Bắt đầu

Mặc dù một số công ty sử dụng Odoo ngay từ ngày đầu hoạt động, nhiều công ty cần chuyển đổi sang Odoo từ một phần mềm kế toán cũ khác. Quy trình dành cho các công ty bắt đầu trực tiếp với Odoo đơn giản hơn nhiều nhưng vẫn yêu cầu các bước sau:

Quy trình dành cho các công ty chuyển sang Odoo bao gồm các bước tương tự cũng như nhập bút toán đầu kỳ.

Thời gian thực hiện

Danh mục chung

Hạng mục việc cần làm cụ thể

Khi tạo cơ sở dữ liệu/công ty

Bản địa hoá tài chính

Xác minh bản địa hóa

Trước khi triển khai

Dữ liệu gốc kế toán
Hệ thống tài khoản
Tiền tệ
Sổ nhật ký
Vị trí tài chính
Thuế
Điều khoản thanh toán

Dữ liệu gốc bổ sung
Danh mục sản phẩm
Sản phẩm
Tài khoản ngân hàng của liên hệ
Liên hệ

Cấu hình kế toán
Thông tin công ty
Kỳ khai thuế
Làm tròn thuế và bao gồm trong giá
Tài khoản mặc định
Ngày kết thúc năm tài chính
Đánh số chứng từ

Tại thời điểm triển khai

Bút toán đầu kỳ
Hóa đơn bán và hóa đơn mua đang mở
Kiểm kê tồn kho
Bảng cân đối thử
Giao dịch ngân hàng và thẻ tín dụng

Ghi chú

Quá trình chuyển đổi từ hệ thống phần mềm cũ sang Odoo Kế toán rất phức tạp và có thể khác nhau đáng kể giữa các doanh nghiệp. Mặc dù các hướng dẫn này cung cấp các bước cơ bản của quy trình, Success Packs của Odoo cho phép bạn nhận hướng dẫn tùy chỉnh về cách tốt nhất để điều chỉnh quy trình phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Người dùng nâng cao có thể sử dụng các hướng dẫn này làm tài liệu chỉ dẫn chuyển đổi sang Odoo Kế toán, với lưu ý rằng họ có thể có các nhu cầu riêng chưa được đề cập ở đây.

Mẹo

Bạn nên thực hành quy trình này trong cơ sở dữ liệu thử nghiệm và vận hành song song với quy trình kế toán trước đây của bạn để đề phòng trường hợp phát sinh sự cố.

Khi tạo cơ sở dữ liệu/công ty

Gói bản địa hóa tài chính là các mô-đun theo từng quốc gia, cài đặt các khoản thuế, vị trí tài chính, hệ thống tài khoản và báo cáo pháp lý được định cấu hình sẵn vào cơ sở dữ liệu của bạn. Một số tính năng bổ sung, chẳng hạn như cấu hình các chứng thư cụ thể, cũng được thêm vào ứng dụng Kế toán theo yêu cầu quản lý tài chính của bạn.

Gói bản địa hóa tài chính sẽ tự động được cài đặt dựa trên quốc gia được chọn khi cơ sở dữ liệu được tạo. Một số quốc gia có nhiều gói bản địa hóa tài chính cho các loại hình doanh nghiệp khác nhau, vì vậy hãy đảm bảo xác minh rằng gói chính xác đã được cài đặt. Để thực hiện, hãy chuyển đến Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và xác minh rằng bản địa hóa chính xác được thiết lập trong trường Gói ở phần Bản địa hóa tài chính.

Cảnh báo

Bạn chỉ có thể chọn một gói khác nếu chưa có bút toán nào được vào sổ.

Trước khi triển khai

Dữ liệu gốc kế toán

Dữ liệu gốc là dữ liệu mà các bản ghi khác phụ thuộc vào. Ví dụ, một hóa đơn cần có khách hàng; khách hàng, hay liên hệ, chính là dữ liệu gốc. Do các bản ghi khác phụ thuộc vào dữ liệu gốc, thứ tự chuyển dữ liệu kế toán vào Odoo, dù làm thủ công hay qua nhập tệp dữ liệu, đều rất quan trọng.

