Exportar e importar datos

En Odoo, a veces es necesario exportar o importar datos para crear reportes o modificar datos. En esta documentación se hablará sobre la exportación e importación de datos a y desde Odoo.

Importante

Es posible que los usuarios obtengan un error de “tiempo de espera agotado”, o que no se procese un registro debido al tamaño. Esto puede ocurrir con exportaciones grandes, o en casos donde el archivo es muy grande. Para evitar esta limitación en el tamaño de los archivos, es necesario procesar exportaciones o importaciones en lotes pequeños.

Exportar datos desde Odoo

When working with a database, it is sometimes necessary to export data in a distinct file. Doing so can aid in reporting on activities, although, Odoo provides a precise reporting tool with each available application.

With Odoo, the values can be exported from any field in any record. To do so, activate the list view (List) icon, on the items that need to be exported, and then select the records that should be exported. To select a record, tick the checkbox next to the corresponding record. Finally, click the Action button, and select Export.

When clicking on Export, a Export Data pop-over window appears, with several options for the data to export:

1. With the I want to update data (import-compatable export) option ticked, the system only shows the fields that can be imported. This is helpful in the case where the existing records need to be updated. This works like a filter. Leaving the box unticked, gives many more field options because it shows all the fields, not only the ones that can be imported.

2. Al exportar puede elegir dos formatos: .csv y .xls. Con .csv, los elementos se separan con una coma, mientras que .xls almacena información sobre todas las hojas de trabajo en un archivo e incluye el contenido y el formato.

3. These are the items that can be exported. Use the (Show sub-fields) icon to display more sub-field options. Use the Search bar to find specific fields. To use the Search option more efficiently, click on all the (Show sub-fields) icon to display all fields.

4. The (Select field) icon button is present to add fields to the Fields to export list.

5. The (Sort) icon to the left of the selected fields can be used to move the fields up and down, to change the order in which they are displayed in the exported file. Drag-and-drop using the (Sort) icon.

6. The (Remove field) icon is used to remove fields. Click the (Remove field) icon to remove the field.

7. For recurring reports, it is helpful to save export presets. Select all the needed fields, and click on the template drop-down menu. Once there, click on New template, and give a unique name to the export template. Click the (floppy drive) icon to save the configuration. The next time the same list needs to be exported, select the related template that was previously saved from the drop-down menu.

Truco

Es útil saber el identificador externo del campo. Por ejemplo, el identificador externo de Empresa relacionada en la interfaz de exportación del usuario es parent_id. Esto es útil porque así los únicos datos exportados serán los que se deban modificar y volver a importar.

Importar datos a Odoo

Importar datos a Odoo es muy útil, sobre todo durante la implementación o cuando necesita actualizar datos en lote. La documentación a continuación menciona cómo importar datos a una base de datos de Odoo.

Advertencia

Las importaciones son permanentes y no se pueden deshacer. Sin embargo, es posible usar filtros (Creado el o Última modificación) para identificar registros que se cambiaron o se crearon con la importación.

Truco

Al activar el modo de desarrollador se cambian los ajustes de importación visibles en el menú de la izquierda y se mostrará el menú Avanzado. En este menú se incluyen dos opciones: Registrar historial durante la importación y Permitir emparejamiento con subcampos.

Si el modelo utiliza openchatter, la opción Registrar historial durante la importación configura las suscripciones y envía notificaciones durante la importación, pero la importación será más lenta.

Si selecciona la opción Permitir emparejamiento con subcampos, entonces todos los subcampos dentro de un campo se usan para coincidir con el Campo Odoo al realizar la importación.

Información básica

Puede importar datos a cualquier objeto empresarial de Odoo con formatos Excel (.xlsx) o CSV (.csv). Esto incluye: contactos, productos, estados de cuenta, asientos y órdenes.

Open the view of the object to which the data should be imported/populated, click on (Action) icon, and in the drop-down menu select (Import records).

Click Import Template for Customers at the center of the page to download a template and populate it with the company’s own data. Such templates can be imported in one click since the data mapping is already preconfigured.

To upload the downloaded template or an existing file, follow the next steps:

1. Haga clic en Subir archivo de datos y seleccione el archivo deseado.

2. Ajuste las opciones de Formato como sea necesario (solo para archivos CSV).

3. Asegúrese de que todos los datos en la columna de archivo estén mapeados de forma correcta a su campo de Odoo y no tenga errores.

