Använda rambeställningar för att skapa inköpsavtal med leverantörer

Ramorder är långsiktiga inköpsavtal mellan ett företag och en leverantör om att leverera produkter på återkommande basis till förutbestämda priser. Ramorder är användbara när produkter alltid köps från samma leverantör, men i olika kvantiteter vid olika tidpunkter.

Genom att förenkla beställningsprocessen sparar rambeställningar inte bara tid utan även pengar, eftersom de kan vara fördelaktiga när man förhandlar om bulkpriser med leverantörer.

Se även

uppmaningar_till_anbudsgivare

Skapa en ny ramorder

För att skapa rambeställningar måste funktionen Köpsavtal först aktiveras i inställningarna för appen Köp. För att göra detta, gå till Köp ‣ Konfiguration ‣ Inställningar, och under Order avsnittet, klicka på kryssrutan bredvid Köpsavtal. Detta gör det möjligt att skapa rambeställningar och alternativa offertförfrågningar (RFQ).

För att skapa en ramorder, gå till Inköp ‣ Order ‣ Ramorder, och klicka på Ny. Detta skapar (och navigerar till) ett nytt blankettorderformulär.

Från detta nya blanketorderformulär kan olika fält och inställningar konfigureras, så att det finns förutbestämda regler som det återkommande långsiktiga avtalet måste följa:

• Purchase Representative: är den användare som tilldelats denna specifika ramorder. Som standard är detta den användare som skapade avtalet; användaren kan ändras direkt från rullgardinsmenyn bredvid detta fält.

• Agreement Type: är den typ av inköpsavtal som denna blanket order klassificeras som. I Odoo är rambeställningar det enda officiella inköpsavtalet.

• Vendor: är den leverantör som detta avtal är knutet till, antingen en gång eller på återkommande basis. Leverantören kan väljas direkt från rullgardinsmenyn bredvid detta fält.

• Currency: är den överenskomna valutan som kommer att användas för denna växling. Om flera valutor har aktiverats i databasen kan valutan ändras från rullgardinsmenyn bredvid detta fält.

• Agreement Deadline: är det datum som detta inköpsavtal ska upphöra att gälla (om så önskas). Om denna ramorder inte ska upphöra att gälla, lämna detta fält tomt.

• Ordering Date: är det datum som denna rambeställning ska placeras på om en ny offert skapas direkt från blanketten för rambeställning. Om en ny offert skapas kommer detta värde automatiskt att fylla i fältet Order Deadline på RFQ.

• Delivery Date: är det förväntade leveransdatum som de produkter som ingår i en RFQ som skapas direkt från blanketbeställningsformuläret förväntas anlända. Om en ny offert skapas kommer detta värde automatiskt att fylla i fältet Expected Arrival på RFQ.

• Källdokument: är källinköpsordern (PO) som denna ramorder kommer att knytas till. Om denna ramorder inte ska knytas till någon befintlig POs, lämna detta fält tomt.

• Company: är det företag som tilldelats denna specifika ramorder. Som standard är detta det företag som användaren som skapar ramordern är listad under. Om databasen inte är en flerföretagsdatabas kan detta fält inte ändras, utan kommer som standard att vara det enda företag som finns i databasen.

När alla relevanta fält har fyllts i klickar du på Add a line för att lägga till produkter i kolumnen Product. Ändra sedan kvantiteten för varje produkt i kolumnen Kvantitet (om så önskas), och ange ett pris i kolumnen Enhetspris.

Viktigt

När produkter läggs till i en ny ramorder läggs inte produkternas befintliga priser automatiskt till i produktraderna. Priserna måste tilldelas manuellt genom att ändra värdet i kolumnen Unit Price till ett överenskommet pris med den listade leverantören. I annat fall förblir priset 0.

Om du vill visa och ändra standardinställningarna för inköpsavtal för rambeställningar direkt från blanketten för rambeställningar klickar du på intern länk (pilikon) bredvid fältet Avtalstyp där Blanket Order listas. Detta navigerar till inställningarna för beställning av filtar.

Härifrån kan inställningarna för ramorder redigeras. Under Agreement Type kan namnet på Agreement Type ändras (om så önskas), och Agreement Selection Type kan också ändras. Det finns två alternativ som kan aktiveras för typen av urval:

• Välj endast en RFQ (exklusiv): när en inköpsorder bekräftas kommer de återstående inköpsorderna att annulleras.

• Select multiple RFQ (non-exclusive): när en inköpsorder bekräftas kommer återstående inköpsorder *inte att annulleras. Istället är flera inköpsorder tillåtna.

I avsnittet Data för nya offerter kan du ändra inställningarna för hur produktrader och kvantiteter ska fyllas i på nya offerter som använder detta inköpsavtal bredvid fälten Lines och Quantities.

