Solicitar una firma¶
En la aplicación Firma electrónica de Odoo, o directamente en un registro de Odoo, puedes:
Solicita una firma de uno o más signatarios en un documento de una sola vez o un sobre con varios documentos
Usa plantillas para solicitar firmas de uno o más signatarios de los documentos más utilizados
Cuando el documento o el sobre del documento se haya terminado de firmar, es decir, cuando todos los signatarios lo hayan firmado, los documentos firmados y el certificado de completación se envían al solicitante y a cualquier otro contacto que se haya agregado en el campo CC cuando se haya configurado la solicitud de firma.
Documentos de una sola vez¶
Desde la aplicación Firma electrónica¶
Para solicitar una firma de un solo documento o un sobre de documentos desde la aplicación Firma electrónica:
Ve a o , haz clic en Subir PDF, luego selecciona y abre el o los documentos
.pdfrelevantes. Si el documento necesita importarse desde la aplicación Documentos, haz clic en el icono (Acciones) a un lado del nombre de la vista y después .Truco
Si estás creando un sobre de documento que incluya un documento guardado en la aplicación Documentos, importa ese documento antes de agregar los documentos subsecuentes.
Para reparar los documentos para firmar agrega los campos relevantes, agrega los signatarios o documentos adicionales si es relevante.
Haga clic en Enviar.
Completa los campos relevantes en la ventana Nueva solicitud de firma.
Si eres:
Uno de los signatarios y estás listo para firmar el documento directamente, haz clic en Firmar ahora y después completa y firma los documentos.
Ninguno de los signatarios o se designó una orden de firmas y necesitas firmar el documento después de otros signatarios, haz clic en Enviar.
Desde un registro de Odoo¶
Para solicitar la firma de un documento único o sobre de documentos desde un registro de Odoo:
Con el registro relevante abierto, haz clic en el icono (Acciones) en la esquina superior izquierda, después Solicita la firma.
En la ventana Nueva solicitud de firma, haz clic en Subir PDF, selecciona el o los documentos
.pdfrelevantes y haz clic en Abrir.Para reparar los documentos para firmar agrega los campos relevantes, agrega los signatarios o documentos adicionales si es relevante.
Haga clic en Enviar.
Completa los campos relevantes en la ventana Nueva solicitud de firma.
Nota
Al enviar una solicitud de firma desde un registro de Odoo, el cliente relacionado (o la parte relevante) se agrega como signatario en automático.
Si eres:
Uno de los signatarios y estás listo para firmar el documento directamente, haz clic en Firmar ahora y después completa y firma los documentos.
Ninguno de los signatarios o se designó una orden de firmas y necesitas firmar el documento después de otros signatarios, haz clic en Enviar.
Nota
Cuando un documento o sobre de documentos se haya terminado de firmar, los documentos firmados y el certificado de completación también se agregan al chatter del registro.
Plantillas¶
Cuando necesitas usar de forma recurrente el mismo documento único o un sobre de varios documentos, crear y usar una plantilla puede ahorrar tiempo y agilizar el flujo de trabajo. Preparas las plantillas para la firma igual que los documentos de uso único, al agregar los campos, signatarios, documentos y etiquetas necesarios, según corresponda.
Crear una plantilla¶
Para crear una plantilla:
Ve a .
Haz clic en Subir PDF, selecciona y abre el o los documentos en
.pdfrelevantes. Si el documento se debe importar desde la aplicación Documentos, haz clic en el icono (Acciones) a un lado del nombre de la vista y después en .Truco
Si necesitas subir varios documentos, es decir, crear un sobre de documentos y uno de los documentos está guardado en la aplicación Documentos, importa ese documento antes de agregar el resto de los documentos.
Una vez que creaste la plantilla podrás comenzar a editarla.
Editar una plantilla¶
Una plantilla se puede editar en cualquier momento, siempre y cuando no se haya usado todavía para enviar una solicitud de firma.
