Entradas de trabajo

Una entrada de trabajo es un registro individual en la hoja de horas de un empleado. Las entradas de trabajo se pueden configurar para tener en cuenta todos los tipos de trabajo y permisos como asistencias, permisos por enfermedad, capacitaciones o días feriados.

The Payroll app automatically creates work entries based on the employee’s salary structure type, and from the Planning, Attendances, and Time Off applications. When needed, work entries can also be created manually.

Las entradas de trabajo le proporcionan a la aplicación Nómina las horas trabajadas que se usan para calcular los recibos de nómina de los empleados, si el salario del empleado se basa en entradas de trabajo y no en un puesto asalariado.

Nota

Odoo configures several work entry types by default, but additional work entry types can be created, when necessary.

Tablero de entradas de trabajo

El tablero de entradas de trabajo de la aplicación Nómina muestra una vista general de las entradas de trabajo individuales de cada empleado.

Vaya a Nómina ‣ Entradas de trabajo ‣ Entradas de trabajo para abrir el tablero.

En el tablero Entradas de trabajo estas aparecen en orden alfabético, según el nombre de los empleados. Aparece todo el mes y el día actual tiene un color amarillo pálido.

El tablero de entradas de trabajo tiene un filtro predeterminado Contradictorio, que muestra solo las entradas de trabajo con conflictos por resolver.

Truco

Elimina el filtro predeterminado Contradictorio de la barra de búsqueda para ver todas las entradas de trabajo.

Agregar una nueva entrada de trabajo

Si falta una entrada de trabajo, como permiso por enfermedad, o si un empleado olvidó registrar su entrada y salida en un turno, debes crear una nueva entrada de trabajo para ese turno faltante.

Haz clic en Nuevo en el tablero de entradas de trabajo y aparecerá un formulario emergente Crear entrada de trabajo vacío. Ingresa la siguiente información en el formulario:

• Descripción: Escribe una breve descripción de la entrada de trabajo, como Permiso por enfermedad. La entrada predeterminada es Asistencia: (Empleado).

• Empleado: Usa el menú desplegable para seleccionar el empleado al que pertenece la entrada de trabajo.

• Work Entry Type: Select the Work Entry Type using the drop-down menu.

• Desde y Hasta: Agrega las fechas y horas de inicio (Desde) y finalización (Hasta) de la entrada de trabajo.

  Primero, haz clic en la línea Desde o Hasta para abrir una ventana emergente con un calendario. Para seleccionar la fecha ve al mes correcto y luego haz clic en el día que quieras.

  Después selecciona la hora, haz clic en los campos de hora o minuto en la parte inferior del calendario y define la hora deseada.

  Cuando la fecha y la hora de la entrada sean correctas, haz clic en el botón Aplicar.

• Duración: Este campo muestra las horas según las entradas Hasta y Desde. Si modificas este campo, el campo Hasta cambia (el campo Desde se queda igual).

Después de que haya ingresado la información deseada, haga clic en Guardar y cerrar para guardar la entrada y cerrar el formulario emergente.

Conflictos

Ocurre un conflicto cuando una solicitud no se ha aprobado, como un permiso por enfermedad o vacaciones, o si hay errores en la entrada de trabajo. Los conflictos que abarcan el periodo de nómina actual deben resolverse antes de generar los recibos de nómina.

Cualquier entrada de trabajo que tenga un conflicto por resolver aparece en el tablero principal de Entradas de trabajo al que puede acceder desde Nómina ‣ Entradas de trabajo ‣ Entradas de trabajo. De forma predeterminada, solo aparecen los conflictos que necesitan resolverse.

Los conflictos están señalados con un triángulo naranja ubicado en la esquina superior izquierda de cada entrada de trabajo. Haga clic en una para ver la fecha y hora específica, después haga clic en Editar para ver los detalles del conflicto en una ventana emergente.

El conflicto se explica brevemente en un recuadro de texto de color naranja en la ventana emergente Abrir que aparece.

La descripción, el empleado y el tipo de entrada de trabajo aparecen del lado izquierdo de la ventana emergente. La fecha y hora de inicio (Desde) y finalización (Hasta), así como el tiempo total (en horas) en el campo Duración aparecen del lado derecho.

