Seguimiento y facturación del tiempo¶
Odoo Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.
Peligro
Dado que las funciones Seguimiento y facturación del tiempo requieren la integración con otras aplicaciones, su activación puede requerir la instalación de aplicaciones o módulos adicionales.
Al instalar una nueva aplicación en una base de datos Gratis con una aplicación se activa un periodo de prueba de 15 días. Al final del periodo de prueba, si no se ha añadido una suscripción de pago a la base de datos, se desactivará.
Configurar las funciones de seguimiento y facturación del tiempo¶
Before a customer can be invoiced for support services, the Track & Bill Time features must be enabled on each Helpdesk team individually.
Habilitar el seguimiento y facturación del tiempo en un equipo de Soporte al cliente¶
To view and enable the Track & Bill Time features on a Helpdesk team, first navigate to . Then, select a team from the list, or create a new one. This reveals a team’s settings page.
En la página de ajustes del equipo, vaya a la sección Seguimiento y facturación del tiempo. Marque las casillas Hojas de horas y Facturación del tiempo.
After the Timesheets box is checked, a new field appears, labeled Project.
Nota
Si esta es la primera vez que se activa esta función en esta base de datos, es posible que la página se deba guardar de manera manual y después actualizar antes de que aparezca el campo Proyecto
El proyecto seleccionado en este campo será donde se registrarán todas las hojas de horas de los tickets de este equipo. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar un proyecto.
Para crear un proyecto nuevo donde se registren las hojas de horas, haga clic en el menú desplegable Proyecto, escriba un nombre para el proyecto y después haga clic en Crear desde el menú desplegable de abajo.
Configurar productos de servicio¶
When the Time Billing feature is enabled, a new product is created in the Sales app
called Service on Timesheets. This product can be found under . Then, search for Service on Timesheets in the search bar. This is the
product that is used when invoicing for post-paid support services after they have been
completed.
Seleccione Servicio en la hoja de horas en la página del producto. Esto abrirá el formulario de detalles del producto. El producto está configurado con el tipo de producto establecido en Servicio y la política de facturación en Según las hojas de horas. Haga los cambios necesarios al registro del producto, como Costo o Precio de venta.
Para facturar los servicios de soporte antes de completar el trabajo (a esto también se le conoce como servicios de soporte prepagados) debe crear otro producto con una política de facturación distinta.
Para crear un nuevo producto de servicio, vaya a y haga clic en Nuevo. Esto abrirá un formulario de detalle del producto en blanco.
En el formulario del nuevo producto, agregue el nombre del producto y en el tipo de producto seleccione servicio. Luego, establezca la Política de facturación a Precio fijo o de prepago. Esto significa que puede generar una factura y puede recibir el pago de este producto antes de que se hayan registrado las entradas en las hojas de horas para estos servicios.
Finally, set the Sales Price, and confirm that the unit of measure is set to Hours.
Facturar servicios de soporte prepagados¶
When support services are billed on a fixed price, an invoice can be created before any work is completed on the issue. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Prepaid/Fixed Price is used, like the section above.
Crear un pedido de venta con un producto prepagado¶
Para facturar a un cliente por servicios de soporte prepagados, primero cree una orden de venta con el producto de servicios de soporte. Para hacer esto, vaya a . Después, haga clic en Nuevo y se abrirá un formulario de cotización en blanco.
Luego, llene el formulario de cotización con la información del cliente.
Go to the Order Lines tab of the quotation and click Add a product. Then, select the prepaid services product when configuring the service product. Update the Quantity field with the number of hours.
After updating any other necessary information, Confirm the quotation. This converts the quotation into an SO.
Crear y enviar una factura para servicios prepagados¶
After the SO has been confirmed, click the Create Invoice button. This opens a Create invoice(s) pop-up window.
Si no se cobra un anticipo, el tipo al crear factura puede ser factura normal. Si se cobrará un anticipo, elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).
When the necessary information has been entered, click Create Draft.
Ahora podrá enviar la factura al cliente para que realice su pago.