Hệ thống tài khoản

Hệ thống hệ thống tài khoản là nền tảng của mọi hồ sơ kế toán, vì vậy, nó cần được tạo trước các hồ sơ dữ liệu khác. Một hệ thống tài khoản tiêu chuẩn được bao gồm trong mỗi nội địa hóa tài chính, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều có hệ thống tài khoản riêng với các tài khoản riêng. Một số tài khoản trong số này có khả năng phục vụ cùng mục đích với các tài khoản tiêu chuẩn của Odoo, nhưng chúng có thể có tên và/hoặc mã khác. Các tài khoản khác có thể không có tài khoản tương đương trong hệ thống tài khoản tiêu chuẩn của Odoo. Hai loại tài khoản này nên được xử lý khác nhau:

  • Đối với các tài khoản trong hệ thống của bạn có tài khoản tương đương trong hệ thống tài khoản tiêu chuẩn của Odoo, chỉ cần chỉnh sửa tên tài khoản và/hoặc mã tài khoản của tài khoản Odoo tiêu chuẩn cho khớp với tài khoản của bạn.

  • Đối với các tài khoản trong hệ thống của bạn không có tài khoản tương đương trong hệ thống tài khoản tiêu chuẩn của Odoo, hãy tạo thủ công hoặc nhập chúng.

Mẹo

Mã tài khoản phải là duy nhất cho mỗi hệ thống tài khoản, vì vậy hãy đảm bảo rằng bất kỳ tài khoản nào mới được tạo hoặc nhập không dùng chung mã với một tài khoản hiện có.

Nguy hiểm

Vì một số tài khoản tiêu chuẩn được đặt làm tài khoản mặc định cho nhiều trường khác nhau (trên sản phẩm, danh mục sản phẩm, liên hệ và trong cài đặt Kế toán), việc xóa chúng hoặc thay đổi loại tài khoản của chúng có thể làm gián đoạn các quy trình cơ bản như tạo hóa đơn. Thay vì xóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản tiêu chuẩn của Odoo, chỉ cần đổi tên và mã hóa lại chúng.

Xem thêm

Hướng dẫn Odoo: Cập nhật hệ thống tài khoản của bạn

Tiền tệ

Nếu cần thêm các loại tiền tệ ngoài nội địa hóa tài chính mặc định của công ty, hãy kích hoạt chúng. Tỷ giá tiền tệ có thể được thiết lập để tự động cập nhật trong phần Tiền tệ của cài đặt Kế toán.

Sổ nhật ký

Các nhật ký tiêu chuẩn như nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký ngân hàng, và nhiều loại khác được tạo theo mặc định, nhưng có thể tạo thêm nhật ký để quản lý các tình huống khác nhau, bao gồm:

  • theo dõi thu nhập thông qua nhiều nhật ký bán hàng

  • có nhiều tài khoản ngân hàng, mỗi tài khoản có nhật ký riêng

  • quản lý các khoản vay, tờ khai thuế, bảng lương và nhiều nội dung khác bằng sổ nhật ký khác

Việc ghi nhận thanh toán trong sổ nhật ký ngân hàng, tiền mặt và thẻ tín dụng có thể tạo bút toán sổ nhật ký hoặc không, tùy thuộc vào cấu hình của sổ nhật ký. Theo mặc định, không có bút toán nào được tạo cho các khoản thanh toán. Để cấu hình sổ nhật ký tạo thanh toán, hãy thiết lập tài khoản thanh toán treo trên các phương thức thanh toán của sổ nhật ký.

Vị trí tài chính

Vị trí tài chính cho phép bạn cấu hình sản phẩm sử dụng các tài khoản thu nhập/chi phí khác nhau và áp dụng các loại thuế khác nhau tùy thuộc vào khách hàng hoặc nhà cung cấp mua hoặc bán sản phẩm đó. Chúng cũng có thể được cấu hình để áp dụng tự động dựa trên vị trí của khách hàng hoặc nhà cung cấp. Các vị trí tài chính mặc định được bao gồm khi cài đặt gói bản địa hóa tài chính, nhưng các vị trí tài chính hiện có có thể được điều chỉnh và các vị trí tài chính mới có thể được tạo thủ công.

Thuế

Thuế tương tác với nhiều khía cạnh khác nhau của kế toán, bao gồm vị trí tài chính, tài khoản và sản phẩm. Thuế mặc định được bao gồm khi cài đặt gói bản địa hóa tài chính, nhưng thuế hiện có có thể được điều chỉnh và thuế mới có thể được tạo thủ công.

Điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán nêu chi tiết các điều kiện thanh toán cho các bản ghi như đơn bán hàng và mua hàng, hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp. Điều khoản thanh toán cũng cho phép bạn xác định kế hoạch trả góp khi một bản ghi cần thanh toán thành nhiều đợt.

Vì cả hai đều được sử dụng để xác định thời điểm đến hạn thanh toán, nên điều khoản thanh toán và ngày đến hạn loại trừ lẫn nhau: một bản ghi chỉ có thể có một trong hai.

Dữ liệu gốc bổ sung

Sản phẩm và danh mục sản phẩm

Nhập sản phẩm của bạn và danh mục sản phẩm hoặc tạo chúng thủ công. Nhiều trường trên biểu mẫu danh mục sản phẩm liên quan đến kế toán, bao gồm:

  • Phương pháp tính chi phí

  • Định giá tồn kho

  • Tài khoản thu nhập

  • Tài khoản chi phí

  • Tài khoản kho

  • Tài khoản chênh lệch giá (chỉ khả dụng trên các danh mục sản phẩm sử dụng Kê khai thường xuyên (khi xuất hóa đơn) cho Định giá tồn kho)

Theo mặc định, sản phẩm kế thừa Tài khoản thu nhập và Tài khoản chi phí từ danh mục sản phẩm của chúng, nhưng các tài khoản này có thể được ghi đè trên từng bản ghi sản phẩm. Các trường khác trên biểu mẫu sản phẩm cũng liên quan đến kế toán, bao gồm:

  • Chính sách xuất hóa đơn

  • Thuế bán hàng

  • Chi phí (đặc biệt quan trọng đối với việc nhập tồn kho đầu kỳ)

  • Thuế mua hàng

Mẹo

Nhập danh mục sản phẩm trước sản phẩm để có thể chỉ định danh mục của từng sản phẩm trong quá trình nhập sản phẩm.

Ngân hàng và tài khoản ngân hàng của liên hệ

Để gửi thanh toán cho nhà cung cấp (chẳng hạn như bằng tệp chuyển khoản tín dụng SEPA hoặc NACHA) và thu tiền thanh toán từ khách hàng qua ghi nợ trực tiếp SEPA, tài khoản ngân hàng của khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được thiết lập trên bản ghi liên hệ của họ.

Nhập ngân hàng và tài khoản ngân hàng của các liên hệ hoặc tạo chúng thủ công.

Liên hệ

Nhập liên hệ của bạn hoặc tạo chúng thủ công. Nhiều trường trên biểu mẫu liên hệ ảnh hưởng đến các bản ghi kế toán của liên hệ, chẳng hạn như hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng, bao gồm:

Cấu hình kế toán

Các cấu hình kế toán chính sau đây rất quan trọng để thiết lập thành công hồ sơ kế toán. Phần lớn các cấu hình này nằm trong cài đặt Kế toán và có thể truy cập qua Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt.

  • Thông tin công ty, chẳng hạn như tên, địa chỉ, logo, số điện thoại và địa chỉ email

  • Kỳ khai thuế

  • Phương pháp làm tròn: Chọn làm tròn tổng số tiền thuế theo từng dòng hay theo từng loại thuế trong phần Thuế của cài đặt Kế toán.

  • Giá: Chọn xem giá mặc định là Chưa bao gồm thuế hay Đã bao gồm thuế trong phần Thuế của cài đặt Kế toán.

  • Điều khoản và điều kiện (T&C) mặc định

  • Tài khoản mặc định: Có thể đặt tài khoản mặc định trong hai phần sau của cài đặt Kế toán:

    • Tài khoản mặc định: Các tài khoản mặc định bổ sung ngoài các tài khoản đã được cấu hình cho từng sổ nhật ký

    • Định giá tồn kho: Các tài khoản mặc định khác liên quan đến cả định giá tồn kho và kế toán sản xuất

  • Ngày kết thúc năm tài chính

  • Chuỗi số hóa đơn

Tại thời điểm triển khai

Bút toán đầu kỳ

Các công ty chuyển sang Odoo có số dư tài khoản hiện tại, hóa đơn bán và hóa đơn mua chưa thanh toán, cùng số lượng tồn kho đầu kỳ cần nhập các bút toán đầu kỳ này vào cơ sở dữ liệu Odoo để chúng được phản ánh chính xác.