Para editar la plantilla, ve a y haz clic en la plantilla relevante para abrirla. También puedes pasar el cursor por encima de la plantilla, hacer clic en el icono (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha de la tarjeta y después hacer clic en Editar.
Nota
Cuando abres la plantilla que ya se usó para enviar la solicitud de firma, la plantilla estará en modo de visualización. Hacer clic en Editar plantilla en este caso crea una copia de la plantilla, que después se puede editar.
Edita la plantilla:
Para preparar los documentos para firma agrega o edita los campos y, si es relevante, agrega o elimina signatarios o documentos.
También puedes definir o editar los ajustes para signatarios específicos, como solicitar una autenticación adicional, permitir que un signatario delegue la firma o asignar a un signatario fijo.
Puedes definir o editar los ajustes generales para la plantilla si haces clic en el icono (engranaje) a un lado del nombre de la plantilla y después en :
De forma predeterminada, el nombre de la plantilla es el nombre del documento que se subió, o, en caso de un sobre de documentos, el nombre del primer documento subido. Si lo deseas, puedes editar el nombre de la plantilla.
Etiquetas: Agrega etiquetas para categorizar la plantilla.
Modelo: Selecciona el modelo de Odoo al que estará vinculado la plantilla para restringir la plantilla a solicitudes de firma hechas desde los registros de ese modelo. Deja el campo en blanco para que la plantilla esté disponible desde cualquier modelo.
Enlace de redirección: Agrega una URL a la que se redireccionará al usuario después de firmar el documento, por ejemplo, a una página de Gracias o a la página de inicio de tu empresa.
Carpeta de documentos: Define en qué carpeta de la aplicación Documentos se deben guardar los documentos que usen esta plantilla una vez que se hayan firmado.
Etiquetas de documentos: Determina qué etiquetas de la aplicación Documentos se deben asignar a los documentos que usen esta plantilla una vez que se hayan firmado por completo.
Usuarios autorizados: Determina qué usuarios específicos están autorizados para ver y usar esta plantilla.
Válido para: Establece un número predeterminado de días después de los cuales las solicitudes de firmas que usen esta plantilla vencerán; ingresa
0si las solicitudes de firma no deben vencer.Nota
La fecha de validez de una solicitud de firma siempre se puede modificar al configurar solicitudes de firma.
En la pestaña Comunicación escribe el texto predeterminado que se agregará a la solicitud de firma que use esta plantilla cuando se envíe por correo electrónico. El texto se puede editar antes de enviarlo.
Truco
Escribe
/para abrir la paleta de comandos, luego usa los comandos para insertar encabezados, listas de viñetas, documentos, imágenes, etc.Si se activa Gestionar acceso a la plantilla en los ajustes principales de Firma electrónica, también es posible configurar los campos a continuación:
Grupos autorizados: Define los grupos de usuarios cuyos miembros tendrán la autorización de ver y utilizar esta plantilla.
Usuario responsable: De forma predeterminada, es el usuario que creó la plantilla, pero se puede seleccionar a un usuario diferente.
Usar plantillas¶
Las plantillas se pueden usar al iniciar la solicitud de firma desde la aplicación Firma electrónica o directamente desde un registro de Odoo.
Desde la aplicación Firma electrónica¶
Al usar una plantilla, hay dos formas en las que se puede enviar una solicitud de firma desde la aplicación Firma electrónica:
Por correo electrónico a uno o más signatarios específicos.
Con un enlace que se puede compartir, si es que el documento o el sobre del documento solo tiene un signatario. Esta opción es útil cuando varias personas tienen que firmar una copia personal de un documento que requiere una única firma, por ejemplo, un acuerdo de no divulgación.
Nota
Cada vez que se usa una plantilla para enviar una solicitud de firma a través de un correo directo y cada vez que el destinatario de un enlace firma el documento, se crea un documento nuevo en Firma electrónica de Odoo que aparecerá en .
