Reglas de automatización¶
Las reglas de automatización ejecutan una o más acciones predefinidas luego de configurar un activador específico, por ejemplo, crean una actividad al seleccionar un valor específico en un campo o archivan un registro 7 días después de su última actualización.
Al crear una regla de automatización puedes agregar condiciones que deben cumplirse para que el sistema la ejecute, por ejemplo, que la oportunidad esté asignada a un vendedor específico o que el estado del registro no sea Borrador.
Para crear una regla de automatización con Studio de Odoo:
Abre Studio, haz clic en Automatizaciones y después en Nuevo.
Asígnale un nombre claro y significativo a la regla de automatización, debe identificar su propósito.
Selecciona el activador y, si es necesario, completa los campos que aparecerán en la pantalla según la acción que hayas elegido.
Haz clic en Agregar una acción en la pestaña Acciones a realizar.
Truco
Si no escribes un nombre explícito, el sistema generará el nombre de la acción de forma automática según la acción que definas, pero puedes actualizarlo en cualquier momento.
Selecciona el tipo de acción y completa los campos correspondientes según la acción elegida.
Haz clic en Guardar y cerrar o, si quieres definir más acciones, en Guardar y crear nuevo.
Example
Para darle seguimiento a los clientes que están menos satisfechos, esta regla de automatización crea una actividad 3 meses después de la creación de una orden de venta para aquellos clientes con un porcentaje de satisfacción menor al 30%.
Truco
Usa la pestaña Notas para documentar el propósito y el funcionamiento de las reglas de automatización. Esto hará que puedas darle mantenimiento a las reglas con mayor facilidad y que los usuarios puedan colaborar.
Para modificar el modelo al que está dirigido la regla de automatización, cambia los modelos antes de hacer clic en Automatizaciones en Studio o activa el modo de desarrollador, crea o edita una regla de automatización y selecciona el modelo en el formulario Reglas de automatización.
Es posible crear reglas de automatización desde cualquier etapa de kanban al hacer clic en el icono (Ajustes) que aparece al pasar el cursor sobre el nombre de la etapa de kanban y luego seleccionar Automatizaciones. En este caso, el activador está configurado con la opción La etapa es de forma predeterminada, pero puedes cambiarla si es necesario.
Activador¶
El activador sirve para definir qué tipo de evento debe ocurrir para que se ejecute la regla de automatización. Los activadores disponibles dependen del modelo y hay cinco categorías de activación disponibles:
Agregar condiciones¶
Los filtros de dominio te permiten determinar qué registros debe seleccionar o excluir una regla de automatización. Filtrar de manera eficiente mejora el rendimiento general de la regla, ya que evita que procese los registros que no debe incluir.
Truco
Activa el modo de desarrollador antes de crear una regla de automatización para que puedas agregar más filtros de dominio.
Según el activador que hayas seleccionado, podrás definir la o las condiciones con las que un registro debe cumplir antes o después de que ocurra una acción de activación.
La opción Antes de actualizar el dominio define las condiciones que debe cumplir un registro antes de que ocurra el evento desencadenante. Por ejemplo, el registro debe cumplir con las condiciones
Tipo = Factura de clienteyEstado = Registrado.Con el modo de desarrollador activado haz clic en Editar dominio, si está disponible, y luego en Nueva regla.
El dominio Aplicar en define las condiciones que un registro debe cumplir después de que ocurra el evento que lo activa. Por ejemplo, la factura de cliente debe tener
Estado del pago = Pagado parcialmente.Con el modo de desarrollador activado, haz clic en Editar dominio y luego en Nueva regla.
Truco
Si el modo de desarrollador no está habilitado, haz clic en Agregar condición para definir un dominio Aplicar en. Completa o elimina la condición sugerida. Haz clic en Nueva regla para agregar una condición.
Cuando ocurre una acción de activación, por ejemplo, al actualizar el estado de pago de una factura de cliente registrada, la regla de automatización revisa las condiciones definidas y solo ejecuta la acción si el registro cumple esas condiciones.
