Información básica¶
Aunque algunas empresas usan Odoo desde el primer día que comienzan con sus operaciones, muchas necesitan pasar a Odoo desde otro software de contabilidad. El proceso para las empresas que comienzan de forma directa con Odoo es mucho más sencillo, pero aún requiere los siguientes pasos:
Importar los datos maestros de contabilidad y otros datos maestros
Configurar los ajustes de Contabilidad según las necesidades de la empresa
El proceso para las empresas que comenzarán a usar Odoo incluye los mismos pasos, además de importar los asientos de apertura.
Momento de ejecución |
Categoría general |
Actividad específica |
|---|---|---|
Localización fiscal |
Verificar la localización |
|
Información de la empresa
Periodicidad de la declaración de impuestos
Redondeo de impuestos y su inclusión en los precios
Cuentas predeterminadas
Fecha de cierre del ejercicio fiscal
Secuencia de los documentos
|
||
Nota
El proceso para pasar de otro software a Contabilidad de Odoo es algo complejo y puede variar mucho de una empresa a otra. Aunque estas instrucciones proporcionan los pasos básicos del proceso, los paquetes de éxito de Odoo te permiten obtener instrucciones personalizadas sobre la mejor forma de adaptar el proceso a las necesidades de tu empresa. Si tienes experiencia, puedes usar estas instrucciones como guía para pasar a Contabilidad de Odoo, pero ten en cuenta que quizá tengas necesidades específicas que no se contemplan aquí.
Truco
Te recomendamos practicar este proceso en una base de datos de prueba y trabajar en paralelo con tus procesos contables anteriores para evitar problemas.
Al crear la base de datos o la empresa¶
Los paquetes de localización fiscal son módulos específicos para cada país que instalan impuestos, posiciones fiscales, planes de cuentas y estados legales preconfigurados en tu base de datos. Algunas funciones adicionales, como la configuración de certificados específicos, también se agregan a la aplicación Contabilidad según los requisitos de tu administración fiscal.
Odoo instala un paquete de localización fiscal de forma automática según el país que seleccionas al crear la base de datos. Algunos países tienen varios paquetes de localización fiscal para distintos tipos de empresa, así que verifica que Odoo haya instalado el paquete correcto. Para hacerlo, ve a y verifica que la localización correcta aparezca en el campo Paquete, dentro de la sección Localización fiscal.
Advertencia
Solo puedes seleccionar otro paquete si aún no hay ningún asiento contable registrado.
Antes de la implementación¶
Datos maestros de contabilidad¶
Los datos maestros son los datos en los que se basan otros registros. Por ejemplo, una factura necesita un cliente; el cliente o contacto es un dato maestro. Como otros registros dependen de los datos maestros, el orden en el que transfieres los datos de contabilidad a Odoo, de forma manual o mediante una importación, es fundamental.
Plan de cuentas¶
El plan de cuentas es la base de todos los registros contables, por lo que debes crearlo antes que los demás registros de la base de datos. Cada localización fiscal incluye un plan de cuentas estándar, pero la mayoría de las empresas tienen su propio plan de cuentas con sus propias cuentas. Es probable que algunas de estas cuentas tengan la misma función que algunas cuentas estándar de Odoo, pero que tengan un nombre o código diferente. Otras cuentas quizá no tengan una cuenta equivalente en el plan de cuentas estándar de Odoo. Debes gestionar estos dos tipos de cuentas de forma distinta:
Si una cuenta de tu plan tiene una cuenta equivalente en el plan de cuentas estándar de Odoo, solo edita el nombre o código de la cuenta estándar de Odoo para que coincida con el tuyo.
Si una cuenta de tu plan no tiene una cuenta equivalente en el plan de cuentas estándar de Odoo, créala de forma manual o impórtala.
Truco
Los códigos de cuenta deben ser únicos en cada plan de cuentas, así que verifica que las cuentas que crees o importes no tengan el mismo código que una cuenta existente.
Peligro
Como algunas cuentas estándar están configuradas como las cuentas predeterminadas en distintos campos (en productos, categorías de producto, contactos y en los ajustes de Contabilidad), eliminarlas o cambiar su tipo de cuenta puede interrumpir procesos básicos, como la creación de una factura. En lugar de eliminar las cuentas del plan de cuentas estándar de Odoo, cambia su nombre y código.
Moneda¶
Si necesitas monedas adicionales a la moneda predeterminada de la localización fiscal de tu empresa, actívalas. Puedes configurar la actualización automática de los tipos de cambio en la sección Monedas de los ajustes de Contabilidad.
