Balcão de Atendimento

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a preconfigured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, or locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Configuração

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Estações

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Para criar uma estação, navegue até app Balcão de atendimento ‣ Configuração ‣ Estações e clique em Novo. Quando clicado, um formulário em branco é exibido.

Insira as seguintes informações no formulário:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Responsáveis: selecione a pessoa (ou pessoas) que serão alertadas quando um visitante fizer check-in nesse balcão específico. É possível selecionar várias pessoas. Esse campo é obrigatório para a criação de uma estação.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (Save manually) icon located at the top of the form.

    Depois de salvo, é gerado um URL no campo URL do quiosque. Esse URL é uma forma de acessar o quiosque do balcão de atendimento.

    Para acessar o quiosque, clique no botão Copiar no final do URL e navegue até esse URL em um navegador da Web. Esse URL abre a página de login do balcão de atendimento dessa estação específica.

    Dica

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a ‘+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

    Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    A imagem selecionada para a foto da estação aparece como a imagem de fundo do quiosque da estação.

Aba Opções

  • Seleção do anfitrião: se o visitante estiver participando de uma reunião, essa opção permite que o visitante selecione o anfitrião da reunião em uma lista apresentada e notifique essa pessoa. Quando ativada, são exibidos campos adicionais, conforme detalhado abaixo.

  • Autenticar convidado: se forem necessárias informações adicionais quando um hóspede fizer o check-in, ative essa opção e selecione quais das seguintes opções são necessárias:

    • E-mail: selecione se o endereço de e-mail do hóspede é Obrigatório, Opcional ou se a informação não é solicitada de forma alguma (Nenhum).

    • Telefone: selecione se o número de telefone do hóspede é Obrigatório, Opcional ou se a informação não é solicitada de forma alguma (Nenhum).

    • Organização: selecione se a organização do hóspede é Obrigatório, Opcional ou se a informação não é solicitada de forma alguma (Nenhum).

  • Tema: selecione o modo de cor do quiosque. Escolha entre Claro ou Escuro. A seleção Claro exibe um fundo cinza claro no quiosque, enquanto a seleção Escuro exibe um fundo cinza escuro e preto.

  • Auto check-in: ative essa opção para apresentar um código QR de check-in no quiosque. O código QR permite que os clientes façam o check-in usando seus dispositivos móveis, em vez de usar o quiosque. Essa opção é recomendada para um quiosque movimentado com vários hóspedes fazendo check-in a qualquer momento.

  • Oferecer bebidas: ative essa opção para oferecer uma bebida aos hóspedes no momento do check-in. Se essa opção for ativada, é necessário configurar as bebidas que estão sendo oferecidas pelo link Configurar bebidas que aparece quando a opção é ativada. Depois que todas as opções de bebidas estiverem configuradas, selecione cada bebida a ser oferecida usando o menu suspenso.

Nota

As opções a seguir só estarão visíveis na guia Opções se a opção Seleção do anfitrião estiver ativada.

  • Notificar por e-mail: ative essa opção para que um e-mail seja enviado a quem o visitante está procurando no momento do check-in. Quando ativado, um campo Modelo de e-mail aparece abaixo, com o padrão Modelo de e-mail do Balcão de atendimento selecionado.

    Para alterar o modelo de e-mail padrão, clique no menu suspenso no campo Modelo de e-mail e selecione outro modelo de e-mail.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notificar por SMS: ative essa opção para que uma mensagem SMS (texto) seja enviada a quem o visitante está procurando no momento do check-in. Quando ativado, um campo Modelo de SMS aparece abaixo, com o padrão Modelo de SMS do Balcão de atendimento selecionado.

    Para alterar o modelo padrão de SMS, clique no menu suspenso no campo Modelo de SMS e selecione outro modelo de SMS.

    To modify the currently selected template, click the (Internal link) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Nota

O Mensagens é instalado por padrão ao criar uma base de dados Odoo e não conta para a cobrança. Desde que o aplicativo Mensagens não seja desinstalado intencionalmente, a opção Notificar por Mensagens funciona.

Example

O formato de mensagem padrão para a opção Notificar por Mensagens é: Check-In em (Estação do Balcão de atendimento): (Nome do visitante) (Número de telefone do visitante) (Organização) para encontrar (Nome do funcionário).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Formulário da estação do balcão de atendimento com todas as informações preenchidas.

Aba lateral Mensagens

Digite algum texto que será exibido no quiosque da estação depois que o visitante tiver feito o check-in, como uma saudação de boas-vindas ou instruções necessárias. O texto aparece na página de confirmação, no lado direito da tela, depois que o hóspede tiver concluído o processo de check-in.

Bebidas

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired.

Nota

This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Para adicionar uma opção de bebida, navegue até app Balcão de atendimento ‣ Configuração ‣ Bebidas e clique em Novo. Isso abre um formulário de bebidas em branco.

Insira as seguintes informações no formulário de bebida:

  • Nome da bebida: digite o nome da opção de bebida nesse campo. Esse campo é obrigatório.

  • Quem notificar: use o menu suspenso nesse campo para selecionar quem será notificado quando a bebida for selecionada. Várias pessoas podem ser inseridas nesse campo. Esse campo é obrigatório.

  • Sequência: digite um valor numérico nesse campo para indicar em que posição da lista de opções de bebidas essa opção específica aparece. Quanto menor o número, mais acima na lista aparecerá a bebida. Por exemplo, digitar o número 1 colocaria essa bebida no topo da lista e apareceria em primeiro lugar na sequência.

Dica

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ‘+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

A imagem selecionada agora aparece no campo de imagem e é definida como a imagem da bebida.

Formulário de bebida com as informações de um espresso preenchidas.

Painel da estação

Dica

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ‘+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.

Click on the (Edit) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

A imagem selecionada agora aparece no campo de imagem e é definida como a imagem da bebida.

Configuração do quiosque

Prepare os quiosques para uso depois de configurar as diversas estações. Recomenda-se usar um dispositivo dedicado para cada quiosque de balcão de atendimento, como um tablet.

Navegue até o quiosque de uma das duas maneiras:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Navegue até app Balcão de atendimento ‣ Configuração ‣ Estações e clique na estação desejada. Em seguida, clique no botão Copiar no final da linha URL do quiosque e cole o URL em uma nova aba ou janela do navegador.

Importante

Once a frontdesk kiosk is accessed, either with the Open Desk button or the Kiosk URL, the user is automatically signed out of the database on that specific device.

This is a security measure designed to prevent unauthorized access to the database.

Relatórios

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Para acessar qualquer um desses relatórios, navegue até app Balcão de atendimento ‣ Relatórios para exibir um menu suspenso com as opções: Visitantes e Bebidas.

O relatório Visitantes exibe o número de visitantes por mês, no ano atual. O relatório Bebidas mostra o total de pedidos de cada bebida.

Como em todos os relatórios do Odoo, os filtros e agrupamentos podem ser modificados para mostrar outras métricas também.

Veja também