Example
Si quieres ejecutar la acción automatizada al configurar una dirección de correo por primera vez (no al modificarla) en un contacto existente definido como persona y no como empresa tendrás que usar Correo electrónico no está establecido y Es una empresa no está establecido como opciones en Antes de actualizar el dominio y Correo electrónico está establecido como opción en el dominio correspondiente a Aplicar en.
Nota
El sistema no revisa la opción Antes de actualizar el dominio al crear un registro.
Actualización de los valores¶
Activa acciones automatizadas cuando ocurran cambios específicos en la base de datos. Los activadores disponibles en esta categoría dependen del modelo y están basados en cambios comunes, como agregar una etiqueta específica (por ejemplo, a una tarea) o configurar el valor de un campo (por ejemplo, definir el campo Usuario).
Selecciona el activador y luego selecciona un valor en caso de que sea necesario.
Eventos de correo electrónico¶
Activa acciones automatizadas al enviar o recibir correos electrónicos.
Condiciones de tiempo¶
Activa acciones automatizadas en un momento relativo a un campo de fecha o a la creación o actualización de un registro y están disponibles los siguientes activadores:
Según el campo de fecha: La acción se activa en el momento definido antes o después de la fecha configurada en el campo de fecha seleccionado.
Después de crear: La acción se activa en el momento definido después de crear y guardar el registro.
Después de la última actualización: La acción se activa en el momento definido después de editar y guardar un registro existente.
Después puedes definir lo siguiente:
Una espera: Especifica la cantidad de minutos, horas, días o meses después de los cuales debe activarse la acción. Si seleccionaste el activador Según el campo de fecha, la acción puede activarse después o antes del campo de fecha seleccionado.
Nota
El planificador revisa las reglas de automatización basadas en tiempo cada 240 minutos (o 4 horas) de forma predeterminada. Esta frecuencia suele ser suficiente para una espera, por ejemplo, de 3 meses después de la fecha de la orden o 7 días después de la última actualización.
Para esperas menores al equivalente de 2400 minutos (o 40 horas), el sistema vuelve a calcular la frecuencia de esta revisión para garantizar que se respete lo más posible las esperas más precisas, por ejemplo, 1 hora antes de la fecha y hora de inicio del evento o 30 minutos después de la creación.
Para ver o editar la frecuencia del planificador de una regla de automatización basada en tiempo, con el modo de desarrollador activado, haz clic en Acción programada.
Actualiza el valor del campo Ejecutar cada, en caso de que sea necesario, en la acción programada Reglas de automatización: Revisar y ejecutar que se abre. La acción programada se ejecutará de inmediato si haces clic en Ejecutar de forma manual. Haz clic en el nombre de la regla en la ruta de navegación para regresar a la configuración de la regla de automatización.
Condiciones adicionales: Haz clic en Agregar condición y después especifica las condiciones que se deben cumplir para ejecutar la regla de automatización. Haz clic en Nueva regla para agregar otra condición.
La acción se ejecuta al terminar la espera y si se cumplen las condiciones.
Personalizado¶
Activa acciones automatizadas:
Al crear: Al guardar un registro por primera vez.
Al crear y editar: Al guardar un registro por primera vez y en cualquier momento posterior.
Al eliminar: Al eliminar un registro.
Al cambio de la IU: Al modificar el valor de un campo en la vista de formulario, incluso antes de guardar el registro.
Para los activadores Al crear y editar y Al cambiar en la interfaz debes seleccionar el o los campos que activarán la regla de automatización en el campo Al actualizar.
Advertencia
Es posible que la acción automatizada se ejecute varias veces por registro si no eliges ningún campo en el campo Al actualizar.
También puedes definir otras condiciones a cumplir para activar la regla de automatización en el campo Aplicar en.
Nota
Solo puedes usar el activador Al cambio de la IU con la acción Ejecutar código y este solo funciona cuando la modificación es manual. La acción no se ejecuta si el campo cambia debido a otra regla de automatización.
Externo¶
Activa acciones automatizadas basadas en un evento específico en un sistema o aplicación externa mediante un webhook.
Después de configurar el webhook en Odoo, donde generarás la URL del webhook y definirás el registro de destino, debes implementarlo en el sistema externo.