Para enviar una solicitud de firma usando una plantilla a uno o más signatarios específicos desde la aplicación Firma electrónica:
Ve a para ver todas las plantillas existentes.
Desde la vista de kanban o de lista, haz clic en Enviar en la línea de la plantilla relevante. También, desde la vista de kanban, puedes hacer clic en la plantilla para abrirla y luego en Enviar.
Completa los campos relevantes en la ventana Nueva solicitud de firma.
Si eres:
Uno de los signatarios y estás listo para firmar el documento directamente, haz clic en Firmar ahora y después completa y firma los documentos.
Ninguno de los signatarios o se designó una orden de firmas y necesitas firmar el documento después de otros signatarios, haz clic en Enviar.
Para copiar un enlace a un documento en plantilla o a un sobre de documentos:
Ve a para ver todas las plantillas existentes.
En la lista de kanban o de lista, haz clic en Compartir en la línea de la plantilla relevante. Otra opción es que desde la vista de kanban hagas clic en una plantilla para abrirla y luego en Compartir.
También puedes actualizar la fecha Válido hasta si debe vencer el enlace de solicitud de firma. Deja el campo en blanco si la solicitud de firma no debe vencer.
Haz clic en para copiar el enlace a tu portapapeles.
Truco
Después de compartir un enlace, aparecerá la etiqueta Compartido en la tarjeta de la plantilla relevante en la vista de kanban de plantillas.
Para dejar de compartir un enlace, desde la vista de kanban de plantillas haz clic en Compartir en la línea de la plantilla relevante, luego haz clic en Dejar de compartir. También puedes pasar el cursor por encima de la plantilla relevante, haz clic en el icono (tres puntos verticales) en la esquina superior izquierda de la tarjeta y luego en Dejar de compartir.
Desde un registro de Odoo¶
Para enviar una solicitud de firma usando una plantilla desde un registro de Odoo:
Con el registro relevante abierto, haz clic en el icono (Acciones) en la esquina superior izquierda, después Solicita la firma.
En la ventana Nueva solicitud de firma selecciona la Plantilla relevante desde el menú desplegable.
Completa los campos relevantes en la ventana Nueva solicitud de firma.
Si eres:
Uno de los signatarios y estás listo para firmar el documento directamente, haz clic en Firmar ahora y después completa y firma los documentos.
Ninguno de los signatarios o se designó una orden de firmas y necesitas firmar el documento después de otros signatarios, haz clic en Enviar.
Nota
Las plantillas vinculadas al Modelo de Odoo actual se pueden seleccionar, así como las plantillas que no se han vinculado a ningún modelo.
Al enviar una solicitud de firma desde un registro de Odoo, el cliente relacionado (o la parte relevante) se agrega como signatario en automático.
Cuando un documento o sobre de documentos se haya terminado de firmar, los documentos firmados y el certificado de completación también se agregan al chatter del registro.
Gestionar plantillas¶
Para gestionar plantillas ve a . De forma predeterminada, las plantillas se muestran en vista kanban, con las tarjetas ordenadas de forma horizontal.
Truco
Para cada plantilla se mostrará la información a continuación:
El nombre de la plantilla
El mes y el año en el que se creó la plantilla
La imagen de perfil del usuario Responsable de la plantilla, que será, de forma predeterminada, el usuario que creó la plantilla, pero esto se puede cambiar en los ajustes de configuración de la plantilla si se activa Gestionar acceso a la plantilla en los ajustes principales de Firma electrónica.
Cualquier etiqueta asignada a la plantilla.
El número de documentos creados usando la plantilla para la que la solicitud de firma está en progreso.
El número de documentos creados usando la plantilla que se han firmado.
Truco
Las plantillas que tú crees se marcarán de forma automática como favoritas para un acceso más rápido. Para marcar como favoritas plantillas que hayan creado otras personas, haz clic en (estrella) adelante del nombre de la plantilla.
