Contactos¶
Los contactos en la aplicación Contactos se crean para cada persona con la que trabajas a través de Odoo, como tus clientes. Un contacto es un repositorio de información empresarial indispensable que facilita la comunicación y las transacciones empresariales.
Formulario de contacto¶
Para crear un contacto nuevo, ve a la y haz clic en Nuevo. Aparecerá un formulario nuevo donde podrás agregar información del contacto.
Nota
Algunos campos pueden ser un poco diferentes según la localización fiscal instalada en la base de datos.
Tipo de contacto¶
Odoo es compatible con contactos de personas y de empresas. Selecciona Persona o Empresa según el tipo de contacto a agregar.
Nombre¶
Primero completa el nombre del contacto. Así aparecerá el nombre en toda la base de datos. Este campo es obligatorio.
Truco
Puedes vincular un contacto de persona a un contacto de empresa. Después de seleccionar Persona aparecerá un nuevo campo debajo del nombre del contacto donde podrás poner el nombre de la empresa.
Dirección¶
Después ingresa la Dirección del contacto. Si eliges la opción Persona podrás seleccionar el tipo de dirección desde un menú desplegable. Las opciones de este menú incluyen: Contacto, Dirección de facturación, Dirección de entrega, Dirección de seguimiento y Otra dirección.
Campos adicionales¶
En el formulario inicial también se incluyen detalles adicionales. Los campos disponibles son:
Puesto de trabajo: Indica el puesto de trabajo del contacto (solo disponible al seleccionar Persona).
Identificación fiscal: El número de identificación que se usa para fines fiscales y contables. Según el país, puede aparecer como Número de identificación o ID del ciudadano.
Nivel del socio: Selecciona el nivel del contacto que tiene asignado con el menú desplegable.
Sitio web: La dirección del sitio web completa, empezando por
httpohttps.Idioma: Ingresa el idioma que usa el contacto. El sistema traduce todos los correos y documentos enviados a este contacto al idioma seleccionado.
Etiquetas: Para agregar etiquetas preconfiguradas empieza a escribir en el campo, o haz clic en el menú desplegable y selecciona una. Para crear una etiqueta nueva comienza a escribir en el campo y haz clic en Crear en el menú desplegable que aparecerá.
Pestaña «Contactos y direcciones»¶
En la parte inferior del formulario del contacto hay varias pestañas. En la pestaña Contactos y direcciones puedes agregar los contactos asociados a la empresa y sus respectivas direcciones. Por ejemplo, aquí puedes indicar un contacto de persona específico para la empresa.
Puedes agregar varias direcciones a un contacto. Para hacerlo, haz clic en Agregar en la pestaña Contactos y direcciones. Esta acción abrirá la ventana emergente Crear contacto donde podrás configurar otras direcciones.
Selecciona una de las siguientes opciones en la ventana emergente Crear contacto para el tipo de dirección:
Contacto: Para agregar otro contacto al formulario de contacto existente.
Dirección de factura: Para agregar una dirección de factura específica al formulario de contacto existente.
Dirección de entrega: Para agregar una dirección de entrega específica al formulario de contacto existente.
Dirección de seguimiento: Agrega una dirección preferida para los reportes de seguimiento y recordatorios sobre facturas vencidas.
Otra dirección: Agrega una dirección alternativa para la empresa, como una subsidiaria.
Después de seleccionar una opción, deberás introducir la información de contacto correspondiente que debe utilizarse para el tipo de dirección que se especificó.
Agrega el nombre del contacto, la dirección y el correo electrónico, junto con los números de teléfono y celular.
Configura el Puesto de trabajo, este campo aparece si ya seleccionaste el tipo de dirección Contacto. Esta opción es similar al contacto Persona.
Para agregar una nota, haz clic en el cuadro de texto a un lado de Notas y escribe lo que aplique al cliente o contacto.
Después, haz clic en Guardar y cerrar para guardar la dirección y cerrar la ventana Crear contacto. También puedes hacer clic en Guardar y nuevo para guardar la dirección y crear una nueva de inmediato.
Pestaña «Ventas y compras»¶
Después está la pestaña Ventas y compras, que solo será visible si las aplicaciones Ventas, Compras o Punto de venta están instaladas.
