Perencanaan¶
Odoo Planning memungkinkan Anda merencanakan jadwal tim dan mengelola shift serta sumber daya.
Menangani perencanaan tim Anda datang dengan persyaratan spesifik yang dapat bervariasi secara luas tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Konsep berikut diperkenalkan di Odoo Planning untuk memenuhi kebutuhan tersebut:
Shift didistribusikan ke sumber daya, yang dapat berupa manusia (karyawan) atau material (misalnya, peralatan). Sumber daya tersebut ditugaskan peran, yang memungkinkan pengorganisasian pekerjaan dalam tim.
Setelah konfigurasi awal selesai, perencanaan shift dapat dilakukan secara manual atau otomatis dengan menggunakan fitur Rencanakan Otomatis.
Integrasi antara aplikasi Perencanaan dan Penjualan memungkinkan pengaitan layanan yang dijual dengan peran dan shift di Perencanaan. Selain itu, integrasi dengan Project memungkinkan dedikasi shift, dan dengan demikian waktu dan sumber daya, untuk proyek tertentu.
Lihat juga
Konfigurasi¶
Peran-Peran¶
Untuk menentukan peran yang dilakukan sumber daya Anda (misalnya, koki, bartender, pelayan), buka , lalu klik Baru, dan isi Nama (misalnya, asisten, resepsionis, manajer). Kemudian, pilih Sumber Daya yang akan menjalankan peran ini. Sumber daya dapat berupa Karyawan atau Material.
Catatan
Jika aplikasi Penjualan diinstal di database Anda, bidang Layanan muncul, memungkinkan Anda menentukan peran mana yang diperlukan untuk melakukan layanan sehingga shift didistribusikan ke orang yang tepat.
Peran diperhitungkan saat menggunakan fitur Rencanakan Otomatis.
Bidang properti dan peran¶
Bidang properti memungkinkan Anda menambahkan bidang khusus ke formulir di berbagai aplikasi Odoo. Perencanaan mencakup kemungkinan menambahkan bidang properti yang terkait dengan peran ke shift.
Untuk membuat field properti, beralih ke tampilan daftar dari jadwal mana pun. Dari sana, klik View pada shift yang ingin Anda edit. Jika field Role kosong, isi dengan peran yang diinginkan, lalu klik ikon roda gigi dan pilih Add Properties. Konfigurasikan field baru sesuai kebutuhan Anda.
Field properti terhubung ke peran dan disertakan dalam formulir shift semua shift yang dilakukan oleh peran ini.
Example
Beberapa kasus penggunaan field properti peran meliputi:
Akreditasi: untuk peran yang memerlukan izin khusus (misalnya, SIM)
Lokasi: di perusahaan yang beroperasi di beberapa lokasi (misalnya, toko atau restoran)
Bahasa: di lingkungan multibahasa (misalnya, perusahaan konsultan)
Karyawan¶
Semua karyawan dapat disertakan dalam perencanaan dan diberi shift.
Untuk menyesuaikan pengaturan perencanaan karyawan, buka , dan pilih karyawan yang ingin Anda edit pengaturannya. Kemudian, buka tab Work Information.
Tip
Anda dapat melakukan hal yang sama dari aplikasi Karyawan, yang diinstal secara default bersama dengan Perencanaan.
Dua bagian dari tab Work Information karyawan berdampak pada Perencanaan: Schedule (yaitu, field Working Hours) dan Planning.
Jam kerja¶
Working Hours diperhitungkan ketika Allocated Time dan persentasenya dihitung untuk shift. Jika field Working Hours dibiarkan kosong, karyawan dianggap bekerja dengan jam fleksibel.
Untuk membuat Working Hours individual, misalnya, untuk karyawan yang bekerja paruh waktu, klik Search more..., lalu New.
Catatan
Working Hours dan Allocated Time di Perencanaan dapat memengaruhi Payroll, jika kontrak karyawan dikonfigurasi untuk menghasilkan entri kerja berdasarkan shift.
Lihat juga
Peran perencanaan¶
Setelah seorang karyawan memiliki satu atau lebih Roles:
Saat membuat shift untuk karyawan ini, hanya template shift dari peran yang dipilih di field ini yang ditampilkan.
Ketika jadwal dipublikasikan, karyawan hanya diberitahu tentang shift terbuka untuk peran yang ditetapkan kepada mereka.