Diarios¶
Odoo crea diarios estándar de forma predeterminada, como un diario de ventas, un diario de compras, un diario bancario, entre otros, pero puedes crear diarios adicionales para gestionar distintas situaciones, como:
registrar ingresos mediante varios diarios de ventas
tener varias cuentas bancarias, cada una con su propio diario
gestionar préstamos, declaraciones fiscales, nóminas y otros movimientos con diarios varios
Registrar pagos en diarios bancarios, de efectivo y de tarjetas de crédito puede crear asientos contables o no, según la configuración del diario. De forma predeterminada, Odoo no crea asientos contables para los pagos. Para configurar un diario para que cree asientos contables al registrar pagos, define las cuentas de pagos pendientes en los métodos de pago del diario.
Posiciones fiscales¶
Las posiciones fiscales te permiten configurar productos para que usen distintas cuentas de ingresos y gastos y apliquen distintos impuestos según el cliente o proveedor que los compre o venda. También puedes configurarlas para que se apliquen de forma automática según la ubicación del cliente o proveedor. Odoo incluye posiciones fiscales predeterminadas al instalar un paquete de localización fiscal, pero puedes ajustar las posiciones fiscales existentes y crear nuevas de forma manual.
Impuestos¶
Los Impuestos interactúan con distintos aspectos de la contabilidad, incluidas las posiciones fiscales, las cuentas y los productos. Odoo incluye impuestos predeterminados al instalar un paquete de localización fiscal, pero puedes ajustar los impuestos existentes y crear nuevos de forma manual.
Términos de pago¶
Los términos de pago detallan las condiciones de pago de registros como órdenes de venta y compra, facturas de cliente y facturas de proveedor. También te permiten definir planes de pagos a plazos para definir cuándo deben realizarse los pagos de un registro en varias mensualidades.
Como ambos se usan para indicar cuándo vence un pago, los términos de pago y las fechas de vencimiento son excluyentes: un registro solo puede tener uno de los dos.
Datos maestros adicionales¶
Productos y categorías de producto¶
Importa tus productos y categorías de producto, o créalos de forma manual. El formulario de categoría de producto incluye varios campos relacionados con la contabilidad, entre ellos:
Cuenta de ingresos
Cuenta de gastos
Cuenta de acciones
Cuenta de diferencia de precio (disponible solo en las categorías de producto que usan Perpetuo (al facturar) en la valuación de inventario)
De forma predeterminada, los productos heredan la cuenta de ingresos y la cuenta de gastos de su categoría de producto, pero puedes reemplazar estas cuentas en cada registro de producto. El formulario de producto también incluye otros campos relacionados con la contabilidad, entre ellos:
Política de facturación
Impuestos de venta
Costo (es especialmente importante al importar el inventario inicial)
Impuestos de compra
Truco
Importa las categorías de producto antes que los productos para poder especificar la categoría de cada producto durante la importación.
Bancos y cuentas bancarias de los contactos¶
Para enviar pagos a proveedores (por ejemplo, mediante una transferencia de crédito SEPA o archivos NACHA) y cobrar a los clientes mediante domiciliación bancaria SEPA, debes definir la cuenta bancaria del cliente o proveedor en su registro de contacto.
Importa los bancos y las cuentas bancarias de tus contactos o créalos de forma manual.
Contactos¶
Importa tus contactos o créalos de forma manual. Varios campos del formulario de contacto afectan sus registros contables, como facturas de cliente y proveedor, entre ellos:
Términos de pago para ventas y compras
Cuenta por cobrar
Cuenta por cobrar
Preferencias de envío de facturas (solo visibles en el modo de desarrollador)
Formato de factura electrónica
Dirección electrónica de Peppol (EAS)
Punto de conexión para facturación electrónica
Puede que haya campos adicionales de facturación electrónica según la localización fiscal
Configuraciones de contabilidad¶
Las siguientes configuraciones contables principales son fundamentales para configurar los registros contables de forma correcta. La mayoría se encuentran en los ajustes de Contabilidad, a los que puedes acceder desde .
Información de la empresa, como su nombre, dirección, logotipo, teléfono y correo electrónico
Método de redondeo: Elige si quieres redondear el importe total de los impuestos por línea o por impuesto en la sección Impuestos de los ajustes de Contabilidad.
Precios: Elige si quieres que los precios aparezcan con impuestos o sin impuestos de forma predeterminada en la sección Impuestos de los ajustes de Contabilidad.
