Proses pemfakturan¶
Tergantung pada bisnis dan aplikasi yang Anda gunakan, terdapat beberapa cara untuk mengotomatiskan pembuatan faktur di Odoo. Biasanya, draft faktur dibuat oleh sistem (dengan informasi yang datang dari dokumen lainnya seperti sale order atau kontrak) dan akuntan hanya perlu memvalidasi draft faktur dan mengirimkan faktur secara batch (secara pos atau email).
Tergantung pada bisnis Anda, Anda dapat mengikuti salah satu cara berikut untuk membuat draft faktur:
Sales¶
Sales Order ‣ Faktur¶
Di kebanyakan perusahaan, sales membuat quotation yang menjadi sale order setelah mereka divalidasi. Lalu, draft faktur dibuat berdasarkan sale order. Anda memiliki opsi-opsi berbeda seperti:
Faktur manual: gunakan tombol pada sale order untuk memicu draft faktur
Faktur sebelum pengiriman: faktur pesanan lengkap sebelum memicu pesanan pengiriman
Faktur berdasarkan pesanan pengiriman: lihat bagian berikutnya
Faktur sebelum pengiriman biasanya digunakan oleh aplikasi eCommerce saat pelanggan membayar terlebih dahulu dan kita mengirim setelahnya. (prabayar)
Untuk kebanyakan kasus lainnya, direkomendasikan untuk memfaktur secara manual. Ini memungkinkan sales untuk memicu faktur sesuai kebutuhan dengan opsi: faktur seluruh pesanan, faktur hanya persentase (dimuka) faktur beberapa baris saja, faktur uang muka tetap.
Proses ini bagus untuk masing-masing layanan dan produk fisik.
Lihat juga
Sales Order ‣ Pesanan Pengiriman ‣ Faktur¶
Retailer dan eCommerce biasanya memfaktur berdasarkan pesanan pengiriman, alih-alih sale order. Pendekatan ini cocok untuk bisni di mana kuantitas yang Anda kirim mungkin berbeda dari kuantitas yang dipesan: makanan (faktur berdasarkan Kg sebenarnya).
Dengan begitu, bila Anda mengirimkan pesanan parsial, Anda hanya memfaktur apa yang Anda kirim. Bila Anda melakukan back order (mengirim parsial dan sisanya nanti), pelanggan akan menerima dua faktur, satu untuk setiap pesanan pengiriman.
Pesanan eCommerce ‣ Faktur¶
Pesanan eCommerce juga akan memicu pembuatan pesanan saat sepenuhnya dibayar. Bila Anda mengizinkan pembayaran pesanan melalui cek atau transfer rekening langsung, Odoo hanya membuat pesanan dan faktur akan dipicu setelah pembayaran diterima.
Kontrak¶
Kontrak Reguler ‣ Faktur¶
Bila Anda menggunakan kontrak, Anda dapat memicu faktur berdasarkan waktu dan materi yang dihabiskan, pengeluaran atau baris tetap dari layanan/produk. Setiap bulan, salesperson akan memicu faktur berdasarkan kegiatan pada kontrak.
Kegiatan dapat merupakan:
produk/layanan tetap, datang dari sale order terkait kontrak ini
materi yang dibeli (yang akan Anda faktur ulang)
waktu dan materi berdasarkan timesheet atau pembelian (subkontrak)
pengeluaran seperti travel dan akomodasi yang Anda faktur ulang ke pelanggan
Anda dapat memfaktur diakhir kontrak atau picu faktur menengah. Pendekatan ini digunakan oleh perusahaan layanan yang memfaktur biasanya berdasarkan waktu dan materi. Untuk perusahaan layanan yang memfaktur dengan harga tetap, mereka menggunakan sale order reguler.
Kontrak Berulang ‣ Faktur¶
Untuk langganan, faktur dipicu secara berkala, otomatis. Frekuensi pemfakturan dan layanan/produk yang difaktur didefinisikan pada kontrak.
Lihat juga
Lainnya¶
Membuat faktur secara manual¶
User juga dapat membuat faktur secara manual tanpa menggunakan kontrak atau sale order. Pendekatan ini direkomendasikan bila Anda tidak perlu mengelola proses sales (quotation), atau pengiriman produk atau layanan.
Bahkan bila Anda membuat faktur dari sale order, Anda mungkin harus membuat faktur secara manual pada kasus penggunaan istimewa:
bila anda harus membuat refund
bila Anda harus memberikan diskon
bila Anda harus mengubah faktur yang dibuat dari sale order
Bila Anda harus memfaktur sesuatu yang tidak terkait ke inti bisnis Anda
Modul-modul tertentu¶
Beberapa modul tertentu juga dapat membuat draft faktur:
membership: faktur anggota Anda setiap tahun
perbaikan: faktur layanan purna-jual Anda
Pengurutan ulang faktur¶
Anda dapat mengurutkan ulang faktur tapi dengan beberapa batasan:
Fitur tidak bekerja saat entri sebelum tanggal kunci.
Fitur tidak bekerja bila urutan tidak konsisten dengan bulan entri.
Tidak bekerja bila urutan berujung ke duplikat.
Urutan faktur tetap tidak berubah.
Berguna untuk orang yang menggunakan penomoran dari software lain dan yang ingin melanjutkan tahun saat ini tanpa memulai ulang dari awal.
Digitalisasi faktur dengan pengenalan karakter optis (OCR)¶
Digitalisasi faktur adalah proses untuk secara otomatis mengen-code faktur kertas tradisional menjadi formulir faktur di akuntansi Anda.
Odoo menggunakan teknologi OCR dan kecerdasan buatan untuk mengenali konten dokumen. Tagihan vendor dan formulir faktur pelanggan secara otomatis dibuat dan diisi berdasarkan faktur yang dipindai.
Lihat juga