Utilizar actividades para los equipos de ventas¶
Las actividades son tareas de seguimiento vinculadas a un registro en una base de datos de Odoo. Se pueden programar desde cualquier página de la base de datos que tenga un hilo del chatter, una vista de kanban, una vista de lista o una vista de actividades de una aplicación.
Actividades planificadas para leads y oportunidades.¶
Tipos de actividades¶
La aplicación CRM cuenta con un varios tipos de actividad preconfigurados, para ver la lista vaya a .
Nota
Hay otros tipos de actividad disponibles en la base de datos y puede utilizarlos en diferentes aplicaciones. Para acceder a la lista completa de tipos de actividad, vaya a , diríjase a la sección Conversaciones y haga clic en Tipos de actividad.
Los tipos de actividad preconfigurados para la aplicación CRM son los siguientes:
Correo electrónico: añade un recordatorio al chatter para indicar al comercial que debe enviar un correo electrónico.
Llamada: abre un enlace de calendario donde el comercial puede programar una hora para llamar al contacto.
Reunión: abre un enlace de calendario donde el comercial puede programar una hora para reunirse con el contacto.
Actividad pendiente: añade una tarea de recordatorio general al chatter.
Subir documento: añade un enlace en la actividad donde es posible subir un documento externo. Tenga en cuenta que la aplicación Documentos no es necesaria para utilizar este tipo de actividad.
Nota
Si instala otras aplicaciones, como Ventas o Contabilidad, hay otros tipos de actividad disponibles en la aplicación CRM.
Crear un nuevo tipo de actividad¶
Para crear un nuevo tipo de actividad, haga clic en el botón Nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la página, esta acción abrirá un formulario vacío.
Primero, en la parte superior del formulario, elija un Nombre para el nuevo tipo de actividad.
Ajustes de actividad¶
Acción¶
El campo Acción especifica el propósito de la actividad. Algunas acciones activarán comportamientos específicos después de programar una actividad.
Si selecciona Subir documento, se añadirá un enlace para subir un documento directamente a la actividad planificada en el chatter.
Si selecciona Llamada telefónica o Reunión, los usuarios tendrán la opción de abrir su calendario para programar esta actividad.
Si selecciona Solicitar firma, se añadirá un enlace en el chatter de la actividad planeaificada. Al hacer clic en este enlace se abrirá una ventana emergente para solicitar la firma.
Nota
Las acciones disponibles que puede seleccionar en el tipo de actividad varían dependiendo de las aplicaciones que tienen en la base de datos.
Usuario por defecto¶
Para asignar automáticamente esta actividad a un usuario específico cuando se programe este tipo de actividad, seleccione un nombre desde el menú desplegable Usuario por defecto. Si este campo se deja en blanco, se asignará una actividad al usuario que cree la actividad.
Resumen por defecto¶
Para incluir notas al crear este tipo de actividad debe ingresarlas en el campo Resumen por defecto.
Nota
La información en los campos Usuario por defecto y Resumen por defecto se incluye en la actividad creada, pero puede modificar estos campos antes de que la actividad se programe o se guarde.
Siguiente actividad¶
Para sugerir o activar automáticamente una actividad después de que una actividad se haya marcado como completada, se debe establecer el Tipo de encadenamiento.
Sugerir la siguiente actividad¶
En el campo Tipo de encadenamiento, seleccione Sugerir siguiente actividad. Al hacerlo, el campo de abajo cambiará a Sugerir. Haga clic en este campo para seleccionar cualquier actividad que desee recomendar como tarea de seguimiento de este tipo de actividad.
En el campo Programar, seleccione una fecha límite por defecto para estas actividades. Para hacerlo, configure un número específico de Días, Semanas, o Meses. Después, decida si debe pasar después de la fecha de finalización o después de la fecha límite de actividad anterior.
Puede modificar la información del campo Programar antes de planificar la actividad.
Cuando todas las configuraciones estén completas, haga clic en Guardar.
Nota
Si una actividad tiene el Tipo de encadenamiento configurado como Sugerir siguiente actividad y tiene actividades en el campo Sugerir, los usuarios obtendrán recomendaciones de actividades que pueden ser el siguiente paso.
Activar la siguiente actividad¶
Si configura el Tipo de encadenamiento a Activar siguiente actividad, la siguiente actividad se active de inmediato una vez que la actividad previa se termine.
Si selecciona Activar la siguiente actividad en el campo Tipo de encadenamiento, el campo de abajo cambiará a Activador. Desde el menú desplegable del campo Activador seleccione la actividad que se debería iniciar una vez que esta actividad se complete.