Cuentas predeterminadas: Puedes definir cuentas predeterminadas en las siguientes dos secciones de los ajustes de Contabilidad:
Cuentas predeterminadas: Cuentas predeterminadas adicionales a las que configuras para cada diario
Valuación de inventario: Otras cuentas predeterminadas relacionadas con la valuación del inventario y la contabilidad de la aplicación Manufactura
Durante la implementación¶
Asientos de apertura¶
Las empresas que comienzan a usar Odoo con saldos contables existentes, facturas de cliente y proveedor abiertas y un inventario inicial deben registrar estos asientos de apertura en su base de datos de Odoo para que los datos se reflejen de forma correcta.
El proceso para incorporar un balance/balanza de comprobación de apertura y facturas de cliente y de proveedor abiertas puede generar complicaciones, ya que puede duplicar los valores si no lo haces de forma correcta.
Example
Una empresa tiene un saldo actual de $1000 en sus cuentas por cobrar, que corresponde a los $1000 que le deben por sus facturas abiertas.
Si creas estas facturas pendientes y el saldo de las cuentas por cobrar en Odoo sin hacer ningún cambio, las cuentas por cobrar mostrarán por error un saldo de $2000:
$1000 de la balanza de comprobación de apertura de las cuentas por cobrar
$1000 de la creación de las facturas pendientes en Odoo
El mismo concepto se aplica a las facturas de proveedor pendientes y las cuentas por pagar.
Para evitar este error, usa cuentas transitorias, que son cuentas que conservan el valor de forma temporal antes de compensarlo (o «saldarlo»).
Cuándo pasar a Odoo¶
Tienes tres opciones para pasar tus procesos contables a Odoo:
Al final del ejercicio fiscal, que es la opción más sencilla porque reduce al mínimo los datos que debes transferir.
Al final del periodo fiscal, ya que con esta opción puedes elegir registrar todos los asientos del periodo anterior o solo el saldo de cada cuenta al final del periodo.
A la mitad de un periodo fiscal, pero no recomendamos esta opción porque genera más trabajo y complicaciones adicionales. Dividir un periodo fiscal entre un software anterior y Odoo complica la presentación de declaraciones fiscales, ya que debes combinar los datos de ambos sistemas.
Prepara los siguientes documentos de tus sistemas anteriores:
Saldos de apertura de las cuentas
Facturas de cliente y notas de crédito pendientes (sin pagar)
Facturas de proveedor y reembolsos pendientes (sin pagar)
Inventario inicial
Nota
Si has creado asientos contables mediante la aplicación Facturación o movimientos de inventario en un sistema con valuación automática del inventario, usa la función Límite de cambio de facturación en los ajustes de Contabilidad para cancelar todos los asientos contables anteriores a la fecha especificada y comenzar con un nuevo libro mayor. Además, introduce el saldo inicial correspondiente en el primer estado de cuenta de cada diario bancario para que coincida con el saldo actual de la cuenta bancaria.
Advertencia
Antes de comenzar el proceso para crear los asientos de apertura en Odoo, verifica que los datos cumplan los siguientes requisitos:
La suma de las balanzas de comprobación de apertura de todas las cuentas por cobrar debe ser igual a la suma de las facturas de cliente pendientes menos las notas de crédito.
La suma de las balanzas de comprobación de apertura de todas las cuentas por pagar debe ser igual a la suma de las facturas de proveedor pendientes menos los reembolsos.
La suma de los valores de la balanza de comprobación de apertura de todas las cuentas de inventario debe ser igual al valor total del inventario (calcula este valor al multiplicar el costa del producto por la cantidad de cada producto y sumar todos los resultados).
La balanza de comprobación de apertura debe estar saldada.
Facturas de cliente y proveedor pendientes¶
Las empresas que empiezan a usar Odoo deben importar o crear de forma manual sus facturas de cliente y proveedor pendientes (es decir, existentes pero que aún no están pagadas por completo) en Odoo, así como las notas de crédito o reembolsos, para evitar que pierdan alguna factura durante la transición. El proceso de importación es casi el mismo para las facturas de cliente y proveedor y consta de tres pasos:
Nota
Para simplificar el proceso, te recomendamos importar cada factura de cliente o proveedor con solo el importe total pendiente, en lugar de importar las líneas individuales de la factura. Esto evita errores habituales, como que las cuentas de impuestos se vean afectadas dos veces por el mismo registro.
Preparar las facturas de cliente y proveedor¶
Prepara las facturas de cliente y proveedor pendientes con la plantilla de importación disponible en Odoo. Para acceder a las plantillas de importación:
Para las facturas de cliente y las notas de crédito, ve a , haz clic en el icono (Acciones) y haz clic en Importar registros. Haz clic en Plantilla de importación para facturas para descargar la plantilla.
Para las facturas de proveedor y los reembolsos, ve a , haz clic en el icono (Acciones) y haz clic en Importar registros. Haz clic en Plantilla de importación para facturas para descargar la plantilla.