Saat menetapkan shift terbuka secara otomatis atau merencanakan sales order, karyawan hanya diberi shift untuk peran yang ditetapkan kepada mereka.
Selain itu, ketika Peran default didefinisikan:
Saat membuat shift untuk karyawan, peran default dipilih secara otomatis.
Peran ini juga memiliki prioritas atas peran lain dari karyawan saat menetapkan shift terbuka secara otomatis atau merencanakan sales order.
Catatan
Jika kolom peran Perencanaan dibiarkan kosong, tidak ada batasan dalam templat shift dan shift terbuka yang dibagikan dengan karyawan. Namun, tidak mungkin menggunakan fitur Rencanakan Otomatis untuk karyawan tanpa peran.
Material¶
Material adalah sumber daya yang dapat diberi shift dan jam kerja tetapi bukan karyawan. Misalnya, perusahaan konstruksi dapat menggunakan material untuk membuat shift untuk mesin bersama (misalnya, derek, forklift).
Sama seperti karyawan, material dapat diberi peran dan waktu kerja.
Templat shift¶
Untuk membuat templat shift, klik Baru pada jadwal mana pun, lalu isi detail shift, dan klik Simpan Templat.
Atau, buka , lalu klik Baru. Isi Jam Mulai & Selesai dan Rentang shift, lalu tetapkan Peran.
Jika aplikasi Project terinstal, Proyek juga dapat dipilih.
Merencanakan shift¶
Saat membuka aplikasi Planning, pengguna melihat jadwal mereka sendiri. Pengguna dengan hak akses administrator juga dapat melihat jadwal Berdasarkan Sumber Daya, Berdasarkan Peran, Berdasarkan Proyek, dan Berdasarkan Pesanan Penjualan, serta menu pelaporan dan konfigurasi.
Catatan
Jadwal ditampilkan dalam tampilan Gantt, yang memungkinkan Anda menetapkan ulang, menjadwalkan ulang, mengubah ukuran, membagi, dan menduplikasi shift tanpa harus membukanya.
Elemen visual berikut digunakan pada shift dalam jadwal:
Warna penuh: shift yang direncanakan dan dipublikasikan.
Garis diagonal: shift yang direncanakan tetapi belum dipublikasikan.
Latar belakang abu-abu: karyawan yang sedang cuti.
Progress bar: shift yang sedang berlangsung dengan tabel waktu yang terhubung dengannya.
Shift abu-abu: saat menyalin shift, shift yang disalin ditampilkan dengan warna penuh, sedangkan shift yang sudah ada sebelumnya ditampilkan sementara dengan warna abu-abu. Warna berubah kembali ke warna penuh atau garis diagonal pada penyegaran halaman berikutnya atau dengan menghapus filter.
Buat shift¶
Untuk membuat shift, buka jadwal mana pun, lalu klik New. Pada jendela pop-up yang terbuka, isi detail berikut:
Templat: Jika terdapat satu atau beberapa templat shift di dalam database, templat tersebut akan ditampilkan di bagian atas jendela pop-up. Setelah dipilih, templat akan mengisi formulir shift terlebih dahulu secara otomatis.
Resource: Resource dapat berupa karyawan atau material. Jika field ini dibiarkan kosong, shift tersebut dianggap sebagai open shift.
Tanggal: Pilih tanggal dan waktu shift. Ini adalah satu-satunya kolom wajib saat membuat shift.
Ulangi: Klik tombol (ulangi) dan konfigurasikan bidang Ulangi setiap sesuai kebutuhan. Aturan berikut berlaku untuk shift berulang:
Semua field (misalnya Resource, Role, Project) disalin dari shift asli kecuali tanggal, yang disesuaikan menurut field Repeat Every.
Pengulangan direncanakan tetapi tidak dipublikasikan.
Secara default, shift yang direncanakan dibuat enam bulan sebelumnya, setelah itu dibuat secara bertahap. Untuk mengubah kerangka waktu, aktifkan mode pengembang, lalu buka dan edit Recurring Shifts.
Waktu yang Dialokasikan: Dihitung berdasarkan tanggal dan waktu shift, serta Jadwal Kerja karyawan.
Peran: Pilih peran yang akan dijalankan oleh sumber daya yang ditetapkan. Bidang ini terutama berguna saat merencanakan otomatis shift. Setelah Anda memilih peran, templat shift yang terkait dengannya akan ditampilkan di bagian atas jendela sembulan.
