署名¶
Odoo Sign allows you to send, sign, and approve documents online, using electronic signatures.
An electronic signature shows a person's agreement to the content of a document. Just like a handwritten signature, the electronic one represents a legal bounding by the terms of the signed document.
With Sign, you can upload any PDF file and add fields to it. These fields can be automatically filled in with the user's details present in your database.
Validity of electronic signatures¶
Documents signed via the Sign app are valid electronic signatures in the European Union and the United States of America. They also meet the requirements for electronic signatures in most countries. The legal validity of electronic signatures generated by Odoo depends on your country's legislation. Companies doing business abroad should also consider other countries' electronic signature laws.
重要
The below information has no legal value; it is only provided for general informational purposes. As laws governing electronic signatures rapidly evolve, we cannot guarantee that all information is up-to-date. We advise contacting a local attorney for legal advice regarding electronic signature compliance and validity.
ヨーロッパ連合¶
The eIDAS regulation establishes the framework for electronic signatures in the 27 member states of the European Union. It distinguishes three types of electronic signatures:
Simple electronic signatures
Advanced electronic signatures
Qualified electronic signatures
Odoo generates the first type, simple electronic signatures; these signatures are legally valid in the EU, as stated in the eIDAS regulation.
Electronic signatures may not be automatically recognized as valid. You may need to bring supporting evidence of a signature's validity. While the Sign app provides a simple electronic signature, some supporting evidence is automatically collected during the signature process, such as:
Email and SMS validation (if enabled)
Strong identity proof through itsme® (available in Belgium and the Netherlands)
Timestamped, IP and geographically traceable access logs to the documents and their associated signatures
Document traceability and inalterability (any alteration made to a signed document is detected by Odoo with the use of cryptographic proofs)
アメリカ合衆国¶
The ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), at the interstate and international levels, and the UETA (Uniform Electronic Transactions Act), at the state level, provide the legal framework for electronic signatures. Note that Illinois and New York have not adopted the UETA, but similar acts instead.
Overall, to be recognized as valid, electronic signatures have to meet five criteria:
The signer must show a clear intent to sign. For example, using a mouse to draw a signature can show intent. The signer must also have the option to opt out of the electronic document.
The signer must first express or imply their consent to conduct business electronically.
The signature must be clearly attributed. In Odoo, metadata, such as the signer's IP address, is added to the signature, which can be used as supporting evidence.
The signature must be associated with the signed document, for example, by keeping a record detailing how the signature was captured.
Electronically signed documents need to be retained and stored by all parties involved; for example, by providing the signer either a fully-executed copy or the possibility to download a copy.
Other countries¶
署名対象ドキュメントを送信¶
1回限りの署名¶
ダッシュボードからUpload a PDF to signをクリックして、1回限りの署名を行えます。ドキュメントを選択して開き、必要なフィールドをドキュメント内にドラッグ&ドロップします。フィールドをクリックして希望するものを選択することで、フィールドに割り当てられた役割を変更できます。
準備ができたらSendをクリックし、必要なフィールドに入力します。送信後もドキュメントは引き続き利用可能です。に移動して、ドキュメントと署名のステータスを確認してください。
Validity dates and reminders¶
You can set validity dates on limited-duration agreement documents or send automatic email reminders to obtain signatures on time. From your dashboard, click Send on your document. On the new page, go to the Options section and fill in the Valid Until and Reminder fields.
テンプレート¶
同じドキュメントを何度も送信する必要がある場合は、ドキュメントテンプレートを作成できます。ダッシュボードからUpload a PDF templateをクリックします。ドキュメントを選択し、必要なフィールドを追加します。フィールドをクリックして希望するものを選択することで、フィールドの役割を変更できます。
Template Propertiesをクリックして、テンプレートにTagsを追加したり、Signed Document Workspaceを定義したり、Signed Document Tagsを追加したり、署名後に受け取る署名確認メッセージで利用可能なRedirect Linkを設定したり、テンプレートの使用を特定の承認済みユーザーまたはグループに制限したい場合はAuthorized Usersを定義したりできます。
テンプレートはデフォルトでダッシュボードに表示されます。Sendをクリックしてドキュメントテンプレートを署名者にすぐに送信するか、すぐにドキュメントに署名する準備ができている場合はSign Nowをクリックできます。
ちなみに