4. (Opcional) Haga clic en Cargar datos del archivo para volver a cargar el mismo archivo o subir uno diferente.

5. Haga clic en Probar para verificar que los datos sean válidos.

6. Haga clic en Load Data File Importar.

Nota

Las opciones de Formato no aparecen al importar el tipo de archivo de excel propietario (por ejemplo, .xls o .xlsx).

Adaptar una plantilla

En la herramienta de importación se proporcionan las plantillas para importar los datos más comunes (contactos, productos, estados de cuenta bancarios, entre otros). Puede abrirlas con cualquier software de hojas de cálculo (Microsoft Office, OpenOffice, Google Drive y otros).

Una vez que se descargue la plantilla, siga los siguientes pasos:

• Agregue, elimine y organice columnas para que se adapten mejor a la estructura de su información.

• Se le recomienda no quitar la columna ID externo (ID) (vea por qué en la siguiente sección).

• Configure un ID único para cada registro, solo tiene que arrastrar hacia abajo la secuencia de ID en la columna ID externo (ID).

Nota

Al agregar una nueva columna, es posible que Odoo no pueda mapearla automáticamente si la etiqueta no corresponde a ningún campo dentro de Odoo. Sin embargo, puede mapear las nuevas columnas de forma manual cuando pruebe la importación. Busque el campo correspondiente en el menú desplegable.

Después, use la etiqueta de este campo para asegurar que las importaciones futuras serán exitosas.

Truco

Another useful way to find out the proper column names to import is to export a sample file using the fields to be imported. This way, if there is not a sample import template, the names are accurate.

Importar desde otra aplicación

The External ID (ID) is a unique identifier for a line item. It is possible to use an External ID (ID) from previous software to facilitate the transition to Odoo.

No es obligatorio establecer un ID al momento de la importación, pero es de gran ayuda en muchos casos:

• Actualizar importaciones: Importe el mismo archivo varias veces sin crear duplicados.

• Importar campos de relación.

Para recrear relaciones entre diferentes registros, debe usarse el identificador único de la aplicación original para mapearlo a la columna ID Externo (ID) en Odoo.

Cuando se importe otro registro vinculado al primero, utilice XXX/ID (XXX/ID externo) para el identificador único original. Este registro también se puede encontrar utilizando su nombre.

Advertencia

Es importante mencionar que habrá conflictos si dos (o más) registros tienen el mismo ID externo.

Campo faltante para mapear una columna

Odoo intenta encontrar el tipo de campo heurísticamente para cada columna dentro del archivo importado, según las primeras diez líneas de los archivos.

Por ejemplo, si hay una columna que solo contiene números, las opciones que se presenten solo serán de tipo número entero.

Aunque en la mayoría de los casos este comportamiento puede ser favorable, también es posible que ocurra un error o que la columna se asigne a un campo que no está propuesto de forma predeterminada.

Si esto pasa, marque la opción Mostrar campos de campos relacionados (avanzado). Después, en cada columna habrá disponible una lista completa de campos.

Cambiar el formato de importación de datos

Nota

Odoo puede detectar de forma automática si una columna es una fecha e intentará deducir el formato de fecha mediante un conjunto de los formatos de fecha que se usan con mayor frecuencia. Aunque este proceso puede funcionar para varios formatos de fecha, algunos no se reconocerán. Esto puede causar confusión debido a las inversiones de día y mes. Hay ocaciones en las que es difícil deducir qué parte del formato de la fecha es el día y qué parte es el mes, como en 01-03-2016.

Al importar un archivo CSV, Odoo le da opciones de formato.

Para ver qué formato de fecha encontró Odoo en el archivo, puede revisar el formato de fecha que aparece al hacer clic en las opciones en el selector de archivos. Si este formato no es correcto, puede cambiarlo usando la ISO 8601 para definirlo.

Importante

ISO 8601 is an international standard, covering the worldwide exchange, along with the communication of date and time-related data. For example, the date format should be YYYY-MM-DD. In the case of July 24th 1981, it should be written as 1981-07-24.

