Curățare Date

Aplicația Odoo Data Cleaning menține integritatea și consistența datelor cu următoarele funcționalități:

• Deduplicates: unește sau elimină înregistrările duplicate pentru a asigura unicitatea datelor.

• Recycles: identifică înregistrările învechite pentru a le arhiva sau șterge.

• Formats: standardizează datele text prin găsirea și înlocuirea acestora conform nevoilor specificate.

Regulile personalizabile asigură că datele text rămân actualizate, simplificate, formatate consecvent și aliniate cu cerințele de formatare specifice companiei.

Instalați module

Aplicația Data Cleaning constă din mai multe module. Instalați următoarele pentru a accesa toate funcționalitățile disponibile:

Nume Nume tehnic	Descriere
Reciclare date reciclare_date	Modul de bază pentru activarea funcției de reciclare, disponibil în Odoo Community edition.
Data Cleaning data_cleaning	Activează funcția de curățare a câmpurilor pentru a formata datele text pe mai multe înregistrări, disponibilă doar în Odoo Enterprise edition.
Data Cleaning (merge) combinare_date	Activează funcția de deduplicare pentru a găsi înregistrări similare (sau duplicate) și a le combina, disponibilă doar în ediția Odoo Enterprise.

Additionally, several app-specific modules are available

Deduplicare CRM data_merge	Activează funcția de deduplicare pentru a găsi înregistrări similare (sau duplicate) și a le îmbina, disponibilă doar în Odoo Enterprise edition.
CRM Deduplication crm_deduplication	Activează deduplicarea pentru înregistrările CRM, disponibilă doar în Odoo Enterprise edition.
Project Merge action data_merge_project	Activează funcția de îmbinare pentru aplicația Projects.
UTM Deduplication data_merge_utm	Activează funcția de îmbinare pentru aplicația UTM Tracker.
WMS Accounting Merge data_merge_stock_account	Generează un avertisment în cazurile de îmbinare a produselor care pot afecta evaluarea stocurilor, dacă aplicația Inventory este instalată.

Deduplicare

Tabloul de bord Duplicates grupează înregistrările similare care urmează să fie îmbinate pe baza condițiilor de potrivire stabilite de regulile de deduplicare.

Navigați la acest tablou de bord accesând Data Cleaning app ‣ Deduplication.

Bara laterală RULE listează fiecare regulă de deduplicare activă și afișează numărul total de duplicate detectate lângă fiecare regulă.

Implicit, regula All este selectată. Înregistrările sunt grupate după regulă, cu un scor de Similarity (din 100%), având următoarele coloane:

• Created On: data și ora la care a fost creată înregistrarea originală.

• Name: numele sau titlul înregistrării originale.

• Field Values: valorile înregistrării originale pentru câmpurile folosite la detectarea duplicatelor.

• Used In: listează alte modele care fac referire la înregistrarea originală.

• ID: ID-ul unic al înregistrării originale.

• Is Master: duplicatele sunt îmbinate în înregistrarea master. Poate exista o singură înregistrare master într-un grup de înregistrări similare.

Selectați o regulă specifică în bara laterală RULE pentru a filtra înregistrările duplicate.

Îmbinați înregistrările duplicate

Pentru a îmbina înregistrările, alegeți mai întâi o înregistrare master din grupul de înregistrări similare. Înregistrarea master acționează ca bază, în care se îmbină orice informații suplimentare din înregistrările similare.

Opțional, nu se poate seta nicio înregistrare master, lăsând Odoo să aleagă la întâmplare o înregistrare în care să îmbine.

Apoi, faceți clic pe butonul Merge din partea de sus a grupului de înregistrări similare. Apoi, faceți clic pe Ok pentru a confirma îmbinarea.

Odată ce o înregistrare este îmbinată, un mesaj este înregistrat în chatter-ul înregistrării master, descriind îmbinarea. Anumite înregistrări, cum ar fi sarcinile Project, sunt înregistrate în chatter cu un link către vechea înregistrare ca referință convenabilă a îmbinării.

Sfat

Eliminați grupările făcând clic pe butonul DISCARD. După aceasta, gruparea este ascunsă din listă și arhivată.

Vizualizați grupările eliminate selectând filtrul Discarded din bara de căutare.

Reguli de deduplicare

Deduplication Rules stabilesc condițiile pentru modul în care înregistrările sunt detectate ca duplicate.

