Limpieza de datos

The Odoo Data Cleaning app maintains data integrity and consistency with the following features:

• Deduplicación: fusiona o elimina entradas duplicadas para que los datos en la base de datos sean únicos.

• Reciclaje: identifica registros desactualizados para archivarlos o eliminarlos.

• Formato: homologa los datos de texto al encontrar y sustituir el mismo de acuerdo a necesidades específicas.

Customizable rules ensure text data stays up-to-date, streamlined, consistently formatted, and aligned with company-specific formatting requirements.

Instalación de módulos

The Data Cleaning application consists of several modules. Install the following to access all available features:

Nombre Technical name	Descripción
Reciclaje de datos data_recycle	Base module to enable the recycle feature, available on Odoo Community edition.
Limpieza de datos data_cleaning	Enables field cleaning feature to format text data across multiple records, available only on Odoo Enterprise edition.
Limpieza de datos (fusión) data_merge	Enables the deduplication feature to find similar (or duplicate) records, and merge them, available only on Odoo Enterprise edition.

Additionally, several app-specific modules are available

Deduplicación de CRM data_merge_crm	Enables the deduplication feature on the CRM app, and uses the CRM default merging feature.
Acción de fusión para Servicio al cliente data_merge_helpdesk	Enables the merge feature for the Helpdesk app.
Acción de fusión para Proyecto data_merge_project	Enables the merge feature for the Projects app.
Deduplicación de UTM data_merge_utm	Enables the merge feature for the UTM Tracker app.
Sistema de gestión de almacén - Fusión de contabilidad data_merge_stock_account	Creates a warning in cases of products merging that may affect inventory valuation, if the Inventory app is installed.

Deduplicación

The Duplicates dashboard groups similar records to be merged by matching conditions within the records set by the deduplication rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Deduplication.

La barra lateral REGLA incluye todas las reglas de deduplicación activas y muestra el número total de duplicados detectados junto a ellas.

By default, the All rule is selected. Records are grouped by their rule, with a Similarity rating (out of 100%), with the following columns:

• Creado el: la fecha y hora de creación del registro original.

• Nombre: el nombre o título del registro original.

• Valores de campo: los valores del registro original de los campos que se utilizan para detectar duplicados.

• Se utiliza en: incluye otros modelos que hacen referencia al registro original.

• ID: el ID único del registro original.

• Is Master: the duplicates are merged into the master record. There can only be one master record in a grouping of similar records.

Seleccione una regla específica en la barra lateral REGLA para filtrar los registros duplicados.

Fusionar registros duplicados

Para fusionar los registros primero debe elegir un registro maestro en el grupo de registros similares. El registro principal es la base con la que se fusiona toda la información adicional de los registros similares.

No seleccione ningún registro como maestro para que Odoo elija uno aleatorio para fusionarlo.

Primero haga clic en el botón Fusionar ubicado en la parte superior del grupo de registros similares y después haga clic en De acuerdo para confirmar la fusión.

Once a record is merged, a message is logged in the chatter of the master record, describing the merge. Certain records, like Project tasks, are logged in the chatter with a link to the old record as a convenient reference of the merge.

Truco

Haga clic en el botón DESCARTAR para descartar los grupos. El grupo quedará oculto de la lista y lo archivará.

View discarded groupings by selecting the Discarded filter from the search bar.

Reglas de deduplicación

The Deduplication Rules set the conditions for how records are detected as duplicates.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication.

Truco

The deduplication rules run once every day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Merge: Find Duplicate Records). However, each rule can be ran manually anytime.

Modificar reglas de deduplicación

Select a default rule to edit, or create a new rule by clicking on the New button.

Primero elija un modelo para esta regla. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

También puede configurar un dominio para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

El campo Eliminación de duplicados aparece según el modelo que haya seleccionado. Elija si desea archivar o eliminar los registros fusionados.

Después, seleccione un modo de fusión:

• Manual: deberá fusionar los grupos duplicados de manera manual. También habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: los grupos duplicados se fusionan en automático sin notificar a los usuarios, basándose en los registros con un porcentaje de similitud superior al umbral establecido en el campo Umbral de similitud.

Habilite el botón Activo para comenzar a incluir los registros duplicados con esta regla en cuanto la guarde.

Por último, cree al menos una regla de deduplicación en el campo Reglas de deduplicación. Haga clic en Agregar una línea en la columna Campo de ID único.

