Registros de asistencia

Al ingresar a la aplicación Asistencias, verás el tablero Resumen de forma predeterminada, donde se muestran los registros de asistencia del empleado (su información de registro de entradas y salidas) del día en curso. Si el usuario solicitó permisos de acceso o es un aprobador para empleados específicos, los registros de asistencia de esos empleados también aparecen en el tablero Resumen.

El tablero Resumen muestra el día en curso, segmentado por horas, con la hora en curso resaltada en amarillo. Que aparezca o no el tablero Resumen depende del horario laboral configurado en el registro del empleado. Cada hora laboral del empleado aparece en blanco, mientras que todas las demás horas aparecen en gris. Esto permite que los gerentes determinen si un empleado está fuera de sus horas laborales solo con un vistazo.

El nombre de los empleados aparece en las filas, ordenados de forma alfabética y empezando por primer nombre. Cada registro de asistencia muestra el total de horas y los horarios específicos en los que se registró la entrada o la salida. Los colores del registro indican los estados a continuación:

• Gris: Asistencias completas en las que el empleado ya registró su entrada y salida.

• Verde: Asistencias activas en las que el empleado ya registró su entrada, pero no ha registrado su salida.

• Rojo: Asistencias con errores (por ejemplo, el empleado tiene un registro doble u olvidó registrar su salida).

Una barra de color indica cuántas horas del total de horas esperadas el empleado ha registrado durante el día. Pasa el cursor por la barra de color para ver los detalles del empleado en el día en curso. Los colores sólidos indican las horas registradas (con el tiempo de inicio y fin), mientras que los colores pálidos indican que el empleado registró su entrada, pero todavía no ha registrado su salida. Solo los registros de asistencia completados (registros con un horario de entrada y salida registrados) aparecen en el resumen del tiempo registrado.

Example

Abigail Peterson tiene previsto trabajar de 9:00 a. m. a 12:00 p. m., luego se tomará una hora de descanso para comer de 12:00 p. m. a 1:00 p. m. y, a continuación, trabajará de 1:00 p. m. a 6:00 p. m., lo que suma un total de ocho horas registradas.

Abigail registra su entrada a las 9:00 a. m. y sale a las 12:00 p. m. Vuelve a registrar una entrada a la 1:00 p. m. y ahora son las 2:15 p. m. La información de transferencia muestra 3 h / 8 h, lo que indica que Abigail ha registrado tres horas de trabajo completas de un total de ocho. Hay una línea verde pálida que se extiende más allá del bloque de resumen, lo que indica que registró su entrada a la 1:00 p. m., pero aún no ha salido. La longitud de la línea verde pálida indica el tiempo trabajado.

El tablero de Asistencias permite cambiar el periodo de tiempo mostrado, ya sea día, semana, mes, trimestre, año o un periodo de tiempo personalizado. Para regresar el tablero a la fecha actual al instante, haz clic en el botón Hoy en cualquier momento.

Nota

Todos los registros de asistencia que tengan errores aparecerán en rojo, lo cual indica que los debe resolver un usuario con los permisos de acceso adecuados o que sea el aprobador de los empleados con errores.

Filtros y grupos

En algunos casos, los encargados de las asistencias y los gerentes necesitan ver registros específicos, como todas las salidas automáticas, para determinar qué empleados olvidan marcar su salida con frecuencia, o revisar por departamento para detectar qué equipo trabaja más horas extra.

En estos casos, usa la barra de búsqueda para seleccionar la opción Filtro o Agrupar por, o combina ambas opciones para mostrar la información deseada.

Consulta

Buscar, filtrar y agrupar registros

Filtros de alto valor

Filtro	Caso de uso común
En el trabajo	Verificar si aún hay empleados en el edificio antes de cerrar o para realizar un conteo.
Errores	Visualizar todos los errores para corregirlos antes de procesar el pago de la nómina.
Registro de salida en automático	Realizar una auditoría para determinar qué empleados olvidan registrar su salida con frecuencia.
Fecha	Limitar los resultados a un periodo de pago o una ventana de auditoría específica.
Empleados activos y archivados	Alternar entre los empleados actuales y los antiguos al auditar datos históricos.