Aceste reguli pot fi configurate pentru fiecare model din baza de date și cu diferite niveluri de specificitate. Pentru a începe, accesați Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication.

Sfat

Regulile de deduplicare rulează o dată pe zi, implicit, ca parte a unei acțiuni programate cron (Data Merge: Find Duplicate Records). Totuși, fiecare regulă poate fi rulată manual oricând.

Modificați o regulă de deduplicare

Selectați o regulă implicită pentru editare sau creați o regulă nouă făcând clic pe butonul New.

Mai întâi, alegeți un Model pentru care să se aplice această regulă. Selectarea unui model actualizează titlul regulii cu modelul ales.

Opțional, configurați un Domain pentru a specifica înregistrările eligibile pentru această regulă. Numărul de înregistrări eligibile este afișat în linkul # record(s).

În funcție de Model selectat, apare câmpul Duplicate Removal. Alegeți dacă doriți să Arhivați sau să Ștergeți înregistrările îmbinate.

Apoi, selectați un Merge Mode:

• Manual: necesită ca fiecare grup de duplicate să fie îmbinat manual și activează câmpul Notify Users.

• Automatic: îmbină automat grupurile de duplicate, fără a notifica utilizatorii, pe baza înregistrărilor cu un procent de similaritate peste pragul stabilit în câmpul Similarity Threshold.

Activează comutatorul Active pentru a începe capturarea duplicatelor cu această regulă imediat ce este salvată.

În final, creează cel puțin o regulă de deduplicare în câmpul Deduplication Rules, făcând clic pe Add a line sub coloana Unique ID Field.

• Selectează un câmp din model din meniul derulant Unique ID Field. Acest câmp este folosit ca referință pentru înregistrările similare.

• Selectează o condiție de potrivire în câmpul Match If pentru a aplica regula de deduplicare, în funcție de textul din Unique ID Field:

  • Exact Match: caracterele din text se potrivesc exact.

  • Case/Accent Insensitive Match: caracterele din text se potrivesc, indiferent de majuscule/minuscule sau accente specifice limbii.

Important

Trebuie setată cel puțin o regulă Deduplication Rules pentru ca regula să poată captura duplicate.

Sfat

Câteva câmpuri suplimentare sunt disponibile pentru o configurare avansată.

Dacă folosești o bază de date multi-companie, câmpul Cross-Company este disponibil. Când este activat, sunt sugerate duplicate din companii diferite.

Activează Modul dezvoltator (mod depanare) pentru a afișa câmpul Suggestion Threshold. Duplicatele cu un procent de similaritate sub pragul setat aici nu sunt sugerate.

După ce ai finalizat configurarea regulii, poți închide formularul sau poți rula manual regula pentru a captura instant înregistrările duplicate.

Rulează manual o regulă de deduplicare

Pentru a rula manual o regulă de deduplicare oricând, accesează Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Deduplication și selectează regula pe care vrei să o rulezi.

Apoi, în formularul regulii, selectează butonul Deduplicate din stânga sus. După aceasta, butonul inteligent Duplicates afișează numărul de duplicate capturate.

Fă clic pe butonul inteligent Duplicates pentru a gestiona aceste înregistrări.

Reciclează înregistrări

Folosește funcția recycle records pentru a elimina din baza de date înregistrările vechi și învechite.

Tabloul de bord Field Recycle Records afișează înregistrările care pot fi arhivate sau șterse, pe baza condițiilor stabilite de regulile de reciclare.

Navighează la acest tablou de bord accesând Data Cleaning app ‣ Recycle Records.

Bara laterală RECYCLE RULES listează fiecare regulă activă de reciclare a înregistrărilor.

Implicit, opțiunea All este selectată. Înregistrările sunt afișate cu următoarele coloane:

• Record ID: ID-ul înregistrării originale.

• Record Name: numele sau titlul înregistrării originale.

Selectează o regulă specifică în bara laterală RECYCLE RULES pentru a filtra înregistrările.

Pentru a recicla înregistrări, fă clic pe butonul Validate de pe rândul înregistrării.

După aceasta, înregistrarea este reciclată, în funcție de cum este configurată regula, fie va fi arhivată, fie ștearsă din baza de date.

Sfat

Elimină grupările făcând clic pe butonul Discard. După aceasta, înregistrarea este ascunsă din listă și nu va mai fi detectată de regula de reciclare în viitor.

Vizualizează înregistrările eliminate selectând filtrul Discarded din meniul derulant search bar.