Advertencia
Te recomendamos consultar con un desarrollador, arquitecto de soluciones o cualquier otro perfil técnico al decidir usar webhooks y durante todo el proceso de implementación. Si no configuras los webhooks de forma correcta, estos pueden afectar la base de datos de Odoo y revertir los cambios puede llevar algo de tiempo.
Nota
También puedes configurar una acción automática que envíe datos al webhook de un sistema externo cuando ocurre un evento en tu base de datos de Odoo.
Ver también
Acciones¶
Una vez que hayas definido el activador de la regla de automatización, ve a la pestaña Acciones a realizar y haz clic en Agregar una acción para definir la o las acciones que se ejecutarán.
Truco
Puedes definir varias acciones para la misma regla de automatización. De forma predeterminada, las acciones se ejecutan en el orden que tienen definido.
Por ejemplo, si defines una acción Actualizar registro y luego una acción Enviar correo donde el correo hace referencia al campo que se actualizó, el correo usará los valores actualizados, pero si la acción Enviar correo se define antes de la acción Actualizar registro, el correo usará los valores configurados antes de actualizar el registro.
Para cambiar el orden de las acciones definidas, haz clic en el icono (seis cuadros grises) que se encuentra junto a una acción y arrástrala a la posición deseada.
Actualizar un registro¶
Esta acción se usa para actualizar uno de los campos (relacionados) del registro y las siguientes opciones están disponibles:
Actualizar: Actualiza el campo seleccionado con el valor especificado.
Actualizar con IA: Actualiza el campo seleccionado de forma dinámica según la instrucción de IA proporcionada. Para esta opción debes tener instalada la aplicación IA de Odoo.
Secuencia: Actualiza el campo seleccionado con una secuencia definida.
Calcular: Actualiza el campo seleccionado de forma dinámica con código Python.
Para definir la acción:
Con la opción Actualizar, Actualizar con IA, Secuencia o Calcular seleccionada, según corresponda, selecciona o busca el campo que se actualizará o calculará. Si es necesario, haz clic en el icono (flecha a la derecha) ubicada junto al nombre del campo para abrir la lista de campos relacionados.
Proporciona la información correspondiente según la opción seleccionada.
Actualizar¶
Selecciona o escribe el nuevo valor del campo.
Si la actualización será la de un campo many2many, elige si el campo debe actualizarse al agregar, eliminar, configurar el valor seleccionado o limpiar.
Example
Si quieres que la acción automática elimine una etiqueta del registro del cliente, configura el campo Actualizar con Cliente > Etiquetas, selecciona al eliminar y luego selecciona la etiqueta correspondiente.
Actualizar con IA¶
Escribe una instrucción para indicarle a la IA de Odoo cómo actualizar el campo. Escribe / para abrir las herramientas para la instrucción para la IA. Usa Selector de campo para que la IA sepa qué campos relacionados debe revisar como contexto y Selector de registros para proporcionarle los posibles valores del campo actualizado.
Example
Si quieres que la regla de automatización actualice el campo Personas asignadas de una tarea recién creada según la experiencia de los empleados, puedes escribir una instrucción para que la IA de Odoo revise el campo Nombre en pantalla de la tarea como contexto y luego asigne al empleado correcto.
Secuencia¶
Selecciona una secuencia existente o, para crear una nueva:
Haz clic en Buscar más y luego en Nuevo.
Escribe el nombre de la secuencia en la ventana que se abre.
Configura la secuencia agregando un prefijo o sufijo según lo necesites.
Truco
Usa marcadores dinámicos como Año actual con siglo: %(year)s en el prefijo o sufijo para crear secuencias con elementos como el año actual, mes, etc. Los marcadores disponibles aparecen al final de la ventana.
Haz clic en Guardar.
Example
Si quieres que la acción automatizada cree una referencia de cliente secuencial cada vez que se cree un nuevo cliente, configura el campo Secuencia con la opción Referencia, luego, en el menú desplegable, haz clic en Buscar más. Haz clic en Nuevo para crear una nueva secuencia.
En el ejemplo, cada cliente nuevo recibe una referencia secuencial con el prefijo `
Calcular¶
Escribe el código que se usará para calcular el valor del campo.