En el campo Programar, seleccione una fecha límite por defecto para estas actividades. Para hacerlo, configure un número específico de Días, Semanas, o Meses. Después, decida si debe pasar después de la fecha de finalización o después de la fecha límite de actividad anterior.
Puede modificar la información del campo Programar antes de planificar la actividad.
Cuando todas las configuraciones estén completas, haga clic en Guardar.
Nota
Cuando el Tipo de encadenamiento de una actividad es Activar la siguiente actividad, al marcar la actividad como Hecha, la siguiente actividad que aparece en el campo Activar iniciará de inmediato.
Seguimiento de actividades¶
Para mantener el flujo actualizado con la vista más precisa del estado de las actividades, tan pronto como se interactúe con un lead, es necesario que marque la actividad asociada como Hecha. Esto garantiza que pueda programar la siguiente actividad según sea necesario y también evita que el flujo se llene de actividades vencidas.
El flujo es más efectivo cuandose mantiene actualizado y preciso en las interacciones que está rastreando.
Planes de actividad¶
Los Planes de actividad son secuencias de actividades preconfiguradas. Cuando un plan de actividad inicia, toda actividad en la secuencia se programa automáticamente.
Para crear un nuevo plan, vaya a la . Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda de la página para abrir un formulario de Planes de leads en blanco.
En el campo Nombre del plan ingrese el nombre para el nuevo plan. En la pestaña Actividades a crear haga clic en Añadir una línea para añadir una nueva actividad.
Seleccione un Tipo de actividad desde el menú desplegable. Haga clic en Buscar más para ver la lista completa de tipos de actividades disponibles, o para crear uno nuevo.
Después, en el campo Resumen ingrese varios detalles para describir los específicos de una actividad, incluyendo las instrucciones para el comercial o la información que se debe dar al completar la actividad. El contenido de este campo se incluyen con la actividad programada y los puede editar cuando quiera.
Seleccione una de las siguientes opciones en el campo Asignación:
Preguntar en el lanzamiento: las actividades se asignan a un usuario cuando el plan se programe.
Usuario por defecto: las actividades siempre se asignan a un usuario en específico.
Si selecciona Usuario por defecto en el campo Asignación, seleccione un usuario en el campo Asignado a.
Truco
Los planes de actividad pueden incluir actividades asignadas a un usuario por defecto y usuarios que se indican al lanzamiento.
Después, configure la línea de tiempo de la actividad. Las actividades pueden programarse para quq se realicen antes o después de la fecha del plan. Use los campos Intervalo y Unidad para configurar una fecha límite para esta actividad. Finalmente, en el campo Activador seleccione si la actividad debe suceder antes o después de la fecha planificada.
Example
Un plan de actividad se crea sobre todo para gestionar leads de alta prioridad, específicamente, leads a los que se debería contactar rápidamente y se debe planificar una reunión dentro de los próximos días para el primer contacto. El plan se configura con las siguientes actividades:
Enviar correo electrónico dos días antes de la fecha del plan
Reunión de cero días antes de la fecha del plan
Hacer un presupuesto tres días después de la fecha del plan
Subir documento tres días después de la fecha del plan
Dar seguimiento cinco días después de la fecha del plan
Esto establece la fecha del plan como la fecha límite de una reunión, que es el objetivo del plan. Antes de esa fecha, hay un tiempo de tolerancia para contactar al cliente y preparar la reunión. Después de esa fecha, el comercial tiene tiempo para crear un presupuesto, subir el documento y hacer el seguimiento.
Repita estos pasos para cada actividad que se incluya en el plan.
Iniciar un plan de actividad¶
Para iniciar un plan de actividad en una oportunidad de CRM vaya a y haga clic en la tarjeta de kanban de la oportunidad para abrirla.
En la parte superior derecha del chatter, haga clic en Actividades para abrir la ventana emergente de Programar actividad.
En el campo Plan, seleccione el plan de actividad que quiere iniciar, así generará un Resumen del plan en el cual se incluyen las actividades del plan. Seleccione una Fecha del plan usando el calendario que se muestra para actualizar el Resumen del plan con las fechas límites según los intervalos configurados en el plan de actividad.
Seleccione un usuario en el campo Asignado a. A este usuario se asignará cualquiera de las actividades en el plan que esté configurado con Preguntar en el lanzamiento en el campo Asignación.
Haga clic en Programar.
Además de que los detalles del plan se añadirán a cada una de las actividades, también se añadirán al chatter.
Ver también