Selain itu, bidang berikut mungkin juga tersedia:
Proyek: Jika pengaturan Perencanaan proyek diaktifkan di pengaturan Perencanaan, pilih proyek yang relevan untuk ditautkan ke shift. Shift yang didedikasikan untuk proyek yang dipilih kemudian direncanakan dan dilacak sesuai kebutuhan.
Tugas: Jika proyek dipilih, Anda dapat secara opsional memilih tugas dalam proyek tersebut.
Order Penjualan: Jika aplikasi Penjualan terinstal, pilih pesanan penjualan yang relevan untuk ditautkan ke shift.
Pelanggan: Jika shift merupakan intervensi di lokasi, pilih pelanggan yang relevan untuk ditautkan ke shift.
Lembar Kerja: Jika lembar kerja layanan lapangan dikonfigurasi, Anda dapat secara opsional memilih templat lembar kerja yang relevan.
Klik Simpan untuk membuat shift, atau Publikasikan untuk membuatnya dan memberi tahu karyawan yang ditetapkan melalui email.
Buat shift dari pesanan penjualan¶
Shift dibuat secara otomatis dari pesanan penjualan yang berisi produk yang dikonfigurasi sebagai berikut:
Jenis Produk: Atur ke Layanan.
Rencanakan Layanan: Aktifkan kotak centang, lalu pilih peran yang relevan.
Setelah pesanan penjualan dikonfirmasi, jadwalkan shift:
Klik tombol cerdas Untuk Direncanakan pada formulir pesanan penjualan.
Klik hari yang relevan di jadwal sumber daya yang sesuai.
Catatan
Hanya sumber daya yang perannya cocok dengan peran yang dikonfigurasi untuk produk pada pesanan penjualan yang tersedia untuk penetapan shift.
Pilih shift yang relevan dari daftar shift terbuka untuk peran tersebut.
Publikasikan shift.
Tip
Untuk mengedit shift sebelum merencanakannya, pada tampilan Jadwal berdasarkan Sumber Daya:
bisa dengan mengeklik Baru;
atau klik hari yang relevan pada jadwal sumber daya yang sesuai, lalu klik Buat Baru.
Kemudian, edit kolom sesuai kebutuhan dan Simpan shift atau Publikasikan shift tersebut.
Setelah shift direncanakan untuk order penjualan, klik tombol pintar Direncanakan pada formulir order penjualan untuk melihatnya.
Edit dan hapus shift¶
Untuk mengedit shift, klik shift pada kalender atau jadwal, lalu klik Edit.
Shift juga dapat disesuaikan langsung pada jadwal, tanpa membukanya:
Tugaskan ulang atau jadwalkan ulang shift dengan menyeret dan melepasnya ke karyawan dan hari yang diinginkan.
Perpanjang shift ke beberapa hari dengan mengarahkan kursor ke tepi kanan blok shift. Saat kursor berubah menjadi penunjuk pengubah ukuran, klik dan seret tepi tersebut ke hari yang diinginkan.
Bagi shift yang mencakup beberapa hari berturut-turut menjadi dua bagian dengan mengarahkan kursor ke batas antara dua kolom hari yang terdampak, lalu klik ikon (gunting).
Untuk menghapus shift, klik shift pada jadwal, lalu klik Hapus.
Tip
Sebagai alternatif, formulir shift dapat diakses dengan beralih ke tampilan daftar dan mengeklik Lihat pada baris shift yang relevan, atau dengan beralih ke tampilan Kanban dan mengeklik kartu shift yang relevan.
Publikasikan shift¶
Mempublikasikan shift akan memberi tahu karyawan yang ditugaskan melalui email dan membuat jadwal dapat dilihat oleh semua pengguna, termasuk mereka yang tidak memiliki status Administrator pada hak akses Perencanaan (melalui ).
Shift dapat dipublikasikan secara individu atau massal.
Untuk mempublikasikan shift individual:
bisa dengan mengeklik Publikasikan di akhir proses pembuatan shift;
atau klik shift pada jadwal, klik Edit, lalu klik Publikasikan pada formulir shift.
Untuk memublikasikan semua shift yang direncanakan:
Dari jadwal apa pun, klik Publikasikan.
Pada pop-up, jika diperlukan, edit Periode.
Nonaktifkan Sertakan Shift Terbuka untuk mengecualikan shift terbuka dari publikasi.
Jika diperlukan, edit daftar karyawan; menghapus karyawan dari daftar akan mengecualikan shift mereka dari publikasi ini.
