Información básica

Crear una nueva hoja de cálculo

Para crear una nueva hoja de cálculo:

1. Abre Documentos de Odoo y ve a la sección o carpeta donde quieras crear la hoja.

2. Haz clic en Nuevo y selecciona Hoja de cálculo.

   Truco

   Como alternativa, desde la carpeta Todos, haz clic en Nuevo y selecciona Hoja de cálculo, luego elige en qué espacio de trabajo (carpeta) se debe crear la hoja. Si la centralización de archivos para hojas de cálculo está activa, también tendrás la opción de guardar la nueva hoja en la carpeta Hoja de cálculo.

3. Haz clic en Hoja de cálculo en blanco o, para crear una hoja nueva con una plantilla existente, selecciona la plantilla correspondiente.

4. Haz clic en Crear.

5. Haz clic en Hoja de cálculo sin título en la parte superior de la pantalla para editar el nombre de la hoja.

Truco

También puedes crear una hoja nueva con las siguientes acciones:

• Haz clic en Archivo ‣ Nuevo en la barra de menú de una hoja abierta.

• Inserta una lista, tabla dinámica o gráfico desde otra aplicación de Odoo directamente desde esa aplicación.

En estos casos, la nueva hoja estará guardada en la aplicación Documentos, dentro de la carpeta personal Mi unidad, o, si habilitaste la centralización de archivos para las hojas de cálculo, en la carpeta Hoja de cálculo.

Plantillas

Plantillas de hoja de cálculo que le ayudarán a crear hojas de cálculo rápido sin tener que iniciarlas desde cero. Por ejemplo, puede crear una plantilla para un reporte de presupuesto o un reporte mensual o trimestral de comisiones de ventas.

Nota

Las plantillas se encuentran disponibles para todos los usuarios de la base de datos.

Crear una plantilla

Puedes guardar cualquier hoja de cálculo como plantilla.

Para crear una plantilla:

1. Abre la hoja de cálculo correspondiente o crea una nueva.

2. Desde la barra de menú, haz clic en Archivo ‣ Guardar como plantilla. Modifica el nombre de la plantilla en caso de que sea necesario y haz clic en Confirmar.

Importante

Una vez que guardes una hoja de cálculo como plantilla, cualquier cambio que hagas después en la hoja abierta se guardará solo en esa hoja. Para modificar la plantilla, necesitas editar la plantilla.

Otra forma de crear una plantilla es crear una copia de una plantilla actual y editarla.

Usar plantillas

Para crear una hoja de cálculo nueva con una plantilla, abra la aplicación Documentos y haga clic en Nuevo ‣ Hoja de cálculo. Seleccione la plantilla relevante y haga clic en Crear.

También puede ir a Documentos ‣ Configuración ‣ Plantillas de hojas de cálculo y después, en la línea de la plantilla relevante, haga clic en Hoja de cálculo nueva.

Nota

Por defecto, la hoja de cálculo nueva tendrá el mismo nombre que la plantilla, que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo, haga clic en él y edítelo.

Gestione y edite plantillas

Gestione sus plantillas en Documentos ‣ Configuración ‣ Plantillas de hojas de cálculo. Quite el filtro Mis plantillas para ver todas las plantillas en la base de datos.

Puede realizar varias acciones:

• Para copiar una plantilla existente haga clic en Hacer una copia en la parte derecha de la pantalla. La plantilla nueva aparecerá hasta el final de la lista. Haga clic en el Nombre para editarlo.

• Para editar una plantilla existente (incluyendo la que acaba de copiar) haga clic en Editar y haga los cambios deseados. Las modificaciones se guardan de forma automática.

• Para eliminar una plantilla, haga clic en la casilla junto a ella, después en Acciones y, por último, en Eliminar.

Subir archivos

Puedes subir hojas de cálculo en formato .xlsx a Documentos de Odoo y abrirlas como hojas de cálculo de Odoo. Para hacerlo:

1. Abre la aplicación Documentos y ve a la sección o carpeta donde quieras guardar la hoja.

2. Haz clic en Nuevo y selecciona Subir.

3. Selecciona el archivo .xlsx correcto y haz clic en Abrir.

4. Haz clic en el archivo que subiste.

5. De forma predeterminada, el sistema eliminará el archivo .xlsx original cuando lo abras como una hoja de cálculo de Odoo. Desactiva la opción Enviar archivo de origen a la papelera para conservar el archivo original en la misma carpeta en la aplicación Hojas de cálculo.

6. Haz clic en Abrir con Hojas de cálculo de Odoo.

El archivo ahora es una hoja de cálculo de Odoo y puedes editarlo por completo en Hojas de cálculo.

Gestionar hojas de cálculo

Los usuarios con derechos de editor en una hoja de cálculo tienen distintas opciones para gestionarla desde el menú Archivo:

• Hacer una copia: crea un duplicado de la hoja actual con los mismos ajustes regionales (o de localización).

