Refacturar gastos¶
Si llevas control de los gastos en los proyectos de clientes, puedes cobrárselos de forma automática al cliente. Para ello, debes registrar un gasto e incluir la referencia a la orden de venta correspondiente y luego crear un reporte de gastos.
Después, los gerentes deben aprobar el reporte de gastos para que luego el departamento de contabilidad registre los asientos contables.
Por último, después de registrar el reporte de gastos en un diario, los gastos aparecerán en la orden de venta estipulada. Al facturar la orden de venta, el cliente deberá pagar los gastos.
Importante
Solo los usuarios con los permisos de acceso adecuados pueden aprobar gastos, registrarlos en Contabilidad y volver a facturarlos en las órdenes de venta.
Ver también
Este documento proporciona instrucciones detalladas para crear, enviar, aprobar y registrar gastos. Consulte la siguiente documentación para obtener las instrucciones sobre cualquiera de estos pasos:
Configuración¶
Primero especifica la política de facturación para cada categoría de gastos. Ve a . Haz clic en una categoría para ver su formulario, dirígete a la sección FACTURACIÓN y haz clic en el botón de opción ubicado junto a la opción que deseas en la función Volver a facturar los costos:
No: La categoría de gastos no puede volver a facturarse.
Al costo: La categoría de gastos factura los gastos al costo definido en el formulario de la categoría.
Precio de venta: La categoría de gastos factura al precio de venta definido en el formulario del gasto.
Registrar un gasto¶
Primero, al crear un nuevo gasto, debes ingresar la información correcta para refacturar el gasto a un cliente. Usa el menú desplegable y selecciona la orden de venta a la que quieres agregar el gasto en el campo Cliente a refacturar.
Después selecciona la distribución analítica donde registrarás el gasto. Las opciones disponibles vienen de la aplicación Proyectos.
Puedes seleccionar varios proyectos si lo deseas. Para agregar otra distribución analítica, haz clic en la línea para abrir la ventana emergente Analítica. Haz clic en Agregar una línea y después elige la distribución analítica que quieras en el menú desplegable.
Importante
If selecting more than one Analytic Distribution, the Percentage fields
must be modified. Both fields are populated with 100%, by default. Adjust the percentages
for all the fields, so the total of all selected accounts equals 100%.
Example
A furniture company is building seating for two different locations for one client. The client agrees to pay for all travel expenses for site visits related to these two projects. The furniture company plans one trip to visit both locations.
When creating the expenses for travel expenses, both projects are listed in the Analytic Distribution line, for 50% each.
Crear un reporte de gastos¶
Luego de crear los gastos debe crear y enviar el reporte de gastos de la misma manera que los demás gastos.
Una vez que envía el reporte de gastos aparece el botón inteligente Órdenes de Venta en la parte superior central del reporte de gastos y de cada registro de gasto que se volverá a facturar.
Importante
Es indispensable seleccionar la orden de compra adecuada en el campo Cliente a quien se le volverá a facturar, pues este es el que factura los gastos de forma automática después de que aprobar un reporte.
El campo Cliente a quien se le volverá a facturar solo se puede modificar hasta que un reporte de gastos esté aprobado, luego de eso ya no podrá hacerlo.
Aprobar y registrar gastos¶
Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution section is populated for every relevant expense line.
Si falta una entrada de distribución analítica, asigne las cuentas correctas con el menú desplegable y luego haga clic en Aprobar.
Nota
El botón Aprobar solo aparece después de que haya enviado el reporte de gastos.
El departamento de contabilidad suele ser el encargado de registrar los asientos contables. Para ello, haga clic en Registrar asientos contables. Podrá registrar un reporte de gastos una vez que sea aprobado.
La orden de venta solo se actualiza después de que se publican los asientos contables. Una vez publicados, los gastos aparecen en la orden de ventas referenciada.
Gastos de factura¶
Después de aprobar el reporte de gastos y registrar las entradas del diario se actualizará la orden de venta y podrá facturar al cliente.
Navigate to the expense report, and click the Sales Orders smart button to open the SO. The expenses to be reinvoiced now appear on the SO.
Nota
Puede hacer referencia a más de una orden de venta en un reporte de gastos. En ese caso, al hacer clic en el botón inteligente Órdenes de venta aparecerá lista con todas las órdenes de venta asociadas con ese reporte. Haga clic en una orden para abrir sus respectivos detalles.
Los gastos aparecerán en la pestaña Líneas de la orden en la orden de ventas.
Next, click Create Invoice, and a Create invoices pop-up window appears. Select if the invoice is a Regular invoice, a Down payment (percentage), or a Down payment (fixed amount). Then, click Create Draft. Doing so creates a draft invoice for the customer. Click Confirm to confirm the invoice, and the customer is invoiced for the expenses.
Ver también