Policy för kontroll av fakturor¶
I Odoo bestämmer policyn fakturakontroll de kvantiteter som faktureras av leverantörer på varje inköpsorder, för beställda eller mottagna kvantiteter. Den policy som valts i inställningarna kommer att fungera som standardvärde och kommer att tillämpas på alla nya produkter som skapas.
Konfiguration¶
För att se standardpolicyn för fakturakontroll och göra ändringar, gå till och bläddra ner till avsnittet Invoicing. Här finns de två Fakturakontroll policyalternativen: Beställda kvantiteter och Mottagna kvantiteter.
Den valda policyn kommer att vara standard för alla nya produkter som skapas. Definitionen av varje policy är som följer:
Ordered quantities: skapar en leverantörsfaktura så snart en inköpsorder har bekräftats. Produkterna och kvantiteterna i inköpsordern används för att generera ett utkast till faktura.
Mottagna kvantiteter: en faktura skapas först efter att en del av den totala ordern har mottagits. De mottagna produkterna och kvantiteterna används för att generera ett fakturautkast. Ett felmeddelande visas om man försöker skapa en leverantörsfaktura utan att ha mottagit något.
Observera
Om en eller två produkter behöver en annan kontrollpolicy kan standardinställningen för fakturakontroll åsidosättas genom att gå till fliken Purchase i produktens mall och ändra dess fält Control Policy.
Exempel på flöde: Beställda kvantiteter¶
För att slutföra ett exempel på arbetsflöde med fakturakontrollpolicyn beställda kvantiteter, gå först till , bläddra ner till avsnittet Fakturering och välj beställda kvantiteter. Sedan Spara ändringarna.
I appen Köp skapar du en ny RFQ. Fyll i informationen i offertformuläret, lägg till produkter på fakturaraderna och klicka på Confirm Order. Klicka sedan på Create Bill. Eftersom policyn är inställd på beställda kvantiteter kan fakturautkastet bekräftas så snart det har skapats, utan att några produkter faktiskt har mottagits.
Exempel flöde: Mottagna kvantiteter¶
För att slutföra ett exempel på arbetsflöde med fakturakontrollpolicyn mottagna kvantiteter, gå först till , bläddra ner till avsnittet Fakturering och välj Mottagna kvantiteter. Sedan Spara ändringarna.
I appen Köp skapar du en ny RFQ. Fyll i informationen i offertformuläret, lägg till produkter på fakturaraderna och klicka på Confirm Order. Klicka sedan på Receipt smart button. Ställ in kvantiteterna i kolumnen Done så att de matchar kvantiteterna i kolumnen Demand och Validate ändringarna. I inköpsordern klickar du sedan på Create Bill och Confirm. Eftersom policyn är inställd på mottagna kvantiteter, kan fakturautkastet bekräftas endast när åtminstone en del av kvantiteterna har mottagits.
3-vägs matchning¶
Om du aktiverar 3-vägs matchning ser du till att leverantörsfakturor betalas först när några eller alla produkter som ingår i inköpsordern faktiskt har mottagits. För att aktivera det, gå till och bläddra ner till avsnittet Fakturering. Klicka sedan på 3-vägs matchning: inköp, mottagningar och fakturor.
Observera
3-vägs matchning är endast avsedd att fungera när fakturakontrollpolicyn är inställd på mottagna kvantiteter.
Betala leverantörsfakturor med 3-vägsmatchning¶
När 3-vägs matchning är aktiverad, kommer leverantörsfakturor att visa fältet Should Be Paid under fliken Övrig Info. När en ny leverantörsfaktura skapas kommer fältet att sättas till Yes, eftersom en faktura inte kan skapas förrän åtminstone några av de produkter som ingår i en inköpsorder har mottagits.
Observera
Om den totala mängden produkter från en inköpsorder inte har mottagits, inkluderar Odoo endast de produkter som har mottagits i utkastet till leverantörsfaktura.
Utkast till fakturor kan redigeras för att öka den fakturerade kvantiteten, ändra priset på produkterna i fakturan och lägga till ytterligare produkter i fakturan. Om detta görs kommer fältstatusen Should Be Paid att sättas till Exception. Detta innebär att Odoo märker avvikelsen, men inte blockerar ändringarna eller visar ett felmeddelande, eftersom det kan finnas en giltig anledning att göra ändringar i utkastet till räkningen.
När betalningen har registrerats för en leverantörsfaktura och visar den gröna Paid bannern, kommer fältstatusen Should Be Paid att sättas till No.
Tips
Status Should Be Paid på räkningar ställs in automatiskt av Odoo. Statusen kan dock ändras manuellt genom att klicka på fältets rullgardinsmeny på fliken Övrig info.
Visa faktureringsstatus för en inköpsorder¶
När en inköpsorder bekräftas kan dess Faktureringsstatus visas under fliken Övrig information på inköpsorderformuläret.
Nedan finns en lista över de olika statusar som en Billing Status kan visas som och när de visas, beroende på vilken policy för fakturakontroll som används.
Faktureringsstatus |
Villkor |
|
På mottagna kvantiteter |
På beställda kvantiteter |
|
Inget att fakturera |
PO bekräftad; inga produkter mottagna |
Inte tillämpligt |
Väntande räkningar |
Alla/vissa produkter mottagna; räkning inte skapad |
PO bekräftad |
Fullt fakturerad |
Alla/några produkter mottagna; utkast till lagförslag skapat |
Utkast till lagförslag framtaget |