• Seleccione uno de los campos del modelo con el menú desplegable Campo de ID único. Este campo se referenciará para registros similares.

• Seleccione una condición en el campo Coincide si para aplicar la regla de deduplicación según el texto en el Campo de ID único:

  • Coincidencia exacta: los caracteres del texto coinciden de manera exacta.

  • Coincidencia que no distingue entre mayúsculas, minúsculas y acentos: los caracteres del texto coinciden sin importar si están en mayúsculas, minúsculas o si tienen acentos.

Importante

At least one Deduplication Rules must be set for the rule to capture duplicates.

Truco

También están disponibles otros campos para realizar una configuración más avanzada.

El campo Interempresa estará disponible si la base de datos es multiempresa. Al habilitarlo también se sugieren los registros duplicados de otras empresas.

Active el Modo de desarrollador (modo de depuración) para visualizar el campo Umbral de sugerencia. Los duplicados que tengan una similitud menor a la configurada en el campo anterior no formarán parte de las sugerencias.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros duplicados.

Ejecutar una regla de deduplicación manualmente

To manually run a specific deduplication rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication, and select the rule to run.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Deduplicar en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Duplicados mostrará el número de duplicados capturados.

Click on the Duplicates smart button to manage these records.

Reciclar registros

Use the recycle records feature to rid the database of old and outdated records.

The Field Recycle Records dashboard displays records that can be archived or deleted, by matching conditions within the records set by the recycle record’s rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Recycle Records.

The RECYCLE RULES sidebar lists each of the active recycle record rules.

By default, the All option is selected. Records are displayed with the following columns:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

Select a specific rule in the RECYCLE RULES sidebar to filter the records.

Para reciclar registros, haga clic en el botón Validar ubicado en la fila del registro.

El registro se recicla después de presionar ese botón. Según la manera en que esté configurada la regla, se archivará o eliminará de la base de datos.

Truco

Haga clic en el botón Descartar para descartar los grupos. Al hacerlo, el registro ya no aparecerá en la lista y la regla de reciclaje no lo detectará.

Seleccione el filtro Descartado en el menú desplegable de la barra de búsqueda para ver estos registros.

Reglas de reciclado de registros

The Recycle Records Rules set the conditions for how records are recycled.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records.

Truco

Recycle rules run once a day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Recycle: Clean Records). However, each rule can be run manually anytime.

No existen reglas de reciclaje de registros de forma predeterminada. Haga clic en el botón Nuevo para crear una.

Primero elija un modelo para esta regla en el formulario de regla de reciclaje de registro. Al seleccionarlo, el título de la regla se actualizará con el modelo elegido.

También puede configurar un filtro para especificar los registros elegibles para esta regla. El número de registros correspondientes aparece en el enlace # de registros.

Luego, configure el campo y el intervalo para que la regla detecte los registros a reciclar:

• Campo de tiempo: Seleccione un campo del modelo para basar el tiempo (Delta).

• Delta: Escriba la duración del tiempo. Debe ser un número entero (por ejemplo, 7).

• Unidad delta: Seleccione la unidad de tiempo (días, semanas, meses o años).

Después, seleccione un modo de reciclado:

• Manual: Deberá reciclar de forma manual los registros detectados y habilita el campo Notificar usuarios.

• Automático: Fusiona los grupos reciclados en automático sin notificar a los usuarios.

Por último, seleccione una acción de reciclaje para archivar o eliminar registros. Si selecciona Eliminar, elija si desea incluir los registros archivados en la regla.

Cierre el formulario de la regla una vez que haya terminado de configurarla o ejecútela de forma manual para encontrar los registros a reciclar.

Example

Es posible configurar una regla de reciclaje para eliminar oportunidades y leads archivados que tuvieron su última actualización hace un año y que cuentan con un motivo de pérdida de la siguiente manera:

• Modelo: Lead/Oportunidad

• Filtro:

  • Activo es no establecido

  • Motivo de pérdida está en Demasiado caro

• Campo de tiempo: Última actualización el (Lead/Oportunidad)

• Delta: 1

• Unidad delta: Años

• Modo de reciclado: Automático

• Accion de reciclar: Eliminar

• Incluir archivados:

Ejecutar una regla de reciclado manualmente

To manually run a specific recycle rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records, and select the rule to run.