Example
Si quieres que la regla de automatización calcule un campo de fecha y hora personalizado, Escalado en, cuando la prioridad de una tarea esté configurada con Muy alta (tres estrellas), puedes definir el activador Prioridad establecida en como Muy alta y definir la acción Actualizar registro de la siguiente forma:
Crear registro y Duplicar registro¶
Estas acciones sirven para crear un registro nuevo o duplicado en cualquier modelo.
Para definir la acción:
Con las opciones Crear registro o Duplicar registro seleccionadas como el tipo de acción, elige el modelo necesario en el campo Registro a crear. Este campo muestra el modelo actual de forma predeterminada.
Especifica un nombre para el registro o, si la acción duplica un registro, indica el registro que se duplicará en el campo Duplicar de.
Si el registro nuevo o duplicado se crea en otro modelo, selecciona un campo en Campo de enlace para vincular el registro que activó la creación del nuevo o duplicado.
Truco
El menú desplegable Campo de enlace solo incluye los campos one2many que existen en el modelo actual y están vinculados a un campo many2one en el modelo de destino.
Example
Si quieres que la regla de automatización duplique un proyecto, por ejemplo, una plantilla de proyecto con tareas predefinidas, cuando una oportunidad se marca como Ganada, agrega un campo personalizado many2one llamado Oportunidad relacionada en el modelo Proyecto y un campo personalizado one2many llamado Proyecto relacionado en el modelo Lead, luego proporciona los detalles del registro que se duplicará:
Truco
Puedes crear otra regla de automatización con acciones de tipo Actualizar un registro para actualizar los campos del nuevo o duplicado si es necesario. Por ejemplo, puedes usar la acción Crear registro para crear una nueva tarea de proyecto y luego asignarla a un usuario específico con una acción Actualizar registro.
Crear una actividad¶
Esta acción se usa para programar una nueva actividad vinculada al registro.
Para definir la acción:
Con la opción Crear actividad seleccionada como el tipo de acción, selecciona el tipo de actividad correspondiente del menú desplegable.
Escribe un título.
Indica cuándo debe completarse la actividad. Para ello, especifica una cantidad de días, semanas o meses en el campo Fecha de vencimiento.
Selecciona un tipo de usuario:
Para siempre asignarle la actividad al mismo usuario, selecciona Usuario específico y luego agrega al usuario en el campo Responsable.
Para asignar la actividad de forma dinámica a un usuario vinculado al registro, selecciona Usuario dinámico (según el registro). Si es necesario, cambia el campo de usuario haciendo clic en el nombre del campo marcador y luego selecciona o busca el campo de usuario en la lista. Haz clic en el icono (flecha a la derecha) ubicado junto al nombre del campo para acceder a los campos relacionados en caso de que sea necesario.
Si lo deseas, agrega una nota para proporcionar más información sobre la actividad.
Example
Después de enviar una propuesta a una oportunidad con un ingreso esperado alto, quieres crear una actividad para que el líder del equipo de ventas llame al cliente potencial y aumente las posibilidades de cerrar el trato.
Para ello, configura el tipo de actividad como Llamada y el tipo de usuario como Usuario dinámico (según el registro). Haz clic en el campo marcador de posición y selecciona Equipo de ventas, luego haz clic en (flecha hacia la derecha) y elige Líder del equipo.
Enviar correos electrónicos y mensajes de texto¶
Estas acciones sirven para enviar un correo electrónico o un mensaje de texto a un contacto vinculado a un registro específico.
Para definir la acción:
Con las opciones Enviar correo electrónico o Enviar SMS seleccionadas como tipo de acción, según corresponda, selecciona o crea una plantilla de correo electrónico o una plantilla de SMS.
En el campo Enviar correo electrónico como o Enviar SMS como, elige cómo quieres enviar el correo o el mensaje de texto.
Para un correo electrónico, selecciona:
Correo electrónico: para enviar el mensaje como un correo electrónico a los destinatarios de la plantilla de correo electrónico.
Mensaje: para publicar el mensaje en el registro y notificar a los seguidores del registro.
Nota: para enviar el mensaje como una nota interna que los usuarios internos podrán ver en el chatter.
