経費を記録する¶
経費の払戻しを受けるには、個々の経費をデータベースに登録する必要があります。経費記録は次の3つの方法で作成できます。 経費記録を手動で入力する、領収書をアップロードする、または 設定済のメールアドレス宛に領収書をEメールで送信する。
経費を手動で入力する¶
新しい経費を記録するには、 を開き、デフォルトで 自分の経費 ページを表示します。
ちなみに
この画面は、次の画面からもアクセスできます。メニュー選択:経費アプリ --> 自分の経費 --> 自分の経費。
次に、新規 をクリックし、表示されるフォームの以下のフィールドに入力します。
説明: 経費の簡単な説明を入力して下さい。簡潔で有益な内容にしましょう。例えば、
顧客との昼食や会議用ホテルなどです。カテゴリ: 経費に最も近い経費カテゴリをドロップダウンメニューから選択します。
Total: 経費の支払総額を2つの方法のいずれかで入力して下さい:
経費が単一の項目/経費であり、選択したカテゴリが単一の項目であった場合、合計 フィールドに原価を入力します(数量 フィールドは非表示です)。
固定価格の同じ項目/経費の倍数に対する経費の場合は、単価 が表示されます。数量 フィールドに数量を入力すると、合計金額が自動的に更新されます。合計金額は、数量 の下に表示されます。
Example
走行距離による場合は、原価 1マイルあたり として、単価 が入力されます。数量 には 走行距離 を入力すると、合計が計算されます。
税込: 費用カテゴリに税金が設定されている場合、 合計 または 数量 を入力すると、税金のパーセンテージと金額が自動的に表示されます。
注釈
経費カテゴリに税が設定されている場合、合計 または 数量 が更新されると、含まれる税 の値もリアルタイムで更新されます。
従業員： ドロップダウンメニューを使用して、この経費の対象となる従業員を選択します。
支払者: 経費を支払った人をラジオボタンで選択し、払戻し先を指定します。 従業員 (払戻先) または 会社 のいずれかを選択します。選択した経費カテゴリによっては、このフィールドは表示されない場合があります。
経費日付: このフィールドをクリックすると表示されるカレンダポップオーバーウィンドウを使用して、経費が発生した日付を入力します。
勘定科目: ドロップダウンメニューを使用して、経費を計上する勘定科目を選択します。
再請求先顧客: 経費が顧客負担である場合は、ドロップダウンメニューからこの経費の顧客請求書を作成する SO と顧客を選択します。ドロップダウンメニューの全ての販売オーダには SO と販売オーダの宛先会社の両方が表示されます。 経費が保存されると、顧客名は消え、経費には SO のみが表示されます。
Example
顧客がカスタムガーデンの設計と施工のための現地での打ち合わせを希望し、それに伴う経費(交通費、ホテル代、食事代など)を支払うことに同意した場合。その打ち合わせに関連する全ての経費は、カスタムガーデンの販売オーダ(顧客への参照)を 顧客先再請求 として示します。
分析分配: 経費を計上する勘定科目を、ドロップダウンメニューから選択します。 プロジェクト、部署、またはその両方から選択します。必要に応じて、各カテゴリに複数の勘定科目をリストアップできます。各分析勘定科目のパーセンテージを調整するには、各勘定科目の横にあるパーセンテージの値を入力します。
会社: 複数の会社を設定している場合は、経費を計上する会社をドロップダウンメニューから選択します。現在の会社は、このフィールドに自動的に入力されます。
メモ...: 経費を明確にするためにメモが必要な場合は、メモ欄に入力して下さい。
領収書を添付する¶
経費記録を作成したら、次に領収書を添付します。領収書を添付 ボタンをクリックすると、ファイルエクスプローラーが表示されます。添付する領収書に移動し、開く をクリックします。
新しい領収書はチャターに記録され、領収書の数は (紙クリップ) アイコンの隣に表示されます。必要に応じて、個々の経費記録に複数の領収書を添付することができます。
経費をアップロードする¶
PDFの領収書をアップロードすることで、経費記録を自動的に作成することができます。この機能を使用するには、設定を有効にし、IAP クレジットを購入する必要があります。
デジタル化設定¶
領収書スキャンを有効にするには、 に移動し、経費デジタル化(OCR) オプションの横にあるチェックボックスにチェックを入れます。次に、保存 をクリックします。有効にすると、追加のオプションが表示されます。対応するラジオボタンをクリックして、以下のオプションのいずれかを選択します。