Prepara los siguientes campos:
Campo |
Descripción |
|---|---|
Contactos |
Nombre del cliente (debe coincidir exactamente con un registro de contacto en Odoo) |
Número |
Número de factura (por ejemplo, BILL/2026/00001): Este número no debe existir todavía en esta base de datos; de lo contrario, tendrás que resecuenciarlo (renumerarlo) |
Referencia |
(Optional) Invoice reference (i.e., the name of the document that created this invoice) |
Invoice Bill Date |
Date the invoice was created. Ensure the year in the Number and the year in this field are the same to prevent errors. |
Due Date |
Date the invoice/bill is due. Each invoice/bill can have either a due date or payment terms, but not both. |
Términos de pago |
The payment terms of the invoice/bill. Each invoice/bill can have either a due date or payment terms, but not both. Payment terms are only recommended for open invoices/bills if they are used with payment installments. |
Diario |
(Optional) The journal name, if multiple sales journals or multiple purchase journals exist |
Líneas de la factura / Etiqueta |
A label for the invoice (e.g., |
Líneas de la factura / Cuenta |
The receivable clearing account |
Invoice Lines / Unit Price |
The total amount due on the invoice. If partial payments have been made, this is for the remaining amount due (i.e., total minus partial payments). |
Moneda |
Currency the invoice was issued in (if different from the company currency). If importing open invoices with different currencies, create a historical exchange rate for each invoice in a different currency before importing. |
Validate invoices and bills¶
Validate the following aspects of the open invoices, bills, credit notes, and refunds:
The sum of open bills minus the sum of open refunds equals the balance of accounts payable on the accounts payable of the opening trial balance.
The sum of open invoices minus the sum of open credit notes equals the balance of the accounts receivable on the opening trial balance.
Check for negative invoices and bills:
If any invoices are for negative amounts, they are credit notes and should be imported separately as a positive value under the menu. Change the Number from
INV/YEAR/NUMBERtoRINV/YEAR/NUMBER, and (optionally) change the Reference toReversal of: [INV Number].Similarly, if any bills are for negative amounts, they are refunds and should be imported separately as a positive value under the Accounting –> Vendors –> Refunds menu. Change the Number from
BILL/YEAR/NUMBERtoRBILL/YEAR/NUMBERand (optionally) change the Reference toReversal of: [BILL Number].
Check for different currencies: If importing open invoices/bills with different currencies, create a historical exchange rate for the date of creation for each invoice or bill in a different currency.
Import invoices and bills¶
Import the prepared fields from the appropriate menu:
For customer invoices, go to .
For vendor bills, go to .
For credit notes, go to .
For vendor refunds, go to .
The records are all imported as drafts. From the resulting list view, select the imported draft records, click Actions, and click Confirm Entries.
Repeat the process for each record type (invoices, bills, credit notes, and refunds).
Opening inventory¶
Nota
The process of creating an opening inventory count and the associated inventory valuation is the same regardless of the accounting standard or valuation method.
The process of importing an opening inventory is done in three steps:
Prepare the inventory¶
If product costs were not already included when the products were created, update them, either manually in the Cost field on the product form, or via an import to update it.
Truco
To import products that use a FIFO costing method with multiple quantities at different costs, set the cost on the product form, then import the quantity at that cost. Repeat the process as many times as needed, once for each different cost.
Prepare the opening inventory count using the import template available in Odoo. To access the import template, go to , click the (Actions) icon, and click Import records. Click Import Template for Inventory Adjustments to download the template.
Prepara los siguientes campos:
Campo |
Descripción |
|---|---|
Producto |
The product name or internal reference. If using product variants, identifying the product is more
complicated as multiple variants could have the same product name. In this case, it is
recommended to use the external ID to identify the
product and change the column name to |
Contado |
The quantity of products in the opening inventory count |
Ubicación |
If the Locations feature has been enabled in the settings, it is required to specify where each line of the opening inventory is located. |
Lot/Serial Number |
If the product is tracked by lot or serial numbers, specify the lot or serial number here. Each unique lot or serial number requires its own line. |
Validate the inventory¶
Verify that the sum of the opening trial balance values of all inventory accounts equals the sum of the value of the inventory. The value of the inventory is calculated by multiplying the product cost by the product quantity for each line and summing them together.
Example
Producto |
Counted quantity |
Product cost |
Total value |
|---|---|---|---|
Escritorio |
10 |
$250 |
$2500 |
Mesa |
8 |
$350 |
$2800 |
Silla |
15 |
$50 |
$750 |
The sum of all the inventory is $6050 ($2500 + $2800 + $750). The value of the inventory account in the trial balance must equal $6050, or if there are multiple inventory accounts, their sum must be $6050.