Crear un ticket de soporte al cliente para servicios prepagados¶
To create a Helpdesk ticket for prepaid services, navigate to and click the Tickets button to reveal a specific team’s pipeline. Click New to create a new ticket.
En el formulario de ticket en blanco, asígnele un título y escriba la información del cliente.
Cuando agrega el nombre del cliente, el campo Artículo en la orden de venta se completará en automático con el artículo en la orden de venta prepagada más reciente que tiene tiempo restante.
Registrar horas en un ticket de soporte al cliente¶
Time spent working on a Helpdesk ticket is tracked on the Timesheets tab on the specific ticket.
En el formulario de detalles del ticket, haga clic en la pestaña Hojas de horas y después en Agregar una línea. Seleccione a un empleado, agregue una descripción de la tarea y escriba el número de horas utilizadas.
Conforme se agregan nuevas líneas a la pestaña hojas de horas, el campo Horas restantes en la orden de venta en la parte inferior derecha de la pestaña se actualizará de forma automática.
Nota
Si el número de horas en la pestaña Hojas de horas es mayor al número de horas vendidas, las horas restantes en la orden de ventas aparecerán en rojo.
As hours are added to the Timesheets tab, they are automatically updated in the Delivered field on the SO, as well.
Facturar servicios de soporte pospago¶
When support services are billed based on the amount of time spent on an issue, an invoice cannot be created before the total number of hours required to solve the problem have been entered on a timesheet. In this case, a service product with the Invoicing Policy set to Based on Timesheets is used, like the one that is automatically created after the Time Billing feature is enabled.
Crear una orden de ventas con un producto del que lleva registro del tiempo¶
To invoice a customer for post-paid support services, first create a SO with the Service on Timesheets product. To do this, go to . Then, click New to reveal a blank quotation form.
Complete la cotización con la información del cliente.
On the Order Lines tab, click Add a product. Select the Service on Timesheets product. After updating any other necessary information, Confirm the quotation.
Importante
Unlike with the prepaid services quotation, Odoo does not allow an invoice to be created at this time. Since services were not performed, nothing was delivered, so there is nothing to invoice.
Crear un ticket de soporte al cliente para servicios de los que lleva registro del tiempo¶
To record a timesheet entry for time-tracked services, go to the app, and select the appropriate team for which these services apply.
Si ya existe un ticket para este problema, selecciónelo en la vista de kanban y se abrirá el formulario de detalles del ticket. Si no hay ningún ticket existente para este problema del cliente, haga clic en Nuevo para crear uno e ingrese la información necesaria del cliente en el formulario de detalles del ticket en blanco.
After selecting or creating a ticket, go to the Sales Order Item drop-down menu. Select the SO created in the previous step.
Llevar seguimiento de las horas de un ticket¶
Para crear una factura para un producto según las hojas de horas, se debe llevar seguimiento de estas y registrarlas. En este punto, el servicio se considera entregado. Para registrar horas para este servicio de soporte, haga clic en la pestaña Hojas de horas del ticket.
Haga clic en Agregar una línea para registrar una nueva entrada. Seleccione un empleado en el menú desplegable y registre el tiempo correspondiente en la columna Horas utilizadas.
Repeat these steps until all timesheet entries have been recorded.
Crear una factura para las horas registradas en un ticket¶
If no new timesheets are needed, then create an invoice and send it to the customer.
To do this, return to the SO by clicking on the Sales Order smart button at the top of the ticket.
Antes de crear la factura, confirme que el número en la columna Entregado coincide con el número total de horas utilizadas que aparece en la pestaña Hojas de horas del ticket.
Al hacer clic en Crear factura se abrirá una ventana emergente Crear factura(s).
Si no se cobra un anticipo, el tipo al crear factura puede continuar siendo factura normal. Si se cobrará, elija entre Anticipo (porcentaje) o Anticipo (cantidad fija).
Importante
Use the Timesheets Period field if this invoice should only include timesheets from a certain time period. If this field is left blank, all applicable timesheets that have not yet been invoiced are included.
Cuando haya introducido la información necesaria, haga clic en Crear borrador. Ahora puede revisar, editar y enviar la factura al cliente para solicitar el pago.
Ver también