**以前に送信されたドキュメントからテンプレートを作成**できます。そのためには、に移動します。取得したいドキュメントで縦の省略記号(⋮)をクリックし、次にTemplateをクリックします。再度縦の省略記号(⋮)をクリックし、次にRestoreをクリックします。ドキュメントが他のテンプレートと並んでダッシュボードに表示されるようになります。
役割¶
Signドキュメントの各フィールドは、特定の人物に対応する役割に関連付けられています。ドキュメントが署名されているとき、役割に割り当てられた人物は、割り当てられたフィールドに入力して署名する必要があります。
役割はに移動して利用できます。
既存の役割を更新したり、Newをクリックして新しい役割を作成したりできます。Role Nameを選択し、署名者の身元を確認するためのExtra Authentication Stepを追加し、ドキュメントを別の連絡先に再割り当てできる場合は、役割のChange Authorizedを選択します。役割にはColorも選択できます。この色は、テンプレートを設定する際にどの役割がどのフィールドを担当しているかを理解するのに役立ちます。
Secured identification¶
ドキュメントの所有者は、追加認証ステップをSMS認証経由、またはItsme®経由 (ベルギーおよびオランダで利用可能) でリクエストできます。どちらの認証オプションもクレジットが必要です。クレジットが残っていない場合、認証ステップはスキップされます。
SMS 検証¶
に移動します。役割の追加認証ステップ列をクリックし、SMS経由の一意のコードを選択します。
注釈
SMSテキストメッセージを送信する前に、電話番号を登録する必要があります。そのためには、に移動し、SMSで認証の下にあるクレジットを購入をクリックします。
署名対象ドキュメントに移動し、SMS認証が必要なフィールド (例: 署名フィールド) を追加して、送信をクリックします。新しいページで、顧客を選択し、送信をクリックします。
ドキュメントに署名する人は、署名フィールドに入力し、次に署名を選択し、検証して完了済みドキュメントを送信をクリックします。最終検証ページがポップアップ表示され、電話番号を追加します。ワンタイムコードがSMSで送信されます。
注釈
この機能はデフォルトで有効になっています。
追加認証ステップが役割に適用されると、この役割に割り当てられたすべてのフィールドに対してこの検証ステップが要求されます。
Itsme®¶
Itsme®認証を使用すると、署名者がitsme®を使用して本人確認を行うことができます。この機能は**ベルギー**と**オランダ**でのみ利用可能です。
この機能は署名設定で有効にでき、顧客 (itsme®で識別)役割に自動的に適用されます。他の役割に対して有効にするには、に移動します。役割の追加認証ステップ列をクリックし、itsme®経由を選択します。
署名が必要なドキュメントに移動して署名フィールドを追加します。この機能を使用するように設定された任意の役割に切り替えて、確認と送信をクリックします。
ドキュメントに署名する際、署名者は署名フィールドに入力し、検証して完了済みドキュメントを送信をクリックすると、itsme®経由の認証が必要な最終検証ページが表示されます。
Signatory hash¶
誰かがドキュメントに署名するたびに、ハッシュ (操作の一意のデジタル署名) が生成され、追跡可能性、完全性、改ざん不可能性が保証されます。このプロセスにより、署名が付与された後に行われた変更を簡単に検出でき、ドキュメントのライフサイクル全体を通じて真正性とセキュリティが維持されます。
ハッシュの先頭を表示する視覚的なセキュリティフレームが署名に追加されます。内部ユーザーは、ドキュメントに署名する際にフレームオプションをオンまたはオフにすることで、これを非表示または表示できます。
Sign order¶
When a document needs to be signed by different parties, the signing order lets you control the order in which your recipients receive it for signature.
After uploading a PDF with at least two signature fields with two different roles and clicking Send, toggle the Specify Signing Order switch and search for the signer's name or email information to add them. You can decide on the signing order by typing 1 or 2 in the first column.
Each recipient receives the signature request notification only once the previous recipient has completed their action.
Field types¶
Fields are used in a document to indicate what information must be completed by the signers. You can add fields to your document simply by dragging and dropping them for the left column into your document.
Various field types can be used to sign documents (placeholder, autocompletion, etc.). By configuring your own field types, also known as signature item types, the signing process can be even faster for your customers, partners, and employees.
To create and edit field types, go to .
You can select an existing field by clicking on it, or you can Create a new one. First, edit the Field Name. Then, select a Field Type:
Signature: users are asked to enter their signature either by drawing it, generating an automatic one based on their name, or uploading a local file (usually an image). Each subsequent Signature field type then reuses the data entered in the first field.
Initial: users are asked to enter their initials, in a similar way to the Signature field.
Text: users enter text on a single line.
Multiline Text: users enter text on multiple lines.
Checkbox: users can tick a box (e.g., to mark their approval or consent).
Selection: users choose a single option from a variety of options.
The Auto-fill Partner Field setting is used to automatically fill in a field during the
signature process. It uses the value of one of the fields on the contact (res.partner) model of
the person signing the document. To do so, enter the contact model field's technical name.
ちなみに
To know the technical name of a field, enable developer mode and hover your mouse on the question mark next to the field.
注釈
Auto-completed values are suggestions and can be modified as required by the person signing the document.
The size of the fields can also be changed by editing the Default Width and Default Height. Both sizes are defined as a percentage of the full page expressed as a decimal, with 1 equalling the full page's width or height. By default, the width of new fields you create is set to 15% (0.150) of a full page's width, while their height is set to 1.5% (0.015) of a full page's height.
次に、Tipを記入します。Tipは、署名プロセス中にユーザの画面左側に矢印内に表示され、そのステップが何を伴うかを理解するのに役立ちます(例:「ここに署名」や「生年月日を記入」など)。また、Placeholderテキストを使用して、フィールドが完了する前にフィールド内に表示することもできます。
