, and fill in the required fields. Once sent, your document remains available. Go to to see your document and the status of the signatures.
Șabloane¶
You can create document templates when you have to send the same document several times. From your dashboard, click Upload a PDF template. Select the document and add the required fields. You can modify the role of a field by clicking on it and selecting the one you want.
Click Template Properties to add Tags to your template, define a Signed Document Workspace, add Signed Document Tags, set a Redirect Link that will be available in the signature confirmation message received after the signature, or define Authorized Users if you want to restrict the use of your template to specific authorized users or groups.
Your templates are visible by default on your dashboard. You can click Send to quickly send a document template to a signer or Sign Now if you are ready to sign your document immediately.
Sfat
You can create a template from a document that was previously sent. To do so, go to . On the document you want to retrieve, click on ⋮, then Template. Click on ⋮ again, then Restore. Your document now appears on your dashboard next to your other templates.
Roluri¶
Each field in a Sign document is related to a role corresponding to a specific person. When a document is being signed, the person assigned to the role must fill in their assigned fields and sign it.
Roluile sunt disponibile accesând
It is possible to update existing roles or to create new roles by clicking on New. Choose a Role Name, add an Extra Authentication Step to confirm the identity of the signing person, and if the document can be reassigned to another contact, select Change Authorized for the role. A Color can also be chosen for the role. This color can help understand which roles are responsible for which field when configuring a template.
Secured identification¶
As the owner of a document, you may request an Extra Authentication Step through SMS verification or via Itsme® (available in Belgium and the Netherlands). Both authentication options require credits. If you do not have any credits left, the authentication steps will be skipped.
Vedeți și
SMS verification¶
Go to . Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Unique Code Via SMS.
Notă
Before being able to send SMS Text Messages, you need to register your phone number. To do so, go to and click Buy credits under Authenticate by SMS.
Go to the document to sign, add the field for which the SMS verification is required, for example, the Signature field, and click Send. On the new page, select the customer and click Send.
The person signing the document fills in the Signature field, then Sign, and clicks Validate & Send Completed Document. A Final Validation page pops up where to add their phone number. One-time codes are sent by SMS.
Notă
This feature is enabled by default.
As soon as the Extra Authentication Step applies to a role, this validation step is requested for any field assigned to this role.
Itsme®¶
Itsme® authentication can be used to allow signatories to provide their identity using itsme®. This feature is only available in Belgium and the Netherlands.
The feature can be enabled in Sign Settings and applies automatically to the Customer (identified with itsme®) role. To enable it for other roles, go to . Click in the Extra Authentication Step column for the role, and select Via itsme®.
Go to the document that needs to be signed and add the Signature field. Switch to any role configured to use the feature, and click Validate and Send.
Upon signing the document, the signer completes the Signature field and proceeds by clicking on Validate & Send Completed Document, triggering a Final verification page where authentication via itsme® is required.
Semnatarul hash¶
Each time someone signs a document, a hash - a unique digital signature of the operation - is generated to ensure traceability, integrity, and inalterability. This process guarantees that any changes made after a signature is affixed can be easily detected, maintaining the document’s authenticity and security throughout its lifecycle.
A visual security frame displaying the beginning of the hash is added to the signatures. Internal users can hide or show it by turning the Frame option on or off when signing the document.
Sign order¶
When a document needs to be signed by different parties, the signing order lets you control the order in which your recipients receive it for signature.
By going to , you can Enable Signing Order. Each recipient receives the signature request notification only once the previous recipient has completed their action.
Add at least two Signature fields with different roles to your document. Click Send, go to the Options tab, and tick the Specify signing order box.
Add the signer’s Name or email information. You can decide on the Sign Order by typing 1 or 2 in the Sign Order column.
Vedeți și
Field types¶
Fields are used in a document to indicate what information must be completed by the signers. You can add fields to your document simply by dragging and dropping them for the left column into your document.
Various field types can be used to sign documents (placeholder, autocompletion, etc.). By configuring your own field types, also known as signature item types, the signing process can be even faster for your customers, partners, and employees.
Pentru a crea si edita tipurile de câmpuri, accesați .
You can select an existing field by clicking on it, or you can Create a new one. First, edit the Field Name. Then, select a Field Type:
Signature: utilizatorii sunt rugați să introducă semnătura lor ori prin desenarea ei, generarea unei semnaturi automate bazate pe numele lor, sau încărcarea unui fișier local (de obicei o imagine). Fiecare Signature următor va utiliza datele introduse în primul câmp.
Initial: utilizatorii sunt rugați să introducă inițialele lor, în mod similar cu câmpul Signature.
Text: utilizatorii introduc text pe o singură linie.
Multiline Text: utilizatorii introduc text pe mai multe linii.
Checkbox: utilizatorii pot bifa o casetă (de exemplu, pentru a marca aprobarea sau consimțământul).
Selection: utilizatorii aleg o singură opțiune dintr-o varietate de opțiuni.
Setarea Auto-fill Partner Field este utilizată pentru a completa automat un câmp în timpul procesului de semnare. Aceasta utilizează valoarea unui câmp din modelul de contact (res.partner) al persoanei care semnează documentul. Pentru a face acest lucru, introduceți numele tehnic al campului din modelul de contact.
Sfat
Pentru a afla numele tehnic al unui câmp, activați modul de dezvoltator și plasați cursorul deasupra semnului întrebării din dreptul câmpului.
Notă
Completează automat valorile sunt sugestii și pot fi modificate după cum este necesar de către persoana care semnează documentul.
The size of the fields can also be changed by editing the Default Width and Default Height. Both sizes are defined as a percentage of the full page expressed as a decimal, with 1 equalling the full page’s width or height. By default, the width of new fields you create is set to 15% (0.150) of a full page’s width, while their height is set to 1.5% (0.015) of a full page’s height.
In continuare, scrieți un Tip. Sfaturile sunt afișate în interiorul săgeților din partea stângă a ecranului utilizatorului în timpul procesului de semnare pentru a-l ajuta să înțeleagă ce implică această etapă (de exemplu, „Semnează aici” sau „Completează data nașterii”). De asemenea, puteți utiliza un text Placeholder pentru a fi afișat în interiorul câmpului înainte de a fi completat.