Truco

Cuando importe archivos Excel (.xls, .xlsx), considere usar celdas de fecha para almacenar fechas. Esto mantiene los formatos de fecha locales para su visualización, independientemente de cuál sea el formato de la fecha en Odoo. Cuando importe un archivo CSV, use la sección Formato de Odoo para seleccionar las columnas de formato de fecha a importar.

Importar números con signos de divisa

Odoo es compatible con los números entre paréntesis para representar los signos negativos, así como los números con los signos de divisa. Odoo también detecta de forma automática qué separador de miles o decimales utiliza. Si usa un símbolo de divisa que Odoo no conoce, es posible que no se reconozca como un número y se bloqueará.

Nota

Al importar un archivo CSV, aparece el menú Formato en la columna de la izquierda. En estas opciones, se puede cambiar el Separador de miles.

Ejemplos de números compatibles (se usará treinta y dos mil como ejemplo):

• 32.000,00

• 32000,00

• 32,000.00

• -32000.00

• (32000.00)

• $ 32,000.00

• (32000.00 €)

Ejemplos que no son compatibles:

• ABC 32,000.00

• $ (32,000.00)

Importante

Un () (paréntesis) alrededor del número indica que el número es un valor negativo. El símbolo de moneda debe colocarse dentro del paréntesis para que Odoo lo reconozca como un valor de moneda negativo.

La tabla de previsualización de la importación no se muestra correctamente

De forma predeterminada, la vista previa de importación está configurada con comas como separadores de campo y con comillas como delimitadores de texto. Si el archivo CSV no cuenta con estos ajustes, modifique las opciones de formato que aparecen en la barra de importación del archivo CSV después de seleccionar el archivo CSV.

Importante

Si el archivo CSV tiene una tabulación como separador, Odoo no detecta las separaciones. Las opciones de formato de archivo necesitan modificarse en la aplicación de hoja de cálculo. Consulte la siguiente sección Cambiar formato de archivo CSV.

Cambiar el formato del archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo

Al editar y guardar archivos CSV en aplicaciones de hojas de cálculo, se aplica la configuración regional del ordenador para el separador y el delimitador. Odoo sugiere usar OpenOffice o LibreOffice, ya que ambas aplicaciones permiten modificar las tres opciones (en la aplicación LibreOffice, ir al cuadro de diálogo “Guardar como” ‣ Marcar la casilla “Editar configuración de filtro” ‣ Guardar).

En Microsoft Excel solo puede modificar la codificación al guardar (en el cuadro de diálogo “Guardar como” ‣ “Herramientas” ‣ Pestaña de codificación).

Diferencias entre el ID de la base de datos y el ID externo

Algunos campos definen una relación con otro objeto. Por ejemplo, el país de un contacto es un enlace a un registro del objeto “País”. Cuando se importan estos campos, Odoo tendrá que volver a crear enlaces entre los diferentes registros. Odoo proporciona tres mecanismos para ayudarle a importar dichos campos.

Importante

Solo se debe usar un mecanismo por campo importado.

Por ejemplo, para referenciar el país de un contacto, Odoo propone tres campos distintos para importar:

• País: el nombre o código del país.

• País/ID de la base de datos: el ID único de Odoo para un registro, definido por la columna ID PostgreSQL.

• País/ID externo: el ID de este registro al que se hace referencia en otra aplicación (o el archivo .XML que lo importó).

Para Bélgica, por ejemplo, use una de estas tres maneras de importar:

• País: Bélgica

• País/ID de la base de datos: 21

• País/ID externo: base.be

Según las necesidades de la empresa, utilice una de estas 3 formas de referenciar registros en relaciones. Deberá usar una u otra, según sea necesario, aquí tiene un ejemplo:

• Usar país: esta es la forma más sencilla cuando los datos provienen de archivos CSV que se crearon de forma manual.

• Usar país/ID de la base de datos: es poco probable que use esta notación, ya que en su mayoría la utilizan los desarrolladores. Su principal ventaja es que nunca tiene conflictos (puede tener varios registros con el mismo nombre, pero solo tendrán un ID de base de datos único).

• Usar país/ID externo: utilice el ID externo cuando importe datos desde una aplicación de terceros.

Cuando se utilicen ID externos, importe archivos CSV con la columna ID externos (ID) que define el ID externo de cada registro que se importa. A continuación, se puede hacer referencia a ese registro con columnas como Campo/ID externo. Los dos archivos CSV a continuación ofrecen un ejemplo de productos y sus categorías.