Import the inventory¶
Import the prepared fields:
Go to .
Import the inventory count.
The records are all imported as drafts. From the resulting list view, click Apply All.
Enter an Inventory Reason (e.g.,
Opening inventory) and a Counting Date.Click Update Quantities.
Opening trial balance¶
The trial balance is the complete list of accounts with their current balance. It is crucial to input this data into Odoo so that accounts have the correct balances going forward.
The process of importing an opening trial balance is done in three steps:
Prepare the opening trial balance¶
Export the trial balance from your legacy software. The trial balance should be a list of all accounts in the chart of accounts, each with its balance as either a debit or a credit.
Prepare the opening trial balance by inserting the information from your legacy software into the journal entry import template available in Odoo. To access the import template for journal entries, go to , click the (Actions) icon, and click Import records. Click Import Template for Misc. Operations to download the template.
Insert the data of the trial balance in the template with the following fields:
Campo |
Descripción |
|---|---|
Referencia |
A reference that identifies this journal entry (e.g., |
Fecha |
The date of this journal entry |
Diario |
The journal this journal entry should exist in. The default miscellaneous journal is recommended. |
Journal Items/Account |
The account code and/or name |
Journal Items/Debit |
The debit value of the account in the company’s main currency. If the line has a credit, this
field should be left blank. Do not enter |
Journal Items/Credit |
The credit value of the account in the company’s main currency. If the line has a debit, this
field should be left blank. Do not enter |
Journal Items/Label |
(Optional) A label that identifies this specific line of the trial balance |
Importante
The Reference, Date, and Journal columns refer to the entire journal entry. As such, they should only be populated for the first line so that one journal entry is created containing all of the journal items within it.
Each line should have only one value in either the Journal Items/Debit or Journal Items/Credit column, and the other column of the line should remain blank. Do not enter
0.00or a negative value in any column.
Edit the opening trial balance spreadsheet, replacing the following accounts with clearing accounts:
Accounts Receivable –> AR Clearing (Type = Current Assets)
Accounts Payable –> AP Clearing (Type = Current Assets)
Nota
In the final validation step, the clearing account types are changed to Off-Balance Sheet, so the account type is not critical.
If you use multiple accounts receivable or multiple accounts payable, they can be merged into a single clearing account.
Example
Referencia |
Fecha |
Diario |
Journal Items/Account |
Journal Items/Debit |
Journal Items/Credit |
|---|---|---|---|---|---|
Opening trial balance |
01/01/2026 |
Misceláneos |
101404 Banco |
10,000 |
|
110100 Valuación de inventario |
30 000 |
||||
777777 AR Clearing |
5.000 |
||||
131000 Tax Paid |
2,000 |
||||
888888 AP Clearing |
4,000 |
||||
220000 Credit Card |
8,000 |
||||
251000 Tax Received |
6,000 |
||||
400000 Product Sales |
24,000 |
||||
690000 Miscellaneous Expenses |
5.000 |
Validate the opening trial balance¶
Verify that the trial balance meets the following requirements:
La suma de las balanzas de comprobación de apertura de todas las cuentas por cobrar debe ser igual a la suma de las facturas de cliente pendientes menos las notas de crédito.
La suma de las balanzas de comprobación de apertura de todas las cuentas por pagar debe ser igual a la suma de las facturas de proveedor pendientes menos los reembolsos.
La suma de los valores de la balanza de comprobación de apertura de todas las cuentas de inventario debe ser igual al valor total del inventario (calcula este valor al multiplicar el costa del producto por la cantidad de cada producto y sumar todos los resultados).
La balanza de comprobación de apertura debe estar saldada.
Import the opening trial balance¶
Import the prepared fields.
The trial balance is imported as a draft. From the resulting list view, open the draft entry, review it, and click Post.
Opening bank and credit card transactions¶
For bank, credit card, and cash accounts, it is important to verify that the journal’s opening statement’s starting balance is updated to reflect the actual value of the account:
Once the first transactions are added (whether manually, via import, or via bank sync), create the opening statement with as many or few transactions as desired. Set the Starting Balance to the correct balance of the bank account before the first transaction.
Nota
When synchronizing bank and credit card accounts, delete any transactions from before the date of the trial balance to ensure the account balance is correct.
Repeat this process for each bank, cash, or credit card journal.
Validación final¶
To complete the transition to Odoo, verify that all clearing accounts are now balanced, and remove them from reports by changing their Account Type to Off-Balance Sheet after the import.