Reglas de automatización

Las reglas de automatización ejecutan una o más acciones predefinidas luego de configurar un activador específico, por ejemplo, crean una actividad al seleccionar un valor específico en un campo o archivan un registro 7 días después de su última actualización.

Al crear una regla de automatización, los filtros de dominio te permiten agregar las condiciones necesarias para activar la regla. Por ejemplo, la actividad debe estar asignada a un vendedor en específico o el estado del registro no debe estar en borrador.

Sigue estos pasos para crear una regla de automatización con Studio de Odoo:

1. Abra Studio, haga clic en Automatizaciones y después en Nuevo.

2. Asígnale un nombre claro y significativo a la regla de automatización, debe identificar su propósito.

3. Selecciona el activador y, si es necesario, completa los campos que aparecerán en la pantalla según la acción que hayas elegido.

4. Haga clic en Agregar una acción, seleccione el Tipo de acción y llene los campos que aparecen en la pantalla según la acción seleccionada.

5. Haga clic en Guardar y cerrar o Guardar y crear nuevo.

Example

Para darle seguimiento a los clientes que están menos satisfechos, esta regla de automatización crea una actividad 3 meses después de la creación de una orden de venta para aquellos clientes con un porcentaje de satisfacción menor al 30%.

Truco

• Usa la pestaña Notas para documentar el propósito y el funcionamiento de las reglas de automatización. Esto hará que puedas darle mantenimiento a las reglas con mayor facilidad y que los usuarios puedan colaborar.

• Para modificar el modelo al que está dirigido la regla de automatización, cambia los modelos antes de hacer clic en Automatizaciones en Studio o activa el modo de desarrollador, crea o edita una regla de automatización y selecciona el modelo en el formulario Reglas de automatización.

• Es posible crear reglas de automatización desde cualquier etapa de kanban al hacer clic en el icono (Ajustes) que aparece al pasar el cursor sobre el nombre de la etapa de kanban y luego seleccionar Automatizaciones. En este caso, el activador está configurado con la opción La etapa es de forma predeterminada, pero puedes cambiarla si es necesario.

  

Activador

El activador sirve para definir qué tipo de evento debe ocurrir para que se ejecute la regla de automatización. Los activadores disponibles dependen del modelo y hay cinco categorías de activación disponibles:

• Valores actualizados

• Eventos de correo electrónico

• Condiciones de tiempo

• Personalizado

• Externo

Agregar condiciones

Los filtros de dominio te permiten determinar qué registros debe seleccionar o excluir una regla de automatización. Filtrar de manera eficiente mejora el rendimiento general de la regla, ya que evita que procese los registros que no debe incluir.

Truco

Activa el modo de desarrollador antes de crear una regla de automatización para que puedas agregar más filtros de dominio.

Según el activador que hayas seleccionado, es posible definir una o más condiciones que un registro debe cumplir antes o después de que ocurra una acción de activación.

• La opción Antes de actualizar el dominio define las condiciones que debe cumplir un registro antes de que ocurra el evento desencadenante. Por ejemplo, el registro debe cumplir con las condiciones Tipo = Factura de cliente y Estado = Registrado.

  Primero activa el modo de desarrollador, haz clic en Editar dominio si está disponible y luego elige Nueva regla.

• Las condiciones adicionales, o en algunos casos los filtros Aplicar en, definen las condiciones que un registro debe cumplir después de que ocurra el evento que activa la opción, por ejemplo, la factura del cliente debe estar configurada con Estado de pago = Pagado parcialmente.

  Activa el modo de desarrollador en caso de que sea necesario, haz clic en Agregar condiciones o Editar dominio según corresponda y luego en Nueva regla.

Cuando ocurre una acción de activación, por ejemplo, al actualizar el estado de pago de una factura de cliente registrada, la regla de automatización revisa las condiciones definidas y solo ejecuta la acción si el registro coincide con esas condiciones.

Example

Si quieres ejecutar la acción automatizada al configurar una dirección de correo por primera vez (no al modificarla) en un contacto existente definido como persona y no como empresa tendrás que usar Correo electrónico no está establecido y Es una empresa no está establecido como opciones en Antes de actualizar el dominio y Correo electrónico está establecido como opción en el dominio correspondiente a Aplicar en.

