Urmăriți și facturați timpul¶
Odoo Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.
Pericol
Deoarece funcțiile Track & Bill Time necesită integrarea cu alte aplicații, activarea acestora poate duce la instalarea de module sau aplicații suplimentare.
Instalarea unei noi aplicații într-o bază de date One-App-Free declanșează o perioadă de încercare de 15 zile. La sfârșitul perioadei de încercare, dacă un abonament plătit nu a fost adăugat în baza de date, acesta nu va mai fi activ sau accesibil.
Configurați funcțiile de urmărire și timp de facturare¶
Before a customer can be invoiced for support services, the Track & Bill Time features must be enabled on each Helpdesk team individually.
Activați timpul de urmărire și facturare într-o echipă de asistență¶
To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to . Then, select a team from the list, or create a new one. This reveals a team’s settings page.
Pe pagina de setări a echipei, derulați la secțiunea Track & Bill Time. Bifați casetele etichetate Foaie de pontaj și Facturare timp.
After the Timesheets box is checked, a new field appears, labeled Project.
Notă
Dacă aceasta este prima dată când această caracteristică este activată în această bază de date, este posibil ca pagina să fie salvată și reîmprospătată manual înainte să apară câmpul Proiect.
Proiectul selectat în acest câmp reprezintă locul unde sunt înregistrate toate foile de pontaj pentru biletele acestei echipe. Faceți clic în meniul derulant Proiect pentru a selecta un proiect.
Pentru a crea un nou proiect în care sunt înregistrate foile de pontaj, faceți clic în meniul derulant Proiect, introduceți un nume pentru proiect, apoi faceți clic pe Creare din meniul drop-down de mai jos.
Configurați produsele de service¶
When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app
called Service on Timesheets. This product can be found under . Then, search for Service on Timesheets in the search bar. This is the
product that is used when invoicing for post-paid support services after they have been
completed.
Selectați Service on Timesheets din pagina produsului. Aceasta dezvăluie formularul cu detaliile produsului. Produsul este configurat cu Tipul de produs setat la Service și cu Politica de facturare setat la Based on Timesheets. Efectuați orice modificări necesare în înregistrarea produsului, cum ar fi Cost sau Prețul de vânzare.
Pentru a factura pentru serviciile de asistență înainte de finalizarea lucrărilor (cunoscute și ca servicii de asistență preplătite), trebuie creat un produs separat cu o politică de facturare diferită.
Pentru a crea un nou produs de serviciu, accesați și faceți clic pe Nou. Aceasta dezvăluie un formular necompletat cu detaliile produsului.
Pe noul formular de produs, adăugați un Nume produs și setați Tipul de produs la Serviciul. Apoi, setați Politica de facturare la Preplătit anticipat/Preț fix. Aceasta înseamnă că poate fi generată o factură și plata poate fi primită pentru acest produs înainte ca orice înregistrări de pontaj să fie înregistrate pentru aceste servicii.
Finally, set the Sales Price, and confirm that the unit of measure is set to Hours.
Facturați servicii de asistență preplătite¶
When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Prepaid/Fixed Price is used, like the section above.
Creați o comandă de vânzare cu un produs preplătit¶
Pentru a factura unui client pentru servicii de asistență preplătite, creați mai întâi o comandă de vânzare (SO) cu produsul de servicii de asistență. Pentru a face acest lucru, accesați . Apoi, faceți clic pe Nou pentru a dezvălui un formular de ofertă necompletat.
Apoi, completați formularul de ofertă cu informațiile despre client.
Go to the Order Lines tab of the quotation and click Add a product. Then, select the prepaid services product when configuring the service product. Update the Quantity field with the number of hours.
After updating any other necessary information, Confirm the quotation. This converts the quotation into an SO.
Creați și trimiteți o factură pentru servicii preplătite¶
After the SO has been confirmed, click the Create Invoice button. This opens a Create invoice(s) pop-up window.
Dacă nu se colectează avans, tipul Creează factură poate rămâne ca Factură obișnuită. Dacă se încasează un avans, alegeți între Acont (procent) sau Avans (sumă fixă).
When the necessary information has been entered, click Create Draft.
