Urmăriți și facturați timpul¶
Odoo Helpdesk oferă echipelor posibilitatea de a urmări numărul de ore lucrate la un tichet și de a factura clientul pentru acest timp. Prin integrarea cu aplicațiile Vânzări, Pontaje, Proiect și Contabilitate, clienții pot fi taxați după finalizarea lucrării sau chiar înainte ca aceasta să înceapă.
Pericol
Deoarece funcțiile Track & Bill Time necesită integrarea cu alte aplicații, activarea acestora poate duce la instalarea de module sau aplicații suplimentare.
Instalarea unei noi aplicații într-o bază de date One-App-Free declanșează o perioadă de încercare de 15 zile. La sfârșitul perioadei de încercare, dacă un abonament plătit nu a fost adăugat în baza de date, acesta nu va mai fi activ sau accesibil.
Configurați funcțiile de urmărire și timp de facturare¶
Înainte ca un client să poată fi facturat pentru servicii de suport, funcțiile Urmărire și facturare timp trebuie activate pentru fiecare echipă Helpdesk în parte.
Activați timpul de urmărire și facturare într-o echipă de asistență¶
Pentru a vizualiza și activa funcțiile Urmărire și facturare timp pentru o echipă Helpdesk, accesează . Selectează o echipă din listă sau creează una nouă. Se va deschide pagina de setări a echipei.
Pe pagina de setări a echipei, derulați la secțiunea Track & Bill Time. Bifați casetele etichetate Foaie de pontaj și Facturare timp.
După ce bifezi caseta Pontaje, va apărea un nou câmp numit Proiect.
Notă
Dacă aceasta este prima dată când această caracteristică este activată în această bază de date, este posibil ca pagina să fie salvată și reîmprospătată manual înainte să apară câmpul Proiect.
Proiectul selectat în acest câmp reprezintă locul unde sunt înregistrate toate foile de pontaj pentru biletele acestei echipe. Faceți clic în meniul derulant Proiect pentru a selecta un proiect.
Pentru a crea un nou proiect în care sunt înregistrate foile de pontaj, faceți clic în meniul derulant Proiect, introduceți un nume pentru proiect, apoi faceți clic pe Creare din meniul drop-down de mai jos.
Configurați produsele de service¶
Când funcția Facturare timp este activată, în aplicația Vânzări se creează un produs nou numit Serviciu pe bază de pontaje. Acest produs poate fi găsit la . Caută Serviciu pe bază de pontaje în bara de căutare. Acesta este produsul folosit la facturarea serviciilor de suport post-plată după ce au fost prestate.
Selectați Service on Timesheets din pagina produsului. Aceasta dezvăluie formularul cu detaliile produsului. Produsul este configurat cu Tipul de produs setat la Service și cu Politica de facturare setat la Based on Timesheets. Efectuați orice modificări necesare în înregistrarea produsului, cum ar fi Cost sau Prețul de vânzare.
Pentru a factura pentru serviciile de asistență înainte de finalizarea lucrărilor (cunoscute și ca servicii de asistență preplătite), trebuie creat un produs separat cu o politică de facturare diferită.
Pentru a crea un nou produs de serviciu, accesați și faceți clic pe Nou. Aceasta dezvăluie un formular necompletat cu detaliile produsului.
Pe noul formular de produs, adăugați un Nume produs și setați Tipul de produs la Serviciul. Apoi, setați Politica de facturare la Preplătit anticipat/Preț fix. Aceasta înseamnă că poate fi generată o factură și plata poate fi primită pentru acest produs înainte ca orice înregistrări de pontaj să fie înregistrate pentru aceste servicii.
În final, setează Prețul de vânzare și confirmă că unitatea de măsură este Ore.
Facturați servicii de asistență preplătite¶
Când serviciile de suport sunt facturate la un preț fix, se poate crea o factură înainte de a începe lucrul la problemă. În acest caz, se folosește un produs de tip serviciu cu Politica de facturare setată la Preplătit/Preț fix, ca în secțiunea de mai sus.
Creați o comandă de vânzare cu un produs preplătit¶
Pentru a factura unui client pentru servicii de asistență preplătite, creați mai întâi o comandă de vânzare (SO) cu produsul de servicii de asistență. Pentru a face acest lucru, accesați . Apoi, faceți clic pe Nou pentru a dezvălui un formular de ofertă necompletat.
Apoi, completați formularul de ofertă cu informațiile despre client.
Accesează fila Linii comandă din ofertă și apasă Adaugă un produs. Selectează produsul de servicii preplătite când configurezi produsul de serviciu. Actualizează câmpul Cantitate cu numărul de ore.
După ce actualizezi orice altă informație necesară, apasă Confirmă oferta. Aceasta va transforma oferta într-un SO.
Creați și trimiteți o factură pentru servicii preplătite¶
După ce SO a fost confirmat, apasă butonul Creează factură. Se va deschide o fereastră pop-up Creează factură/facturi.
Dacă nu se colectează avans, tipul Creează factură poate rămâne ca Factură obișnuită. Dacă se încasează un avans, alegeți între Acont (procent) sau Avans (sumă fixă).