Grupos útiles

Agrupar por	¿Cuándo es útil?
Empleado	Revisar registros de asistencia individuales durante reuniones individuales.
Departamento	Comparar los niveles de personal y las horas de trabajo para determinar cuáles equipos trabajan más y cuáles trabajan menos.
Gerente	Para determinar a quién hacer preguntas de seguimiento sobre la asistencia de un empleado.
Método	Identificar las tendencias de los métodos de asistencia para resolver posibles problemas de hardware.
Fecha (día/semana/mes)	Identificar picos en inasistencias o patrones de temporada.

Detalles del registro de asistencia

Odoo registra la hora y la ubicación de cada entrada y salida, con campos que varían según el método utilizado. Estos registros detallados de asistencia pueden confirmar dónde estuvo un empleado en un día laboral específico. Esto puede ser útil para las empresas con esquemas de trabajo híbrido que necesitan realizar auditorías para garantizar su respectivo cumplimiento.

Para ver un registro de asistencia, haz clic en cualquier registro de asistencia en el tablero Resumen y el registro de asistencia aparecerá en la ventana emergente. Este registro mostrará el resumen, incluyendo la información a continuación:

• Empleado: El nombre del empleado.

• Entrada: La fecha y la hora en que el empleado marcó su entrada.

• Salida: La fecha y hora en que el empleado marcó su salida. Esto solo aparece si el empleado ya registró su salida.

• Tiempo trabajado: La cantidad de tiempo que el empleado ha registrado para la entrada en específico, en un formato de hora y minutos (HH:MM).

• Horas extra trabajadas: Las horas extra trabajadas sin remuneración que salen del horario laboral esperado para ese registro específico (se muestra solo cuando las horas están presentes para el empleado).

• Horas extra: Las horas extra aprobadas para ese registro específico (las horas trabajadas menos las horas extra trabajadas aprobadas).

Detalles de entrada y salida

Hay información detallada disponible sobre el registro de la entrada y la salida en el registro de asistencia. Haz clic en el icono (expandir) en la esquina superior derecha del registro de asistencia y se cargará el registro detallado.

La siguiente información adicional aparece para las secciones Registro de entrada y Registro de salida, que aparecen en el registro de asistencia expandido.

• Modo: El método con el que se registró la asistencia. Las opciones disponibles son:

  • Systray: El empleado registró su entrada o salida directamente desde la base de datos.

  • Quiosco: El empleado registró su entrada y salida usando el quiosco de asistencia.

  • Manual: El gerente del empleado o un administrador de la aplicación Asistencias creó el registro de asistencia de forma manual. Esto suele ocurrir cuando el empleado olvida registrar su entrada o su salida.

• Dirección IP: La dirección IP del dispositivo utilizado para registrar la entrada o la salida.

• Navegador: El navegador que el empleado usó para registrar su entrada o su salida.

• Localización: La ciudad y país asociados con la dirección IP de la computadora.

• Coordenadas de GPS: Las coordenadas específicas cuando el usuario haya registrado su entrada o salida. Para ver coordenadas específicas en un mapa, haz clic en el botón Ver en Maps abajo de Coordenadas GPS. Esto abrirá un mapa en una nueva pestaña de navegador, con la ubicación específica indicada.

Errores en asistencias

Los registros que contienen errores aparecen en rojo en el tablero de resumen. En la vista de gantt, el registro aparece con un fondo rojo; en la vista de lista, el texto aparece en rojo.

Ocurre un error cuando un empleado registró su entrada, pero no ha registrado su salida en 24 horas o cuando un solo periodo de registro de entrada dura más de 16 horas.

Para corregir el error debes modificar o eliminar la entrada de asistencia. Haz clic en ella para abrir una ventana emergente con sus detalles. Para modificar la información de entrada o salida, haz clic en el campo Entrada o Salida y aparecerá un selector de calendario. Haz clic en la fecha deseada y luego usa el selector de hora ubicado abajo del calendario para elegir la hora exacta de la entrada. Haz clic en Aplicar una vez que la información sea correcta.

Cuando toda la información en la ventana emergente es correcta, haga clic en Guardar y cerrar. La entrada aparecerá en color gris en lugar de rojo cuando ya no tenga errores.

Para borrar un registro, haga clic en el botón rojo Eliminar que aparece en la ventana emergente en lugar de hacer modificaciones al registro.