Sortowanie dokumentów AI¶
Automatyzacja dokumentów AI w Odoo umożliwia automatyczną klasyfikację, routing i przetwarzanie dokumentów przy użyciu sztucznej inteligencji. Redukuje ręczną obsługę dokumentów, takich jak faktury, umowy, NDA i dokumenty ubezpieczeniowe, automatycznie sortując je do folderów, wyodrębniając kluczowe informacje i uruchamiając działania biznesowe.
Ta funkcja jest przeznaczona dla dużych wolumenów, powtarzalnych przepływów pracy z dokumentami, gdzie szybkość, dokładność i możliwość śledzenia są kluczowe, przy jednoczesnym umożliwieniu interwencji człowieka, gdy jest to wymagane.
Konfiguracja¶
Aby korzystać z automatyzacji dokumentów AI, upewnij się, że spełnione są następujące wymagania:
Aplikacja Dokumenty jest zainstalowana i zastosowane są odpowiednie uprawnienia.
Odpowiednie aplikacje są zainstalowane. Może to obejmować Księgowość, Zakup, Sprzedaż itd. Zainstalowane aplikacje wpływają na podpowiedzi stosowane do dokumentów.
Informacja
Aplikacja AI nie musi być zainstalowana, aby korzystać z automatyzacji dokumentów. Jednak typy dostępnych działań automatyzacji AI zależą od innych aplikacji zainstalowanych w bazie danych. Na przykład, aby utworzyć fakturę, aplikacja Księgowość musi być zainstalowana.
Przegląd aplikacji Dokumenty¶
Aplikacja Dokumenty funkcjonuje jako scentralizowany system zarządzania dokumentami, podobny do współdzielonego dysku. Jest zorganizowana co najmniej w następujące przestrzenie robocze, choć można tworzyć dodatkowe przestrzenie:
Wszystkie: wyświetla wszystkie foldery i pliki, do których użytkownik ma dostęp.
Firma: zawiera foldery i pliki udostępniane w całej firmie. Dostęp jest określany przez prawa dostępu zdefiniowane dla folderu i pliku.
Mój dysk: osobista przestrzeń robocza użytkownika do organizowania i uzyskiwania dostępu do plików i folderów, których jest właścicielem lub które przesłał.
Udostępnione mi: zawiera pliki, które zostały udostępnione użytkownikowi, ale nie są częścią żadnego folderu nadrzędnego, do którego ma dostęp.
Dokumenty zazwyczaj przechodzą przez przepływ pracy ze Skrzynki odbiorczej do ustrukturyzowanych folderów, gdzie stosowana jest automatyzacja AI i działania biznesowe.
Przegląd automatycznego sortowania AI¶
Automatyczne sortowanie AI działa na poziomie folderu. Każdy folder w aplikacji Dokumenty może zawierać własną logikę automatyzacji, co pozwala na projektowanie przepływów dokumentów odzwierciedlających wewnętrzne procesy. Zamiast stosować jedną globalną regułę, automatyzacja jest strukturyzowana progresywnie: dokumenty trafiają do folderu, AI ocenia je zgodnie z promptem folderu, a następnie wykonuje odpowiadające działanie.
Konfigurowanie promptów¶
Aby skonfigurować prompt dla folderu, przejdź do i wybierz folder z drzewa po lewej stronie. Następnie kliknij ikonę Działania u góry strony. Użyj menu rozwijanego, aby wybrać Automatyczne sortowanie AI.
W oknie Co ma zrobić AI? stwórz prompt, który wyjaśnia, jak dokumenty powinny być interpretowane i co powinno się wydarzyć dalej.
Informacja
Wpisz /, aby użyć opcji Selektor pól i Selektor rekordów, by wstawić pola lub rekordy w celu wzbogacenia promptu.
Poniżej promptu kliknij pole Jakie działania może wykonać AI? i wybierz jedno lub więcej działań z menu rozwijanego. Dostępne działania będą się różnić w zależności od zainstalowanych aplikacji.
Na podstawie tych instrukcji AI może przenosić dokumenty do innego folderu, dodawać tagi, wyzwalać aktywności lub tworzyć rekordy biznesowe, takie jak faktury lub rachunki od dostawców. To sprawia, że każdy folder jest zarówno miejscem przechowywania, jak i punktem decyzyjnym w przepływie pracy.
Podczas konfigurowania głównego promptu foldery mogą zawierać instrukcje obsługi wyjątków lub kroków walidacji przed wykonaniem podstawowej logiki. Na przykład folder może najpierw zweryfikować, czy wymagana wartość istnieje w dokumencie, zanim przejdzie do automatyzacji.
Example
Użytkownik chce zidentyfikować pliki PDF zawierające wiele stron, które wymagają ręcznego podziału. Dodaje następujące instrukcje na początku promptu automatycznego sortowania dla Skrzynki odbiorczej.
Najpierw sprawdź plik, aby zobaczyć, czy zawiera pojedynczy dokument, czy kilka dokumentów zebranych razem. W tym celu użyj tego pola: Czy jest uznawany za wielostronicowy. Jeśli jest prawda, dodaj tag "Do podziału" i na tym zakończ. W ten sposób będziemy wiedzieć, że najpierw musimy ręcznie podzielić go na różne pliki. Jeśli jest fałsz, kontynuuj normalny proces
Czy jest uznawany za wielostronicowy jest wybierane przez Selektor pól. W polu Jakie działania może wykonać AI? wybrano AI: Dodaj tagi.
To działanie nie wykonuje podziału dokumentu, ale dodaje tag wskazujący, które dokumenty wymagają podziału. Dodanie tego kroku na początku promptu zapewnia, że jest to pierwsze działanie AI.
Zobacz także