Factura poate fi apoi trimisă clientului pentru plată.
Creați bilet de serviciu de asistență pentru servicii preplătite¶
To create a Helpdesk ticket for prepaid services, navigate to and click the Tickets button to reveal a specific team’s pipeline. Click New to create a new ticket.
Pe formularul de bilet necompletat, creați un bilet Titlu și introduceți informațiile Customer.
Când se adaugă numele clientului, câmpul Articol de comandă de vânzare se completează automat cu cel mai recent articol de comandă de vânzări plătită în avans care mai are timp.
Urmăriți orele pe biletul de asistență¶
Time spent working on a Helpdesk ticket is tracked on the Timesheets tab on the specific ticket.
În formularul de detalii ale biletului, faceți clic pe fila Foi de pontaj și faceți clic pe Adăugați o linie. Alegeți un Angajat, adăugați o Descriere a sarcinii și introduceți numărul de Ore petrecute.
Pe măsură ce se adaugă linii noi la fila Foile de pontaj, câmpul Ore rămase pe SO, din colțul din dreapta jos al filei, este actualizat automat.
Notă
Dacă numărul de ore din fila Foi de pontaj depășește numărul de ore vândute, Ore rămase din SO devine roșu.
As hours are added to the Timesheets tab, they are automatically updated in the Delivered field on the SO, as well.
Facturați servicii de asistență postplătite¶
When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Based on Timesheets is used, like the one that is automatically created after the Time Billing feature is enabled.
Creați o comandă de vânzare cu un produs urmărit în timp¶
To invoice a customer for post-paid support services, first create a SO with the Service on Timesheets product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Completați oferta cu informațiile despre client.
On the Order Lines tab, click Add a product. Select the Service on Timesheets product. After updating any other necessary information, Confirm the quotation.
Important
Unlike with the prepaid services quotation, Odoo does not allow an invoice to be created at this time. Since services were not performed, nothing was delivered, so there is nothing to invoice.
Creați un bilet de serviciu de asistență pentru servicii urmărite în timp¶
To record a timesheet entry for time-tracked services, go to the app, and select the appropriate team for which these services apply.
Dacă există deja un bilet existent pentru această problemă, selectați-l din vizualizarea Kanban. Aceasta deschide formularul cu detaliile biletului. Dacă nu există niciun bilet existent pentru această problemă client, faceți clic pe Nou pentru a crea un nou bilet și introduceți informațiile necesare despre client în formularul gol pentru detaliile biletului.
After selecting or creating a ticket, go to the Sales Order Item drop-down menu. Select the SO created in the previous step.
Urmăriți orele de asistență pe un bilet¶
Pentru a crea o factură pentru un produs pe baza foilor de pontaj, orele trebuie urmărite și înregistrate. În acest moment, serviciul este considerat livrat. Pentru a înregistra orele pentru acest serviciu de asistență, faceți clic pe fila Fișe de pontaj a biletului.
Faceți clic pe Adăugați o linie pentru a înregistra o nouă intrare. Selectați un Angajat din meniul derulant și înregistrați timpul petrecut în coloana Ore petrecute.
Repeat these steps until all timesheet entries have been recorded.
Creați o factură pentru orele urmărite pe un bilet¶
If no new timesheets are needed, then create an invoice and send it to the customer.
To do this, return to the SO by clicking on the Sales Order smart button at the top of the ticket.
Înainte de a crea factura, confirmați că numărul din coloana Livrate se potrivește cu numărul total de Ore petrecute enumerate în fila Foile de pontaj de pe bilet.
Apoi, faceți clic pe Creați factură. Aceasta deschide o fereastră pop-up Creați facturi.
Dacă nu se colectează avans, tipul Creează factură poate rămâne ca Factură obișnuită. Dacă se încasează un avans, alegeți fie Acont (procent), fie Acont (sumă fixă).
Important
Use the Timesheets Period field if this invoice should only include timesheets from a certain time period. If this field is left blank, all applicable timesheets that have not yet been invoiced are included.
După ce au fost introduse informațiile necesare, faceți clic pe Create Draft. Factura poate fi apoi revizuită, editată și trimisă clientului pentru plată.
Vedeți și