Para un mensaje de texto, selecciona:
SMS (sin nota): para enviar el mensaje como un mensaje de texto a los destinatarios de la plantilla de SMS.
SMS (con nota): para enviar el mensaje como un mensaje de texto a los destinatarios de la plantilla de SMS y también publicarlo como una nota interna en el chatter.
Solo nota: para publicar el mensaje solo como una nota interna en el chatter.
Enviar WhatsApp¶
Importante
Para automatizar el envío de mensajes de WhatsApp debes crear una o más plantillas de WhatsApp.
Esta acción sirve para enviar un mensaje de WhatsApp a un contacto vinculado a un registro específico.
Con la opción Enviar WhatsApp seleccionada como tipo de acción, selecciona la plantilla de WhatsApp correcta del menú desplegable.
Agregar seguidores y Eliminar seguidores¶
Esta acción sirve para suscribir o anular la suscripción de contactos existentes como seguidores del registro.
Con las opciones Agregar seguidores o Eliminar seguidores seleccionadas como tipo de acción, según corresponda, selecciona un tipo de seguidores:
Selecciona Seguidores específicos para agregar o eliminar siempre los mismos contactos y elige los contactos en el menú desplegable. Puedes agregar o quitar varios contactos.
Para agregar o eliminar de forma dinámica un contacto vinculado al registro, selecciona Seguidores dinámicos. Si es necesario, cambia el Campo de seguidores. Para ello, haz clic en el nombre del campo marcador de posición y luego selecciona o busca el campo del contacto en la lista que aparece. Haz clic en (flecha hacia la derecha) ubicada junto al nombre del campo para acceder a los campos relacionados si lo necesitas.
Example
Para mantener informados a los clientes sobre el progreso de un proyecto, esta acción automatizada agrega al cliente correspondiente como seguidor cuando una tarea del proyecto tiene el estado En progreso.
Ejecutar código¶
Importante
Si tus reglas de automatización requieren la ejecución de código personalizado, toma en cuenta que los planes estándar y personalizado no incluyen el mantenimiento del código personalizado, así que eso genera cargos adicionales.
Esta acción sirve para ejecutar código Python. Puedes escribir tu código en la pestaña Código con las siguientes variables:
env: El entorno en el que se activa la acción.model: El modelo del registro en el que se activa la acción. Es un conjunto de registros vacío.record: Registro en el que se activa la acción y puede estar vacío.records: Conjunto de todos los registros en los que se activa la acción en modo múltiple. Puede estar vacía.time,datetime,dateutil,timezone: Bibliotecas útiles de Python.float_compare: Una función de utilidad para comparar números basada en una precisión específica.log(message, level='info'): Una función de registro para registrar la información de depuración en la tabla ir.logging._logger.info(message): Un registrador para emitir mensajes en los registros del servidor.UserError: Una clase de excepción para generar mensajes de advertencia dirigidos al usuario.Command: Los espacios de nombres de comandos x2many.action = {...}: Sirve para devolver una acción.
Truco
En las pestañas Código y Ayuda encontrarás la descripción de las variables disponibles.
Ver también
Enviar notificación webhook¶
Esta acción sirve para enviar una solicitud API POST con los valores de los campos seleccionados a la URL del webhook especificada en el campo URL.
La carga efectiva de ejemplo muestra una vista previa de los datos incluidos en la solicitud usando la información de un registro aleatorio o datos ficticios si no hay un registro disponible.
Nota
También puedes configurar una acción automática que use un webhook para recibir datos de un sistema externo cuando ocurra un evento predefinido en ese sistema.
Varias acciones¶
Esta acción sirve para activar varias acciones (vinculadas al modelo actual) al mismo tiempo.
Para definir las acciones:
Con la opción Varias acciones seleccionada como tipo de acción, haz clic en Agregar una acción.
En la ventana emergente Agregar: Acciones subordinadas:
Elige una o más acciones existentes y haz clic en Seleccionar; o
haz clic en Nuevo, define la acción que se ejecutará y luego haz clic en Guardar y cerrar o, si quieres crear más acciones, en Guardar y crear nuevo.
Repite las veces que sean necesarias.