• Archivo CSV para categorías

• Archivo CSV para productos

Importar campos de relación

Un objeto de Odoo siempre se relaciona con muchos otros (por ejemplo, un producto está vinculado a categorías de productos, atributos, proveedores y más). Para importar esas relaciones, primero debe importar los registros del objeto relacionado desde su propio menú de lista.

Esto puede hacerse mediante el nombre del registro relacionado o por su ID, este último se espera cuando dos registros tienen el mismo nombre. En ese caso, agregue /ID al final del título de la columna (por ejemplo, para atributos de producto: Atributos de producto / Atributo / ID).

Opciones para varias coincidencias en campos

Si, por ejemplo, hay dos categorías de producto con el nombre secundario Se puede vender (por ejemplo, Productos varios/Se puede vender y Otros productos/Se puede vender), la validación se detendrá, pero aún podrá importar los datos. Le recomendamos que no importe los datos pues todos se vincularán a la primera categoría, Se puede vender, que a su vez pertenece a la categoría Lista de producto (Productos varios/Se puede vender). Le sugerimos que modifique uno de los valores duplicados, o la jerarquía de la categoría del producto.

Sin embargo, si la empresa no desea cambiar la configuración de las cateogrías de los productos, le recomendamos usar el ID externo para este campo, “Categoría”.

Importar campos de relación many2many

Las etiquetas se deben separar con coma y sin espacios. Por ejemplo, si se debe vincular un cliente a las etiquetas Fabricante y Vendedor minorista entonces debe poner las etiquetas “Fabricante,Vendedor minorista” en la misma columna del archivo CSV.

• CSV file for Manufacturer, Retailer

Importar relaciones one2many

Si una empresa desea importar una orden de venta con varias líneas de orden, es necesario que aparten una fila específica en el archivo CSV para cada línea de la orden. La primera línea de la orden se importa en la misma fila que la información relacionada a la orden. Las líneas adicionales necesitan otras filas que no tengan información en los campos de esa orden.

Example

A company imports quotations using a CSV file, based on demo data:

• File for some quotations

A company imports purchase orders with their respective purchase order lines using a CSV file:

• Purchase orders with their respective purchase order lines

A company imports customers and their respective contacts using a CSV file:

• Customers and their respective contacts

Importar archivos de imagen

Para importar archivos de imagen con el archivo CSV o Excel subido siga los pasos a continuación:

1. Agregue los nombres de archivo de la imagen a la columna Imagen correspondiente en el archivo de datos.

2. Suba el archivo de datos o haga clic en Cargar archivo de datos para volver a subirlo.

3. Haga clic en Suba sus archivos en la sección Archivos a importar.

4. Seleccione los archivos de imagen correspondientes. El número de archivos seleccionados aparecerá a un lado del botón.

5. Haga clic en Probar para verificar que todos los datos sean válidos.

6. Haga clic en Importar. Durante el proceso de importación, Odoo realiza una revisión de archivo para vincular, de forma automática, las imágenes subidas con el archivo de datos importado. Si no encuentra una coincidencia, el archivo de datos se importará sin la imagen.

Nota

• The Files to import section is enabled if the product template has an Image column with all fields populated.

• El nombre de los archivos de imágenes en el campo de datos deben corresponder a los archivos de imágenes subidos.

• When importing a large number of images, specify the maximum batch size in megabytes and set a delay to prevent the system from becoming overloaded. To do so, enable the developer mode and fill in the Max size per batch and the Delay after each batch fields in the Files to import section. By default, the delay meets the RPC/API call limit defined in the Odoo Cloud - Acceptable Use Policy.

Importar registros varias veces

Si un archivo importado contiene la columna ID externo o la columna ID de la base de datos, los registros que ya se importaron se modificarán y no se crearán desde cero. Esto es muy útil ya que permite que los usuarios importen el mismo archivo CSV varias veces si se hicieron cambios durante dos importaciones.

Odoo se asegura de crear o modificar cada registro, dependiendo de si es nuevo o no.

Esta función permite que la empresa use la herramienta de importación o exportación para modificar un grupo de registros en la aplicación Hoja de cálculo.

