Digitalización de documentos¶
La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos en papel o digitales en registros dentro de una base de datos. Odoo usa OCR e inteligencia artificial para leer el contenido y completa los detalles del registro de manera automática. Este proceso se utiliza principalmente para las facturas de proveedor (o los reembolsos).
Nota
Aunque es menos común, también puedes aplicar este proceso a facturas y notas de crédito de clientes, solo tendrás que hacer los ajustes necesarios.
Configuración¶
Ve a y dirígete a la sección Digitalización. Activa la opción Digitalización de documentos y elige si procesar las facturas de proveedor en automático o bajo demanda.
Nota
Si la opción Una línea de factura por impuesto está activada, el sistema solo creará una línea por impuesto en la nueva factura de proveedor sin importar cuántas líneas tenga.
Subida de facturas de proveedor¶
Es posible subir las facturas de proveedor de forma manual o enviarlas a un alias de correo designado para digitalizarlas. Del lado derecho de la pantalla podrás previsualizar el documento una vez que subas una factura.
Ver también
Subida manual¶
Desde el tablero de Contabilidad, haz clic en Subir en el diario de facturas de proveedor.
Subida mediante alias de correo¶
Hay dos formas de subir facturas de proveedor con un alias de correo asociado al diario correspondiente:
Desde un escáner conectado y configurado para enviar correos al alias.
Enviándolas directamente al alias de correo.
Cada PDF adjunto al correo se convierte en un nuevo borrador de factura de proveedor de forma automática.
Nota
Solo se procesan archivos en formato PDF y XML mediante un alias de correo asociado a un diario.
Los archivos JPEG deben procesarse mediante un alias de correo en la aplicación Documentos.
Sigue estos pasos para agregar un alias de correo a un diario:
Asegúrate de que haya un dominio de alias configurado.
El sistema crea el alias de correo
vendor-bills@seguido de tu dominio de forma automática y lo puedes encontrar en la pestaña Ajustes avanzados del diario Facturas de proveedor.Para cambiar un alias de correo predeterminado, ve a , selecciona el diario correspondiente y edita el campo Alias de correo de la pestaña Ajustes avanzados.
Si es necesario, configura el escáner conectado para enviar los documentos escaneados al alias de correo.
Nota
También puedes usar un alias de correo en la aplicación Documentos para enviar las facturas de proveedor al espacio de trabajo de finanzas (por ejemplo, mis_finanzas@ejemplo.odoo.com) de manera automática.
Digitalización y reconocimiento de datos con IA¶
Según tus ajustes, el sistema digitalizará los documentos en automático o será necesario que los proceses de forma manual si la digitalización está configurada solo bajo demanda.
Haz clic en Digitalizar documento para digitalizar manualmente uno de los documentos que subiste.
Una vez que hayas digitalizado el documento aparecerá un cuadro azul. Haz clic en Actualizar si es necesario. Revisa y corrige cualquier información cargada durante la digitalización: haz clic en los campos correspondientes para editarlos o haz clic en Recargar datos de IA para actualizarlos.
Luego, haz clic en Confirmar para registrar el documento.
Truco
El campo Proveedor estará vacío si el documento digitalizado no tiene un proveedor registrado en la base de datos. Para agregarlo, haz clic en el (flecha hacia abajo) en el campo Proveedor. El nombre del proveedor aparecerá resaltado en la vista previa del documento a la derecha. Haz clic para abrir un nuevo formulario de proveedor con el nombre ya completado.
Nota
La herramienta de OCR reconoce los siguientes campos en las facturas de proveedor:
Proveedor, Referencia de factura, Fecha de la factura, Referencia de pago (solo en formato belga +++xxx/xxxx/xxxxx+++), Banco receptor, Fecha de vencimiento y la moneda (en un entorno multimoneda y si la moneda está activa).
En la pestaña Líneas de la factura: La descripción y etiqueta del producto, cantidad, precio unitario, impuestos (si están activados, toma en cuenta que el OCR no reconoce este campo en la localización de la India), subtotal y total.
Conciliación de facturas de proveedor con órdenes de compra¶
Cuando Odoo reconoce una factura de proveedor digitalizada por OCR, primero busca una orden de compra coincidente en la base de datos. Si encuentra una, copia la mayor cantidad de información posible de la orden de compra a la factura de proveedor. Por ejemplo, el número de referencia de la factura del proveedor se reemplaza por la referencia del proveedor de la orden de compra.
Nota
El chatter registra todos los cambios.
La factura de proveedor cuenta con un botón inteligente que redirige a la orden de compra relacionada.
Actualiza los campos incorrectos en la factura de proveedor para corregir cualquier discrepancia.
Truco
Las facturas electrónicas de proveedor que tienen un XML incrustado garantizan un procesamiento más preciso y eficiente.
Como alternativa, puedes usar la función Autocompletar para transferir información de la orden de compra a la factura de proveedor sin usar OCR.
Precio¶
La función de digitalización de documentos es un servicio de compra dentro de la aplicación (IAP) que necesita créditos prepagados. Digitalizar un documento consume un crédito.
Para comprar créditos, ve a la aplicación Ajustes o a , dirígete a la sección Digitalización y haz clic en Comprar créditos.
Nota
Los usuarios de Odoo Enterprise con una suscripción activa reciben créditos gratuitos para probar las funciones de IAP antes de que deban comprar más créditos para la base de datos. Esto incluye las bases de datos de demostración, capacitación, educativas y con una sola aplicación.
Los archivos XML no requieren créditos para OCR porque contienen datos estructurados que el sistema puede procesar sin reconocimiento óptico.