Reguli de reciclare a înregistrărilor

Recycle Records Rules stabilesc condițiile pentru modul în care înregistrările sunt reciclate.

Aceste reguli pot fi configurate pentru fiecare model din baza de date și cu diferite niveluri de specificitate. Pentru a începe, accesează Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records.

Sfat

Regulile de reciclare rulează o dată pe zi, implicit, ca parte a unei acțiuni programate cron (Data Recycle: Clean Records). Totuși, fiecare regulă poate fi rulată manual oricând.

Implicit, nu există reguli de reciclare a înregistrărilor. Fă clic pe butonul New pentru a crea o regulă nouă.

În formularul regulii de reciclare, alege mai întâi un Model pentru care să se aplice această regulă. Selectarea unui model actualizează titlul regulii cu modelul ales.

Opțional, configurează un Filter pentru a specifica înregistrările eligibile pentru această regulă. Numărul de înregistrări eligibile este afișat în linkul # record(s).

Apoi, configurează câmpul și intervalul de timp pentru modul în care regula detectează înregistrările de reciclat:

• Time Field: selectează un câmp din model pe baza căruia să se calculeze timpul (Delta).

• Delta: introdu lungimea intervalului de timp, care trebuie să fie un număr întreg (ex: 7).

• Delta Unit: selectează unitatea de timp (Days, Weeks, Months sau Years).

Apoi, selectează un Recycle Mode:

• Manual: necesită ca fiecare înregistrare detectată să fie reciclată manual și activează câmpul Notify Users.

• Automatic: grupează automat înregistrările reciclate, fără a notifica utilizatorii.

În final, selectează o acțiune Recycle Action pentru a Archive sau Delete înregistrările. Dacă alegi Delete, poți alege dacă să Include Archived înregistrările în regulă.

După ce ai finalizat configurarea regulii, poți închide formularul sau poți rula manual regula pentru a captura instant înregistrările de reciclat.

Example

O regulă de reciclare poate fi configurată pentru a șterge lead-urile și oportunitățile arhivate care au fost actualizate ultima dată acum un an și au un anumit motiv de pierdere, folosind următoarea configurație:

• Model: Lead/Opportunity

• Filtru:

  • Active nu este setat

  • Lost Reason este în Prea scump

• Time Field: Last Updated on (Lead/Opportunity)

• Delta: 1

• Delta Unit: Years

• Recycle Mode: Automatic

• Recycle Action: Delete

• Include Archived:

Rulează manual o regulă de reciclare

Pentru a rula manual o regulă de reciclare oricând, accesează Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Recycle Records și selectează regula pe care vrei să o rulezi.

Apoi, în formularul regulii, fă clic pe butonul Run Now din stânga sus. După aceasta, butonul inteligent Records afișează numărul de înregistrări capturate.

Fă clic pe butonul inteligent Records pentru a gestiona aceste înregistrări.

Curățarea câmpurilor

Folosește funcția de curățare a câmpurilor pentru a menține formatarea consecventă a numelor, numerelor de telefon, ID-urilor și a altor câmpuri din întreaga bază de date.

Tabloul de bord Field Cleaning Records afișează modificările de formatare ale datelor din câmpurile unei înregistrări, pentru a respecta o convenție stabilită de regulile de curățare a câmpurilor.

Navighează la acest tablou de bord accesând Data Cleaning app ‣ Field Cleaning.

Bara laterală CLEANING RULES listează fiecare regulă activă de curățare.

Implicit, regula All este selectată. Înregistrările sunt listate cu următoarele coloane:

• Record ID: ID-ul înregistrării originale.

• Record Name: numele sau titlul înregistrării originale.

• Field: câmpul înregistrării originale care conține valoarea de formatat.

• Current: valoarea curentă din câmpul înregistrării originale.

• Suggested: valoarea formatată sugerată în câmpul înregistrării originale.

Pentru a curăța și formata înregistrările, fă clic pe butonul Validate de pe rândul înregistrării.

După aceasta, înregistrarea este formatată și/sau curățată.

Sfat

Elimină înregistrările făcând clic pe butonul Discard. După aceasta, înregistrarea este ascunsă din listă și nu va mai fi detectată de regula de curățare a câmpurilor în viitor.

Vizualizează înregistrările eliminate selectând filtrul Discarded din search bar.

Reguli de curățare a câmpurilor

Field Cleaning Rules stabilesc condițiile pentru curățarea și/sau formatarea câmpurilor.