Conflictos en tiempo personal

Los conflictos más comunes en las entradas de trabajo provienen de las solicitudes de tiempo personal. Odoo genera las entradas de trabajo para periodos específicos en automático. Al solicitar un permiso después de que estas entradas ya se generaron, el sistema crea entradas duplicadas para ese empleado (una por un permiso y otra por trabajo regular).

Si hay un conflicto porque una solicitud de permiso coincide con una entrada de trabajo regular ya existente, la solicitud de permiso aparece en el campo Tiempo personal.

Puedes resolver los conflictos directamente en la entrada de trabajo o en el formulario detallado de la solicitud de permiso.

Resolver desde la entrada de trabajo

Si no necesitas más detalles para decidir si aprobar o rechazar una solicitud, puedes resolver el conflicto directamente desde la ventana emergente de la entrada de trabajo.

Haz clic en los botones Rechazar tiempo personal o Aprobar tiempo personal para rechazar o aprobar la solicitud de permiso. Después, los dos botones desaparecen. Haz clic en el botón Guardar y cerrar para cerrar la ventana emergente.

El conflicto desaparece del tablero de entradas de trabajo, ya que ahora está resuelto.

Nota

Si apruebas el permiso, el estado del conflicto de la entrada de trabajo cambia a Cancelado. Si lo rechazas, el estado cambia a Borrador.

Resolver desde la solicitud de tiempo personal

Si necesitas más detalles para decidir sobre la solicitud del permiso, pasa el cursor sobre la entrada en el campo Permiso y haz clic en el icono (enlace interno) que aparece al final de la línea. Esta acción abre una ventana emergente Abrir: Vacaciones con todos los detalles de la solicitud. Haz clic en los botones Aprobar o Rechazar para aprobar o rechazar la solicitud.

Para resolver el conflicto de tiempo personal desde la ventana emergente de la solicitud detallada, haga clic en el botón Enlace interno que se encuentra al final de la línea de la entrada de tiempo personal. Los detalles de la solicitud aparecerán en una nueva ventana emergente y puede modificarla en caso de que sea necesario.

Haga clic en el botón Aprobar para aprobar la solicitud, después haga clic en el botón Guardar y cerrar para guardar los cambios y regresar a la ventana emergente con los conflictos de las entradas de trabajo.

Ahora el botón Aprobar tiempo personal está oculto y solo es visible el botón Rechazar tiempo personal.

Si aprobó la solicitud por error podrá rechazarla aquí al hacer clic en el botón Rechazar tiempo personal .

Como el tiempo personal fue aprobado desde la ventana de tiempo libre, haga clic en la X que se encuentra en la esquina superior derecha para cerrar la ventana. El conflicto desaparece del tablero de entradas de trabajo una vez resuelto.

Volver a generar entradas de trabajo

Después de resolver los conflictos, debes volver a generar las entradas de trabajo afectadas. Esto vuelve a crear las entradas de trabajo especificadas y reemplaza las que tenían conflictos.

While conflicts can be resolved individually, if the conflicts are caused by another application, such as Planning or Attendances, it is best practice to correct the record in the application causing the conflict. The reason this method is recommended is because, if the issue in the related application is not resolved, when work entries are regenerated, the conflicts reappear.

Primero, asegúrate de corregir los problemas en las aplicaciones específicas que causaron los conflictos de entrada de trabajo. Una vez que los hayas resuelto en las aplicaciones correspondientes, abre el tablero de entradas de trabajo y ve a Nómina ‣ Entradas de trabajo ‣ Entradas de trabajo.

Haz clic en el botón Volver a generar entradas de trabajo en la parte superior del tablero de entradas de trabajo. Aparecerá la ventana emergente Regeneración de entrada de trabajo.

Selecciona los empleados para los que quieres volver a generar las entradas de trabajo usando el menú desplegable. Ajusta los campos Desde y Hasta para mostrar el rango de fechas correcto.

Haga clic en el botón Volver a generar entradas de trabajo para que esto ocurra, la ventana emergente se cierra al terminar.