Quy trình đưa vào bảng cân đối thử đầu kỳ và hóa đơn bán/hóa đơn mua chưa thanh toán có thể gây phức tạp vì có thể tạo ra các giá trị trùng lặp nếu thực hiện không đúng.

Example

Một công ty có số dư hiện tại là 1.000$ trong tài khoản phải thu, phản ánh 1.000$ mà công ty đó được nợ từ các hóa đơn chưa thanh toán.

Nếu cả các hóa đơn đang mở này và số dư của các khoản phải thu đều được tạo trong Odoo mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào, các khoản phải thu sẽ phản ánh sai số dư là $2000:

  • $1000 từ bảng cân đối thử đầu kỳ của các khoản phải thu

  • $1000 từ việc tạo các hóa đơn đang mở trong Odoo

Khái niệm tương tự cũng áp dụng cho các hóa đơn mua hàng đang mở và các khoản phải trả.

Để tránh lỗi này, hãy sử dụng tài khoản bù trừ, là các tài khoản tạm thời giữ giá trị trước khi được cân đối (hoặc "đối trừ").

Thời điểm chuyển đổi

Có ba lựa chọn về thời điểm chuyển đổi quy trình kế toán sang Odoo:

  • Vào cuối năm tài chính: đây là phương án dễ nhất vì nó giảm thiểu lượng dữ liệu cần chuyển giao.

  • Vào cuối kỳ tính thuế: với phương án này, bạn có thể chọn vào sổ tất cả các bút toán từ kỳ trước hoặc chỉ số dư của từng tài khoản vào cuối kỳ.

  • Vào giữa kỳ tính thuế: phương án này không được khuyến nghị vì gây thêm việc và phức tạp. Việc phân chia một kỳ tính thuế giữa phần mềm cũ và Odoo sẽ làm phức tạp quy trình kê khai thuế do phải kết hợp dữ liệu từ cả hai hệ thống.

Chuẩn bị các tài liệu sau từ (các) hệ thống trước đây của bạn:

  • Số dư tài khoản đầu kỳ

  • Hóa đơn và giấy báo có đang mở (chưa thanh toán)

  • Hóa đơn mua hàng và tiền hoàn lại đang mở (chưa thanh toán)

  • Kiểm kê tồn kho đầu kỳ

Ghi chú

Nếu các bút toán sổ nhật ký đã được tạo thông qua việc sử dụng ứng dụng Hóa đơn hoặc các dịch chuyển kho trong hệ thống có định giá tồn kho tự động, hãy sử dụng tính năng Ngưỡng chuyển đổi hóa đơn trong cài đặt Kế toán để hủy tất cả các bút toán sổ nhật ký trước ngày đã chỉ định nhằm bắt đầu với một sổ cái sạch. Ngoài ra, hãy nhập số dư đầu kỳ thích hợp trên bảng sao kê đầu tiên của từng sổ nhật ký ngân hàng để khớp với số dư tài khoản ngân hàng hiện tại.

Cảnh báo

Trước khi bắt đầu quá trình tạo các bút toán đầu kỳ trong Odoo, hãy xác minh rằng dữ liệu đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Tổng số dư cân đối thử đầu kỳ của tất cả các tài khoản phải thu phải bằng tổng các hóa đơn khách hàng đang mở trừ đi các giấy báo có.

  • Tổng số dư cân đối thử đầu kỳ của tất cả các tài khoản phải trả phải bằng tổng các hóa đơn mua hàng đang mở trừ đi các khoản hoàn tiền.

  • Tổng giá trị số dư cân đối thử đầu kỳ của tất cả các tài khoản tồn kho phải bằng tổng giá trị tồn kho (được tính bằng cách nhân chi phí sản phẩm với số lượng sản phẩm cho từng sản phẩm rồi cộng lại với nhau).

  • Bản thân bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ phải cân đối.

Hóa đơn và hóa đơn mua hàng mở

Các công ty chuyển đổi sang Odoo cần nhập hoặc tạo thủ công các hóa đơn và hóa đơn nhà cung cấp còn mở (tức là đã có nhưng chưa được thanh toán đầy đủ) (cũng như mọi giấy báo có hoặc khoản hoàn tiền) trong Odoo để không có hóa đơn nào bị thất lạc trong quá trình chuyển đổi. Quy trình nhập các bản ghi này về cơ bản là tương tự nhau đối với cả hóa đơn bán và hóa đơn mua hàng, đồng thời được thực hiện theo ba bước:

  1. Chuẩn bị hóa đơn/hóa đơn mua hàng

  2. Xác thực hóa đơn/hóa đơn mua hàng

  3. Nhập hóa đơn/hóa đơn mua hàng

Ghi chú

Để đơn giản, bạn nên nhập từng hóa đơn/hóa đơn mua hàng chỉ với tổng số tiền phải trả thay vì từng dòng hóa đơn riêng lẻ. Điều này giúp tránh các lỗi phổ biến, chẳng hạn như tài khoản thuế bị ảnh hưởng hai lần cho cùng một bản ghi.