După ce ai introdus toate informațiile necesare, apasă Creează ciornă.
Factura poate fi apoi trimisă clientului pentru plată.
Creați bilet de serviciu de asistență pentru servicii preplătite¶
Pentru a crea un tichet Helpdesk pentru servicii preplătite, accesează și apasă butonul Tichete pentru a vedea fluxul unei echipe. Apasă Nou pentru a crea un tichet nou.
Pe formularul de bilet necompletat, creați un bilet Titlu și introduceți informațiile Customer.
Când se adaugă numele clientului, câmpul Articol de comandă de vânzare se completează automat cu cel mai recent articol de comandă de vânzări plătită în avans care mai are timp.
Urmăriți orele pe biletul de asistență¶
Timpul petrecut lucrând la un tichet Helpdesk este urmărit în fila Pontaje a tichetului respectiv.
În formularul de detalii ale biletului, faceți clic pe fila Foi de pontaj și faceți clic pe Adăugați o linie. Alegeți un Angajat, adăugați o Descriere a sarcinii și introduceți numărul de Ore petrecute.
Pe măsură ce se adaugă linii noi la fila Foile de pontaj, câmpul Ore rămase pe SO, din colțul din dreapta jos al filei, este actualizat automat.
Notă
Dacă numărul de ore din fila Foi de pontaj depășește numărul de ore vândute, Ore rămase din SO devine roșu.
Pe măsură ce orele sunt adăugate în fila Pontaje, acestea sunt actualizate automat și în câmpul Livrat din SO.
Facturați servicii de asistență postplătite¶
Când serviciile de suport sunt facturate în funcție de timpul petrecut pentru o problemă, nu se poate crea o factură înainte ca numărul total de ore necesare să fie introdus în pontaj. În acest caz, se folosește un produs de tip serviciu cu Politica de facturare setată la Pe bază de pontaje, ca cel creat automat după activarea funcției Facturare timp.
Creați o comandă de vânzare cu un produs urmărit în timp¶
Pentru a factura un client pentru servicii de suport post-plată, creează mai întâi un SO cu produsul Serviciu pe bază de pontaje. Pentru aceasta, accesează . Apoi apasă Nou pentru a deschide un formular de ofertă gol.
Completați oferta cu informațiile despre client.
În fila Linii comandă, apasă Adaugă un produs. Selectează produsul Serviciu pe bază de pontaje. După ce actualizezi orice altă informație necesară, apasă Confirmă oferta.
Important
Spre deosebire de oferta pentru servicii preplătite, Odoo nu permite crearea unei facturi în acest moment. Deoarece serviciile nu au fost prestate, nu s-a livrat nimic, deci nu există nimic de facturat.
Creați un bilet de serviciu de asistență pentru servicii urmărite în timp¶
Pentru a înregistra o intrare de pontaj pentru servicii cu timp urmărit, accesează aplicația și selectează echipa potrivită pentru care se aplică aceste servicii.
Dacă există deja un bilet existent pentru această problemă, selectați-l din vizualizarea Kanban. Aceasta deschide formularul cu detaliile biletului. Dacă nu există niciun bilet existent pentru această problemă client, faceți clic pe Nou pentru a crea un nou bilet și introduceți informațiile necesare despre client în formularul gol pentru detaliile biletului.
După ce selectezi sau creezi un tichet, accesează meniul derulant Articol comandă de vânzare. Selectează SO creat la pasul anterior.
Urmăriți orele de asistență pe un bilet¶
Pentru a crea o factură pentru un produs pe baza foilor de pontaj, orele trebuie urmărite și înregistrate. În acest moment, serviciul este considerat livrat. Pentru a înregistra orele pentru acest serviciu de asistență, faceți clic pe fila Fișe de pontaj a biletului.
Faceți clic pe Adăugați o linie pentru a înregistra o nouă intrare. Selectați un Angajat din meniul derulant și înregistrați timpul petrecut în coloana Ore petrecute.
Repetă acești pași până când toate înregistrările de pontaj au fost adăugate.
Creați o factură pentru orele urmărite pe un bilet¶
Dacă nu mai sunt necesare pontaje noi, creează o factură și trimite-o clientului.
Pentru a face acest lucru, revino la SO făcând clic pe butonul inteligent Comandă de vânzare din partea de sus a tichetului.
Înainte de a crea factura, confirmați că numărul din coloana Livrate se potrivește cu numărul total de Ore petrecute enumerate în fila Foile de pontaj de pe bilet.
Apoi, faceți clic pe Creați factură. Aceasta deschide o fereastră pop-up Creați facturi.
Dacă nu se colectează avans, tipul Creează factură poate rămâne ca Factură obișnuită. Dacă se încasează un avans, alegeți fie Acont (procent), fie Acont (sumă fixă).
Important
Folosește câmpul Perioadă pontaje dacă această factură trebuie să includă doar pontajele dintr-o anumită perioadă. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, vor fi incluse toate pontajele aplicabile care nu au fost încă facturate.
După ce au fost introduse informațiile necesare, faceți clic pe Create Draft. Factura poate fi apoi revizuită, editată și trimisă clientului pentru plată.
Vedeți și
../../../vânzări/vânzări/facturare/avans