Valor no proporcionado en un campo específico

If all fields are not set in the CSV file, Odoo assigns the default value for every non-defined field. However, if fields are set with empty values in the CSV file, Odoo sets the empty value in the field, instead of assigning the default value.

Exportar o importar diferentes tablas de una aplicación SQL a Odoo

Si necesita importar datos de diferentes tablas, tendrá que recrear las relaciones entre registros que pertenecen a diferentes tablas. Por ejemplo, si importa empresas y personas, deberá volver a crear el vinculo entre cada persona y la empresa en la que trabaja.

Para gestionar las relaciones entre tablas, puede utilizar las funciones de ID externo de Odoo. El ID externo de un registro es el identificador único de este registro en otra aplicación. Este debe ser único en todos los registros de todos los objetos, así que es una buena práctica anteponer este ID externo al nombre de la aplicación o tabla, (como “empresa_1”, “persona_1” en lugar de solo “1”).

Por ejemplo, supongamos que hay una base de datos SQL con dos tablas que se necesitan importar: empresas y personas. Cada persona pertenece a una empresa, entonces se debe volver a crear el vínculo entre una persona y la empresa para la que trabajan.

Pruebe este ejemplo con un ejemplo de una base de datos PostgreSQL.

Primero, exporte todas las empresas y sus ID externos. En PSQL escriba al siguiente comando:

> copy (select 'company_'||id as "External ID",company_name as "Name",'True' as "Is a Company" from companies) TO '/tmp/company.csv' with CSV HEADER;

Este comando SQL crea el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company
company_1,Bigees,True
company_2,Organi,True
company_3,Boum,True

Usaremos el siguiente comando SQL en PSWL para crear el archivo CSV para personas vinculadas a empresas:

> copy (select 'person_'||id as "External ID",person_name as "Name",'False' as "Is a Company",'company_'||company_id as "Related Company/External ID" from persons) TO '/tmp/person.csv' with CSV

Esto producirá el siguiente archivo CSV:

External ID,Name,Is a Company,Related Company/External ID
person_1,Fabien,False,company_1
person_2,Laurence,False,company_1
person_3,Eric,False,company_2
person_4,Ramsy,False,company_3

En el archivo anterior, Fabien y Laurence trabajan para la empresa Bigees (company_1) y Eric trabaja para la empresa Organi. La relación entre personas y empresas se realiza mediante el ID externo de las empresas. Se usa el nombre de la tabla como prefijo del ID externo para evitar un conflicto de ID entre personas y empresas (person_1 y company_1 que compartían el mismo ID, 1, en la base de datos original).

Los dos archivos que se generaron están listos para importarse a Odoo sin ninguna modificación. Tras importar estos dos archivos CSV, tendrá cuatro contactos y tres empresas, los dos primeros contactos están vinculados a la primera empresa. Primero debe importar las empresas y luego las personas.

Actualizar datos en Odoo

Es posible hacer una actualización en lote de datos existentes con una importación de datos, siempre y cuando el ID externo sea consistente.

Preparar la exportación de datos

To update data through an import, first navigate to the data to be updated, and select the (List) icon to activate list view. On the far-left side of the list, tick the checkbox for any record to be updated. Then, click Actions button, and select Export from the drop-down menu.

En la ventana emergente Exportar datos seleccione la casilla a un lado de Deseo actualizar datos (exportación compatible con importación). Esta acción incluye el ID externo de forma automática en la exportación y limita la lista de campos a exportar para que solo incluya los campos que se pueden importar.

Nota

El campo ID Externo no aparece en la lista de Campos a exportar a menos que lo agregue de forma manual, pero estará incluido en la exportación. Sin embargo, si selecciona la casilla Deseo actualizar datos (exportación compatible con importación), el campo sí se incluirá en la exportación.

Seleccione los campos que se deben incluir en la exportación usando las opciones de la ventana emergente y después haga clic en Exportar.

Importar datos actualizados

Haga los cambios necesarios en el archivo de datos después de exportarlo. Una vez que el archivo esté listo, podrá importarlo con el mismo proceso que realiza para cualquier otra importación.

Peligro

Al actualizar los datos es muy importante que conserven su ID externo, pues este dato es lo que permite que el sistema identifique un registro. Si lo modifica o elimina, el sistema podría agregar un registro duplicado en lugar de actualizar el existente.