Chuẩn bị hóa đơn và hóa đơn mua hàng

Chuẩn bị hóa đơn và hóa đơn mua hàng mở bằng cách sử dụng mẫu nhập có sẵn trong Odoo. Để truy cập các mẫu nhập:

  • Đối với hóa đơn và giấy báo có, hãy chuyển đến Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, nhấp vào biểu tượng (Hành động) và nhấp vào Nhập bản ghi. Nhấp vào Mẫu nhập cho hóa đơn để tải xuống mẫu.

  • Đối với hóa đơn mua hàng và khoản hoàn tiền, hãy chuyển đến Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn mua hàng, nhấp vào biểu tượng (Hành động) và nhấp vào Nhập bản ghi. Nhấp vào Mẫu nhập cho hóa đơn mua hàng để tải xuống mẫu.

Chuẩn bị các trường sau:

Trường

Mô tả

Đối tác

Tên khách hàng (phải khớp chính xác với bản ghi liên hệ trong Odoo)

Số

Số hóa đơn (ví dụ: BILL/2026/00001): Số này không được tồn tại trong cơ sở dữ liệu này; nếu không, nó sẽ phải được đánh số lại

Tham chiếu

(Tùy chọn) Tham chiếu hóa đơn (tức là tên của chứng từ đã tạo ra hóa đơn này)

Ngày lập hóa đơn

Ngày tạo hóa đơn. Đảm bảo năm trong trường Số và năm trong trường này trùng khớp để tránh lỗi.

Ngày đến hạn

Ngày hóa đơn/hóa đơn mua hàng đến hạn. Mỗi hóa đơn/hóa đơn mua hàng có thể có ngày đến hạn hoặc điều khoản thanh toán, nhưng không thể có cả hai.

Điều khoản thanh toán

Các điều khoản thanh toán của hóa đơn/hóa đơn mua hàng. Mỗi hóa đơn/hóa đơn mua hàng có thể có ngày đến hạn hoặc điều khoản thanh toán, nhưng không thể có cả hai. Điều khoản thanh toán chỉ được khuyến nghị cho các hóa đơn/hóa đơn mua hàng đang mở nếu chúng được sử dụng kèm các đợt thanh toán.

Sổ nhật ký

(Tùy chọn) Tên sổ nhật ký, nếu tồn tại nhiều sổ nhật ký bán hàng hoặc nhiều sổ nhật ký mua hàng

Dòng hóa đơn / Nhãn

Nhãn cho hóa đơn (ví dụ: Hóa đơn mở)

Dòng hóa đơn / Tài khoản

Tài khoản trung gian phải thu

Dòng hóa đơn / Đơn giá

Tổng số tiền đến hạn trên hóa đơn. Nếu đã thực hiện thanh toán một phần, đây là số tiền còn lại đến hạn (nghĩa là tổng số tiền trừ đi các khoản thanh toán một phần).

Tiền tệ

Loại tiền tệ phát hành hóa đơn (nếu khác với tiền tệ của công ty). Nếu nhập các hóa đơn đang mở với các loại tiền tệ khác nhau, hãy tạo một tỷ giá hối đoái lịch sử cho từng hóa đơn bằng loại tiền tệ khác trước khi nhập.
Xác nhận hóa đơn và hóa đơn mua hàng

Xác nhận các khía cạnh sau của hóa đơn, hóa đơn mua hàng, hóa đơn điều chỉnh và hoàn tiền đang mở:

  • Tổng các hóa đơn mua hàng đang mở trừ đi tổng các khoản hoàn tiền đang mở bằng số dư của tài khoản phải trả trên tài khoản phải trả của bảng cân đối thử đầu kỳ.

  • Tổng các hóa đơn đang mở trừ đi tổng các hóa đơn điều chỉnh đang mở bằng số dư của tài khoản phải thu trên bảng cân đối thử đầu kỳ.