Al pasar el cursor por encima de la tarjeta de la plantilla se mostrará el icono (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha. Haz clic en el icono para:
Edita una plantilla que todavía no se haya usado para enviar una solicitud de firma. También puedes hacer clic en una plantilla para abrirla y editarla.
Duplicar una plantilla. La plantilla duplicada se puede editar como sea necesario.
Archiva una plantilla que no necesites por ahora.
Selecciona un color para agregar una barra de colores del lado izquierdo de una tarjeta y diferenciarla visualmente.
Preparar un documento para firma¶
Para preparar cualquier documento para firma, agrega los campos relecantes para cada signatario.
También es posible:
Agrega campos a un documento¶
Para agregar un campo a un documento, arrástralo desde el panel izquierdo y suéltalo en el lugar apropiado en el documento.
Nota
Hay varios campos disponibles de forma predeterminada. Estos campos pueden editarse y se pueden agregar campos adicionales si es necesario.
Los campos de los siguientes tipos de campo requieren configuración adicional cuando se agregan a un documento:
Inicial: Cuando este campo se agrega a un documento de varias páginas, aparece un mensaje emergente en el que se pregunta si el campo se debe agregar a todas las páginas del documento, o solo a la página actual.
Radio: De forma predeterminada, se agregan dos botones de radio, debe haber un mínimo de dos opciones. Para aumentar o disminuir el número de opciones, haz clic en uno de los botones de radio, luego, en Opciones, usa los iconos (aumentar) o (disminuir) como sea necesario. Cada botón de radio se puede cambiar de lugar de forma independiente, solo haz clic en él y arrástralo.
Selección: Para definir opciones, escribe cada una en una línea nueva en la caja de texto Opciones y presiona
Enterdespués de cada opción. Para borrar las opciones, elimina el texto correspondiente de la caja de texto.Tachado: Para usar este campo para permitir que los signatarios rechacen alguna frase o frases, arrastra el campo arriba del texto relevante y suéltalo. Asegúrate de que no sea un campo mandatorio para que el signatario pueda decidir qué frases rechazar.
Una vez que se haya agregado un campo, es posible:
Cambiar el campo de posición: Pasa el cursor por encima del campo hasta que aparezca el icono (mano), luego haz clic y arrastra el campo a la posición deseada.
Cambiar el tamaño del campo: Pasa el cursor por encima del borde inferior, el borde derecho o el borde inferior derecho para mostrar las flechas para cambiar el tamaño. Arrastra las flechas horizontales o verticales para ajustar la altura o el ancho, respectivamente, o arrastra las fechas diagonales para ajustar ambas dimensiones al mismo tiempo.
Modifica algunos atributos del campo: Haz clic en el campo para abrirlo, haz los cambios necesarios y después haz clic en Guardar.
Dependiendo del tipo de campo, los atributos que se pueden modificar incluyen:
El texto de marcador de posición, es decir, el texto temporal que el signatario ve antes de comenzar a completar el campo.
Si un campo es o no obligatorio.
Si un campo que se configuró para autocompletarse es de solo lectura.
La alineación horizontal del texto dentro del campo.
Nota
Cualquier cambio que se haga a los atributos de un campo después de agregar el campo a un documento solo aplicarán al documento actual. Para hacer cambios permanentes a ese campo, edita el campo.
Eliminar un campo: Haz clic en el campo para abrirlo, luego en (eliminar) para eliminar el campo del documento.
Duplicar un campo: Haz clic en el campo para abrirlo, luego haz clic en (duplicar) para crear una copia del campo. También puedes usar tus atajos de teclado normales para copiar y pegar el campo.
Truco
Para mover o duplicar varios campos a la vez, usa tu ratón para dibuja un área de selección alrededor de ellos y luego:
Para mover los campos, pasa el cursor por encima de los campos seleccionados hasta que aparezca el icono (mano), luego, haz clic y arrastra los campos a la posición deseada.
