Digitalización de documentos¶
La digitalización de documentos hace referencia al proceso de convertir documentos en papel o documentos digitales en registros dentro de una base de datos. Mediante el uso de OCR y tecnologías de inteligencia artificial, Odoo lee el contenido y crea y completa automáticamente los datos del registro. Este proceso se utiliza principalmente para facturas de proveedor (o reembolsos).
Nota
Aunque es menos habitual, este proceso de digitalización también puede aplicarse a facturas de cliente y notas de crédito. Es necesario ajustar la referencia configuración según corresponda.
Ver también
“Tutoriales de Odoo: digitalización de facturas de proveedores <https://www.odoo.com/slides/slide/vendor-bill-digitization-7065>”_
Configuración¶
Diríjase a y vaya a la sección Digitalización. Active la opción Digitalización de documentos y elija si las facturas de proveedor deben procesarse automáticamente o bajo demanda.
Nota
Si la opción Una sola línea de factura por impuesto está activada, solo se creará una línea por impuesto en la nueva factura de proveedor, independientemente del número de líneas que tenga.
Subida de facturas de proveedor¶
Las facturas de proveedor se suben manualmente o se envían a un alias de correo electrónico designado para su digitalización. Una vez se ha subido la factura, la vista previa del documento aparece en la parte derecha de la pantalla.
Ver también
Subida manual¶
From the Accounting Dashboard, click Upload on the Vendor Bills journal.
Subir mediante alias de correo electrónico¶
Las facturas de proveedor se pueden enviar a un alias de correo electrónico asociado al diario correspondiente de dos maneras:
escaneadas desde un escáner conectado configurado para enviar correos electrónicos a un alias de correo electrónico;
enviadas directamente a un alias de correo electrónico.
Cada PDF adjunto al correo electrónico se convierte automáticamente en una nueva factura de proveedor en borrador.
Nota
Solo se procesan los formatos PDF y XML mediante un alias de correo electrónico asociado a un diario.
Los archivos JPEG debe procesarse mediante un alias de correo electrónico en la aplicación Documentos.
Para añadir un alias de correo electrónico a un diario, siga los siguientes pasos:
Asegúrese de que se haya configurado un dominio de alias de correo electrónico.
El alias de correo electrónico predeterminado
vendor-bills@, seguido del dominio de alias, se crea automáticamente y está disponible en la pestaña Ajustes avanzados del diario Facturas de proveedor.Para cambiar un alias de correo electrónico predeterminado, dirígete a , selecciona el diario correspondiente y edita el alias de correo electrónico en la pestaña Ajustes avanzados.
Si es necesario, configure el escáner conectado para que envíe documentos escaneados al alias de correo electrónico.
Nota
Alternatively, an email alias in the Documents app can be used to
automatically send vendor bills to the Finance workspace (e.g., inbox-financial@example.odoo.com).
Digitalización y reconocimiento de datos con IA¶
Según la configuración, los documentos se digitalizan automáticamente o requieren un procesamiento manual si la digitalización está configurada únicamente bajo demanda.
Para digitalizar manualmente un documento subido, haga clic en Digitalizar documento.
Una vez digitalizado el documento, aparecerá un banner azul; haga clic en Actualizar. Revise y corrija toda la información que se haya cargado durante la digitalización: haga clic en los campos correspondientes para editarlos o haga clic en Volver a cargar datos de IA para actualizar la información.
A continuación, haz clic en Confirmar para contabilizar el documento.
Truco
Una vez que un documento se ha digitalizado, el campo Proveedor se queda vacío si el proveedor no existe en la base de datos. Para añadirlo, haga clic en (flecha hacia abajo) del campo Proveedor; el nombre del proveedor aparecerá resaltado en la vista previa del documento a la derecha. Haga clic sobre él para abrir un nuevo formulario de proveedor con el nombre ya completado.
Nota
Los siguientes campos de la factura de proveedor se reconocen mediante OCR:
Proveedor, Referencia de la factura, Fecha de la factura, Referencia de pago (solo en el formato belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Banco beneficiario, Fecha de vencimiento y la moneda (en un entorno multidivisa y si está activada).
Desde la pestaña Líneas de factura: descripción/etiqueta del Producto, Cantidad, Precio unitario, Impuestos (si el impuesto está activado; este campo no se reconoce por OCR para la localización india), Importe sin impuestos y Total.
Vendor bill matching with purchase orders¶
Cuando una factura de proveedor digitalizada es reconocida por OCR, Odoo busca primero en la base de datos un pedido de compra coincidente. Si se encuentra una coincidencia, el sistema copia la mayor cantidad posible de información del pedido de compra a la factura de proveedor. Por ejemplo, el número de referencia de la factura se sustituye por la referencia del proveedor del pedido de compra.
Nota
All changes are logged in the chatter.
A smart button linking to the related purchase order is available on the vendor bill.
To correct any mismatches, update the incorrect fields on the vendor bill.
Truco
Las facturas electrónicas de proveedor con XML incrustado garantizan un procesamiento más preciso y eficiente.
Alternatively, the Auto-complete feature can be used to transfer information from the purchase order to the vendor bill, without requiring OCR.
Precio¶
La digitalización de documentos es un servicio de compra dentro de la aplicación (IAP) que requiere créditos prepago. La digitalización de un documento consume un crédito.
Para comprar créditos, abre la aplicación Ajustes o , navega a la sección Digitalización y haz clic en Comprar créditos.
Nota
Los usuarios de Odoo Enterprise con una suscripción válida reciben créditos gratuitos para probar las funcionalidades de IAP antes de adquirir más créditos para la base de datos. Esto incluye bases de datos de demostración o de formación, bases de datos educativas y bases de datos con una sola aplicación gratuita.
Los archivos XML no necesitan créditos de OCR porque contienen datos estructurados que se pueden procesar directamente, sin necesidad de OCR.