  • Kiểm tra các hóa đơn và hóa đơn mua hàng có giá trị âm:

    • Nếu có bất kỳ hóa đơn nào có số tiền âm, chúng là hóa đơn điều chỉnh và phải được nhập riêng dưới dạng giá trị dương trong menu Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn điều chỉnh. Thay đổi Số từ INV/YEAR/NUMBER thành RINV/YEAR/NUMBER, và (tùy chọn) thay đổi Tham chiếu thành Reversal of: [INV Number].

    • Tương tự, nếu có bất kỳ hóa đơn mua hàng nào có số tiền âm, chúng là các khoản hoàn tiền và phải được nhập riêng dưới dạng giá trị dương trong menu Kế toán --> Nhà cung cấp --> Hoàn tiền. Thay đổi Số từ BILL/YEAR/NUMBER thành RBILL/YEAR/NUMBER và (tùy chọn) thay đổi Tham chiếu thành Reversal of: [BILL Number].

  • Kiểm tra các loại tiền tệ khác nhau: Nếu nhập các hóa đơn/hóa đơn mua hàng đang mở bằng các loại tiền tệ khác nhau, hãy tạo một tỷ giá hối đoái lịch sử cho ngày tạo của từng hóa đơn hoặc hóa đơn mua hàng bằng loại tiền tệ khác.

Nhập hóa đơn và hóa đơn mua hàng

Nhập các trường đã chuẩn bị từ menu thích hợp:

  • Đối với hóa đơn khách hàng, đi đến Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn.

  • Đối với hóa đơn nhà cung cấp, đi đến Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn mua hàng.

  • Đối với giấy báo có, đi đến Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Giấy báo có.

  • Đối với tiền hoàn lại của nhà cung cấp, đi đến Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hoàn tiền.

Tất cả các bản ghi đều được nhập dưới dạng dự thảo. Từ chế độ xem danh sách kết quả, chọn các bản ghi dự thảo đã nhập, nhấp vào Hành động, rồi nhấp vào Xác nhận bút toán.

Lặp lại quy trình cho từng loại bản ghi (hóa đơn, hóa đơn mua hàng, giấy báo có và tiền hoàn lại).

Tồn kho đầu kỳ

Ghi chú

Quy trình tạo số lượng kiểm kê tồn kho đầu kỳ và định giá tồn kho liên quan là như nhau bất kể chuẩn mực kế toán hay phương pháp định giá.

Quy trình nhập tồn kho đầu kỳ được thực hiện theo ba bước:

  1. Chuẩn bị tồn kho

  2. Xác thực tồn kho

  3. Nhập tồn kho

Chuẩn bị tồn kho

Nếu chi phí sản phẩm chưa được bao gồm khi tạo sản phẩm, hãy cập nhật chúng theo cách thủ công trong trường Chi phí trên biểu mẫu sản phẩm, hoặc thông qua thao tác nhập để cập nhật nó.

Mẹo

Để nhập các sản phẩm sử dụng phương pháp tính chi phí FIFO với nhiều số lượng ở các mức chi phí khác nhau, hãy đặt chi phí trên biểu mẫu sản phẩm, sau đó nhập số lượng theo mức chi phí đó. Lặp lại quy trình này nhiều lần nếu cần, mỗi lần cho một mức chi phí khác nhau.

Chuẩn bị số lượng kiểm kê tồn kho đầu kỳ bằng mẫu nhập có sẵn trong Odoo. Để truy cập mẫu nhập, hãy đi đến Tồn kho ‣ Hoạt động ‣ Kiểm kê kho, nhấp vào biểu tượng (Hành động), rồi nhấp vào Nhập bản ghi. Nhấp vào Mẫu nhập cho điều chỉnh tồn kho để tải về mẫu.

Chuẩn bị các trường sau:

Trường

Mô tả

Sản phẩm

Tên sản phẩm hoặc mã nội bộ. Nếu sử dụng biến thể sản phẩm, việc xác định sản phẩm sẽ phức tạp hơn do nhiều biến thể có thể có cùng tên sản phẩm. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng ID bên ngoài để xác định sản phẩm và đổi tên cột thành Product / External ID.

Đã đếm

Số lượng sản phẩm trong lần kiểm kê tồn kho đầu kỳ

Vị trí

Nếu tính năng Địa điểm đã được bật trong cài đặt, bạn bắt buộc phải chỉ định vị trí của từng dòng tồn kho đầu kỳ.

