Contacts¶
Les contacts sont créés dans l’application Contacts pour les clients avec lesquels l’entreprise fait des affaires via Odoo. Un contact est un référentiel d’informations commerciales essentielles, facilitant la communication et les transactions commerciales.
Formulaire de contact¶
Pour créer un nouveau contact, aller à , et cliquer sur Nouveau. Un nouveau formulaire apparaît où diverses informations de contact peuvent être ajoutées.
Note
Certains champs peuvent être légèrement différents selon la localisation fiscale installée sur la base de données.
Type de contrat¶
Odoo permet d’avoir des contacts particuliers et sociétés. Sélectionner Particulier ou Société, selon le type de contact ajouté.
Nom¶
Remplir d’abord le nom du contact. C’est ainsi que le nom apparaît dans toute la base de données. Ce champ est obligatoire.
Astuce
Les contacts Individu peuvent avoir un contact Société qui leur est lié. Après avoir sélectionné Individu, un nouveau champ Nom de la société… apparaît sous le champ du prénom.
Adresse¶
Ensuite, saisir l”adresse du contact. Si l’option Particulier est choisie, alors le type d’adresse peut être choisi depuis un menu déroulant. Les options de ce menu déroulant incluent : Contact, Adresse de facturation, Adresse de livraison, Adresse de relance, et Autre adresse.
Champs supplémentaires¶
Des détails supplémentaires sont inclus dans le formulaire initial. Les champs suivants sont disponibles :
Fonction : lister la fonction du contact (uniquement disponible sur Particulier).
Numéro de TVA : le numéro d’identification utilisé à des fins fiscales et comptables. Cela peut apparaître comme Numéro d’identification ou Identifiant citoyen selon le pays.
Niveau de partenaire : sélectionner le niveau de partenaire désigné pour ce contact dans le menu déroulant.
Site Web : saisir l’adresse complète du site web, en commençant par
httpouhttps.Langue : saisir la langue utilisée par le contact. Tous les e-mails et documents envoyés à ce contact sont alors traduits dans la langue sélectionnée.
Étiquettes : saisir des étiquettes préconfigurées en les tapant dans le champ ou en cliquant sur le menu déroulant et en sélectionnant une étiquette. Pour en créer une nouvelle, taper la nouvelle étiquette dans le champ et cliquer sur Créer dans le menu déroulant qui s’affiche.
Onglet Contacts et adresses¶
Au bas du formulaire de contact se trouvent plusieurs onglets. Dans l’onglet Contacts et adresses, des contacts peuvent être ajoutés qui sont associés à une Société et à des adresses liées. Par exemple, une personne de contact spécifique pour la société peut être répertoriée ici.
Plusieurs adresses peuvent être ajoutées aux contacts. Pour ce faire, cliquer sur Ajouter dans l’onglet Contacts & adresses. Cela fait apparaître un formulaire contextuel Créer un contact, dans lequel des adresses supplémentaires peuvent être configurées.
Sur le formulaire contextuel Créer un contact, sélectionner l’une des options suivantes pour le type d’adresse :
Contact : ajoute un autre contact au formulaire de contact existant.
Adresse de facturation : ajoute une adresse de facturation spécifique à un formulaire de contact existant.
Adresse de livraison : ajoute une adresse de livraison spécifique au formulaire de contact existant.
Adresse de relance : ajoute une adresse préférée pour les rapports de relance et les rappels concernant les factures échues.
Autre adresse : ajoute une adresse alternative pour la société, telle qu’une filiale.
Une fois qu’une option est sélectionnée, saisir les coordonnées correspondantes à utiliser pour le type d’adresse spécifié.
Ajouter le nom du contact, l”adresse, l”e-mail, ainsi que les numéros de téléphone et de mobile ci-dessous.
Définir le Poste, qui apparaît si le type d’adresse Contact a été sélectionné. Ceci est similaire au contact Individu.
Pour ajouter une note, cliquer sur le champ de texte à côté de Notes et saisir tout ce qui s’applique au client ou au contact.
Cliquer ensuite sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer l’adresse et fermer la fenêtre Créer un contact. Ou cliquer sur Enregistrer & Nouveau pour enregistrer l’adresse et en saisir immédiatement une autre.
Onglet Ventes & Achats¶
Ensuite, se trouve l’onglet Ventes & achats, qui n’apparaît que lorsque les applications Ventes, Achats ou Point de Vente sont installées.
La Position fiscale peut être définie dans l’onglet Ventes & Achats. Sélectionner une Position fiscale dans le menu déroulant.