Nota

El sistema no revisa la opción Antes de actualizar el dominio al crear un registro.

Valores actualizados

Activa acciones automatizadas cuando ocurren cambios específicos en la base de datos. Los activadores disponibles en esta categoría dependen del modelo y se basan en cambios comunes, como agregar una etiqueta específica (por ejemplo, a una tarea) o configurar el valor de un campo (por ejemplo, definir el campo Usuario).

Selecciona el activador y luego selecciona un valor en caso de que sea necesario.

Eventos de correo electrónico

Activación de acciones automatizadas al enviar o recibir correos electrónicos.

Condiciones de tiempo

Activa acciones automatizadas en un momento relativo a un campo de fecha o a la creación o actualización de un registro y están disponibles los siguientes activadores:

• Según el campo de fecha: La acción se activa en el momento definido antes o después de la fecha configurada en el campo de fecha seleccionado.

• Después de crear: La acción se activa en el momento definido después de crear y guardar el registro.

• Después de la última actualización: La acción se activa en el momento definido después de editar y guardar un registro existente.

Después puedes definir lo siguiente:

• Espera: Especifica el número de minutos, horas, días o meses. Para ejecutar una acción antes de la fecha del activador deberás indicar un número negativo. Si seleccionaste el activador Según el campo de fecha también debes elegir qué campo de fecha usar para determinar esta espera.

  Nota

  El planificador revisa las reglas de automatización basadas en tiempo cada 240 minutos (o 4 horas) de forma predeterminada. Esta frecuencia suele ser suficiente para una espera, por ejemplo, de 3 meses después de la fecha de la orden o 7 días después de la última actualización.

  Para esperas menores al equivalente de 2400 minutos (o 40 horas), el sistema vuelve a calcular la frecuencia de esta revisión para garantizar que se respete lo más posible las esperas más precisas, por ejemplo, 1 hora antes de la fecha y hora de inicio del evento o 30 minutos después de la creación.

  En la pantalla aparecerá un mensaje para indicar el posible atraso tras la activación programada de la regla.

  

  Para ver o editar la frecuencia de forma manual, primero activa el modo de desarrollador y ve a Ajustes ‣ Técnico ‣ Acciones programadas para ver todas las acciones programadas para tu base de datos.

  Escribe Automatización en la barra de búsqueda, haz clic en Reglas de automatización: Verificar y ejecutar en la lista de resultados y, si lo deseas, actualiza el valor del campo Ejecutar cada. Haz clic en Ejecutar de forma manual cuando quieras activar esta acción programada de forma manual.

• Condiciones adicionales: Haz clic en Agregar condición y después especifica las condiciones que se deben cumplir para ejecutar la regla de automatización. Haz clic en Nueva regla para agregar otra condición.

La acción se ejecuta al terminar la espera y si se cumplen las condiciones.

Example

Para enviar un recordatorio por correo 30 minutos antes del inicio de un evento del calendario, selecciona Inicio (Evento del calendario) como el campo de fecha para el activador y configura la espera en -30 minutos.

Personalizado

Activar acciones automatizadas:

• Al guardar: Al guardar un registro.

• Al eliminar: Al eliminar un registro.

• Al cambio de la IU: Al modifica el valor de un campo en la vista de formulario, incluso antes de guardar el registro.

Para los activadores al guardar y al cambio de la UI debe seleccionar el o los campos que se usarán para activar la regla de automatización en el campo Al actualizar.

Advertencia

Si no se selecciona ningún campo en el campo Al actualizar, es posible que la acción automatizada se ejecute varias veces por registro.

También tiene la opción de definir condiciones adicionales que se deben cumplir para activar la regla de automatización en el campo Aplicar en.

Example

Para activar una acción automática al crear un registro, por ejemplo, al crear un contacto nuevo, selecciona el activador Al guardar y usa ID no está establecido en Antes de actualizar el dominio, así como ID está establecido como el dominio de Aplicar en. Asegúrate de que seleccionar el campo correcto en Al actualizar.