• Guardar como plantilla: permite usar la hoja actual como plantilla para crear hojas después.

• Descargar: descarga la hoja en formato .xlsx.

  Importante

  Cuando descargas una hoja de cálculo en formato .xlsx, las fórmulas que obtienen datos de Odoo desde tu base de datos, por ejemplo a través de una lista insertada u otras funciones específicas de Odoo, se convierten en los valores que tenían al momento que realizaste la descarga.

  Truco

  Los usuarios con permisos de lector también pueden descargar las hojas en formato .xlsx.

• Ver historial de versiones: ofrece acceso de solo lectura a las versiones anteriores de la hoja actual, que pueden nombrarse y restaurarse en caso de que sea necesario.

• Imprimir: imprime una copia de la hoja en una impresora conectada.

• Ajustes: permite ver y cambiar la configuración regional de la hoja actual.

• Agregar al tablero: convierte la hoja de cálculo actual en un tablero de Odoo.

Historial de la versión

La aplicación Hojas de cálculo de Odoo guarda versiones de las hojas de cálculo de forma automática a medida que haces cambios, lo que permite que los usuarios con permisos de editor consulten y restauren versiones anteriores.

Para acceder al historial de versiones de una hoja de cálculo, haz clic en Archivo ‣ Ver historial de versiones en la barra de menú. Las versiones guardadas aparecen en un panel a la derecha de la hoja. También aparece el nombre del usuario que hizo el cambio, junto con la fecha y hora.

Puedes realizar las siguientes acciones:

• Ver una versión anterior en formato de solo lectura al hacer clic en la versión correspondiente.

• Restaurar una versión anterior al hacer clic en (tres puntos verticales) y luego en Restaurar esta versión.

• Copiar una versión anterior al hacer clic en (tres puntos verticales) y luego en Hacer una copia. Esto abrirá una copia como una nueva hoja de cálculo.

• Crear versiones con nombre al hacer clic en la fecha y hora de la versión correspondiente y escribir el nombre deseado. Luego, la fecha y hora aparecerán abajo del nuevo nombre.

Truco

Cuando ves una versión anterior en modo de solo lectura, aún puedes hacer lo siguiente:

• Buscar en la hoja al hacer clic en Editar ‣ Buscar y reemplazar o usar el atajo Ctrl + H.

• Copiar una celda o un área seleccionada al hacer clic en Editar ‣ Copiar o usar el atajo Ctrl + C.

Ajustes regionales

Para que todos los usuarios vean los mismos datos, los ajustes regionales de una hoja se gestionan a nivel de hoja de cálculo. Esta configuración afecta en los siguientes ajustes y formatos:

• Separadores de miles y decimales.

• Formatos de fecha y hora.

• Primer día de la semana.

De forma predeterminada, una nueva hoja de cálculo hereda los ajustes regionales del usuario que la crea. Por ejemplo, si la crea un usuario cuyo idioma está configurado como Francés (BE) / Français (BE), seguirá las convenciones del francés de Bélgica.

Un usuario con permisos de editor puede ver y cambiar los ajustes regionales en cualquier momento. Para ello, haz clic en Archivo ‣ Ajustes en la barra de menú. Esta acción abrirá el panel Ajustes de la hoja de cálculo del lado derecho de la hoja. Para cambiar los ajustes regionales, selecciona los correctos en el menú desplegable.

Truco

Cuando abres una hoja de cálculo que tiene ajustes regionales distintos a los de tu perfil de usuario, aparece un icono azul (globo terráqueo) en la esquina superior derecha. Si pasas el cursor sobre él aparecerá un mensaje de advertencia con los ajustes de la hoja de cálculo y los formatos que difieren.

Si no ves el icono (globo terráqueo), significa que los ajustes regionales de la hoja son iguales a los de tu perfil de usuario.

Convertir una hoja de cálculo en un tablero

Un usuario con los permisos de acceso apropiados puede convertir una hoja de cálculo de Odoo en un tablero al que será posible acceder desde la aplicación Tableros de Odoo. Para ello:

1. Haz clic en Archivo ‣ Agregar al tablero en la barra de menú.

2. Escribe el nombre del tablero.

3. Selecciona la sección del tablero correspondiente en la lista o, para crear una nueva, escribe su nombre y haz clic en Crear.

4. En caso de que sea necesario, modifica los grupos de acceso para definir qué grupos de usuarios pueden acceder al tablero.

5. Haz clic en Crear.

Truco

• De forma predeterminada, la primera pestaña de la hoja de cálculo funciona como la vista principal del tablero.

• También puedes convertir una hoja de cálculo en un tablero desde los ajustes de configuración del tablero si agregas directamente la hoja a una sección nueva o existente.

• Después de convertir una hoja de cálculo en un tablero, esta será eliminada dela aplicación Documentos de Odoo. Cualquier modificación que quieras realizar deberás hacerla desde la aplicación Tableros.