デジタル化しない: 領収書のデジタル化を無効にします。
必要な時のみデジタル化する: 依頼があった場合のみ、領収書をデジタル化します。経費記録に ドキュメントデジタル化 ボタンが表示されます。クリックすると、領収書がスキャンされ、経費記録が更新されます。
自動的にデジタル化する: アップロード時に全ての領収書を自動的にデジタル化します。
これらのオプションの下に、さらに2つのリンクがあります。領収書のデジタル化に必要なクレジットを購入するには、 クレジット購入 リンクをクリックします。現在ご利用中のサービスと、残りのクレジット残高の一覧を表示するには、 購入済サービス一覧 リンクをクリックします。
ドキュメントのデジタル化および IAP の詳細については、アプリ内課金(IAP) のドキュメントを参照して下さい。
注釈
経費デジタル化(OCR) オプションを有効にすると、必要なモジュールがインストールされ、領収書をスキャンできるようになります。このオプションを無効にすると、モジュールがアンインストールされます。
もし、一時的に領収書のデジタル化を停止したい場合は、デジタル化しない オプションを選択して下さい。このオプションが利用できる理由は、モジュールがアンインストールされないようにするためであり、今後、他の2つのオプションのいずれかを選択することでデジタル化を有効にできるようにするためです。
領収書をアップロードする¶
経費アプリ を開き、自分の経費 ダッシュボードから アップロード をクリックすると、ファイルエクスプローラーが表示されます。目的のレシートに移動し、選択してから 開く をクリックします。
領収書がスキャンされ、新しい経費記録が作成されます。 経費日付 フィールドには、合計 などスキャンされたデータに基づくその他のフィールドとともに、本日の日付が入力されます。
新しい仕訳をクリックして個々の経費フォームを開き、必要に応じて変更を加えます。スキャンされた領収書が チャター に表示されます。
経費をEメール送信する¶
経費 アプリで経費を個別に作成する代わりに、エイリアスにEメールを送信することで、経費を自動的に作成することができます。
これを行うには、まずEメールエイリアスを設定する必要があります。 に移動します。 受信メール の横にあるチェックボックスがオンになっていることを確認します。 デフォルトのEメールエイリアスは expense@(domain).com です。 エイリアス の右側のフィールドに希望するEメールアドレスを入力して、Eメールエイリアスを変更します。 その後、保存 をクリックします。
注釈
ドメインエイリアスを設定する必要がある場合、メールアドレスフィールドの代わりに、 受信Eメール チェックボックスの下に ドメインエイリアスを設定 と表示されます。
設定方法とさらに詳しくは ドメイン名 ドキュメンテーションを参照して下さい。
ドメインエイリアスが設定されると、経費 アプリの 管理設定 ページにある 受信メール 機能の下にEメールアドレスのフィールドが表示されます。
メールアドレスが入力されると、Odooデータベースに存在しなくても、そのエイリアスにEメールを送信して新しい経費を作成することができます。
経費をEメールで申請するには、新しいEメールを作成し、プロダクトの 内部参照 コード(入手可能であれば)と経費の金額を件名に入力します。次に、そのEメールに領収書を添付します。Odooは、Eメールの件名に入力された情報を取得し、それを領収書と組合わせることで経費を作成します。
経費カテゴリの内部参照を確認するには、次の場所に移動します。。経費カテゴリに内部参照が記載されている場合、内部参照 列に表示されます。
経費カテゴリに内部参照を追加するには、カテゴリをクリックして経費カテゴリフォームを開きます。対応するフィールドに 内部参照 を入力します。 内部参照 フィールドの下に、次の文章が表示されます: Eメールで申請する際は、この参照を件名のプレフィクスに使用します。
Example
出張中の$25の食事の経費をEメールで申請する場合、Eメールの件名は 食事 $25.00 となります。
説明:
支出カテゴリ`食事`の 内部参照 は
食物です。経費の 原価 は
$25.00です。
注釈
セキュリティ上の理由により、Eメールから経費を作成する際、Odooが受付けるのは認証済の従業員Eメールのみです。認証済の従業員Eメールアドレスを確認するには、 の従業員カードに移動し、勤務先Eメール フィールドを参照して下さい。