Para copiar y pegar los campos, usa el atajo de tu teclado para copiar los campos, pon tu cursor en el lugar donde quieras pegarlos y usa el atajo de tu teclado para pegarlos.
Sobres para documentos¶
Un sobre para documentos permite firmar varios documentos al mismo tiempo o enviarlos para firma en una misma solicitud de firma. Es posible crear un sobre para documentos de vez única o una plantilla de acuerdo a un sobre para documentos.
Para crear un sobre para documentos durante al subir los archivos por primera vez, después de hacer clic en Subir PDF selecciona los documentos .pdf relevantes y haz clic en Abrir.
Truco
Si, al crear un sobre de documentos en la aplicación Firma electrónica necesitas incluir un documento guardado en la aplicación Documentos, importa ese documento antes de agregar los documentos subsecuentes. Para hacerlo, haz clic en el icono (Acciones) a un lado del nombre de la vista y luego en Importar de documentos.
Para agregar uno o más documentos después de subirlos por primera vez:
Abre el documento o sobre de documentos inicial, luego haz clic en Agregar en la sección Documentos.
Selecciona el o los documentos
.pdfrelevantes y luego haz clic en Abrir.
Truco
Para cambiar el orden en el que el signatario ve los documentos, haz clic en el icono (tres puntos verticales) a un lado del documento relevante en la sección Documentos, luego haz clic en Mover arriba o Mover abajo, como sea necesario. Para eliminar un documento del sobre, haz clic en Eliminar.
Agregar y configurar signatarios¶
De forma predeterminada, un documento o sobre de documentos tiene un signatario. Se pueden agregar signatarios adicionales y se puede definir configuración avanzada para uno o más signatarios.
Agregar signatarios¶
Para agregar signatarios adicionales a un documento o sobre de documentos:
Abre el documento o el sobre de documentos y luego haz clic en Agregar en la sección Signatarios.
También puedes editar el nombre del signatario si pasas el cursor por encima del nombre, es decir,
Signatario 2, luego haces clic en el icono (lápiz) y después escribes el nombre nuevo.
Truco
A cada signatario se le asigna un color único y todos los campos asociados con un signatario específico tienen el mismo color de fondo.
Cuando un documento o un sobre de documentos tiene varios signatarios, es posible definir el orden en el que los signatarios reciben y firman, solo debes configurar la solicitud de firma.
Ajustes del signatario¶
Para definir configuraciones adicionales para los signatarios, haz clic en el icono (tres puntos verticales) en la fila del signatario.
Cada signatario tiene las opciones a continuación disponibles:
Autenticación: Requiere que el signatario se autentique usando un método de autenticación específico.
Puede delegar: Activa esta opción para permitir que el signatario delegue la firma a otra persona. La persona a la que se le delega la firma firmará el documento con su propio nombre.
Asignar a: Asigna un contacto específico como signatario, solo selecciónalos desde el menú desplegable.
Configurar una solicitud de firma¶
Después de preparar un documento único o un sobre de documentos para firmar o seleccionar una plantilla, haz clic en Enviar, después configura la solicitud de firma en la ventana Nueva solicitud de firma.
Para cada signatario, selecciona un contacto o escribe una dirección de correo. Puedes activar el orden de firmas para controlar el orden en el que el documento o sobre de documentos se firma.
También es posible:
Configura una fecha de validez, después de la cual la solicitud de firma vencerá.
Configura recordatorios que se enviarán en intervalos fijos.
Activa la opción Agregar certificado en cada página para gregar una referencia del certificado de finalización a cada página del o de los documentos.
Para que una o más partes reciban una notificación cuando se firme el documento, agrega los contactos relevantes o sus direcciones de correo en el campo CC.
Agrega un mensaje al correo de solicitud de firma.