Det finns två alternativ som kan aktiveras för Lines:

• Use lines of agreement: när du skapar en ny offert kommer produktraderna att fyllas i med samma produkter som listas på ramordern, om ramordern väljs på den nya offerten.

• Do not create RfQ lines automatically: när du skapar en ny offert och väljer en befintlig ramorder kommer inställningarna att överföras till den nya offerten, men produktraderna kommer inte att fyllas i.

Och det finns två alternativ som kan aktiveras för Quantities:

• Use quantities of agreement: när du skapar en ny offert kommer de produktkvantiteter som anges i ramordern att förifyllas på produktraderna, om ramordern har valts i den nya offerten.

• Sätt kvantiteter manuellt: när du skapar en ny offert och väljer en befintlig ramorder, kommer produktraderna att fyllas i i förväg, men alla kvantiteter kommer att sättas till 0. Kvantiteterna måste ställas in manuellt av användaren.

När de önskade ändringarna har gjorts (om några) klickar du på New (via brödsmulorna högst upp på sidan) för att navigera tillbaka till blanket order-formuläret och klicka på Confirm för att spara det nya inköpsavtalet. När det har bekräftats ändras ramordern från Draft till Ongoing, vilket innebär att detta avtal kan väljas och användas när du skapar nya RFQs.

Tips

Efter att en ramorder har skapats och bekräftats kan produkter, kvantiteter och priser fortfarande redigeras, läggas till och tas bort från inköpsavtalet.

Skapa en ny RFQ från ramordern

När du har bekräftat en ramorder kan du skapa nya offerter direkt från ramorderformuläret som kommer att använda de regler som anges i formuläret och förifylla den nya offerten med rätt information. Dessutom kommer den nya offerten automatiskt att länkas till blanketten för ramorder via smartknappen RFQs/Orders längst upp till höger på blanketten.

För att skapa en ny offert från blanketten för ramorder, klicka på New Quotation. Detta skapar (och navigerar till) en ny RFQ, som är förifylld med rätt information, beroende på de inställningar som konfigurerats på blanketten för ramorder.

Från det nya formuläret RFQ klickar du på Send by Email för att skriva och skicka ett e-postmeddelande till den listade leverantören; klicka på Print RFQ för att skapa en utskrivbar PDF av offerten; eller, när du är klar, klicka på Confirm Order för att bekräfta inköpsordern (PO).

När PO har bekräftats, klicka tillbaka till blanket order formuläret (via brödsmulorna, högst upp på sidan). I blanketten finns nu en RFQ listad i smartknappen RFQs/Orders längst upp till höger i blanketten. Klicka på smartknappen RFQs/Orders för att se den inköpsorder som just skapats.

Skapa en ny ramorder från en RFQ

För att skapa en ny RFQ, gå till appen Purchase och klicka på New.

Lägg sedan till information i formuläret RFQ: lägg till en leverantör från rullgardinsmenyn bredvid fältet Vendor, och klicka på Add a product för att välja en produkt från rullgardinsmenyn i kolumnen Product. Ange sedan önskad inköpskvantitet i kolumnen Kvantitet och ändra inköpspriset i kolumnen Enhetspris, om så önskas.

Klicka på ikonen Ytterligare alternativ (två punkter) för att lägga till ytterligare synlighetsalternativ för artikeln. Upprepa dessa steg för att lägga till så många ytterligare alternativ som önskas, inklusive UoM (Måttenheter) att köpa produkterna i, och Expected Arrival datum.

Innan du bekräftar den nya offerten och skapar en inköpsorder klickar du på rullgardinsmenyn bredvid fältet Blanket Order och skriver in ett nytt namn för den nya blanket ordern. Detta skapar ett helt nytt inköpsavtal och sparar den information som anges i fälten i inköpsorderformuläret, samt den produktinformation som anges på produktraderna.

Från det nya formuläret RFQ, klicka på Send by Email för att skriva och skicka ett e-postmeddelande till den listade leverantören; klicka på Print RFQ för att skapa en utskrivbar PDF av offerten; eller, när du är klar, klicka på Confirm Order för att bekräfta PO.

Observera

För att se det nyskapade inköpsavtalet för ramorder, gå till Orders ‣ Blanket Orders och klicka på den nya ramordern. Härifrån kan inställningar och regler ändras om så önskas.

Ramorder och påfyllning

När en ramorder har bekräftats läggs en ny leverantörsrad till under fliken Purchase för de produkter som ingår i BO. Detta gör blanket orders användbara med automated replenishment, eftersom information om Vendor, Price och Agreement refereras till på leverantörsraden. Denna information används för att avgöra var, när och till vilket pris denna produkt kan fyllas på.