Số lô/sê-ri

Nếu sản phẩm được theo dõi theo số lô hoặc số sê-ri, hãy chỉ định số lô hoặc số sê-ri tại đây. Mỗi số lô hoặc số sê-ri duy nhất cần có một dòng riêng.
Xác nhận tồn kho

Hãy xác minh rằng tổng giá trị trên bảng cân đối thử đầu kỳ của tất cả tài khoản tồn kho bằng tổng giá trị tồn kho. Giá trị tồn kho được tính bằng cách nhân chi phí sản phẩm với số lượng sản phẩm cho từng dòng rồi cộng lại với nhau.

Example

Sản phẩm

Số lượng đã đếm

chi phí sản phẩm

Tổng giá trị

Bàn học

10

$250

$2500

Bảng

8

$350

$2800

Ghế

15

$50

$750

Tổng toàn bộ tồn kho là $6050 ($2500 + $2800 + $750). Giá trị của tài khoản tồn kho trong bảng cân đối thử phải bằng $6050, hoặc nếu có nhiều tài khoản tồn kho thì tổng của chúng phải bằng $6050.

Nhập tồn kho

Nhập các trường đã chuẩn bị:

  1. Đi tới Tồn kho ‣ Hoạt động ‣ Kiểm kê kho.

  2. Nhập số lượng tồn kho.

  3. Tất cả các bản ghi đều được nhập dưới dạng dự thảo. Từ chế độ xem danh sách kết quả, hãy nhấp vào Áp dụng tất cả.

  4. Nhập Lý do kiểm kê (ví dụ: Tồn kho đầu kỳ) và Ngày kiểm kê.

  5. Nhấp vào Cập nhật số lượng.

Bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ

Bảng cân đối số phát sinh là danh sách đầy đủ các tài khoản cùng với số dư hiện tại của chúng. Việc nhập dữ liệu này vào Odoo là rất quan trọng để các tài khoản có số dư chính xác về sau.

Quy trình nhập bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ được thực hiện theo ba bước:

  1. Chuẩn bị bảng cân đối số phát sinh

  2. Xác thực bảng cân đối số phát sinh

  3. Nhập bảng cân đối số phát sinh

Chuẩn bị bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ

Xuất bảng cân đối số phát sinh từ phần mềm cũ của bạn. Bảng cân đối số phát sinh phải là danh sách tất cả các tài khoản trong hệ thống tài khoản, mỗi tài khoản có số dư là nợ hoặc thẻ tín dụng.

Chuẩn bị bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ bằng cách điền thông tin từ phần mềm cũ của bạn vào mẫu nhập bút toán sổ nhật ký có sẵn trong Odoo. Để truy cập mẫu nhập cho các bút toán sổ nhật ký, hãy đi tới Kế toán ‣ Kế toán ‣ Bút toán sổ nhật ký, nhấp vào biểu tượng (Hành động) và nhấp vào Nhập bản ghi. Nhấp vào Mẫu nhập cho hoạt động khác để tải mẫu về.

Chèn dữ liệu của bảng cân đối số phát sinh vào mẫu với các trường sau:

Trường

Mô tả

Tham chiếu

Mã tham chiếu xác định bút toán sổ nhật ký này (ví dụ: Bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ hoặc nội dung tương tự)

Ngày

Ngày của bút toán sổ nhật ký này

Sổ nhật ký

Sổ nhật ký mà bút toán sổ nhật ký này sẽ thuộc về. Khuyến nghị sử dụng sổ nhật ký các hoạt động khác mặc định.

Bút toán sổ nhật ký/Tài khoản

Mã và/hoặc tên tài khoản

Bút toán sổ nhật ký/Nợ

Giá trị nợ của tài khoản theo đơn vị tiền tệ chính của công ty. Nếu dòng có thẻ tín dụng, trường này phải được để trống. Không nhập 0.00 hoặc giá trị âm.

Bút toán sổ nhật ký/Thẻ tín dụng

Giá trị thẻ tín dụng của tài khoản theo đơn vị tiền tệ chính của công ty. Nếu dòng có nợ, trường này phải được để trống. Không nhập 0.00 hoặc giá trị âm.