Luego, en el formulario de la regla, presione el botón Ejecutar ahora en la parte superior izquierda. Al hacerlo, el botón inteligente Registros mostrará el número de registros capturados.

Click the Records smart button to manage these records.

Limpieza de campos

Use the field cleaning feature to maintain consistent formatting of names, phone numbers, IDs and other fields throughout a database.

The Field Cleaning Records dashboard displays formatting changes to data in fields of a record, to follow a convention set by the field cleaning rules.

Navigate to this dashboard by going to Data Cleaning app ‣ Field Cleaning.

The CLEANING RULES sidebar lists each of the active cleaning rules.

By default, the All rule is selected. Records are listed with the following columns:

• ID del registro: El ID del registro original.

• Nombre del registro: El nombre o título del registro original.

• Field: the original record’s field that contains the value to format.

• Current: the current value in the field of the original record.

• Suggested: the suggested formatted value in the field of the original record.

To clean and format records, click the Validate button on the row of the record.

Upon doing so, the record is formatted and/or cleaned.

Truco

Discard records by clicking the Discard button. Upon doing so, the record is hidden from the list and will not be detected by the field cleaning rule again in the future.

View discarded records by selecting the Discarded filter from the search bar.

Field cleaning rules

The Field Cleaning Rules set the conditions for fields to be cleaned and/or formatted.

These rules can be configured for each model in the database, and with varying levels of specificity. To get started, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning.

Truco

The field cleaning rules run once every day, by default, as part of a scheduled action cron (Data Cleaning: Clean Records). However, each rule can be ran manually anytime.

By default, a Contact rule exists to format and clean up the Contacts app records. Select the Contact record to make edits, or select the New button to create a new rule.

On the field cleaning rule form, first choose a Model for this rule to target. Selecting a model updates the rule title to the chosen model.

Next, configure at least one rule by clicking Add a line in the Rules section.

Upon doing so, a Create Rules popover window appears with the following fields to configure:

• Select a Field To Clean from the model to assign to an action.

• Choose one of the following Action options:

  • Trim Spaces reveals the Trim field to select the All Spaces or Superfluous Spaces option. Leading, trailing, and successive spaces are considered superfluous.

    Example

    The contact name Dr.  John   Doe can be formatted with the following Trim options:

    • All Spaces: DR.JohnDoe

    • Superfluous Spaces: DR. John Doe

  • Set Type Case reveals the Case field to select either First Letters to Uppercase, All Uppercase, or All Lowercase.

    Example

    The lead/opportunity title lumber inc, Lorraine douglas can be formatted with the following Case options:

    • First Letters to Uppercase: Lumber Inc, Lorraine Douglas

    • All Uppercase: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

    • All Lowercase: lumber inc, lorraine douglas

  • Format Phone converts the phone number to an international country format.

    Example

    • Belgium: 061928374 +32 61 92 83 74

    • United States: 800 555-0101 +1 800-555-0101

  • Scrap HTML converts HTML to plain text.

    Example

    HTML text

    <h1>John Doe</h1>
    <p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
    

    Texto sin formato

    **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com
    

  Once a field and action are selected, click Save to close the Create Rules popover window.

Then, select a Cleaning Mode:

• Manual: requires each detected field to be manually cleaned and enables the Notify Users field.

• Automatic: automatically cleans fields without notifying users.

With the rule’s configuration complete, either close the rule form, or run the rule manually to instantly capture fields to clean.

Manually run a field cleaning rule

To manually run a specific field cleaning rule at any time, navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning, and select the rule to run.

Then, on the rule form, select the Clean button on the top-left. Upon doing so, the Records smart button displays the number of records captured.

Click on the Records smart button to manage these records.

Gestor de acciones de fusión

The Merge Action Manager enables or disables the Merge action available in the Actions menu for models in the database.

Enable Modo de desarrollador (modo de depuración) and navigate to Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Merge Action Manager.

Models are listed with the following columns:

• Model: technical name of the model.

• Model Description: display name of the model.

• Type: whether the model is of the Base Object or Custom Object type.

• Transient Model: the model handles temporary data that does not need to be stored long-term in the database.

• Can Be Merged: enables the Merge action for the model.

To view which models are enabled by default, use the search bar to filter models that Can Be Merged.

Ver también

Fusionar contactos