청구서 발행 프로세스¶
비즈니스 및 사용 중인 애플리케이션에 따라서, Odoo에서는 여러 가지 방법을 통해 고객 청구서를 자동화할 수 있습니다. 일반적으로 청구서 초안은 시스템에서 생성되며 (판매주문서나 계약서와 같은 다른 문서에서 정보를 가져옵니다) 회계 담당자는 청구서 초안을 확인한 후 청구서를 일괄 (일반 우편이나 이메일) 발송하기만 하면 됩니다.
비즈니스에 따라, 다음의 방법 중에서 선택하여 청구서 초안을 생성할 수 있습니다:
판매¶
판매주문서 ‣ 청구서¶
대부분의 회사에서는 영업 담당자가 견적서를 생성한 후 승인되면 판매주문서로 전환합니다. 그런 다음 판매주문서를 기반으로 청구서 초안을 생성합니다. 다음과 같은 다양한 방법 중에서 선택해 보세요.
청구서 수동 생성: 판매주문서에 있는 버튼을 사용하여 청구서 초안을 생성할 수 있습니다.
배송 전 청구서 생성: 배송주문서가 만들어지기 전에 전체 주문에 대해 청구서가 생성됩니다.
배송주문서 기반 청구서 생성: 다음 섹션을 참조하세요.
배송 전 청구서의 경우, 보통 이커머스 애플리케이션에서 사용하며 주문 시 고객이 결제하면 배송은 추후 진행하게 됩니다 (선결제).
대부분의 다른 경우에는, 청구서를 수동으로 발행하는 것을 권장합니다. 영업 담당자는 필요에 맞추어 청구서를 생성할 수 있습니다. 전체 주문에 대한 청구서나 일정 비율에 대한 청구서 (선지급), 일부 내역에 대한 청구서 또는 고정 금액 선결제 청구서 중에서 선택할 수 있습니다.
이 프로세스는 서비스나 물리적인 품목 모두에 적합한 프로세스입니다.
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판매주문서 ‣ 배송주문서 ‣ 청구서¶
보통 소매업체나 이커머스 (전자 상거래)에서는 판매주문서 대신 배송주문서를 기준으로 청구서가 발행됩니다. 이와 같은 방식은 실제 배송 수량이 주문한 수량과 다를 수 있는 비즈니스에 적합합니다 (예: 식품 - 실제 Kg 기준으로 청구서 발행).
이러한 방식을 통해 주문 내역 중에 일부만 배송하는 경우에는, 실제 배송되는 수량에 대해서만 청구서를 발행할 수 있습니다. 이월 주문 (일부만 배송하고 나머지는 추후 배송)의 경우, 고객은 각 배송주문서당 하나씩 두 개의 청구서를 받게 됩니다.
이커머스 주문서 ‣ 청구서¶
이커머스에서 주문을 받는 경우에도 전액 결제되면 주문서가 생성됩니다. 주문 결제 방식으로 수표 또는 이체 방식을 허용하는 경우, Odoo에서는 주문서만 생성되고 청구서는 결제가 접수되어야 만들어지게 됩니다.
계약서¶
일반 계약서 ‣ 청구서¶
계약서를 사용하는 경우에는, 소요 시간 및 자재, 비용 또는 고정 서비스나 품목 내역을 기준으로 청구서가 생성되도록 할 수 있습니다. 매월 영업 담당자는 계약서에 기재되어 있는 활동에 따라 청구서를 생성합니다.
활동으로는 다음과 같은 내용이 있습니다.
해당 계약서에 연결된 판매주문서에서 발생하는 고정 품목/서비스
구매한 자재 (청구서를 재발행할 항목)
작업시간표 또는 구매를 기준으로 한 시간 및 자재 (하도급)
고객에게 청구서를 재발행할 출장 및 숙박 등의 비용
계약이 종료되는 시점에 청구서가 발행되게 하거나 중간 청구서를 발행할 수 있습니다. 이런 방식은주로 시간과 자재를 기준으로 청구하는 서비스 회사에서 사용합니다. 고정 금액으로 청구서를 발행하는 서비스 회사의 경우에는 일반적인 판매주문서를 사용합니다.
반복 계약 ‣ 청구서¶
구독의 경우, 청구서가 주기적으로 자동 발행됩니다. 청구서 발행 주기와 청구 서비스/제품은 계약서에 지정되어 있습니다.
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기타¶
청구서 직접 생성하기¶
계약서나 판매주문서를 거치지 않고 사용자가 청구서를 직접 생성할 수도 있습니다. 이 방법은 판매 프로세스 (견적서) 또는 품목 및 서비스 배송을 관리할 필요가 없는 경우에 권장되는 방법입니다.
판매주문서에서 청구서가 생성되더라도 예외적으로 사용하는 경우에는 청구서를 직접 생성해야 할 수 있습니다:
환불 건을 생성하는 경우
할인 혜택을 적용하는 경우
판매주문서에서 생성한 청구서를 변경하는 경우
주요 사업 부문과 무관한 청구서를 발행하는 경우
특정 모듈¶
일부 모듈에서도 청구서 초안을 생성할 수 있습니다:
멤버십: 매년 회원에게 청구서를 발행합니다.
수리: 애프터서비스 건에 대해 청구서를 발행합니다.
청구서 순서 재정렬하기¶
청구서 순서를 변경하는 것은 가능하지만 다음과 같이 몇 가지 제한 사항이 있습니다:
잠금 날짜 이전 항목에 대해서는 적용할 수 없습니다.
항목에 해당하는 월이 아닌 경우에는 적용할 수 없습니다.
순서가 중복될 경우에는 적용할 수 없습니다.
다음과 같은 청구서는 순서가 그대로 유지됩니다.
다른 소프트웨어에서 사용하던 연번 그대로 현재 연도에서 새로 시작하지 않고 계속 사용하려는 경우에 매우 유용합니다.
광학 문자 인식 (OCR: optical character recognition)을 활용한 디지털 청구서¶
청구서 디지털화 는 기존의 종이 청구서를 회계 시스템의 청구서 양식으로 자동 인코딩하는 프로세스입니다.
Odoo에서는 OCR 및 인공지능 기술을 통해 문서 내용을 인식할 수 있습니다. 공급업체 청구서 및 고객 청구서 양식이 스캔한 청구서를 기반으로 자동으로 생성되어 입력됩니다.