Klik Publikasikan & Kirim.
Karyawan akan diberi tahu tentang shift mereka setelah dipublikasikan:
Karyawan tanpa akun user dialihkan ke portal Perencanaan khusus.
Karyawan yang memiliki akun pengguna dialihkan ke tampilan Perencanaan Saya.
Catatan
Jika alamat email satu atau beberapa karyawan dalam daftar belum dikonfigurasi, masukkan Email Kerja pada pop-up yang terbuka, lalu klik Simpan & Kirim Jadwal. Jika alamat email yang belum terisi tidak ditambahkan, jadwal karyawan yang terkait tidak akan dipublikasikan.
Shift yang belum dipublikasikan hanya terlihat pada jadwal untuk pengguna dengan peran Administrator pada hak akses Planning dan ditandai oleh garis diagonal.
Shift terbuka dan perencanaan otomatis¶
Tombol Rencanakan Otomatis memungkinkan Anda menetapkan Shift terbuka (shift tanpa sumber daya yang ditetapkan) serta membuat dan menetapkan shift yang ditautkan ke pesanan penjualan atau tugas proyek.
Fitur-fitur berikut berdampak pada perencanaan otomatis:
Peran: Shift terbuka hanya ditugaskan ke sumber daya (karyawan atau material) yang memiliki peran yang sesuai. Tidak mungkin menggunakan fitur Rencanakan Otomatis untuk karyawan tanpa peran.
Peran default: Peran default yang ditugaskan ke sumber daya diprioritaskan di atas peran lain yang mereka miliki.
Konflik: Karyawan atau material tidak dapat ditugaskan beberapa shift pada waktu yang sama.
Cuti: Cuti karyawan diperhitungkan, termasuk hari libur nasional.
Jam kerja: Diperhitungkan saat menugaskan shift ke karyawan atau material. Tidak mungkin menggunakan fitur Rencanakan Otomatis untuk karyawan yang bekerja dengan jam fleksibel.
Kontrak: Jika karyawan memiliki kontrak aktif, mereka tidak akan ditugaskan shift yang berada di luar periode kontrak mereka.
Klik Publikasikan untuk mengonfirmasi jadwal dan memberi notifikasi kepada karyawan tentang perencanaan mereka.
Pertukaran shift dan pembatalan penugasan¶
Dua fitur tersedia untuk memungkinkan karyawan melakukan perubahan pada jadwal mereka: pertukaran shift dan pembatalan penugasan.
Catatan
Kedua fitur ini saling eksklusif. Pertukaran shift dimungkinkan secara default dan tidak dapat dinonaktifkan. Namun, setelah fitur Izinkan pembatalan penugasan diaktifkan, fitur ini menggantikan opsi untuk menukar shift.
Mengganti shift¶
Setelah shift direncanakan dan dipublikasikan, karyawan menerima notifikasi email. Jika seorang karyawan ingin menukar shift, mereka dapat mengklik shift yang tidak diinginkan dan klik Minta untuk menukar.
Shift tetap ditugaskan ke karyawan awal, tetapi dalam jadwal, notifikasi yang menginformasikan bahwa karyawan yang ditugaskan ingin menukar shift terlihat pada shift tersebut.
Shift kemudian ditampilkan kepada karyawan lain yang memiliki peran yang sama, dan jika mereka ingin menugaskannya ke diri mereka sendiri, mereka dapat mengklik tombol Saya ambil.
Catatan
Aturan berikut berlaku:
Hanya shift yang cocok dengan peran karyawan yang ditampilkan sebagai tersedia untuk mereka.
Pertukaran shift tidak tersedia untuk shift di masa lalu.
Pembatalan Penugasan¶
Untuk mengizinkan karyawan membatalkan penugasan mereka sendiri dari shift, buka , kemudian centang kotak Allow Unassignment. Kemudian, tentukan jumlah maksimum hari bahwa karyawan dapat membatalkan penugasan mereka sendiri sebelum shift.
Setelah shift direncanakan dan dipublikasikan, karyawan menerima notifikasi email. Jika pembatalan penugasan shift diizinkan, karyawan dapat mengklik tombol I am unavailable, dan shift kembali menjadi shift terbuka.
Catatan
Aturan berikut berlaku:
Hanya shift yang cocok dengan peran karyawan yang ditampilkan dalam jadwal mereka.
Pembatalan penugasan shift tidak tersedia untuk shift di masa lalu.