Section Ventes¶
Sous l’en-tête Ventes, un Vendeur spécifique peut être assigné à un contact. Pour ce faire, cliquer sur le champ déroulant Vendeur et en sélectionner un. Créer un nouveau Vendeur en tapant le nom de l’utilisateur et en faisant la sélection appropriée.
Des Conditions de paiement spécifiques, une Méthode de paiement, ou une Liste de prix particulière peuvent également être définies si nécessaire. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Conditions de paiement, et modifiez-le en l’une des Conditions de paiement présélectionnées, ou Créer une nouvelle. Sélectionnez le menu déroulant Liste de prix pour choisir la Liste de prix appropriée.
Cliquer dans le champ Méthode de livraison pour sélectionner une option dans le menu déroulant.
Section Point de Vente¶
Sous l’en-tête Point de Vente, saisir un Code-barres qui peut être utilisé pour identifier le contact.
Section Achats¶
Spécifier les Conditions de paiement, les informations du Formulaire 1099, et un Mode de paiement préféré ici. Un Rappel de réception peut également être défini ici.
Section divers¶
Sous la rubrique Divers, saisir un numéro d”Identification du citoyen si nécessaire à des fins fiscales. Utiliser le champ Référence pour ajouter toute information complémentaire pour ce contact.
Si ce contact ne doit être accessible que pour une seule société dans une base de données multi-sociétés, la sélectionner dans la liste déroulante du champ Société. Utiliser le menu déroulant Site Web pour restreindre la publication de ce contact à un seul site web (si vous travaillez sur une base de données avec plusieurs sites web). Sélectionner une ou plusieurs Étiquettes de site Web pour faciliter le filtrage des clients publiés sur la page web /customers.
Sélectionner un Secteur pour ce contact dans le menu déroulant. Utiliser le champ Politiques SLA pour attribuer une politique SLA Assistance à ce contact.
Onglet comptabilité¶
L’onglet Comptabilité apparaît lorsque l’application Comptabilité est installée. Ici, un utilisateur peut ajouter des Comptes bancaires associés ou définir des Écritures comptables par défaut.
Sous le titre Divers, utiliser le champ LEI pour saisir un identifiant d’entité juridique, si nécessaire.
Onglet notes internes¶
Après l’onglet Comptabilité se trouve l’onglet Notes internes, où des notes peuvent être laissées sur ce formulaire de contact, tout comme sur le formulaire de contact mentionné ci-dessus.
Onglet affectation de partenaire¶
Vient ensuite l’onglet Affectation de partenaire, qui inclut par défaut une section Géolocalisation, et d’autres options de partenaire, notamment les configurations d”Activation de partenaire et de Révision de partenaire. Celles-ci ne sont présentes que lorsque le module Revendeurs est installé.
Voir également
Consulter la documentation Revendeurs pour plus d’informations sur la publication de partenaires sur le site web.
Onglet Adhésion¶
Enfin, il y a l’onglet Adhésion sur les formulaires de contact, qui peut aider les utilisateurs à gérer les adhésions proposées à ce contact spécifique. Il convient de noter que cet onglet apparaît uniquement lorsque l’application Membres est installée.
Activer l’adhésion¶
Pour activer l’adhésion d’un contact, cliquer sur Acheter une adhésion dans l’onglet Adhésion d’un formulaire de contact. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionner une Adhésion dans le menu déroulant. Ensuite, configurer un Prix d’adhésion. Cliquer sur Facturer l’adhésion lorsque les deux champs sont remplis.
Alternativement, pour offrir une adhésion gratuite, cocher la case Membre gratuit, dans l’onglet Adhésion d’un formulaire de contact.
Voir également
Consulter la documentation Membres pour plus d’informations sur la publication des membres sur le site web.
Archiver des contacts¶
Si un utilisateur décide qu’il ne souhaite plus avoir ce contact actif, l’enregistrement peut être archivé. Pour ce faire, aller dans le menu Action en haut du formulaire de contact, et cliquer sur Archiver.
Ensuite, cliquer sur Archiver dans la fenêtre contextuelle Confirmation qui s’affiche.
Une fois ce contact archivé avec succès, comme indiqué par une bannière en haut, il n’apparaît pas dans la page principale des contacts, mais il peut toujours être recherché avec le filtre Archivé.
Astuce
Un contact peut être désarchivé, si l’utilisateur décide de travailler à nouveau avec lui. Pour ce faire, cliquer simplement sur le menu Action à nouveau en haut du formulaire de contact archivé, et cliquer sur Désarchiver. Ce faisant, la bannière Archivé est supprimée, et le contact est restauré.
Voir également
Tutoriel eLearning Contacts d’Odoo <https://www.odoo.com/slides/slide/contacts-2527?fullscreen=1>`_