Al guardar un nuevo contacto, el sistema le asigna un ID de base de datos de forma automática, lo que activa la regla de automatización.

Nota

Solo puedes usar el activador Al cambio de la IU con la acción Ejecutar código y este solo funciona cuando la modificación es manual. La acción no se ejecuta si el campo cambia debido a otra regla de automatización.

Externo

Activa acciones automatizadas basadas en un evento específico en un sistema o aplicación externa mediante un webhook.

Después de configurar el webhook en Odoo, donde generarás la URL del webhook y definirás el registro de destino, debes implementarlo en el sistema externo.

Advertencia

Le recomendamos consultar a un desarrollador, arquitecto de soluciones o cualquier otra persona con experiencia técnica antes de decidir si usar webhooks y durante el proceso de implementación. Si no se hace una configuración adecuada, los webhooks pueden afectar la base de datos de Odoo y puede tomar tiempo solucionar estos problemas.

Nota

También puedes configurar una acción automática que envíe datos al webhook de un sistema externo cuando ocurre un evento en tu base de datos de Odoo.

Ver también

Documentación sobre webhooks

Acciones

Una vez que hayas definido el activador de la regla de automatización, ve a la pestaña Acciones a realizar y haz clic en Agregar una acción para definir la acción que se ejecutará.

Truco

Puedes definir varias acciones para la misma regla de automatización. Las acciones se ejecutan en el orden en que fueron definidas de forma predeterminada.

Por ejemplo, si defines una acción Actualizar registro y luego una acción Enviar correo donde el correo hace referencia al campo que se actualizó, el correo usará los valores actualizados, pero si la acción Enviar correo se define antes de la acción Actualizar registro, el correo usará los valores configurados antes de actualizar el registro.

Para cambiar el orden de las acciones definidas, haz clic en el icono (seis cuadros grises) que se encuentra junto a una acción y arrástrala a la posición deseada.

Actualizar registro

Esta acción actualiza uno de los campos (relacionados) del registro. Haz clic en el campo Actualizar y selecciona o busca el campo que se actualizará con la lista que aparecerá. Si es necesario, haz clic en el icono (flecha derecha) que se encuentra junto al nombre del campo para abrir la lista de campos relacionados.

Si seleccionó un campo many2many, seleccione si el campo se debe actualizar al agregar, eliminar, configurar el valor seleccionado o al limpiarlo.

Example

Si quieres que la acción automática elimine una etiqueta del registro del cliente, configura el campo Actualizar con Cliente > Etiquetas, selecciona al eliminar y luego selecciona la etiqueta.

Truco

También puede configurar el campo de un registro de manera dinámica con código Python. Para ello, seleccione Calcular en lugar de Actualizar y después ingrese el código que se utilizará para calcular el valor del campo. Por ejemplo, si desea que la regla de automatización calcule un campo de fecha y hora personalizado cuando la prioridad de una tarea sea Alta (al marcar la tarea con estrellas), puede definir que el activador La prioridad está establecida en sea Alto y definir la acción Actualizar registro como se indica a continuación:

Crear actividad

Esta acción se usa para programar una nueva actividad vinculada al registro. Seleccione un Tipo de actividad, ingrese un título y una descripción, después especifique cuándo quiere que se programe la actividad en el campo Fecha de vencimiento en y seleccione un Tipo de usuario:

• Para asignarle la actividad siempre al mismo usuario, selecciona Usuario específico y luego agrega al usuario en el campo Responsable.

• Para que el objetivo sea un usuario vinculado al registro de forma dinámica, seleccione Usuario dinámico (según el registro) y cambie el campo de usuario si lo considera necesario.

Example

Después de que un lead se convierte en una oportunidad, desea que la acción automatizada programe una llamada para el usuario responsable del lead. Para hacer esto, establezca el Tipo de actividad en Llamada y el Tipo de usuario como Usuario dinámico (según el registro).

Enviar correos electrónicos y enviar mensajes de texto

Estas acciones se usan para enviar un correo electrónico o mensaje de texto a un contacto vinculado a un registro específico. Para hacerlo, seleccione o cree una Plantilla de correo electrónico o una Plantilla de SMS y, en el campo Enviar correo electrónico como o Enviar SMS como seleccione cómo quiere enviar el correo electrónico o mensaje de texto:

• Correo electrónico: para enviar el mensaje como un correo electrónico a los destinatarios de la Plantilla de correo electrónico.