Aceste reguli pot fi configurate pentru fiecare model din baza de date și cu diferite niveluri de specificitate. Pentru a începe, accesează Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning.

Sfat

Regulile de curățare a câmpurilor rulează o dată pe zi, implicit, ca parte a unei acțiuni programate cron (Data Cleaning: Clean Records). Totuși, fiecare regulă poate fi rulată manual oricând.

Implicit, există o regulă Contact pentru a formata și curăța înregistrările din aplicația Contacts. Selectează înregistrarea Contact pentru a face modificări sau apasă pe butonul New pentru a crea o regulă nouă.

În formularul regulii de curățare a câmpurilor, alege mai întâi un Model pentru care să se aplice această regulă. Selectarea unui model actualizează titlul regulii cu modelul ales.

Apoi, configurează cel puțin o regulă făcând clic pe Add a line în secțiunea Rules.

După aceasta, apare o fereastră popover Create Rules cu următoarele câmpuri de configurat:

• Selectează un Field To Clean din model pentru a-l asocia unei acțiuni.

• Alege una dintre următoarele opțiuni Action:

  • Trim Spaces afișează câmpul Trim pentru a selecta opțiunea All Spaces sau Superfluous Spaces. Spațiile de la început, de la sfârșit și cele succesive sunt considerate superflue.

    Example

    Numele de contact Dr.  John   Doe poate fi formatat cu următoarele opțiuni Trim:

    • All Spaces: DR.JohnDoe

    • Superfluous Spaces: DR. John Doe

  • Set Type Case afișează câmpul Case pentru a selecta First Letters to Uppercase, All Uppercase sau All Lowercase.

    Example

    Titlul lead-ului/oportunității lumber inc, Lorraine douglas poate fi formatat cu următoarele opțiuni Case:

    • First Letters to Uppercase: Lumber Inc, Lorraine Douglas

    • All Uppercase: LUMBER INC, LORRAINE DOUGLAS

    • All Lowercase: lumber inc, lorraine douglas

  • Format Phone convertește numărul de telefon într-un format internațional de țară.

    Example

    • Belgia: 061928374 +32 61 92 83 74

    • Statele Unite: 800 555-0101 +1 800-555-0101

  • Scrap HTML convertește HTML în text simplu.

    Example

    Text HTML

    <h1>John Doe</h1>
    <p>Lorem ipsum dolor sit <a href="https://example.com">amet</a>.</p>
    

    Text simplu

    **John Doe** Lorem ipsum dolor sit amet [1] .[1] https://example.com
    

  După ce ai selectat un câmp și o acțiune, fă clic pe Save pentru a închide fereastra popover Create Rules.

Apoi, selectează un Cleaning Mode:

• Manual: necesită ca fiecare câmp detectat să fie curățat manual și activează câmpul Notify Users.

• Automatic: curăță automat câmpurile fără a notifica utilizatorii.

După ce ai finalizat configurarea regulii, poți închide formularul sau poți rula manual regula pentru a captura instant câmpurile de curățat.

Rulează manual o regulă de curățare a câmpurilor

Pentru a rula manual o regulă de curățare a câmpurilor oricând, accesează Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Field Cleaning și selectează regula pe care vrei să o rulezi.

Apoi, în formularul regulii, selectează butonul Clean din stânga sus. După aceasta, butonul inteligent Records afișează numărul de înregistrări capturate.

Fă clic pe butonul inteligent Records pentru a gestiona aceste înregistrări.

Manager acțiuni de combinare

Managerul de acțiuni de combinare activează sau dezactivează acțiunea Combină disponibilă în meniul Acțiuni pentru modelele din baza de date.

Activează modul dezvoltator și navighează la Aplicația Curățare Date ‣ Configurare ‣ Manager acțiuni de combinare.

Modelele sunt afișate cu următoarele coloane:

• Model: numele tehnic al modelului.

• Descriere model: numele afișat al modelului.

• Tip: dacă modelul este de tip Obiect de bază sau Obiect personalizat.

• Model tranzitoriu: modelul gestionează date temporare care nu trebuie stocate pe termen lung în baza de date.

• Poate fi combinat: activează acțiunea Combină pentru model.

Pentru a vedea ce modele sunt activate implicit, folosește bara de căutare pentru a filtra modelele care Pot fi combinate.

Vedeți și

Îmbinarea contactelor