Bút toán sổ nhật ký/Nhãn

(Không bắt buộc) Nhãn xác định dòng cụ thể này của bảng cân đối thử

Quan trọng

  • Các cột Tham chiếu, Ngày và Sổ nhật ký đề cập đến toàn bộ bút toán. Do đó, các cột này chỉ nên được điền cho dòng đầu tiên để tạo một bút toán chứa tất cả các bút toán sổ nhật ký bên trong nó.

  • Mỗi dòng chỉ nên có một giá trị trong cột Bút toán sổ nhật ký/Nợ hoặc Bút toán sổ nhật ký/Thẻ tín dụng, và cột còn lại của dòng phải được để trống. Không nhập 0.00 hoặc giá trị âm trong bất kỳ cột nào.

Chỉnh sửa bảng tính bảng cân đối thử đầu kỳ, thay thế các tài khoản sau bằng tài khoản bù trừ:

  • Khoản phải thu --> AR Clearing (Loại = Tài sản ngắn hạn)

  • Khoản phải trả --> AP Clearing (Loại = Tài sản ngắn hạn)

Ghi chú

  • Trong bước xác thực cuối cùng, các loại tài khoản bù trừ được đổi thành Ngoài bảng cân đối kế toán, do đó loại tài khoản không quá quan trọng.

  • Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản phải thu hoặc nhiều tài khoản phải trả, chúng có thể được hợp nhất thành một tài khoản bù trừ duy nhất.

Example

Tham chiếu

Ngày

Sổ nhật ký

Bút toán sổ nhật ký/Tài khoản

Bút toán sổ nhật ký/Nợ

Bút toán sổ nhật ký/Thẻ tín dụng

Bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ

01/01/2026

Thông tin khác

101404 Ngân hàng

10.000

110100 Định giá tồn kho

₹30.000

777777 AR Clearing

5,000

131000 Thuế đã nộp

2,000

888888 Bù trừ AP

4,000

220000 Thẻ tín dụng

8,000

251000 Thuế đã thu

6,000

400000 Doanh thu bán sản phẩm

24,000

690000 Chi phí khác

5,000
Xác thực bảng cân đối thử đầu kỳ

Xác minh rằng bảng cân đối thử đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Tổng số dư cân đối thử đầu kỳ của tất cả các tài khoản phải thu phải bằng tổng các hóa đơn khách hàng đang mở trừ đi các giấy báo có.

  • Tổng số dư cân đối thử đầu kỳ của tất cả các tài khoản phải trả phải bằng tổng các hóa đơn mua hàng đang mở trừ đi các khoản hoàn tiền.

  • Tổng giá trị số dư cân đối thử đầu kỳ của tất cả các tài khoản tồn kho phải bằng tổng giá trị tồn kho (được tính bằng cách nhân chi phí sản phẩm với số lượng sản phẩm cho từng sản phẩm rồi cộng lại với nhau).

  • Bản thân bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ phải cân đối.

Nhập bảng cân đối thử đầu kỳ

Nhập các trường đã chuẩn bị.

Bảng cân đối thử được nhập dưới dạng dự thảo. Từ chế độ xem danh sách kết quả, hãy mở bút toán dự thảo, xem lại và nhấp vào Vào sổ.

Giao dịch ngân hàng và thẻ tín dụng đầu kỳ

Đối với các tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng và tiền mặt, điều quan trọng là phải xác minh rằng số dư ban đầu của sao kê đầu kỳ trong sổ nhật ký đã được cập nhật để phản ánh giá trị thực tế của tài khoản:

Sau khi các giao dịch đầu tiên được thêm vào (dù là thủ công, qua nhập dữ liệu hay qua đồng bộ hóa ngân hàng), hãy tạo sao kê đầu kỳ với số lượng giao dịch tùy ý. Đặt Số dư ban đầu thành số dư chính xác của tài khoản ngân hàng trước giao dịch đầu tiên.

Ghi chú

Khi đồng bộ hóa tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng, hãy xóa mọi giao dịch trước ngày của bảng cân đối thử để đảm bảo số dư tài khoản là chính xác.

Lặp lại quy trình này cho từng sổ nhật ký ngân hàng, tiền mặt hoặc thẻ tín dụng.

Xác nhận cuối cùng

Để hoàn tất quá trình chuyển đổi sang Odoo, hãy xác minh rằng tất cả các tài khoản trung gian hiện đã cân đối và xóa chúng khỏi báo cáo bằng cách đổi Loại tài khoản thành Ngoài bảng cân đối kế toán sau khi nhập.