• Mensaje: para publicar el mensaje en el registro y notificar a los seguidores del registro.

• Nota: para enviar el mensaje como una nota interna que los usuarios internos podrán ver en el chatter.

• SMS (sin nota): para enviar el mensaje como un mensaje de texto a los destinatarios de la plantilla de SMS.

• SMS (con nota): para enviar el mensaje como un mensaje de texto a los destinatarios de la plantilla de SMS y también publicarlo como una nota interna en el chatter.

• Solo nota: para solo publicar el mensaje como una nota interna en el chatter.

Enviar WhatsApp

Importante

Para automatizar el envío de mensajes de WhatsApp debe crear una plantilla de WhatsApp o más.

Esta acción envía un mensaje de WhatsApp a un contacto vinculado a un registro específico. Para hacerlo, selecciona la plantilla de WhatsApp correspondiente en el menú desplegable.

Agregar o quitar seguidores

Esta acción sirve para suscribir o cancelar la suscripción de los contactos existentes al registro.

Crear registro

Esta acción se usa para crear un nuevo registro en cualquier modelo.

Seleccione el modelo necesario en el campo Registro por crear, este incluye el modelo actual de forma predeterminada. Especifique un nombre para el registro y, si desea crear el registro en otro modelo, seleccione un campo en el campo Vincular campo para vincular el registro que activó la creación de uno nuevo.

Nota

La lista desplegable relacionada con el campo Campo del enlace solo contiene campos one2many existentes en el modelo actual que están vinculados a un campo many2one en el modelo objetivo.

Truco

Si es necesario, puedes crear otra regla de automatización con acciones de tipo Actualizar registro para actualizar los campos del nuevo registro. Por ejemplo, puedes usar una acción Crear registro para crear una nueva tarea de proyecto y luego asignársela a un usuario específico mediante una acción Actualizar registro.

Ejecutar código

Importante

Si tus reglas de automatización requieren la ejecución de código personalizado, toma en cuenta que los planes estándar y personalizado no incluyen el mantenimiento del código personalizado, así que eso genera cargos adicionales.

Esta acción se usa para ejecutar código Python. Puede escribir su código en la pestaña Código con las siguientes variables:

• env: entorno en el que se activa la acción

• model: modelo del registro en el cual se activa la acción. Es un conjunto de registros vacío.

• record: registro en el que se activa la acción; puede estar vacío.

• records: conjunto de todos los registros en lo cuales la acción fue activada en modo múltiple; puede ser vacío.

• time, datetime, dateutil, timezone: librerías Python útiles

• float_compare: función de utilidad para comparar números basada en una precisión específica.

• log(message, level='info'): función de registro para registrar información de depuración en la tabla ir.logging.

• _logger.info(message): registrador para emitir mensajes en los registros del servidor.

• UserError: clase de excepción para generar mensajes de advertencia dirigidos al usuario.

• Command: espacios de nombres de comandos x2many.

• action = {...}: para devolver una acción.

Truco

Las variables disponibles se describen en las pestañas Código y Ayuda.

Ver también

Capacidades del ORM de Odoo

Enviar notificación webhook

Esta acción sirve para enviar una solicitud API POST con los valores de los campos seleccionados a la URL del webhook especificada en el campo URL.

La Carga efectiva de ejemplo proporciona una vista previa de los datos que se incluyen en la solicitud usando los datos de un registro al azar o datos de prueba si es que no hay registros disponibles.

Nota

También puedes configurar una acción automática que use un webhook para recibir datos de un sistema externo cuando ocurra un evento predefinido en ese sistema.

Ejecutar acciones existentes

La acción se usa para activar varias acciones (vinculadas al modelo actual) al mismo tiempo. Para ello, haga clic en Agregar una línea y después, en la ventana emergente Agregar: Acciones subordinadas, seleccione una acción existente o haga clic en Nueva para crear una.

• Webhooks