Puedes configurar la posición fiscal en la pestaña Ventas y compras. Solo selecciona una posición fiscal del menú desplegable.
Sección «Ventas»¶
En el encabezado Ventas puedes asignarle un Vendedor a un contacto. Haz clic en el menú desplegable Vendedor y selecciona uno. Para crear un Vendedor escribe el nombre del usuario y selecciona al usuario que desee.
Si lo necesitas, define términos de pago, un método de pago o una lista de precios específica. Haz clic en el menú desplegable ubicado junto a Términos de pago y selecciona uno de los términos de pago predefinidos o haz clic en Crear para agregar uno. Usa el menú desplegable Lista de precios para elegir la opción adecuada.
Haz clic en el campo Método de entrega para seleccionar una opción con el menú desplegable.
Sección «Punto de venta»¶
En la sección Punto de venta, ingresa un Código de barras que permita identificar al contacto.
Sección «Compras»¶
Aquí debes especificar los términos de pago y el método de pago. También puedes establecer un Recordatorio de entrega.
Sección «Varios»¶
En la sección Varios, ingresa un número de identificación ciudadana en caso de que sea necesario para fines fiscales. Usa el campo Referencia para agregar información adicional de este contacto.
Si este contacto solo debe estar disponible para una empresa en una base de datos multiempresa, selecciónala desde el menú desplegable del campo Empresa. si trabajas con varios sitios, usa el menú desplegable Sitio web para limitar la publicación de este contacto a un solo sitio web. Selecciona una o más etiquetas del sitio web para ayudar a filtrar los clientes publicados en la página web /clientes.
Selecciona una industria para este contacto desde el menú desplegable. Usa el campo Políticas de SLA para asignar una política de SLA de Soporte al cliente a este contacto.
Pestaña «Contabilidad»¶
La pestaña Contabilidad aparece cuando la aplicación Contabilidad está instalada. En ella, los usuarios pueden agregar las cuentas bancarias relacionadas o definir los asientos contables predeterminados.
En el encabezado varios usa el campo LEI para ingresar el identificador de entidad jurídica si es necesario.
Pestaña «Notas internas»¶
A un lado de la pestaña Contabilidad está la pestaña Notas internas. Aquí puedes agregar notas para este contacto, justo como en el formulario de contacto mencionado antes.
Pestaña «Asignación de socio»¶
Después aparece la pestaña Asignación de socio que incluye la sección Geolocalización de forma predeterminada y otras opciones para los contactos, como las configuraciones de Activación de socio y Revisión de socio. Estas opciones solo aparecen cuando el módulo Distribuidores está instalado.
Consulta
Consulta la documentación sobre Distribuidores para obtener más información sobre cómo publicarlos en el sitio web.
Pestaña «Membresía»¶
Al final de los formularios de contacto está la pestaña Membresía, esta es útil para que los usuarios gestionen las membresías que se le ofrecen a este contacto específico. Toma en cuenta que esta pestaña solo aparece cuando se instala la aplicación Miembros.
Activar una membresía¶
Para activar la membresía de un contacto, ve a la pestaña Membresía del formulario correspondiente y haz clic en Comprar membresía. En la ventana emergente que aparece, selecciona una membresía del menú desplegable y después configura el precio de la membresía. Haz clic en Facturar membresía cuando hayas completado ambos campos.
También puedes seleccionar la casilla Miembro gratuito en la pestaña Membresía de un formulario de contacto para ofrecer una membresía gratuita.
Consulta
Consulta la documentación de Miembros para obtener más información sobre cómo publicar miembros en el sitio web.
Archivar contactos¶
Si un usuario decide que ya no quiere tener este contacto activo, se puede archivar el registro. Para hacerlo, ve al menú Acción en la parte superior del formulario de contacto y haz clic en Archivar.
Después, haz clic en Archivar en la ventana emergente Confirmación.
Cuando hayas archivado el contacto, se agregará una advertencia en la parte superior y ya no aparecerá en la página principal de contactos, pero todavía lo podrás encontrar con el filtro Archivado.
Truco
Si un usuario decide volver a trabajar con alguien, es posible desarchivar su contacto. Para esto, debes hacer clic en el menú Acción en la parte superior del formulario del contacto archivado y haz clic en Desarchivar. La advertencia que tenía antes de Archivado se quitará y el contacto se restaurará.