Example

Un empleado tiene entradas de trabajo incorrectas generadas desde la aplicación Planeación porque, por error, le asignaron dos estaciones de trabajo al mismo tiempo. Esto debe corregirse en la aplicación Planeación, no en Nómina.

Para solucionar el problema es necesario modificar el horario del empleado en la aplicación Planeación para que quede asignado a una sola estación de trabajo. Después, en la aplicación Nómina, vuelve a generar las entradas de trabajo de ese empleado para el periodo correspondiente.

Después, la aplicación Nómina toma los datos corregidos de la aplicación Planeación y recrea las entradas de trabajo correctas para ese empleado. Todos los conflictos de ese empleado quedan resueltos.

Tipos de entradas de trabajo

When creating a work entry in the Payroll application, or when a new time off type is created in the Time Off application, a work entry type needs to be selected.

The Payroll app comes with nine preconfigured work entry types, and depending on the installed payroll localization, additional country-specific work entries may be configured. If there is a need for additional work entry types, they can be created.

To view the current work entry types available, navigate to Payroll app ‣ Configuration ‣ Work Entries ‣ Work Entry Types.

Cada tipo de entrada de trabajo tiene un código que ayuda a crear los recibos de nómina y garantizar que todos los impuestos y tarifas se introducen de forma correcta.

Nota

Depending on the installed localization, other sections and fields may appear on the form.

Nuevo tipo de entrada de trabajo

To create a new work entry type, go to Payroll app ‣ Configuration ‣ Work Entries ‣ Work Entry Types and click New. Then, enter the information for the following sections on the form.

Sección de información general

• Work Entry Type Name: Enter a name for the work entry type. It should be short and descriptive, such as Sick Time or Training.

• Payroll Code: Enter a code for the work entry type. This code appears with the work entry type on timesheets and payslips. Since the code is used in conjunction with the Accounting application, it is advised to check with the accounting department for a code to use.

• External Code: Enter a code to use for exporting data to a third-party payroll service. Check with the third-party being used to determine the External Code to enter for the new work entry type.

• Color: Select a color for the particular work entry type. This color appears on the work entry dashboard to aid in identifying work entry types.

Nota

The only required fields for a work entry type is the Work Entry Type Name and the Payroll Code.

Sección a mostrar en el recibo de nómina

• Rounding: Select how the time entered for the work entry should be rounded. The rounding method selected determines how the worked time on timesheet entries are calculated. The options are:

  • No Rounding: Work entries are not modified.

  • Half Day: Work entries are rounded to the closest half day amount.

  • Day: Work entries are rounded to the closest full day amount.

• Tipo de redondeo: Este campo aparece al seleccionar Medio día o Día en el campo Redondeo. Selecciona Hacia arriba o Hacia abajo para definir cómo aplicar el redondeo.

Example

The working time is set to an 8-hour work day (a 40-hour work week). An employee enters a time of 5.5 hours on a work entry.

If the Rounding is set to No Rounding, the work entry remains at 5.5 hours.

If the Rounding is set to Half Day, and the Rounding Type is set to Down, the work entry is changed to 4 hours. If the Rounding Type is set to Up, the work entry is changed to 8 hours.

If the Rounding is set to Day, and the Rounding Type is set to Down, the work entry is changed to zero hours. If the Rounding Type is set to Up, the work entry is changed to 8 hours.

Sección sin pago

• Unpaid in Structures Types: If the work entry type is for work that is not paid, specify which pay structure the unpaid work entry type applies to, using the drop-down menu. Some situations where work is logged on a payslip, but no compensation is given, such as unpaid internships, unpaid training, or volunteer work.

Sección de opciones de permisos

• Time Off: Tick this box if the work entry type can be selected for a time off request or time off entry, in the Time Off application.

  If Time Off is active, a Time Off Type field appears. This field has a drop-down menu to select the specific types of time off, such as Paid Time Off, Sick Time Off, or Extra Hours. Select the Time Off Type associated with the work entry type.

• Keep Time Off Right: Tick this checkbox if the work entry type associated with the selected time off type allows for rolling over unused time off to the following year.

Sección de reportes

• Unforeseen Absence: Tick this box if the work entry type should be visible on the unforeseen absences report.

Ver también

Recibos de nómina

Lotes