Truco
Al crear una plantilla es posible definir un mensaje predeterminado que se debe agregar a la solicitud de firma, esto se puede editar antes de enviar.
Agrega archivos adjuntos a la solicitud de firma con el icono (clip) en la parte inferior de la ventana, o para agregar el archivo adjunto guardado en la aplicación Documentos, haz clic en el icono de la aplicación Documentos.
Programa el envío de la solicitud de firma con el icono (reloj)
Orden de firma¶
Cuando un documento o un sobre de documentos necesita firmarse por varias partes, y el orden de firma es importante, es posible definir el Orden de firma al configurar la solicitud de firma. Esto controla el orden en el que los destinatarios reciben los documentos para firma.
Para definir el orden de firma:
En la ventana Nueva solicitud de firma, activa el Orden de firma.
Para cambiar el orden, edita el número a un lado de cada signatario, por ejemplo, cambia el
3a2en la primera columna.
El signatario indicado en el puesto 1 es quien recibirá la solicitud de firma primero y cada destinatario recibe la solicitud solo después de que el signatario anterior haya firmado el documento.
Example
En el ejemplo, el contacto AB & Co Legal recibirá la solicitud de firma primero, director ejecutivo AB & Co después y Mitchell Admin al final.
Fechas de validez y recordatorios¶
Para los documentos que necesitan firmarse dentro de un periodo de tiempo específico, puedes indicar la última posible de fecha usando el campo Válido hasta al configurar la solicitud de firma. Después de esta fecha, ya no se podrá acceder al documento mediante el enlace en el correo de solicitud de firma.
Si la solicitud de firma no vence, deja este campo en blanco.
Nota
Al usar una plantilla para la que se haya definido el periodo de validez la fecha Válido hasta se actualiza de forma automática en el correo de solicitud de firma. Esta fecha se puede cambiar si es necesario.
Para configurar recordatorios automáticos, activa los Recordatorios, después define el intervalo, en días, en los que los recordatorios se deben enviar hasta que el signatario haya firmado el documento.
Gestiona solicitudes de firma y documentos firmados¶
Todas las solicitudes de firma enviadas aparecen en . La vista de lista y la vista de kanban ofrecen distintas opciones:
En la vista de lista:
Ver el estado general de la solicitud de firma, por ejemplo, Por firmar, Firmado, Cancelado.
Volver a enviar una solicitud de firma de forma manual.
Firmar un documento o un sobre de documentos.
Descargar los documentos firmados en su totalidad.
Para una solicitud de firma cancelada, haz clic en Detalles para ver la información de la solicitud cancelada.
Truco
Haz clic en el icono (ajustes adicionales) ubicado en la esquina superior derecha para ver más información de cada solicitud, como cada documento incluido, las etiquetas y, en el caso de documentos enviados con una plantilla, el modelo de Odoo al que está vinculada la plantilla.
En la vista de kanban:
Ver el estado de cada signatario por solicitud de firma:
Cuando un signatario completa la firma de los documentos, el sistema selecciona la casilla, muestra el nombre del signatario en verde y agrega la fecha de la firma después de su nombre.
Al cancelar una solicitud de firma, el nombre del signatario aparece en rojo con el icono (tache) a su lado, seguido de la fecha en la solicitud de firma fue cancelada.
Ver las etiquetas agregadas a los documentos.
Haz clic en el icono (reloj) para programar una actividad relacionada con la solicitud de firma.
Haz clic en el icono (tres puntos verticales) en la esquina superior derecha de la tarjeta para mostrar más opciones:
Ver los detalles de la solicitud de firma, incluida la fecha de vencimiento, si aplica, si existen recordatorios, el registro de actividades y más.
Cancelar una solicitud de firma que aún no está firmada en su totalidad.
Archivar una solicitud de firma.
Seleccionar un punto de color para agregar una barra de color al lado izquierdo de una tarjeta y distinguirla de forma visual.